Ostolasku: mikä se on, miten se käsitellään ja miten se kirjataan

Ostolasku on lasku, jonka yritys saa toimittajalta ostamastaan tavarasta tai palvelusta ja jonka se maksaa. Kirjanpidossa ostolasku on menotosite: sen perusteella kirjataan kulu, vähennettävä arvonlisävero ja maksuun asti ostovelka. Ostolaskut tulevat yleensä verkkolaskuna tai sähköpostin PDF:nä, ja ne tarkastetaan ja hyväksytään ennen maksua.

Mikä on ostolasku?

Ostolaskuja ovat kaikki laskut, jotka yritys saa omista hankinnoistaan: tukkuostot, materiaalit, alihankinta, vuokra, puhelin, ohjelmistot, vakuutukset ja kirjanpitopalvelu. Kuitti on eri asia: se tulee, kun ostos maksetaan heti, esimerkiksi kortilla kaupassa. Ostolasku maksetaan myöhemmin eräpäivään mennessä.

Ostolasku on tosite. Kirjanpitolain mukaan jokaisen kirjauksen pohjana on päivätty tosite, ja menotositteesta pitää näkyä, mitä ostettiin. Tositteet säilytetään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Puhelimella kuvattu tai verkkolaskuna tullut lasku kelpaa, paperia ei tarvitse säilyttää erikseen.

Mitä ostolaskussa pitää olla?

Ostolaskussa pitää olla arvonlisäverolain 209 e §:n laskumerkinnät: päiväys, juokseva numero, myyjän Y-tunnus tai ALV-tunniste, myyjän ja ostajan nimi ja osoite, mitä ostettiin ja kuinka paljon, toimituspäivä, veroton hinta, verokanta ja veron määrä euroina. Lisäksi maksamista varten tarvitset tilinumeron, viitenumeron ja eräpäivän. Jos jokin näistä puuttuu, pyydä toimittajalta korjattu lasku ennen maksua.

• Yrityksesi nimi ja osoite oikein. Henkilön nimellä tullut lasku ei kelpaa yrityksen kuluksi ilman selvitystä.
• ALV eriteltynä verokannoittain (25,5 %, 13,5 % tai 10 %). Ilman eriteltyä veroa et saa vähentää ALV:tä.
• Toimituspäivä tai palvelun ajanjakso. Se ratkaisee, mille kuukaudelle kulu ja ALV-vähennys kuuluvat.
• Summa vastaa tilausta tai sopimusta. Vertaa määrää ja yksikköhintaa, älä vain loppusummaa.
• Tilinumero on sama kuin aiemmin. Jos toimittajan tilinumero vaihtuu yllättäen, varmista muutos puhelimella tutusta numerosta.
• Peruste, jos ALV puuttuu. Laskulla pitää lukea esimerkiksi "käännetty verovelvollisuus" tai "myyjä ei ole arvonlisäverovelvollinen".

Enintään 400 euron laskussa ja kaupan kassakuitissa riittävät kevennetyt tiedot, joten ostajan nimeä ei tarvita. Täydellinen lista on artikkelissa laskun pakolliset tiedot.

Mikä on myyntilasku ja miten se eroaa ostolaskusta?

Myyntilasku on lasku, jonka sinä lähetät asiakkaallesi. Ostolasku on lasku, jonka saat toimittajaltasi. Kyse on samasta paperista kahdesta suunnasta katsottuna: kun asiakkaasi saa myyntilaskusi, se on hänelle ostolasku. Asiakkaiden avoimia myyntilaskuja seurataan myyntireskontrassa.

Myyntilaskun tekeminen ja lähettäminen on käyty läpi artikkelissa laskutus, ja laskun pakolliset tiedot artikkelissa laskun pakolliset tiedot. Samat vaatimukset koskevat ostolaskuja, joita saat: jos niistä puuttuu jotain, voit pyytää korjatun laskun.

Mitä ostoreskontra tekee?

Ostoreskontra on luettelo yrityksen maksamattomista ostolaskuista toimittajittain ja eräpäivittäin. Se kertoo, kenelle olet velkaa, paljonko ja milloin pitää maksaa. Kun lasku maksetaan, se poistuu avoimista. Reskontran avoimien laskujen summa on sama kuin kirjanpidon ostovelka.

