Lasku: mikä se on, mitä siihen merkitään ja miten laskutus toimii

Lasku on myyjän ostajalle antama maksupyyntö, jossa on myydyn tavaran tai palvelun tiedot, sovittu hinta, arvonlisävero, eräpäivä, tilinumero ja viitenumero. Myyjälle se on myyntilasku ja ostajalle ostolasku, ja molemmille se on kirjanpidon tosite. Laskutus tarkoittaa koko prosessia: laskun tekemistä, lähettämistä verkkolaskuna, e-laskuna, sähköpostin PDF:nä tai paperilla sekä maksun seurantaa ja kirjaamista.

Mikä on lasku?

Lasku on asiakirja, jolla myyjä pyytää ostajalta maksua myymästään tavarasta tai palvelusta. Se kertoo, kuka myi ja kenelle, mitä myytiin, paljonko se maksaa veroineen, milloin se pitää maksaa ja mille tilille. Arvonlisäverolain mukaan laskussa on oltava tietyt pakolliset merkinnät, jotta ostaja voi vähentää sen arvonlisäveron. Termi on selitetty lyhyesti myös sanastossa: lasku.

Kaikki pakolliset merkinnät, myös silloin kun et ole ALV-velvollinen tai laskutat ALV 0 %, on koottu tarkistuslistaksi artikkeliin laskun pakolliset tiedot. Valmis rakenne on laskupohjassa, ohje vaihe vaiheelta artikkelissa tee lasku, ja viitenumeron merkitys on selitetty sanastossa: viitenumero.

Lasku englanniksi: invoice ja muut laskusanat

Lasku on englanniksi invoice ja kuitti receipt. Laskua pyydetään esimerkiksi näin: "Could you please send me an invoice?" tai "Please send the invoice to our e-invoicing address." Arkikielessä bill tarkoittaa usein ravintolan tai kuluttajan laskua, mutta yritysten välillä käytetään sanaa invoice.

Jos laskutat ulkomaista asiakasta, laskun kieli voi olla englanti, mutta arvonlisäverolain merkinnät pitää silti olla. EU-myynnin käännetyn verovelvollisuuden tekstit ja VIES-tarkistus ovat artikkelissa laskutus ulkomaille.

Mitä laskutus tarkoittaa yrittäjälle?

Laskuttaminen on yrityksen tapa muuttaa tehty työ rahaksi. Lasku kertoo asiakkaalle, mitä hän osti, paljonko se maksaa, milloin se pitää maksaa ja mille tilille. Samalla lasku on kirjanpidon tosite sekä sinulle että asiakkaallesi, ja asiakkaan ALV-vähennys riippuu siitä, että laskussa on oikeat tiedot.

Arvonlisäverolain 209 b §:n mukaan myyjän on annettava lasku, kun ostaja on elinkeinonharjoittaja tai muu oikeushenkilö, esimerkiksi yhdistys. Kuluttajalle myydessä yleistä laskuvelvollisuutta ei ole, ja moni palvelu maksetaankin kortilla tai maksulinkillä heti. Tässä artikkelissa käydään läpi koko prosessi. Laskun sisältö kohta kohdalta on omassa artikkelissaan laskun pakolliset tiedot, eikä sitä toisteta tässä.

Mikä on myyntilasku?

Myyntilasku on lasku, jonka yritys lähettää asiakkaalle myymästään tavarasta tai palvelusta. Myyjälle se on myynnin tosite ja asiakkaalle ostolasku. Kirjanpidossa myyntilasku kirjataan myyntituotoksi ja myyntisaamiseksi, ja sen arvonlisävero ilmoitetaan ALV-ilmoituksella.

Jokaisella myyntilaskulla on oma juokseva laskunumero, ja lähetettyä laskua ei muokata jälkikäteen. Jos laskussa on virhe, tee hyvityslasku ja tarvittaessa uusi lasku. Myyntilaskut muodostavat myyntireskontran, josta näet, mitkä laskut ovat vielä maksamatta.

