Laskuttaminen: miten yrityksen laskutus kannattaa järjestää, mikä laskutustapa sopii sinulle ja miten saat rahat nopeammin

Laskuttaminen tarkoittaa sitä, että yritys vaatii asiakkaalta maksua myydystä tuotteesta tai palvelusta laskulla, ja yrityksen laskutus on koko prosessi tilauksesta siihen, että maksu on tilillä ja kirjattu. Laskun voi tehdä itse laskutusohjelmalla, kirjanpito-ohjelmalla tai laskupohjalla, ilman omaa yritystä laskutuspalvelun kautta ja satunnaisesti yksityishenkilönä. Hyvin järjestetty laskuttaminen tarkoittaa, että lasku lähtee heti työn valmistuttua, maksut seurataan viikoittain ja toistuvat vaiheet hoituvat ohjelmassa.

Mitä laskuttaminen tarkoittaa?

Laskuttaminen tarkoittaa maksun vaatimista asiakkaalta kirjallisella laskulla, jossa on myyty tuote tai palvelu, hinta, arvonlisävero ja maksuohjeet. Yrittäjälle se on samalla myynnin kirjaamista: lähetetty myyntilasku on kirjanpidossa tosite, josta myynti ja arvonlisävero kirjataan.

Yrityksen laskutus jakautuu viiteen vaiheeseen, ja jokaisessa voi hukata rahaa tai aikaa:

Yksittäisen laskun tekeminen ja lähettäminen vaihe vaiheelta on käyty läpi artikkelissa laskutus yrittäjälle. Tämä artikkeli keskittyy siihen, miten koko laskutus kannattaa järjestää.

Voiko laskun tehdä itse?

Laskun voi tehdä itse, eikä laissa ole virallista laskupohjaa. Lasku on pätevä, kun siinä on arvonlisäverolain vaatimat laskumerkinnät, ja sen voi tehdä tekstinkäsittelyohjelmalla, taulukolla, laskutusohjelmalla tai kirjanpito-ohjelmalla. Itse tehdyssä laskupohjassa riski on se, että laskunumero hyppää, ALV lasketaan väärin tai lasku jää kirjaamatta.

Laskupohja riittää, kun laskuja on muutama kuussa ja asiakkaat ovat kuluttajia tai pieniä yrityksiä. Kun asiakkaana on isompi yritys tai julkinen organisaatio, tarvitset verkkolaskun, jota laskupohjasta ei voi lähettää. Laskun pakolliset merkinnät on koottu tarkistuslistaksi artikkeliin laskun pakolliset tiedot.

Laskutustavat: mikä sopii sinulle?

Laskutustapa valitaan sen mukaan, onko sinulla oma yritys, kuinka monta laskua lähetät ja kenelle. Neljä tavallisinta tapaa eroavat hinnaltaan ja siinä, kuka hoitaa verot ja kirjanpidon.

Laskutusohjelma ja kirjanpito-ohjelma

Laskutusohjelma tekee laskut, numeroi ne, laskee ALV:n ja lähettää laskun verkkolaskuna, e-laskuna tai sähköpostilla. Jos kirjanpito on eri ohjelmassa, myyntilaskut pitää siirtää sinne. Kirjanpito-ohjelman laskutus poistaa tämän välivaiheen, koska lasku on samalla kirjanpidon tosite. Ohjelmien hinnat ja rajoitukset on vertailtu artikkelissa laskutusohjelmat vertailussa. Pikaohje on sivulla lähetä lasku.

Laskutuspalvelu ja kevytyrittäjyys

Laskutuspalvelun kautta laskutat ilman omaa Y-tunnusta: palvelu tekee laskun omissa nimissään, perii maksun, tilittää ALV:n ja maksaa sinulle palkan, josta on pidätetty ennakonpidätys. Palkkio on julkisten hinnastojen mukaan noin 6,5–10 prosenttia laskun verottomasta summasta, joten 1 000 euron laskusta palveluun menee noin 65–100 euroa. Palveluiden erot ovat artikkelissa kevytyrittäjän laskutuspalvelut, ja oman yrityksen perustamisen raja artikkelissa kevytyrittäjä vai toiminimi.

Voiko yksityishenkilö laskuttaa?

Yksityishenkilö voi laskuttaa satunnaisesta työstä tai myynnistä ilman Y-tunnusta, mutta säännölliseen laskuttamiseen tarvitaan oma yritys tai laskutuspalvelu. Yksityishenkilön lasku ei sisällä arvonlisäveroa, ja tulo ilmoitetaan omassa verotuksessa. Jos maksaja on yritys etkä ole ennakkoperintärekisterissä, yritys pitää korvauksesta ennakonpidätyksen verokorttisi mukaan, tai 60 prosenttia, jos verokorttia ei ole.

