Laskupohja: tee lasku ilmaiseksi selaimessa, Excelissä tai Wordissä

Arvonlisäverolain 209 e § luettelee laskun pakolliset merkinnät. Tärkeimmät ovat laskun päiväys, juokseva numero, myyjän ALV-tunnus, myyjän ja ostajan nimi ja osoite, tavaroiden tai palvelujen määrä ja laji, suoritepäivä, veroton yksikköhinta, verokanta ja veron määrä verokannoittain. Pohjassa on kenttä jokaiselle, joten mikään ei jää pois vahingossa.

Suoritepäivä on päivä, jona tavara toimitettiin tai palvelu tehtiin. Se voi olla eri kuin laskun päivä, ja se ratkaisee, minkä kuukauden ALV-ilmoitukseen myynti kuuluu. Jos laskutat koko kuukauden työt kerralla, suoritepäiväksi käy kuukauden viimeinen päivä.

Jos et ole arvonlisäverovelvollinen, koska liikevaihtosi jää alle 20 000 euron kalenterivuodessa, älä merkitse riveille ALV-kantaa tai veron määrää. Jätä ALV-sarake tyhjäksi ja kirjoita lisätietoihin "Myyjä ei ole arvonlisäverovelvollinen (AVL 3 §)". Lue tarkemmin laskun pakollisista tiedoista.

Itse tehty lasku syntyy viidessä minuutissa. Lataa laskutuspohja, kirjoita omat tietosi, ostajan tiedot ja laskurivit, tarkista summa ja tallenna PDF:ksi. Lähetä PDF sähköpostilla tai tulosta se. Laki ei vaadi laskutusohjelmaa, kunhan laskussa ovat pakolliset merkinnät ja laskut on numeroitu juoksevasti.

Ennen ensimmäistä laskua tarvitset Y-tunnuksen, pankkitilin ja päätöksen maksuehdosta. Jos hinnasta sovitaan ensin, lähetä tarjous tarjouspohjalla. Jos laskutat yrityksiä säännöllisesti, kysy, haluavatko ne verkkolaskun, koska silloin PDF ei kelpaa. Pidä laskunumerot yhdessä paikassa, esimerkiksi tässä pohjassa, ettei sama numero mene kahteen kertaan. Jos asiakas maksaa paperilla, tilinumero ja viitenumero siirtyvät tilisiirtolomakkeelle.

Esimerkki: graafikko tekee logon 400 eurolla ja on ALV-rekisterissä. Laskulle tulee yksi rivi: 400,00 € veroton, ALV 25,5 % eli 102,00 € ja maksettava 502,00 €. Mukaan tulevat suoritepäivä, eräpäivä 14 päivän päähän ja viitenumero. Jos graafikko ei ole ALV-rekisterissä, maksettava on 400,00 € ja lisätietoihin kirjoitetaan, ettei myyjä ole arvonlisäverovelvollinen.

Laskun mallipohja on valmis laskun runko. Kentät ovat paikallaan, ja sinä täytät vain omat tietosi, ostajan ja laskurivit. Saat tältä sivulta saman mallipohjan kahtena tiedostona. Excel laskee summat, ALV:n ja viitenumeron itse. Word sopii, jos haluat muokata ulkoasua vapaasti ja lasket summat käsin.

Jos haluat ensin nähdä valmiin laskun eri tilanteissa, katso täytetyt mallit artikkelista lasku esimerkki. Lyhin lainmukainen malli on artikkelissa yksinkertainen lasku. Valitse mallipohja, jossa on kenttä jokaiselle pakolliselle merkinnälle ja jossa laskunumerot pysyvät juoksevina, kun teet seuraavan laskun samasta pohjasta.

Lasku saa olla vapaamuotoinen. Laki ei määrää fonttia, asettelua eikä ohjelmaa, mutta sisältö on määrätty. Kun laskun loppusumma on enintään 400 euroa, riittää yksinkertaistettu lasku, jossa on vähemmän tietoja kuin täydessä laskussa. Kaupan kassakuitti on usein juuri tällainen. Kun asiakas maksaa heti, tee kuitti kuittipohjalla.