Miten laskutus tehdään vaihe vaiheelta?

Missä ajassa yrityksen pitää laskuttaa?

Kotimaan myynnille laki ei aseta tarkkaa päivämäärää, mihin mennessä lasku pitää lähettää. Poikkeus on tavaran yhteisömyynti toiseen EU-maahan: arvonlisäverolain mukaan lasku on annettava viimeistään toimituskuukautta seuraavan kuukauden 15. päivänä. Ulkomaanlaskutuksen merkinnät ovat artikkelissa laskutus ulkomaille.

Laskun lykkääminen ei myöskään siirrä veroa. Suoriteperusteisessa arvonlisäverotuksessa vero syntyy, kun tavara on toimitettu tai palvelu suoritettu, ja se kohdistetaan sille kuukaudelle. Jos teet työn syyskuussa ja laskutat marraskuussa, syyskuun ALV on silti maksettava syyskuun ilmoituksella. Myöhässä laskuttava yrittäjä maksaa siis veron ennen kuin on saanut rahaa.

Mikä maksuehto laskuun?

Pienyrityksen tavallinen maksuehto on 14 päivää netto. Yritysten välillä yli 30 päivän maksuaika on mahdollinen vain, jos siitä on nimenomaisesti sovittu, ja julkinen sektori maksaa pääsääntöisesti 30 päivässä. Kuluttajalle ei ole säädetty vähimmäismaksuaikaa, mutta muistutusmaksun saa periä vain, jos lasku on lähetetty vähintään 14 päivää ennen eräpäivää.

Maksuehto kannattaa kirjoittaa laskuun sekä päivinä että päivämääränä. Jos eräpäivä puuttuu kokonaan, viivästyskorko alkaa juosta vasta 30 päivän kuluttua laskun lähettämisestä. Ehtojen vaikutus kassaan on laskettu artikkelissa laskun eräpäivä ja maksuehto, ja termi on selitetty sanastossa: maksuehto.

Verkkolasku, PDF vai paperi: millä kanavalla lasku lähetetään?

Miten e-lasku toimii?

E-lasku on kuluttajalle lähetettävä sähköinen lasku, joka saapuu suoraan asiakkaan verkkopankkiin valmiiksi täytettynä. Asiakas tekee ensin laskuttajalle e-laskutilauksen omassa verkkopankissaan tai laskuttajan sivuilla, minkä jälkeen laskut tulevat pankkiin ja ne hyväksytään maksuun yhdellä kuittauksella tai automaattisesti, jos asiakas on sallinut sen. Laskuttaja tarvitsee pankin tai laskutusohjelman e-laskupalvelun. E-lasku ja yritysten välinen verkkolasku kulkevat eri reittejä, ja ero on selitetty artikkelissa verkkolasku ja e-lasku. Kuluttajalaskun säännöt ja malli ovat oppaassa lasku yksityishenkilölle.

Missä OP:n tai muun pankin e-lasku näkyy?

E-lasku näkyy sen pankin verkkopalvelussa ja mobiilisovelluksessa, jossa maksajalla on tili ja e-laskusopimus, OP:n asiakkaalla siis OP:n verkkopalvelussa ja OP-mobiilissa, tyypillisesti maksujen ja e-laskujen kohdalla. Jos laskua ei näy, syy on yleensä se, ettei e-laskutilausta ole tehty juuri tälle laskuttajalle tai laskuttaja lähettää laskun sähköpostilla tai paperilla. Tarkista silloin laskuttajan viesti tai kysy laskuttajalta, mihin lasku lähti.

Pienyrittäjälle käytännöllisin yhdistelmä on laskutusohjelma, joka osaa lähettää sekä verkkolaskun että sähköpostilaskun ja hakee asiakkaan verkkolaskuosoitteen Y-tunnuksella. Osoitteen löytäminen ja käyttöönotto on selitetty artikkelissa verkkolasku.

Onko sähköinen laskutus pakollinen?

