Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä on Tauko Holdings Oy, Y-tunnus 3614146-2, Vapaalantie 2 A, 01650 Vantaa. Tietosuoja-asioissa voit ottaa yhteyttä osoitteeseen support@taukokirjanpito.com. Vastaamme tietosuojaa koskeviin viesteihin viimeistään kuukauden kuluessa.

Tämä jako ratkaisee, kenen puoleen käännyt missäkin asiassa, ja se seuraa suoraan tietosuoja-asetuksesta.

Kun olemme käsittelijä, sopimus henkilötietojen käsittelystä syntyy käyttöehtojen ja tämän selosteen perusteella: käsittelemme tietoja vain palvelun tuottamiseksi ja lain velvoittamana, sitoudumme salassapitoon, käytämme vain tässä lueteltuja alikäsittelijöitä, autamme sinua rekisteröidyn pyyntöjen kanssa ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä. Sopimuksen päättyessä palautamme aineiston sinulle ja poistamme omat kopiomme, paitsi siltä osin kuin kirjanpitolaki tai muu laki velvoittaa säilyttämään ne.

Jos olet asiakasyrityksemme työntekijä ja haluat tietää, mitä tietoja sinusta on palkanlaskennassa, käänny ensin oman työnantajasi puoleen: hän on niiden tietojen rekisterinpitäjä. Autamme työnantajaa vastaamaan.

Kun jätät yhteydenoton tai varaat kartoituspuhelun

• Nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
• Yrityksen nimi tai Y-tunnus, jos yritys on jo olemassa.
• Hintalaskurin vastaukset: toimiala, yritysmuoto, liikevaihtoluokka, tositteiden määrä ja muut valintasi, sekä laskurin antama hinta-arvio.
• Varaamasi puheluaika.

Kun olet asiakas

• Yhteys- ja laskutustiedot sekä sovelluksen käyttäjätunnus.
• Kirjanpitoaineisto: kuitit, ostolaskut, myyntilaskut, tiliotteet ja pankkitapahtumat, sopimukset ja muut tositteet. Näissä voi olla henkilötietoja, esimerkiksi nimiä ja tilinumeroita.
• Jos yhdistät pankkitilin sovellukseen: tilin tiedot (tilinumero, tilin nimi ja haltija), saldo ja tilitapahtumat. Tästä kerrotaan tarkemmin kohdassa Pankkiyhteys.
• Palkanlaskennassa työntekijöiden nimet, henkilötunnukset, yhteystiedot, tilinumerot, palkkatiedot, poissaolot ja muut palkanmaksuun tarvittavat tiedot.
• Sovelluksen käyttöön liittyvät lokitiedot: kirjautumiset, IP-osoite ja tehdyt toimenpiteet. Näitä tarvitaan tietoturvan ja kirjausketjun takia.
• Rahanpesulain edellyttämät tunnistamistiedot: yrityksen puolesta toimivan henkilön nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, kansalaisuus ja henkilöllisyyden todentamiseen käytetty asiakirja, sekä tiedot tosiasiallisista edunsaajista ja poliittisesti vaikutusvaltaisesta asemasta.

Tiedot saadaan sinulta itseltäsi tai yrityksesi puolesta toimivalta henkilöltä. Osa tiedoista, kuten Y-tunnus, voidaan täydentää julkisesta yritystietojärjestelmästä.

Emme tee automaattisia päätöksiä, joilla olisi sinua koskevia oikeusvaikutuksia. Hintalaskuri antaa arvion, ei päätöstä, ja lopullisen hinnan sovitaan puhelussa ihmisen kanssa.

Voit yhdistää yrityksesi pankkitilin sovellukseen. Silloin Tauko hakee tilin saldon ja tilitapahtumat automaattisesti, eikä sinun tarvitse tuoda tiliotteita itse. Yhdistäminen on vapaaehtoista: tiliotteen voi aina tuoda myös tiedostona.

Yhteyden välittää Enable Banking Oy (Y-tunnus 2988499-7), Finanssivalvonnan rekisteröimä tilitietopalvelun tarjoaja. Yhteys perustuu EU:n maksupalveludirektiiviin (PSD2). Annat luvan pankin omassa palvelussa omilla pankkitunnuksillasi. Tauko ei näe eikä tallenna pankkitunnuksiasi.

Mitä tietoja haetaan

• Tilin tiedot: tilinumero (IBAN), tilin nimi, haltija ja valuutta.
• Tilin saldo.
• Tilitapahtumat: kirjaus- ja arvopäivä, summa, maksaja tai saaja, viesti ja viitenumero. Niissä voi olla henkilöiden nimiä ja tilinumeroita, esimerkiksi asiakkaidesi ja toimittajiesi tietoja.

Mihin tietoja käytetään

• Tapahtumien kirjaamiseen kirjanpitoon ja niiden yhdistämiseen kuitteihin, ostolaskuihin ja myyntilaskuihin.
• Arvonlisävero-, vero- ja palkkailmoitusten, kuukausikatsausten ja tilinpäätöksen laatimiseen.
• Saldon, kassavirran ja raporttien näyttämiseen sinulle sovelluksessa.

