Tilitoimiston vaihto:Näin vaihdat tilitoimistoa ilman katkoa, tuplalaskua tai riitaa

Tilitoimiston vaihto onnistuu milloin tahansa, myös kesken tilikauden. Valitse ensin uusi toimisto, tarkista nykyisen sopimuksen irtisanomisaika (alan TAL2023-ehdoissa kaksi kuukautta) ja irtisano sopimus sähköpostilla. Anna uudelle toimistolle Suomi.fi-valtuudet, niin se pyytää aineiston vanhalta toimistolta. Sinulta vaihto vie yleensä noin tunnin.

Vertaa hintaa ennen irtisanomista. Taukossa kirjanpito maksaa alkaen 69 €/kk toiminimelle ja 89 €/kk osakeyhtiölle (alv 0 %), ja tilitoimistojen mediaani on 75 ja 89 €/kk. Katso, paljonko maksat nyt liikaa.

Tämä ohje sopii vaihtoon mihin tahansa toimistoon. Jos haluat uuden toimiston hoitavan siirron, vaihda tilitoimistoa Taukoon, jolloin sinulle jää vain irtisanominen ja valtuudet. Jos haluat verrata ensin useampaa toimistoa, kilpailuta tilitoimisto nykyisellä hinnallasi. Markkinan hintataso on sivulla tilitoimisto hinta, ja paikallisia vaihtoehtoja esimerkiksi sivuilla tilitoimisto Tampere ja tilitoimisto Oulu.

Vaihto vaihe vaiheelta

Milloin tilitoimisto kannattaa vaihtaa

Moni yrittäjä vaihtaa tilitoimistoa liian myöhään. Ongelma kyllä huomataan, mutta vaihto tuntuu työläältä ja nykyinen toimisto tutulta. Vaihtoa kannattaa harkita, jos tunnistat näitä:

• Vastaus kysymykseen kestää päiviä, ja jokainen kysymys näkyy laskussa tuntihintana.
• Näet yrityksesi tilanteen vasta kuukausia jälkikäteen PDF-raportista.
• Kirjanpitäjä on vaihtunut monta kertaa, ja jokainen uusi aloittaa alusta.
• Lasku on kasvanut, mutta palvelu ei. Tilinpäätöksen hinta yllätti taas.
• Kukaan ei ole ehdottanut mitään, mikä säästäisi veroja tai aikaa.
• Tositteet pitää yhä toimittaa sähköpostilla tai kansiossa.

Jos näistä osuu kaksi tai useampi, vaihto maksaa itsensä nopeasti takaisin. Yksi väärin arvioitu ennakkovero tai käyttämättä jäänyt vähennys on yleensä isompi summa kuin koko vaihdon vaiva.

Mitä sopimuksesta pitää tarkistaa ennen irtisanomista

Useimmat tilitoimistosopimukset viittaavat Taloushallintoliiton yleisiin sopimusehtoihin. Nykyinen versio on TAL2023, vanhemmissa sopimuksissa TAL2018 tai KL2004. TAL2023-ehdoissa toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen irtisanomisaika on kaksi kuukautta, ellei muuta ole sovittu, ja toimisto saa laskuttaa kuukausimaksun myös siltä ajalta. Osa toimistoista on kirjoittanut sopimukseen kolme kuukautta tai sitoumuksen tilikauden loppuun. Ehdot selkokielellä ovat artikkelissa tilitoimiston irtisanominen.

Lue nämä kohdat ennen kuin ilmoitat mitään:

• Irtisanomisaika ja se, lasketaanko se kuukauden vaihteesta vai ilmoituspäivästä.
• Mitä irtisanomisaikana laskutetaan. Osa laskuttaa täyden kuukausihinnan, vaikka työtä ei enää tehtäisi.
• Kuka tekee tilinpäätöksen, jos vaihto osuu tilikauden loppuun, ja mitä se maksaa.
• Aineiston luovutus: missä muodossa, missä ajassa ja maksaako se. Kohtuullista on sähköinen aineisto ilman erillistä maksua.
• Ohjelmistolisenssi: jos kirjanpito on tehty toimiston Procountor- tai Netvisor-ympäristössä, kysy, säilyykö pääsysi historiaan. Jos vaihdat samalla ohjelmaa, vertaa myös lisenssihintoja, esimerkiksi Fennoa hinta.