Yksinkertaistettu lasku ei käy EU-tavaramyyntiin, etämyyntiin eikä käännettyyn verovelvollisuuteen, vaan niissä tarvitaan aina täydet tiedot. Täyden laskun tekeminen pohjalla on yhtä nopeaa, joten pohjassa on kaikki kentät valmiina. Arvonlisäveron muut laskusäännöt on koottu ALV-oppaaseen.

Voi. Laskun saa tehdä itse millä tahansa välineellä, kunhan pakolliset merkinnät ovat mukana. Tarvitset Y-tunnuksen, pankkitilin ja juoksevan laskunumeroinnin. Jos olet arvonlisäverorekisterissä, laskulle tulee myös ALV-tunniste ja vero verokannoittain.

Yksityishenkilö voi laskuttaa satunnaisesta työstä tai myynnistä ilman Y-tunnusta. Tulo on silti veronalaista, ja se ilmoitetaan omassa verotuksessa. Moni yritysasiakas ei kuitenkaan maksa laskua ilman Y-tunnusta ja ennakkoperintärekisteriä, koska maksajan pitäisi muuten pidättää ennakonpidätys. Vaihtoehdot on käyty läpi artikkelissa laskutus yksityishenkilönä.

Kirjoita rivisummat laskulle ilman arvonlisäveroa. Vero lasketaan jokaisesta verokannasta erikseen: ensin kaikki 25,5 prosentin rivit yhteen ja niistä vero, sitten sama 13,5 ja 10 prosentin riveille. Pohja tekee tämän ALV-erittelyssä ja pyöristää veron sentteihin.

Pohjan esimerkissä 6 tuntia konsultointia 85 eurolla on 510,00 euroa verotonta. Vero 25,5 prosenttia on 130,05 euroa, joten maksettavaa on 640,05 euroa. Jos myisit samalla laskulla kirjan, sen rivi menisi 13,5 prosentin kantaan ja erittelyyn tulisi toinen rivi.

Tavallisin virhe on väärä verokanta. Yleinen kanta on 25,5 prosenttia. 13,5 prosentin kanta koskee esimerkiksi elintarvikkeita, ravintolapalveluja, kirjoja, majoitusta ja liikuntapalveluja. 10 prosentin kanta koskee vuoden 2026 alusta vain sanoma- ja aikakauslehtiä. Voit tarkistaa summan ALV-laskurilla.

Laskupohja ilman ALV:tä syntyy samasta tiedostosta. Jätä riveiltä ALV-kanta pois ja kirjoita lisätietoihin syy, esimerkiksi "Myyjä ei ole arvonlisäverovelvollinen (AVL 3 §)" tai "Käännetty verovelvollisuus, AVL 8 c §". Jos et kuulu arvonlisäverorekisteriin, älä merkitse laskulle veroa lainkaan. Laskulle merkitty vero on maksettava, vaikka rekisteröintiä ei olisi.

Ulkomaiselle asiakkaalle lasku tehdään usein englanniksi. Kentät kääntyvät suoraan: lasku on Invoice (ruotsiksi Faktura), eräpäivä Due date (Förfallodag), viitenumero Reference number (Referensnummer), Y-tunnus Business ID (FO-nummer) ja ALV VAT (moms). Kun myyt EU-yritykselle, laskulle tulee myös ostajan ALV-tunniste, ja palvelumyynnissä maininta "Reverse charge". Voit kirjoittaa pohjan otsikot suoraan soluihin uudelleen. Kirjanpidon muut termit löydät artikkelista kirjanpito englanniksi.

Viitenumero ei ole laissa pakollinen, mutta se kohdistaa maksun oikeaan laskuun. Ilman sitä maksuja joutuu etsimään tiliotteelta viestin perusteella. Pohja laskee suomalaisen viitenumeron tarkisteen laskun numerosta. Jos tarvitset viitteen ilman laskua tai haluat tarkistaa asiakkaan viitteen, käytä viitenumerolaskuria. Kirjoita tilinumero IBAN-muodossa. Tarkistenumerot ja pankin voit tarkistaa IBAN-laskurilla. Eräpäivä lasketaan maksuehdosta.

