Tosite
Englanniksi: voucher, receipt, supporting document
Tosite on kirjanpidon asiakirja tai sähköinen tallenne, joka todistaa liiketapahtuman, kuten oston, myynnin tai maksun. Tositteita ovat esimerkiksi kuitit, osto- ja myyntilaskut, palkkalaskelmat, sopimukset ja pankin tiliotteet. Kirjanpitolain 2 luvun 5 §:n mukaan jokainen kirjaus perustuu päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, ja tositteet säilytetään kuusi vuotta.
Yrittäjälle tosite tarkoittaa käytännössä sitä, että jokaisesta ostosta, myynnistä ja maksusta jää todiste talteen. Ilman tositetta kulua ei voi kirjata, eikä sitä voi vähentää verotuksessa. Jokaisen kirjauksen pitää perustua päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, ja tositteet säilytetään kuusi vuotta.
Mitä tositteet voivat olla? Pienyrityksen tavallisimmat tositteet ovat: 1) kuitit, kuten kassakuitti tai verkkokaupan ostokuitti, 2) ostolaskut ja omat myyntilaskut, 3) palkkalaskelmat ja matkalaskut, 4) sopimukset, kuten vuokrasopimus, kun niiden perusteella maksetaan, 5) pankin tiliotteet ja 6) itse laaditut muistiotositteet, esimerkiksi poistolaskelma tai jaksotus. Kun ostos on maksettu kortilla, tarvitset yleensä kaksi tositetta: kuitin siitä, mitä ostettiin, ja tiliotteen maksusta.
Mitä tositteessa pitää olla? Hyvästä tositteesta näkyy päivämäärä, summa, myyjä, mitä ostettiin ja arvonlisäveron osuus. Jos ostit työkalun rautakaupasta, kuitti on tosite. Jos maksoit sen yrityksen kortilla, tiliote todistaa maksun, mutta ei sitä, mitä ostit.
Onko tosite sama kuin kuitti? Kuitti on yksi tositelaji. Tositteita ovat myös ostolaskut, omat myyntilaskut, tiliotteet, palkkalaskelmat, matkalaskut ja omatositteet. Tosite on siis yläkäsite kaikille asiakirjoille, joilla liiketapahtuma todistetaan kirjanpidossa. Kirjanpitolaki jakaa tositteet ulkoisiin, jotka tulevat yrityksen ulkopuolelta (ostolasku, kuitti, tiliote), ja sisäisiin, jotka yritys laatii itse (muistiotosite, palkkalaskelma, poistolaskelma). Ulkoinen tosite on aina ensisijainen, ja muistiotosite käy vain, kun ulkoista ei ole saatavilla.
Mitä kirjanpitolaki vaatii tositteelta? Kirjanpitolain 2 luvun 5 §:n mukaan jokaisen kirjauksen pohjana on päivätty ja järjestelmällisesti numeroitu tosite. Menotositteesta pitää näkyä, mitä ostettiin, ja tulotositteesta, mitä myytiin. Itse laadittu tosite pitää varmentaa, eli siihen liitetään selvitys ja esimerkiksi tiliote. Kirjausketjun pitää myös toimia molempiin suuntiin: tositteesta päästään kirjaukseen ja tilinpäätökseen ja takaisin. Kuitin yksityiskohtaiset vaatimukset ovat artikkelissa tositteen vaatimukset.
Yleisin virhe on luottaa pelkkään tiliotteeseen. Pankkirivi "K-Rauta 184,50" ei kerro, oliko ostos yritykselle vai kotiin, eikä siitä voi erottaa arvonlisäveroa. Ilman kuittia kulu voi jäädä verotuksessa vähentämättä ja ALV palauttamatta. Toinen virhe on lämpökuitti laatikossa: se haalistuu lukukelvottomaksi parissa vuodessa.