• Kassan ennustaminen: näet, paljonko rahaa lähtee seuraavien viikkojen aikana. Tätä tarvitaan kassavirran hallinnassa.
• Eräpäivien seuranta: myöhästyneestä yrityslaskusta toimittaja voi periä viivästyskorkoa ja 40 euron vakiokorvauksen.
• Täsmäytys: tilinpäätöksessä ostovelat eritellään laskuittain, ja reskontran pitää täsmätä taseeseen.
• Maksuperusteinen kirjanpito: vaikka kirjaat ostot vasta maksuhetkellä, kirjanpitolain mukaan ostovelkojen pitää silti olla selvitettävissä milloin tahansa.

Pienyrityksessä erillistä ostoreskontraohjelmaa ei tarvita. Kirjanpito- tai laskutusohjelman lista avoimista ostolaskuista on reskontra. Myynnin puolen vastine, myyntireskontra, seuraa asiakkaiden maksamattomia laskuja.

Miten ostolasku käsitellään?

Viimeinen vaihe on arkistointi: lasku säilytetään tositteena kuusi vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta. Kun ostolaskut tulevat verkkolaskuina, vastaanotto, tiliöintiehdotus, hyväksyntä ja arkistointi tapahtuvat samassa ohjelmassa, eikä mitään tarvitse skannata. Paperilaskut voi pyytää toimittajalta verkkolaskuina tai ohjata skannauspalveluun.

Miten ostolasku kirjataan?

Ostolaskun kirjaus on kahdenkertaisessa kirjanpidossa aina sama: kulu ja vähennettävä ALV debetiin, ostovelka tai pankkitili kreditiin. Kulu kirjataan verottomana, koska ALV-rekisteröity yritys saa vähentää ostojensa arvonlisäveron.

Kulutili valitaan sen mukaan, mitä ostettiin: myytävät tavarat ostoihin, työkalut ja tarvikkeet materiaaleihin, ohjelmistot ja puhelin liiketoiminnan muihin kuluihin. Yli 1 200 euron (alv 0 %) kone tai laite on käyttöomaisuutta, joka kirjataan taseeseen ja kuluksi poistoina, ks. poistolaskuri. Tilien rakenne on selitetty artikkelissa tilikartta, ja ero kirjausperusteiden välillä artikkelissa maksuperusteinen vai suoriteperusteinen.

Mitä ostot-tilille kirjataan ja mihin ostovelat kirjataan?

Ostot-tilille kirjataan aineet, tarvikkeet ja tavarat, jotka myydään eteenpäin tai käytetään omassa tuotannossa. Muut ostolaskut kirjataan kululajinsa mukaan, ja maksamaton ostolasku kirjataan taseeseen ostovelkoihin, joka on lyhytaikaista vierasta pääomaa.

Ostovelat näkyvät taseessa verollisena summana, koska toimittajalle maksetaan koko laskun summa. Kun yrittäjä seuraa ostovelkojen määrää, hän näkee, paljonko kassasta lähtee lähiviikkoina. Kirjausperusteiden ero on artikkelissa maksuperusteinen vai suoriteperusteinen.

Ostolasku ilman ALV:tä: käännetty verovelvollisuus

Jos ostolaskulla ei ole arvonlisäveroa ja siinä lukee "käännetty verovelvollisuus", sinä ostajana lasket ja ilmoitat veron itse. Näin on, kun ostat rakentamispalveluja ja myyt itse rakentamispalveluja, ja kun ostat palveluja toisen EU-maan yritykseltä. Jos hankinta on vähennyskelpoisessa käytössä, vähennät saman veron samalla ALV-ilmoituksella, joten maksettavaa ei jää.

Rakennusalan säännöt ovat artikkelissa käännetty ALV rakentamisessa, ja käsite lyhyesti sanastossa käännetty verovelvollisuus. Jos toimittaja ei ole ALV-rekisterissä, laskulla ei ole veroa eikä sinulla ole vähennettävää: koko summa on kulu.

Miten ostolasku jaksotetaan?

Ostolasku jaksotetaan, kun se koskee useampaa tilikautta, esimerkiksi vuoden ohjelmistolisenssi tai vakuutus, joka laskutetaan loppuvuodesta. Tälle tilikaudelle kirjataan kuluksi vain sitä koskeva osuus, ja loppu siirretään tilinpäätöksessä siirtosaamisiin. ALV vähennetään silti kerralla laskun kaudella; jaksotus koskee vain verotonta kulua.