Pankkiviivakoodi tai virtuaaliviivakoodi nopeuttaa maksamista, koska maksaja kopioi kaikki tiedot kerralla. Sekään ei ole pakollinen. Excel- ja Word-pohjassa ei ole viivakoodia eikä tilisiirtolomaketta. Sivun yläosan laskulomake tekee viivakoodin itse, kun tilinumero on suomalainen IBAN. Saman koodin voit muodostaa tai purkaa myös virtuaaliviivakoodi-laskurilla.

Lähetä lasku aina PDF:nä, älä muokattavana Excel- tai Word-tiedostona. PDF näyttää samalta kaikilla laitteilla, sitä ei voi muuttaa vahingossa, ja sama tiedosto käy kirjanpidon tositteeksi.

Kun laskutat yritystä, laskulle tulee aina ostajan virallinen nimi ja osoite. Ostajan Y-tunnus tai ALV-tunnus tarvitaan, kun laskussa on käännetty verovelvollisuus tai veroton EU-myynti. Yritysasiakas kirjaa laskusi omaan kirjanpitoonsa ja vähentää siitä ALV:n, joten puutteellinen lasku palautuu helposti korjattavaksi.

Lain 241/2019 mukaan julkinen hankintayksikkö tai yritys, jonka liikevaihto on yli 10 000 euroa, voi vaatia laskun verkkolaskuna, jos myös sinun liikevaihtosi on yli 10 000 euroa vuodessa. Silloin Excel- tai Word-pohjasta tehty PDF ei riitä, vaan tarvitset laskutusohjelman tai verkkolaskupalvelun. Julkinen sektori ottaa vastaan vain verkkolaskuja.

Yritysten välillä maksuehto on yleensä 14 tai 30 päivää. Maksuehtolain mukaan yli 30 päivän maksuajasta pitää sopia nimenomaisesti. Julkiselle hankintayksikölle maksuaika on enintään 30 päivää, nimenomaisesti sovittuna 60 päivää. Jos yritysasiakas maksaa myöhässä, korkolain viivästyskorko on vuonna 2026 kaupallisissa sopimuksissa 10,5 prosenttia.

Kotimaan myynnin laskutukselle ei ole laissa yleistä määräaikaa. EU-yritykselle myydystä palvelusta ja tavaran yhteisömyynnistä lasku on kuitenkin annettava viimeistään toimituskuukautta seuraavan kuukauden 15. päivänä. Toiminimi laskuttaa yritystä samalla pohjalla kuin osakeyhtiö, ja laskulle tulevat toiminimen nimi ja Y-tunnus.

Verkkolaskua ei voi lähettää Excel- tai Word-pohjasta. Se kulkee sähköisenä aineistona verkkolaskuoperaattorin kautta, ei PDF-liitteenä. Ilmaiseksi verkkolaskun voi yleensä lähettää laskutusohjelman ilmaisversiolla, jossa on kuukausittainen verkkolaskukiintiö, tai pankin tai operaattorin selainlomakkeella. Rekisteröidy palveluun Y-tunnuksella ja kirjoita lasku lomakkeelle. Ostajan verkkolaskuosoitteen ja välittäjän tunnuksen saat asiakkaalta.

Valtion virastot ottavat vastaan vain verkkolaskuja. Verohallinnon ohjeen mukaan yritys, jolla ei ole verkkolaskuja tuottavaa järjestelmää, löytää vaihtoehtoiset verkkolaskupalvelut Valtiokonttorin sivulta Lähetä lasku valtiolle. Jos lähetät verkkolaskuja joka kuukausi, laskutusohjelma tulee yleensä halvemmaksi kuin yksittäiset lomakkeet. Ohjelma myös numeroi laskut, seuraa maksuja ja vie myynnit kirjanpitoon. Lue lisää verkkolaskusta.