Vertailuksi alan pohja ja Taukon ehdot. TAL2023-ehdoissa irtisanomisaika on 2 kuukautta, ellei muuta ole sovittu. Toimistolla on pidätysoikeus laatimaansa aineistoon, kunnes laskut on maksettu. Aineisto luovutetaan maksun jälkeen viipymättä, ja noutokulut ovat asiakkaan. Taukossa irtisanomisaika on 1 kuukausi irtisanomiskuukauden lopusta, aineistoa ei pidetä panttina maksamattomista laskuista, ja se luovutetaan koneellisesti luettavana ilman erillistä maksua. Lähteet: Taloushallintoliitto, Yleiset sopimusehdot TAL2023, kohdat 7 ja 12, sekä Taukon sopimusehdot. Oma sopimuksesi voi poiketa näistä, joten lue se ensin.

Irtisano aina kirjallisesti, sähköposti riittää. Kirjoita päivä, jolloin haluat palvelun päättyvän, ja pyydä vahvistus. Ole kohtelias, koska sama toimisto luovuttaa aineistosi ja vastaa uuden kirjanpitäjän kysymyksiin.

Kirjanpitoaineisto on sinun, ei tilitoimiston

Tästä syntyy paljon huolta mutta vähän oikeita ongelmia. Kirjanpitovelvollisuus on yritykselläsi, ja tilitoimisto säilyttää aineistoa puolestasi. TAL2023-ehdoissa on yksi poikkeus: toimisto saa pitää itse laatimansa aineiston, kuten kirjaukset ja raportit, kunnes sen laskut on maksettu. Sinun toimittamiisi tositteisiin pidätysoikeus ei ulotu. Maksa siis avoimet laskut ennen luovutusta ja pyydä aineisto kirjallisesti määräpäivään mennessä. Sähköinen aineisto siirtyy yleensä päivissä.

Uusi kirjanpitäjä tarvitsee nämä. Hyvä uusi toimisto pyytää ne suoraan vanhalta, joten sinun ei tarvitse kerätä mitään itse.

• Pääkirja ja päiväkirja kuluvalta tilikaudelta (PDF tai CSV), jotta uusi kirjanpito jatkaa samasta kohdasta.
• Tase-erittelyt ja edellinen tilinpäätös (PDF) avaavia saldoja ja vertailutietoja varten.
• Tilikartta (CSV tai PDF), jotta tilit pysyvät samoina ja raportit vertailukelpoisina.
• ALV-yhteenvedot ja annetut ilmoitukset (PDF), ettei mitään ilmoiteta kahdesti tai jää väliin.
• Palkkakortit ja tulorekisteri-ilmoitukset (PDF tai CSV) vuosi-ilmoituksia ja lomapalkkavelkoja varten.
• Käyttöomaisuusluettelo (PDF), jotta poistot jatkuvat oikein.
• Tositteet kuluvalta tilikaudelta sähköisenä lain vaatimaa säilytystä ja mahdollisia tarkistuksia varten.

Vaihtuuko ohjelmisto samalla? Kaksi tapaa vaihtaa tilitoimistoa

Tilitoimiston vaihto ei pakota vaihtamaan kirjanpito-ohjelmaa. Jos uusi toimisto käyttää samaa ohjelmaa, ympäristö siirretään sen hallintaan ja koko historia jää paikalleen. Jos ohjelma vaihtuu, vanhasta ympäristöstä otetaan raportit ja tositteet talteen ja uusi kirjanpito aloitetaan avaavilla saldoilla.

Jos ohjelma vaihtuu, kysy uudelta toimistolta, kuka maksaa vanhan ohjelman lisenssin irtisanomisaikana ja kuinka kauan pääset lukemaan vanhaa kirjanpitoa. Kirjanpitoaineisto pitää säilyttää laissa säädetyn ajan, joten sen on oltava tallessa myös ohjelman vaihtumisen jälkeen.

Mitä tilitoimiston vaihto maksaa?