Ei kaikille. Lain hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019) 4 §:n mukaan hankintayksiköllä ja elinkeinonharjoittajalla on oikeus saada pyynnöstä lasku toiselta hankintayksiköltä tai elinkeinonharjoittajalta sähköisenä laskuna. Lain 2 § määrittelee elinkeinonharjoittajaksi yrityksen, jonka tilikauden liikevaihto on enemmän kuin 10 000 euroa.

• Asiakas on valtio, kunta, hyvinvointialue tai muu julkinen hankintayksikkö: käytännössä aina verkkolasku.
• Asiakas on yritys, jonka liikevaihto on yli 10 000 euroa, ja pyytää verkkolaskua, ja myös oma liikevaihtosi on yli 10 000 euroa: sinun on lähetettävä verkkolasku.
• Liikevaihtosi on enintään 10 000 euroa: lain velvoite ei koske sinua, mutta iso asiakas voi silti edellyttää verkkolaskua sopimuksessa.
• Asiakas on kuluttaja: verkkolaskua ei vaadita. Sähköposti, e-lasku tai paperi käy.

Sähköinen laskutusjärjestelmä tarkoittaa käytännössä laskutusohjelmaa, jossa on verkkolaskuoperaattori sisäänrakennettuna. Ilmaisia versioita on, mutta niissä on yleensä raja asiakkaiden tai laskujen määrälle. Ohjelmat ja hinnat on vertailtu artikkelissa laskutusohjelma-vertailu.

Voiko laskun tehdä itse? Oma laskutus pienyrityksessä

Voi. Laskun voi tehdä itse laskutusohjelmalla, kirjanpito-ohjelmalla tai pohjalla, kunhan siinä on lain vaatimat tiedot ja laskunumerot juoksevat. Valmis rakenne on laskupohjassa. Pohja sopii muutamaan laskuun kuukaudessa. Kun laskuja on enemmän, ohjelma säästää aikaa, koska se tekee viitenumeron, laskee ALV:n, seuraa maksuja ja vie myynnin kirjanpitoon.

Kaksi asiaa jää aina yrittäjälle: laskun sisällön oikeellisuus ja seuranta. Kirjoita kuvaus niin, että asiakkaan hyväksyjä ymmärtää sen ilman lisäkysymyksiä, ja katso avoimet laskut kerran viikossa.

Oma laskutus tarkoittaa, että yrittäjä tekee ja lähettää laskut itse ja seuraa, että ne maksetaan, eikä anna laskutusta laskutuspalvelulle tai tilitoimistolle. Pienessä yrityksessä se on tavallisin malli, ja se pysyy hallinnassa, kun laskutukselle on kiinteä rutiini.

Laskutusohjelmien hinnat on koottu artikkeliin laskutusohjelma vertailu, ja laskutuspalvelujen prosentit artikkeliin laskutuspalvelut vertailu. Jos asiakas ei maksa, toimi artikkelin maksumuistutus mukaan.

Miten toiminimi laskuttaa?

Toiminimellä laskutus toimii kuten muillakin yrityksillä: laskuun tulevat toiminimen nimi, Y-tunnus ja osoite. Yrittäjän laskutuskäytännöt ovat artikkelissa yrittäjän laskutus. Kolme asiaa kannattaa tarkistaa ennen ensimmäistä laskua.

Myyntilaskut ovat toiminimenkin kirjanpidossa tositteita, jotka säilytetään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Kokonaisuus on artikkelissa toiminimen kirjanpito.

Miten kevytyrittäjä tai yksityishenkilö laskuttaa?

Kevytyrittäjällä ei ole omaa Y-tunnusta, joten hän laskuttaa laskutuspalvelun kautta. Palvelu lähettää laskun omalla Y-tunnuksellaan, perii maksun, hoitaa ALV:n ja maksaa kevytyrittäjälle palkan, josta on vähennetty palvelumaksu ja verot. Julkisten hinnastojen mukaan palvelumaksu on noin 6,5 ja 8 prosentin välillä laskutuksesta. Vertailu toiminimeen on artikkelissa kevytyrittäjä vai toiminimi. Freelancerin vaihtoehdot työkorvauksesta toiminimeen kokoaa artikkeli freelance-laskutus ja verotus.