Rakennusalan laskussa kaikki riippuu ostajasta. Kun myyt rakentamispalvelua yritykselle, joka itse myy rakentamispalveluja muutoin kuin satunnaisesti, sovelletaan käännettyä verovelvollisuutta. Laskulle ei merkitä ALV:tä, vaan ostajan ALV-tunniste ja maininta "Käännetty verovelvollisuus, AVL 8 c §". Ostaja ilmoittaa ja maksaa veron. Kuluttajaa ja muuta yritystä laskutetaan tavallisesti ALV 25,5 % mukaan lukien. Säännöt on käyty läpi artikkelissa rakennusalan käännetty ALV.

Erittele kotitalousasiakkaan laskulla työn osuus omalle rivilleen, erilleen tarvikkeista ja matkakuluista. Asiakas saa kotitalousvähennyksen vain työn osuudesta. Vuosina 2026–2027 vähennys on yritykseltä ostetusta työstä 40 prosenttia, enintään 2 100 euroa henkilöä kohden vuodessa, ja omavastuu on 150 euroa. Kun kirjoitat pohjassa työn ja tarvikkeet eri riveille, erittely syntyy itsestään. Lue lisää kotitalousvähennyksestä.

Esimerkki: sähköasentaja laskuttaa kotitaloutta 8 tunnin työstä 60 eurolla ja tarvikkeista 300 eurolla (verottomat hinnat). Työrivi on 480,00 € + ALV 25,5 % 122,40 € = 602,40 €, ja tarvikerivi 300,00 € + 76,50 € = 376,50 €. Laskun loppusumma on 978,90 €. Asiakkaan kotitalousvähennys lasketaan verollisesta työn osuudesta: 40 % × 602,40 € = 240,96 €. Omavastuun 150 € jälkeen siitä jää 90,96 €, jos tämä on asiakkaan vuoden ainoa kotitalousvähennykseen oikeuttava työ.

Aukko laskunumeroissa on tavallinen virhe. Jos lähetetyssä laskussa on virhe, älä poista laskua äläkä käytä sen numeroa uudelleen. Tee hyvityslasku. Aukottomasta numerosarjasta verotarkastaja näkee, että kaikki myynti on kirjanpidossa.

Toinen virhe on puuttuva ostajan tunnus rakennusalan käännetyssä verovelvollisuudessa tai EU-myynnissä. Niissä laskulla pitää olla ostajan ALV-tunnus ja maininta siitä, miksi veroa ei ole laskettu. Kolmas virhe on se, ettei kukaan seuraa, tuleeko raha tilille. Eräpäivän jälkeen voit lähettää maksumuistutuksen.

Pienyrittäjä voi laskuttaa neljällä tavalla: laskutuspohjalla Excelissä tai Wordissä, selaimessa toimivalla laskulomakkeella, laskutusohjelmalla tai kevytyrittäjän laskutuspalvelulla. Pohja on ilmainen, ja kaikki tieto pysyy omalla koneella. Laskulomake on yhtä nopea, mutta laskut jäävät usein palveluun. Ilmaisissa laskutusohjelmissa laskumäärä tai ominaisuudet on tavallisesti rajattu, ja verkkolasku, postitus tai perintä maksavat erikseen. Laskutuspalvelu sopii, kun et halua Y-tunnusta, mutta se ottaa palkkion jokaisesta laskusta.

Excel riittää hyvin muutamaan laskuun kuukaudessa. Kun laskuja on kymmeniä, aikaa kuluu numeroiden ylläpitoon, maksujen etsimiseen tiliotteelta ja laskujen kirjaamiseen käsin. Moni yritysasiakas haluaa myös verkkolaskun, eikä sitä saa lähetettyä Excelistä. Ilmaisversiot rajoineen ovat sivulla ilmainen laskutusohjelma. Laskutusohjelmia on verrattu artikkelissa laskutusohjelma vertailu. Vuoden laskut ja kulut kootaan lopuksi tuloslaskelmaan, ja siihen sopii valmis tuloslaskelma pohja.

Taukossa voit kysyä laskutuksesta kirjanpitäjältä aina, kun tarvitset. Neuvonta sisältyy kiinteään kuukausihintaan. Jos laskutus alkaa viedä iltoja, katso mitä palvelu maksaisi.