Vaihto maksaa yleensä vanhan toimiston irtisanomisajan kuukausimaksut ja uuden toimiston aloitusmaksun, joka on markkinalla tyypillisesti 0–300 euroa. Kallein virhe on tuplalasku. Jos uusi toimisto aloittaa ennen kuin vanha sopimus on päättynyt, maksat kahdelle toimistolle samoista kuukausista.

Kuluja pienennät näin: irtisano heti, kun uusi toimisto on valittu. Pyydä aineisto sähköisenä ja maksa avoimet laskut ensin. Kysy aloitusmaksu kirjallisena ennen sopimusta. Sovi kirjallisesti, kumpi toimisto tekee kesken jääneen tilikauden tilinpäätöksen.

Onko tilitoimisto pakollinen ja kuka valvoo tilitoimistoja?

Tilitoimisto ei ole pakollinen. Kirjanpitovelvollisuus on yrityksellä itsellään, ja kirjanpidon voi tehdä itse tai ostaa tilitoimistolta. Vastuu kirjanpidosta ja ilmoituksista säilyy aina yrityksellä, vaikka työn tekisi tilitoimisto. Siksi vaihdossa yksikään ALV-ilmoitus tai palkanmaksu ei saa jäädä väliin.

Kirjanpitäjän ammatti ei ole luvanvarainen, eikä tilitoimistoja valvo yksi viranomainen. Kirjanpitopalvelujen tarjoajat kuuluvat rahanpesulain valvonnan piiriin, ja valvontarekisteriä pitää 1.1.2026 alkaen Lupa- ja valvontavirasto. Laatua voi arvioida Taloushallintoliiton auktorisoinnista, joka on vapaaehtoinen. Ehdot on koottu artikkeliin auktorisoitu tilitoimisto. Jos harkitset kirjanpidon tekemistä itse, katso ensin kirjanpito itse.

Miksi vaihto pelottaa ja miksi ei pitäisi

Vaihtoa harkitseva yrittäjä pelkää yleensä kolmea asiaa.

Jotain katoaa matkalla

Kirjanpito on jatkumo, ja siksi vaihdossa täsmäytetään. Uusi kirjanpitäjä vertaa avaavia saldoja pankkitiliin, ALV-velkaan ja edelliseen tilinpäätökseen. Jos vanhassa kirjanpidossa on virhe, se löytyy nyt. Samalla saat usein ensimmäistä kertaa selvän kuvan siitä, missä yritys oikeasti menee.

Maksan kahta toimistoa yhtä aikaa

Tämä on todellinen riski, jos irtisanot väärään aikaan. Ratkaisu on ajoitus: sovi uuden toimiston aloitus samaan päivään, jona vanha loppuu. Jos irtisanomisaika on pitkä, uusi toimisto voi ottaa aineistoa vastaan ja tehdä valtuudet jo ennen laskutuksen alkua. Taukossa laskutus alkaa vasta siitä kuukaudesta, jonka kirjanpidon teemme.

Uusi kirjanpitäjä ei tunne yritystäni

Aluksi ei tunnekaan, joten ensimmäinen puhelu on tärkein. Hyvä kirjanpitäjä kysyy, mitä yrityksesi arjessa tapahtuu: millaisia kuluja on, miten myynti tulee, onko autoa, matkoja tai työntekijöitä. Tunnin keskustelu korvaa vuosien tuttuuden, jos vanha kirjanpitäjä ei koskaan kysynyt mitään.

Mikä vaihdossa menee yleensä pieleen

Vaihto Taukoon

Jos vaihdat Taukoon, sinun osuutesi on irtisanominen ja Suomi.fi-valtuudet. Me pyydämme aineiston vanhalta toimistolta, syötämme avaavat saldot ja täsmäytämme pankkitilin. Kaikki kulut kerrotaan ennen sopimusta. Kysymykset ja neuvonta kuuluvat kiinteään kuukausihintaan, ja kirjanpitäjä tarkistaa kirjanpitosi joka kuukausi. Aikajana ja työnjako ovat sivulla tilitoimiston vaihto ilman katkoa, ja tilitoimistojen hintataso sivulla kirjanpidon hinta 2026.

Kirjoittaja

Iiro Purimäki

Tauko kirjanpito

Kirjoittaa Taukon blogiin yrityksen perustamisesta, yritysmuodon ja tilitoimiston valinnasta sekä yrittäjän arjesta.