Kun laskutus muuttuu toistuvaksi, toiminta on yleensä elinkeinotoimintaa, ja silloin oma Y-tunnus tai laskutuspalvelu on oikea tapa. Yksityishenkilönä laskuttamisen säännöt ja yksityishenkilölle laskuttamisen merkinnät on käyty läpi artikkelissa laskutus yksityishenkilönä.

Miten laskuttaa? Laskutuksen rytmi ja kassavirta

Laskuta heti, kun työ on tehty tai tuote toimitettu, ja pitkissä töissä sovituin väliajoin. Kotimaan myynnille laki ei aseta tarkkaa laskutuksen määräaikaa, mutta jokainen viivepäivä on päivä, jonka asiakas saa maksuaikaa ilmaiseksi. Lisäksi suoriteperusteisessa ALV:ssä vero kuuluu toimituskuukaudelle, joten myöhään laskuttava yrittäjä voi joutua tilittämään veron ennen kuin on saanut rahaa.

Pitkissä projekteissa ennakkolaskutus tai osalaskutus siirtää rahaa työn alkuun. Maksuehdon valinnasta kerrotaan artikkelissa maksuehto ja kassan seuraamisesta artikkelissa kassavirran hallinta.

Miten tehdään laskutus? Laskutuksen järjestäminen käytännössä

Laskutus tehdään käytännössä niin, että myynti kirjataan laskutettavaksi päivittäin, laskut lähtevät sovittuna päivänä ja avoimet laskut tarkistetaan kerran viikossa. Kiinteä rutiini on tärkeämpi kuin ohjelma: laskuttamatta jäänyt työ on yleisin tapa, jolla pienyritys menettää rahaa.

• Sovi hinta ja maksuehto kirjallisesti ennen työn aloittamista, myös se, sisältääkö hinta ALV:n.
• Kysy laskutustiedot tilausvaiheessa: Y-tunnus, verkkolaskuosoite, viite tai tilausnumero. Väärä osoite on yleinen syy siihen, että lasku palautuu.
• Kirjaa tunnit ja kulut samana päivänä puhelimeen tai ohjelmaan, älä kuun lopussa muistin varassa.
• Pidä kiinteä laskutuspäivä, esimerkiksi perjantai, ja laskuta kaikki valmistunut.
• Käytä viitenumeroa jokaisessa laskussa, jotta maksu kohdistuu automaattisesti.
• Tarkista avoimet laskut viikoittain ja lähetä muistutus muutaman päivän kuluttua eräpäivästä.

Laskutuksen automatisointi: mitä kannattaa automatisoida?

Laskutuksessa kannattaa automatisoida kaikki, mikä toistuu samanlaisena: toistuvat laskut, laskunumerot ja viitteet, ALV-laskenta, maksujen kohdistus ja muistutukset. Ihmistä tarvitaan siihen, mitä laskutetaan ja milloin asiakkaalle kannattaa soittaa.

Kuluttajille lähetettävästä e-laskusta ja sen käyttöönotosta kerrotaan artikkelissa e-laskutus, yrityksille lähetettävästä verkkolaskusta artikkelissa verkkolasku.

Yleisimmät virheet laskuttamisessa

Yleisimmät laskutusvirheet ovat myöhässä tai harvoin laskuttaminen, väärä tai puuttuva arvonlisävero, puutteelliset laskumerkinnät ja maksujen seuraamatta jättäminen. Ne eivät yleensä johda sakkoihin, mutta ne hidastavat rahan tuloa ja tekevät kirjanpidosta raskaampaa.

1. Laskutetaan kerran kuussa tai harvemmin. Rahat tulevat viikkoja myöhemmin, ja ALV voi erääntyä ennen kuin myynti on maksettu.
2. ALV unohtuu tai verokanta on väärä. Jos sovit yritysasiakkaan kanssa 1 000 euron hinnan ja unohdat ALV:n, joudut tilittämään veron omasta osuudestasi. Yleinen verokanta on 25,5 %, ja alennetut kannat ovat 13,5 % ja 10 %.
3. Laskusta puuttuu pakollinen tieto, kuten oma Y-tunnus, laskunumero tai veron määrä. Yritysasiakkaan ostoreskontra voi palauttaa laskun.
4. Hyvityksen sijaan lasku muokataan tai poistetaan. Virheellinen lähetetty lasku korjataan hyvityslaskulla, jotta laskunumerot säilyvät katkeamattomina.
5. Maksuja ei seurata. Myöhästynyt maksu huomataan vasta tilinpäätöksessä, jolloin perintä on hankalampaa ja saatava voi lähestyä vanhentumista.
6. Laskutetaan sähköpostilla asiakasta, joka vaatii verkkolaskun. Lasku ei etene asiakkaan maksuun ollenkaan.

Kun lasku jää maksamatta, ensimmäinen vaihe on maksumuistutus ja viimeinen perintä.

Missä ajassa yrityksen pitää laskuttaa?

