Tee lasku: näin teet laskun kymmenessä minuutissa, täytetty esimerkki ja ilmaiset tavat tehdä PDF-lasku

Laskun tekeminen on seitsemän vaiheen työ, joka vie ensimmäisellä kerralla noin kymmenen minuuttia: teet laskun täyttämällä siihen omat tietosi ja Y-tunnuksen, asiakkaan tiedot, juoksevan laskunumeron ja päiväyksen, myydyt tuotteet tai palvelut verottomina hintoina, arvonlisäveron verokannoittain, eräpäivän sekä tilinumeron ja viitteen, ja lähettämällä sen asiakkaalle PDF:nä, verkkolaskuna tai paperilla. Tällä sivulla teet ensimmäisen laskusi vaihe vaiheelta täytetyn esimerkin avulla, valitset ilmaisen tavan tehdä PDF-lasku (laskupohja tai ilmainen laskutusohjelma) ja näet, mitä laskun lähettämisen jälkeen pitää tehdä, jotta rahat tulevat ajallaan ja kirjanpito pysyy kunnossa.

Laskun tekeminen ei vaadi ohjelmaa eikä maksullista palvelua. Tarvitset Y-tunnuksen, asiakkaan tiedot ja tiedon siitä, mitä myit ja millä hinnalla. Kun lasku on tehty, se lähetetään asiakkaalle, ja sama lasku on sinun kirjanpitosi tulotosite. Alla teet laskun vaihe vaiheelta. Jos haluat valmiin pohjan, lataa ilmainen laskupohja Excelinä tai Wordinä ja täytä se tämän ohjeen mukaan.

Miten tehdään lasku vaihe vaiheelta?

Pakollisten merkintöjen täydellinen lista, 400 euron kevennetty lasku ja ALV 0 % -laskun merkinnät ovat artikkelissa laskun pakolliset tiedot. Lyhimmän lainmukaisen laskun mallin löydät sivulta yksinkertainen lasku.

Miltä valmis lasku näyttää? Täytetty esimerkki

Alla on ALV-rekisteröidyn valokuvaajan lasku yritysasiakkaalle. Laskulla on kaksi palveluriviä ja matkakulut, jotka laskutetaan osana myyntiä, joten niihinkin lisätään ALV.

Jos asiakas on kuluttaja, hinnat pitää ilmoittaa hänelle verollisina jo tarjouksessa. Laskulla voi silti näyttää verottoman hinnan ja veron erikseen. Laskun tekemisestä yksityishenkilölle kerrotaan artikkelissa lasku yksityishenkilölle.

Ilmainen tapa tehdä PDF-lasku: laskupohja vai ilmainen laskutusohjelma?

Ilmaiseksi laskun voi tehdä kahdella tavalla. Laskupohja Excelissä tai Wordissä on nopein, kun laskuja on muutama kuukaudessa: täytät pohjan ja tallennat sen PDF:ksi kohdasta Tallenna nimellä tai Tulosta PDF:ksi. Ilmainen laskutusohjelma tekee PDF:n itse, pitää numeroinnin juoksevana ja muistaa asiakkaat, mutta ilmaisversioissa on usein laskumäärä- tai ominaisuusrajoja.

Paras ilmainen laskutusohjelma: viisi asiaa, joita vertailla

Paras ilmainen laskutusohjelma on se, jonka ilmaisversio riittää sinun laskumäärällesi ilman, että maksat myöhemmin lisistä. Ennen kuin rekisteröidyt, tarkista nämä viisi asiaa ohjelman omasta hinnastosta:

1. Laskumäärä: montako laskua tai asiakasta ilmaisversiossa saa kuukaudessa.
2. Verkkolasku: sisältyykö verkkolaskun lähetys, vai maksaako jokainen verkkolasku erikseen.
3. Viitenumero ja numerointi: tekeekö ohjelma viitenumeron ja juoksevan laskunumeron itse.
4. ALV-kannat: onko 25,5 %, 13,5 % ja 10 % valmiina ja saako laskulle ALV 0 -merkinnän käännetystä verovelvollisuudesta tai vähäisestä toiminnasta.
5. Siirto kirjanpitoon: saako laskut ulos PDF- tai CSV-tiedostoina, jotta kirjanpitäjä saa ne tositteiksi.