Jaksotusten kaikki tavalliset tilanteet, myös siirtovelat, ovat artikkelissa jaksotus kirjanpidossa.

Ostolaskun jälleenlaskuttaminen asiakkaalle

Ostolaskun jälleenlaskuttaminen tarkoittaa, että laskutat asiakkaalta kulun, jonka olet itse maksanut toimittajalle, esimerkiksi asennukseen ostetut tarvikkeet tai asiakkaan puolesta varatun hotellin. Jälleenlaskutus on arvonlisäverotuksessa omaa myyntiäsi: vähennät ostolaskun ALV:n normaalisti ja lisäät asiakkaan laskulle arvonlisäveron. Verohallinnon arvonlisäverovelvollisen oppaan (1.1.2026, luku 1.3.5) mukaan kulu edelleenlaskutetaan yleensä alkuperäistä verokantaa soveltaen.

Poikkeus on läpikulkuerä. Jos maksat asiakkaan nimissä ja lukuun syntyneen kulun, tavallisesti viranomaismaksun kuten rakennusluvan, ja käsittelet sen kirjanpidossa läpikulkueränä, laskutat sen asiakkaalta ilman arvonlisäveroa etkä vähennä siitä veroa itse. Oma palkkiosi kulun hoitamisesta on silti verollista myyntiä (arvonlisäverovelvollisen opas, luku 9.7). Kirjaa jälleenlaskutettavat ostot omalle tililleen tai merkitse ne laskulle, niin mikään kulu ei jää laskuttamatta.

Mitä on laskutus ja miten se tehdään?

Laskutus on myyntilaskujen tekemistä ja lähettämistä asiakkaille. Sinun ostolaskusi on toimittajasi laskutusta. Lasku tehdään laskutusohjelmalla tai laskupohjalla, ja siihen merkitään myyjän ja ostajan tiedot, päiväys, numero, tuotteet, veroton hinta, ALV ja eräpäivä. Yrityksille laskut kannattaa lähettää verkkolaskuina, ks. sähköinen laskutus. Laskun tekeminen vaihe vaiheelta on artikkelissa laskutus.

Mitä teen, jos en ole saanut laskua?

Ota yhteyttä toimittajaan ja pyydä lasku tai sen kopio. Velka syntyy ostosta, ei laskusta, joten laskun puuttuminen ei poista maksuvelvollisuutta. Ilman laskua et kuitenkaan tiedä tarkkaa summaa, tilinumeroa ja viitettä, eikä sinulla ole tositetta kirjanpitoon.

• Tarkista roskaposti ja vanha osoite. Moni lasku menee perustamisvaiheen sähköpostiin tai osoitteeseen, josta olet jo muuttanut.
• Kerro verkkolaskuosoitteesi. Jos olet ottanut verkkolaskun käyttöön, ilmoita osoite toimittajille. Ks. verkkolasku.
• Älä maksa arvion perusteella. Ilman viitettä maksu kohdistuu toimittajalla käsin, ja se voi palata perintään asti, vaikka olet maksanut.
• ALV-vähennys vaatii laskun. Vähennykseen tarvitaan myyjän tosite, jossa vero on eritelty. Pelkkä tiliotteen rivi ei riitä.
• Tilikauden vaihteessa kirjanpitäjä voi kirjata tiedossa olevan kulun siirtovelaksi, vaikka lasku tulisi vasta myöhemmin. Ks. siirtovelka.

Jos tosite on kadonnut kokonaan eikä kopiota saa, toimi kuten artikkelissa kadonnut kuitti: korvaava tosite ja tiliotteen rivi riittävät tuloverotuksessa, kun kulu on uskottava, mutta ALV jää yleensä vähentämättä.

Miksi ostolaskujen käsittely merkitsee pienyrittäjälle?

Ostolaskut ovat useimmille pienyrityksille suurin tositeryhmä, ja niissä tapahtuu suurin osa arjen virheistä: lasku jää sähköpostiin, maksetaan kahdesti tai kirjataan väärälle kuukaudelle. Jokainen kirjaamatta jäänyt ostolasku tarkoittaa liikaa maksettua veroa ja ALV:tä. Siksi tärkein yksittäinen ratkaisu on ohjata kaikki ostolaskut yhteen osoitteeseen. Ostolaskujen määrä vaikuttaa myös kirjanpidon hintaan: katso oma hintasi tai kilpailuta nykyinen tilitoimisto, jos maksat nyt tositemäärän mukaan.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.