Lupa on pelkkä lukuoikeus. Sillä ei voi tehdä maksuja, siirtää rahaa eikä muuttaa mitään tililläsi. Emme käytä pankkitietoja markkinointiin, luottopäätöksiin emmekä mihinkään muuhun kuin kirjanpitoosi, emmekä myy niitä kenellekään.

Uudet tapahtumat haetaan kerran vuorokaudessa ja aina kun päivität ne sovelluksessa. Lupa on voimassa enintään 180 päivää kerrallaan, minkä jälkeen se uusitaan samalla pankkitunnistautumisella. Voit perua luvan milloin tahansa sovelluksessa (Asetukset, Pankkiyhteys, Katkaise) tai omassa verkkopankissasi, jolloin haku loppuu heti. Jo haetut tapahtumat ovat kirjanpitoaineistoa, ja ne säilytetään kirjanpitolain mukaan.

Käsittelyn peruste on kirjanpitosopimus: pankkitapahtumat tarvitaan kirjanpidon tekemiseen, ja kirjanpitolaki velvoittaa säilyttämään ne. Tilitapahtumissa olevien henkilötietojen osalta rekisterinpitäjä on asiakasyritys, ja Tauko käsittelee niitä sen lukuun osana kirjanpitoaineistoa.

Enable Banking kertoo omasta tietojenkäsittelystään omassa tietosuojaselosteessaan.

Kirjanpitopalvelun tarjoajana olemme rahanpesulain (444/2017) mukainen ilmoitusvelvollinen. Siksi meidän on tunnettava asiakkaamme ennen kuin asiakassuhde alkaa ja koko sen ajan. Tätä kutsutaan myös nimellä KYC, eli know your customer: tunne asiakkaasi. Se koskee jokaista asiakasta, ei vain epäilyttäviä.

Mitä pyydämme asiakkuuden alussa

• Yrityksen tiedot: nimi, Y-tunnus, osoite ja toimiala. Tarkistamme ne kaupparekisteristä.
• Yrityksen puolesta toimivan henkilön henkilöllisyyden todentaminen: vahva sähköinen tunnistautuminen tai voimassa oleva henkilöllisyystodistus. Henkilöllisyystodistuksesta pyydämme kuvan, jonka tarkistamme omilla menetelmillämme: että kuvassa on henkilöllisyystodistus kokonaisena ja luettavana. Kirjanpitäjä kirjaa todistuksen tiedot kuvasta ja vertaa todistusta lyhyessä videopuhelussa. Kuva säilytetään suojattuna muiden tunnistamistietojen kanssa.
• Tosiasialliset edunsaajat: henkilöt, jotka omistavat suoraan tai välillisesti yli 25 % yrityksestä tai käyttävät siinä muuten määräysvaltaa.
• Tieto siitä, onko asiakas, edunsaaja tai heidän perheenjäsenensä tai läheinen yhtiökumppaninsa poliittisesti vaikutusvaltaisessa asemassa, esimerkiksi kansanedustaja, ministeri tai valtion yhtiön johtaja.
• Kuvaus liiketoiminnasta: mitä yritys tekee, keitä sen asiakkaat ovat ja millaisia rahavirtoja on odotettavissa. Tarvittaessa kysymme myös varojen alkuperästä.

Asiakassuhteen aikana

• Seuraamme, vastaavatko kirjanpidossa näkyvät liiketoimet sitä, mitä tiedämme yrityksestä. Poikkeuksellisen suurista tai epätavallisista liiketoimista voimme kysyä lisätietoja.
• Pyydämme päivittämään tiedot, kun omistus, hallitus tai toiminta muuttuu, ja tarkistamme ne muutenkin säännöllisesti.
• Jos jokin herättää epäilyn rahanpesusta tai terrorismin rahoittamisesta, lain mukaan meidän on ilmoitettava siitä keskusrikospoliisin rahanpesun selvittelykeskukselle. Laki kieltää kertomasta ilmoituksesta asiakkaalle.

Jos tunnistamista ei voida tehdä tai pyydettyjä tietoja ei saada, emme voi aloittaa asiakassuhdetta, ja olemassa olevan asiakassuhteen joudumme lopettamaan. Tämä ei ole meidän harkintaamme, vaan lain vaatimus.

Tunnistamistiedot säilytetään viisi vuotta asiakassuhteen päättymisestä, eikä niitä voi poistaa pyynnöstä ennen sitä. Oikeus tarkastaa omat tietosi ei lain mukaan koske tietoja mahdollisista ilmoituksista rahanpesun selvittelykeskukselle. Kirjanpitopalvelujen noudattamista rahanpesulaissa valvoo Lupa- ja valvontavirasto.

Emme myy emmekä vuokraa tietoja. Tietoja käsittelevät ne kirjanpitäjämme, jotka hoitavat yrityksesi asioita. Lisäksi käytämme alihankkijoita, jotka käsittelevät tietoja meidän lukuumme ja meidän ohjeidemme mukaan. Jokaisen kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen edellyttämä sopimus.