Ilmaisten laskutusohjelmien rajat ja hinnat on vertailtu artikkelissa ilmainen laskutusohjelma, ja kaikki ilmaiset tavat laskun tekemiseen artikkelissa ilmainen lasku.

Lasku generaattori: lasku selaimessa ilman rekisteröitymistä

Lasku generaattori on selaimessa toimiva lomake, johon täytät laskun tiedot ja josta saat valmiin PDF-laskun ilman ohjelman asentamista tai tunnusten luomista. Esimerkiksi Viilun (entinen Eebu) laskupohja osoitteessa laskupohja.fi toimii näin ja lisää laskulle tarvittaessa logon, viivakoodin ja tilisiirtolomakkeen. Generaattori sopii, kun teet muutaman laskun vuodessa ja haluat siistin laskun nopeasti.

• Generaattori kysyy kaikki pakolliset tiedot, myös Y-tunnuksen, juoksevan laskunumeron ja veron määrän verokannoittain
• Verokantoina on 2026 voimassa olevat 25,5 %, 13,5 % ja 10 %, ei vanhoja 24 % tai 23 %
• Laskulle saa viitenumeron, ja tarvittaessa merkinnän käännetystä verovelvollisuudesta tai siitä, ettei myyjä ole ALV-velvollinen
• Lasku tallentuu PDF:nä omalle koneellesi, koska generaattori ei yleensä säilytä laskuja
• Pidät itse kirjaa laskunumeroista, jotta seuraava lasku jatkaa numerointia aukottomasti
• Luet palvelun käyttöehdoista, mihin asiakkaasi tietoja käytetään

Kun laskuja alkaa olla useita kuukaudessa, generaattorin käsin tehtävä numerointi ja arkistointi muuttuvat riskiksi, ja ilmainen laskutusohjelma on parempi. Eebun ja Viilun laskupohjan ja maksullisten pakettien erot hintoineen ovat artikkelissa Eebu laskutus.

Millä ohjelmalla laskun voi tehdä? Viisi vaihtoehtoa

Laskun teko ohjelma on mikä tahansa työkalu, jolla lasku syntyy ilman, että kirjoitat sen tyhjälle paperille: taulukkolaskennan laskupohja, selaimessa toimiva laskutusohjelma, kirjanpito-ohjelman laskutusosa, tietokoneelle asennettava ohjelma tai laskutuspalvelu. Valinta riippuu kolmesta asiasta: montako laskua teet kuukaudessa, tarvitsevatko asiakkaasi verkkolaskun ja kuka tekee kirjanpitosi.

Jos teet vain muutaman laskun, laskupohja riittää: valmis pohja kaavoineen on artikkelissa laskutuspohja Excel. Kun laskuja on enemmän, halvimmat maksulliset vaihtoehdot laskumäärän mukaan on laskettu artikkelissa edullinen laskutusohjelma. Ilman Y-tunnusta laskutetaan laskutuspalvelun kautta, ja palvelut on vertailtu artikkelissa laskutuspalvelut.

Kuinka pitkä maksuaika laskuun kannattaa laittaa?

Tavallisin maksuaika on 14 päivää netto, ja yritysten välillä yleisiä ovat myös 7, 21 ja 30 päivää. Laki kaupallisten sopimusten maksuehdoista (30/2013) rajaa yritysten välisen maksuajan 60 päivään, ellei pidemmästä ole nimenomaisesti sovittu eikä se ole velkojalle kohtuuton. Kun ostaja on viranomainen, maksuaika on enintään 30 päivää. Kirjoita eräpäivä laskuun päivämääränä, jotta viivästyskoron alkaminen on yksiselitteinen.