Yksityishenkilö voi tehdä laskun satunnaisesta myynnistä tai työstä, mutta tulo on veronalaista ja se ilmoitetaan omassa verotuksessa. Jos laskutat säännöllisesti, tarvitset Y-tunnuksen tai laskutuspalvelun. Molemmat suunnat, laskutus yksityishenkilönä ja lasku yksityishenkilölle, on käyty läpi omassa artikkelissaan.

Mitä tapahtuu, jos laskua ei maksa eräpäivään mennessä?

Jos laskua ei makseta eräpäivään mennessä, laskuttaja saa periä viivästyskorkoa eräpäivästä alkaen, kuluttajalta 9,5 % ja yritykseltä 10,5 % vuodessa (1.7.–31.12.2026). Sen jälkeen tulee yleensä maksumuistutus, kuluttajalle enintään 5 euron muistutusmaksulla ja yritykselle 40 euron vakiokorvauksella, ja jos lasku jää edelleen maksamatta, perintä, oikeudenkäynti ja ulosotto. Laissa ei ole päivämäärää, jonka verran lasku "saa" olla myöhässä: korko alkaa juosta heti eräpäivän jälkeen.

Eräpäivän säännöt ja huomautusajat ovat artikkelissa laskun eräpäivä ja laki, perinnän vaiheet ja kulut artikkelissa perintä ja saatavan vanhentuminen artikkelissa milloin lasku vanhenee.

Mitä tapahtuu, jos lasku tulee myöhässä?

Jos lasku tulee perille niin myöhään, ettei eräpäivään ehdi maksaa, ota heti yhteyttä laskuttajaan ja pyydä uusi eräpäivä. Kuluttajalta muistutusmaksua saa periä vain, jos lasku on lähetetty vähintään 14 päivää ennen eräpäivää. Jos laskussa ei ole eräpäivää lainkaan, viivästyskorko alkaa vasta 30 päivän kuluttua laskun lähettämisestä. Laskuttajan näkökulmasta myöhään lähetetty lasku ei siirrä arvonlisäveroa: vero kuuluu toimituskuukaudelle, vaikka lasku lähtisi kuukausia myöhemmin.

Mitä teet, jos asiakas ei maksa laskuasi ajoissa?

Useimmat myöhästymiset ovat unohduksia. Lähetä ensin ystävällinen muistutus muutaman päivän kuluttua eräpäivästä. Viivästyskorkoa saa periä eräpäivästä alkaen ilman erillistä sopimusta, myös jos asiakas maksaa vain pari päivää myöhässä. Pienellä summalla korko on kuitenkin senttejä, joten muistutus on tärkeämpi kuin korko.

Muistutuksen ajoitus ja sävy ovat artikkelissa maksumuistutus, ja seuraavat askeleet, kuten perintätoimisto ja tratta, artikkelissa perintä pienyrityksessä. Saatavaa ei kannata jättää odottamaan liian pitkäksi aikaa, ja korkoa voi laskea myös erillisellä viivästyskorkolaskurilla.

Miten myyntilasku kirjataan kirjanpitoon?

Suoriteperusteisessa kahdenkertaisessa kirjanpidossa myyntilasku kirjataan, kun se lähtee, ja maksu, kun raha tulee. Väliajan summa on myyntisaaminen. Esimerkissä lasku on 600 euroa plus ALV 25,5 %.

Maksuperusteisessa kirjanpidossa myynti kirjataan vasta, kun raha tulee, mutta avoimet myyntilaskut pitää silti pystyä selvittämään milloin tahansa, ja tilinpäätöksessä ne otetaan mukaan. Erot on selitetty artikkelissa maksuperusteinen vai suoriteperusteinen. Jos lasku oli väärin, sitä ei muokata, vaan tehdään hyvityslasku. Toinen puoli, eli toimittajilta tulevat laskut, on selitetty artikkelissa ostolasku.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.