Sähköinen tilitoimisto: oma kirjanpitäjä ja sovellus, alkaen 69 €/kk

Kirjanpitolaki on sama kaikille, joten ero ei ole siinä, mitä tehdään, vaan siinä, miten aineisto liikkuu ja mihin kirjanpitäjän aika menee. Kun tositteet tulevat sähköisinä alusta asti, kukaan ei näppäile kuitteja käsin. Kirjanpitäjän aika menee tarkistamiseen, ilmoituksiin ja neuvontaan.

Toinen ero on yhteydenpito. Perinteisessä toimistossa kysymys lähtee sähköpostilla ja vastaus voi tulla päivien päästä tuntilaskun kanssa. Taukossa kysymys on viesti omalle kirjanpitäjälle, joka vastaa arkisin alle tunnissa, ja neuvonta sisältyy kuukausihintaan.

Sähköinen ei tarkoita kasvotonta. Taukossa aloitus on 15 minuutin tapaaminen oman kirjanpitäjäsi kanssa videolla, ja jos video ei sovi, hän soittaa. Tapaamisen voi pyytää myöhemmin aina, kun yrityksessä tapahtuu jotain isompaa, kuten ensimmäinen työntekijä tai yhtiömuodon vaihto.

Jos luottamus syntyy sinulle vain kasvokkain, paikallinen toimisto voi olla parempi valinta. Hyödyt ja riskit on punnittu artikkelissa etätilitoimisto vai paikallinen.

Paperikuitti kuvataan puhelimella heti, kun saat sen, joten kuitit eivät ehdi kadota lompakon pohjalle. Ostolaskut kannattaa ohjata verkkolaskuina tai yhteen sähköpostiosoitteeseen, jolloin ne tulevat kirjanpitoon ilman erillistä lähettämistä.

Vanhaa aineistoa ei tarvitse digitoida. Aiemmat tilikaudet säilytetään siinä muodossa kuin ne ovat, ja sähköinen kirjanpito alkaa siitä kuukaudesta, josta sovitaan. Jos tulet toisesta tilitoimistosta, siirto on kuvattu sivulla vaihda tilitoimistoa.

Kysy samat asiat kuin keneltä tahansa kirjanpitäjältä, mutta vaadi vastaukset kirjallisina. Kuka on kirjanpitäjäsi nimeltä? Kuinka nopeasti hän vastaa? Mitä vuosi maksaa, kun mukaan lasketaan tilinpäätös, ohjelmisto ja kysymykset? Mikä on irtisanomisaika, ja missä muodossa saat aineiston, jos lähdet?

Lähetä yksi kysymys ennen sopimusta ja katso, kuinka nopeasti ja kuinka hyvin siihen vastataan. Se kertoo arjesta enemmän kuin mikään esite. Laajempi tarkistuslista on artikkelissa hyvä kirjanpitäjä pienyritykselle.

Parhaiten se sopii yrittäjälle, jonka kuitit syntyvät puhelimeen tai sähköpostiin ja joka haluaa kysyä asioita silloin, kun ne tulevat vastaan, eikä vasta kuukausipalaverissa. Tyypillisiä ovat asiantuntijat, freelancerit, verkkokauppiaat, rakentajat ja muut, jotka liikkuvat työmailla tai asiakkailla eivätkä ehdi toimistolle kesken päivän.

Sijainnilla ei ole merkitystä. Kirjanpitäjä voi olla eri kaupungissa kuin sinä, koska ilmoitukset Verohallinnolle ja tulorekisteriin tehdään joka tapauksessa verkossa. Myös aloittava yrittäjä hyötyy: kun tositteet kulkevat sähköisesti ensimmäisestä kuitista asti, mitään ei tarvitse siirtää myöhemmin.

Sähköinen kirjanpito on tapa tehdä kirjanpitoa: tositteet ovat sähköisiä ja tilanne näkyy ajantasaisesti. Sen voi tehdä itse ohjelmalla. Sähköinen tilitoimisto on palvelu, jossa sama tapa yhdistyy kirjanpitäjään, joka kirjaa, ilmoittaa ja neuvoo puolestasi. Siirtymisen vaiheet itse tekevälle on koottu artikkeliin sähköinen kirjanpito.