Mitkä ovat yleisimmät virheet laskussa?

Yleisin virhe on puuttuva pakollinen merkintä, kuten toimituspäivä tai veron määrä euroina. Verohallinto voi evätä ostajalta ALV-vähennyksen, jos lasku ei täytä arvonlisäverolain 209 e §:n vaatimuksia, joten yritysasiakas pyytää virheellisen laskun usein uudelleen. Tarkista nämä ennen lähettämistä:

1. Laskunumero toistuu tai hyppää: numeroinnin pitää olla juokseva, myös silloin kun teet laskut pohjalla.
2. Vanha verokanta: yleinen ALV on 25,5 %, ei 24 %. Vanhoissa pohjissa kaava on usein jäänyt päivittämättä.
3. Veroa ei ole eritelty euroina: pelkkä verollinen loppusumma ei riitä ALV-laskuksi.
4. Toimituspäivä puuttuu: se ratkaisee, minkä kauden ALV-ilmoitukselle myynti kuuluu.
5. Virheellisen laskun muokkaaminen: lähetettyä laskua ei korjata, vaan tehdään hyvityslasku ja uusi lasku.
6. Kuluttajalle verottomat hinnat: kuluttajalle hinta ilmoitetaan aina verollisena.

Jos laskutus ja kirjaukset vievät kuukaudessa tunteja, vertaa omaa aikaasi kirjanpitäjän hintaan: katso oma hintasi.

Miten lasku lähetetään?

Lasku lähetetään asiakkaalle sopivalla kanavalla: PDF sähköpostilla, verkkolaskuna tai paperilla. Yrityksellä, jonka liikevaihto on yli 10 000 euroa, on lain 241/2019 mukaan oikeus vaatia toiselta tällaiselta yritykseltä verkkolasku, ja julkinen sektori vastaanottaa käytännössä vain verkkolaskuja. Kuluttajalle PDF tai paperi riittää.

Verkkolaskun lähettäminen ilman ohjelmaa ja laskutusosoitteiden haku on kuvattu artikkelissa verkkolasku.

Mitä laskun lähettämisen jälkeen?

Kun lasku on lähtenyt, se on kirjanpidossa myyntisaaminen, kunnes asiakas maksaa. Kirjaa lasku tulotositteena ja tarkista eräpäivänä, onko maksu tullut. Viitenumero helpottaa maksun yhdistämistä laskuun. Jos asiakas ei maksa, lähetä maksumuistutus: kuluttajalta muistutusmaksun saa periä aikaisintaan 14 päivää eräpäivän jälkeen, ja yritykseltä voi vaatia 40 euron vakiokorvauksen perintäkuluista.

• Tallenna lähetetty lasku ja anna seuraavalle laskulle seuraava numero.
• Kirjaa lasku kirjanpitoon myyntinä ja ALV myynnin veroksi sille kaudelle, jolle toimituspäivä osuu.
• Seuraa eräpäivää ja yhdistä maksu laskuun viitenumerolla.
• Jos lasku oli virheellinen, älä muokkaa vanhaa: tee hyvityslasku ja uusi lasku.
• Myöhästyneelle maksulle voit laskea viivästyskoron viivästyskorkolaskurilla.

Virheellisen laskun korjaamisesta kerrotaan artikkelissa hyvityslasku, ja koko laskutusprosessista artikkelissa laskutus.

Voiko laskun tehdä ilman Y-tunnusta?

Yrityksenä laskutus edellyttää Y-tunnusta, koska laskulla pitää olla myyjän yksilöivä tunniste. Ilman yritystä voi laskuttaa laskutuspalvelun kautta kevytyrittäjänä, jolloin palvelu tekee laskun omalla Y-tunnuksellaan ja maksaa sinulle palkan. Satunnaisesta työstä voi myös saada työkorvauksen, jolloin maksaja pidättää ennakonpidätyksen. Jos laskutat säännöllisesti, toiminimen perustaminen on yleensä selkein ratkaisu: toiminimen perustaminen.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.