Kotimaan myynnille laissa ei ole tarkkaa määräaikaa, mihin mennessä yrityksen pitää lähettää lasku. Poikkeus on tavaran yhteisömyynti toiseen EU-maahan: arvonlisäverolain mukaan lasku on annettava viimeistään toimituskuukautta seuraavan kuukauden 15. päivänä. Käytännössä laskuta heti, kun työ on valmis tai tavara toimitettu, koska arvonlisävero ilmoitetaan toimituskuukaudelta laskun päivästä riippumatta ja jokainen viivästyspäivä on rahaa asiakkaan kassassa.

Myöhään lähetetty lasku on silti pätevä. Saatava vanhenee yleensä kolmessa vuodessa erääntymisestä, jos vanhentumista ei katkaista. Säännöt ovat artikkelissa laskun vanheneminen.

Mitä laskuun pitää merkitä?

Yrityksen laskussa pitää olla myyjän nimi, osoite ja Y-tunnus, ostajan nimi ja osoite, laskun päivä ja juokseva numero, myyty tuote tai palvelu, määrä, toimituspäivä, veroton hinta, ALV-kanta ja veron määrä euroina sekä maksuehdot. Käännetyssä verovelvollisuudessa ja EU-myynnissä laskuun tarvitaan lisäksi ostajan ALV-tunniste ja maininta verottomuuden tai käännetyn verovelvollisuuden perusteesta. Viitenumero ja eräpäivä eivät ole lain vaatimia, mutta ilman niitä maksu kohdistuu huonosti. Täysi lista on artikkelissa laskun pakolliset tiedot.

Paljonko on laskutuslisä?

Yritysten välisessä kaupassa laskutuslisästä voi sopia vapaasti, kunhan siitä on sovittu etukäteen. Kuluttajalta laskutuslisää saa periä vain, jos asiakas valitsi lisämaksullisen maksutavan, ilmainen maksutapa oli tarjolla ja lisästä kerrottiin ostohetkellä. Kuluttajan laskutuslisän pitää perustua laskun todellisiin kuluihin. Laskutuslisään lisätään sama ALV kuin laskun muuhun myyntiin, ks. laskutuslisän arvonlisävero.

Meneekö e-lasku suoraan tililtä?

Vain jos asiakas on niin valinnut. E-lasku tulee kuluttajan verkko- tai mobiilipankkiin valmiiksi täytettynä, ja asiakas joko hyväksyy jokaisen laskun erikseen tai antaa laskujen veloittua automaattisesti eräpäivänä. Yrityksille lähetetään verkkolasku, joka menee ostajan laskunkäsittelyyn eikä veloitu tililtä itsestään. Kuluttajalaskutuksen aloittaminen on kerrottu artikkelissa e-laskutus.

Mitä jos yritys ei lähetä laskua?

Jos myyjä ei lähetä laskua, ostajan maksuvelvollisuus ei katoa, mutta maksua ei voi vaatia ennen kuin lasku tai muu maksuvaatimus on esitetty. Myyjälle laskematta jättäminen on kalliimpaa: myynnin arvonlisävero pitää ilmoittaa toimituskuukaudelta, vaikka rahaa ei ole tullut, ja myynti kuuluu kirjanpitoon tilikaudelle, jolla se on toteutunut. Jos huomaat laskuttamatta jääneen työn, lähetä lasku heti ja korjaa tarvittaessa ALV-ilmoitus.

Mikä on paras ilmainen laskutusohjelma?

Ilmaisia laskutusohjelmia on, mutta ne ovat rajattuja: esimerkiksi Zervantin ilmaisversiossa on 5 asiakasta ja 5 laskua kuussa eikä verkkolaskuja. Paras ilmainen ohjelma on se, joka riittää laskumääriisi ja vie myynnin kirjanpitoon ilman käsityötä. Jos laskutat yrityksiä, tarvitset verkkolaskun, ja silloin maksullinen ohjelma noin 7–50 euroa kuussa on yleensä halvempi kuin siirtotyö.

Ohjelmien ilmaisversioiden rajat, hinnat ja verkkolaskun tuki on koottu artikkeliin ilmainen laskutusohjelma vertailussa.

Miten laskutus näkyy kirjanpidossa?

Jokainen lähetetty myyntilasku on kirjanpidon tosite. Suoriteperusteisessa kirjanpidossa myynti ja ALV kirjataan toimituskuukaudelle ja myyntisaaminen avoimeksi, kunnes asiakas maksaa. Maksuperusteisessa kirjanpidossa myynti kirjataan vasta maksun saapuessa, mutta silloinkin laskuista pitää pitää luetteloa. Avoimia laskuja seurataan myyntireskontrassa, josta näkee, kuka on maksanut ja kuka ei.

Kun laskutus ja kirjanpito ovat samassa paikassa tai laskut siirtyvät kirjanpitoon automaattisesti, kirjanpitäjän ei tarvitse kysyä puuttuvia laskuja, ja ALV-ilmoitus syntyy suoraan laskuista. Myyntireskontran toiminta on selitetty artikkelissa reskontra.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.