Luovutamme tietoja myös viranomaisille silloin kun laki sitä edellyttää: Verohallinnolle veroilmoitukset ja arvonlisäveroilmoitukset, tulorekisteriin palkkatiedot, ja työeläkeyhtiölle vakuuttamiseen tarvittavat tiedot.

Pääsääntöisesti tietoja käsitellään EU:n tai ETA:n alueella. Osa alihankkijoistamme on yhdysvaltalaisia yrityksiä, jolloin käsittely voi tapahtua myös EU:n ulkopuolella. Näissä tapauksissa siirto perustuu Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin tai vastaavaan lailliseen siirtoperusteeseen.

• Yhteydet salataan, ja tiedot säilytetään salattuina.
• Pääsy tietoihin on rajattu nimetyille henkilöille, ja se perustuu työtehtävään.
• Kirjanpitäjiä sitoo salassapitovelvollisuus, joka jatkuu myös työsuhteen jälkeen.
• Tietoihin tehdyt toimenpiteet jäävät lokiin, joten muutokset voidaan jäljittää.

Jos sattuu tietoturvaloukkaus, joka todennäköisesti aiheuttaa riskin oikeuksillesi, ilmoitamme siitä tietosuojavaltuutetulle 72 tunnin kuluessa ja tarvittaessa suoraan sinulle.

• Saat tietää, mitä tietoja sinusta on, ja saat niistä kopion.
• Voit pyytää virheellisen tiedon oikaisemista.
• Voit pyytää tietojen poistamista. Kirjanpitoaineistoa emme voi poistaa lakisääteisen säilytysajan aikana, koska laki velvoittaa säilyttämään sen.
• Voit pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun.
• Voit pyytää sopimuksen perusteella antamasi tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle palveluntarjoajalle.
• Voit perua antamasi suostumuksen milloin tahansa.

Pyynnön voi lähettää osoitteeseen support@taukokirjanpito.com. Varmistamme henkilöllisyytesi ennen kuin luovutamme tietoja. Vastaamme kuukauden kuluessa.

Jos et ole tyytyväinen siihen, miten käsittelemme tietojasi, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle, tietosuoja.fi. Toivomme kuitenkin, että otat ensin yhteyttä meihin, koska useimmat asiat selviävät yhdellä viestillä.

Sovellus käyttää välttämättömiä evästeitä, joilla kirjautuminen pysyy voimassa ja joilla tiedetään, minkä yrityksen tietoja katselet. Nämä eivät seuraa sinua muille sivustoille, eivätkä ne vaadi suostumusta, koska ilman niitä palvelu ei toimi. Ne poistuvat, kun kirjaudut ulos tai kun niiden voimassaoloaika päättyy.

Kävijämittaus

Käytämme sivustolla Google Analyticsia nähdäksemme, montako kävijää sivuilla käy, mistä he tulevat ja mitkä sivut auttavat. Se asettaa evästeen, eikä se ole välttämätön, joten kysymme siihen luvan ennen kuin mitään asetetaan.

• Ennen kuin vastaat kysymykseen, emme lataa Googlelta mitään emmekä aseta yhtään mittausevästettä. Sivusto toimii täsmälleen samoin, vaikka vastaisit ei.
• Kieltäytyminen on yhtä helppoa kuin hyväksyminen: yksi napautus, yhtä näkyvä painike.
• Samalla luvalla käytämme Microsoft Claritya, joka näyttää, miten sivuja käytetään: mihin kohtiin napautetaan ja kuinka pitkälle sivua vieritetään. Clarity tallentaa käynnistä nauhoitteen, josta lomakkeisiin kirjoitettu teksti on peitetty. Sitä ei käytetä sovelluksessa eikä kirjautumissivuilla.
• Käytämme lisäksi Meta Pixeliä mainonnan kohdentamiseen ja mittaamiseen. Se asettaa evästeen ja lähettää tiedon käynnistä Metalle. Emme lähetä Metalle nimeä, sähköpostia emmekä puhelinnumeroa: lomakkeiden kenttien automaattinen poiminta on kytketty pois.
• Valinta on voimassa vuoden, minkä jälkeen kysymme uudelleen. Voit vaihtaa sen milloin tahansa: alatunnisteessa on linkki Evästeasetukset.

Google Analytics on Google Ireland Limitedin, Microsoft Clarity Microsoft Ireland Operations Limitedin ja Meta Pixel Meta Platforms Ireland Limitedin palvelu. Niiden tiedot voidaan käsitellä myös Yhdysvalloissa, ja siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltain väliseen tietosuojakehykseen. Mittauksesta ei voi tunnistaa sinua nimeltä.

Päivitämme selostetta, kun palvelu tai lainsäädäntö muuttuu. Uusin versio on aina tällä sivulla, ja päivämäärä näkyy alla. Olennaisista muutoksista ilmoitamme asiakkaille sähköpostilla.