Kauanko tositteita pitää säilyttää? Sähköinen tosite on täysin laillinen. Kuitin valokuva kelpaa, kun se on luettava ja säilytetään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Paperikuittia ei tarvitse säilyttää, kun kuva on tallessa. Jos kuitti katoaa, voit laatia omatositteen: kirjoitat siihen mitä ostit, milloin, keneltä ja miksi, ja liität mukaan tiliotteen. Tilinpäätös ja kirjanpidot säilytetään pidempään, 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Kalenterivuoden tilikaudella tämä tarkoittaa, että vuonna 2026 voit hävittää tositteet tilikausilta, jotka päättyivät vuonna 2019 tai aiemmin. Säilytyksestä kerrotaan tarkemmin artikkelissa kirjanpitoaineiston säilytys.
Miten tositteet numeroidaan? Tositteet numeroidaan juoksevasti, ja jokaisesta kirjauksesta pitää päästä takaisin tositteeseen. Jos teet kirjanpidon itse, numeroi kuitit samassa järjestyksessä kuin kirjaat ne, esimerkiksi kuukausittain omana sarjanaan. Ulkomaisista verkko-ostoista, kuten ohjelmistotilauksista, tosite on yleensä sähköpostiin tuleva kuitti tai lasku. Tallenna se heti, koska palvelun tililtä vanhoja laskuja ei aina saa jälkikäteen.
Taukossa voit kysyä kuitteihin liittyvistä epäselvyyksistä kirjanpitäjältä aina, kun tarvitset, eikä se maksa erikseen. Kiinteän kuukausihinnan näet sivulta katso oma hintasi.
Esimerkki
Laskennallinen esimerkki: ostat näytön 310 eurolla, hinta sisältää 25,5 %:n arvonlisäveron. Kuitin perusteella kulua kirjataan 247,01 euroa ja palautettavaa ALV:tä 62,99 euroa. Ilman kuittia menetät ALV-vähennyksen ja mahdollisesti koko kuluvähennyksen, joten puuttuva paperi maksaa helposti yli 100 euroa.
Usein kysytyt
Mikä on tosite?+
Tosite on asiakirja, joka todistaa yhden liiketapahtuman kirjanpidossa, esimerkiksi kuitti, ostolasku, oma myyntilasku tai tiliote. Jokainen kirjaus perustuu päivättyyn ja numeroituun tositteeseen.
Mitä tositteet voivat olla?+
Tositteita ovat kuitit, ostolaskut, omat myyntilaskut, palkkalaskelmat, matkalaskut, maksujen perusteena olevat sopimukset, pankin tiliotteet ja itse laaditut muistiotositteet. Kirjanpitolain 2 luvun 5 §:n mukaan jokainen kirjaus perustuu tällaiseen päivättyyn ja numeroituun tositteeseen.
Onko tosite sama kuin kuitti?+
Kuitti on yksi tositelaji. Tositteita ovat myös ostolaskut, omat myyntilaskut, tiliotteet, palkkalaskelmat, matkalaskut ja omatositteet.
Mitä tositteessa pitää olla?+
Hyvästä tositteesta näkyy päivämäärä, summa, myyjä, mitä ostettiin ja arvonlisäveron osuus. Kirjanpidossa tositteet myös numeroidaan juoksevasti.
Kauanko tositteita pitää säilyttää?+
Tositteet säilytetään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Tilinpäätös ja kirjanpidot säilytetään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Lisää artikkelissa kirjanpitoaineiston säilytys.
Minkä vuoden tositteet saa hävittää?+
Kalenterivuoden tilikaudella voit vuonna 2026 hävittää tositteet tilikausilta, jotka päättyivät vuonna 2019 tai aiemmin. Paperikuittia ei tarvitse säilyttää, kun siitä on luettava kuva tallessa.
Pitääkö toiminimen pitää kirjanpitoa?+
Pitää. Toiminimi on kirjanpitovelvollinen, mutta useimmille riittää yhdenkertainen kirjanpito. Lisää artikkelissa toiminimen kirjanpito.
Mitä tosite tarkoittaa?+
Tosite tarkoittaa kirjanpidossa todistetta liiketapahtumasta: asiakirjaa tai sähköistä tallennetta, joka osoittaa, että osto, myynti tai maksu on tapahtunut. Kirjanpitolain mukaan jokainen kirjaus perustuu päivättyyn ja numeroituun tositteeseen.
Mitä ovat kirjanpidon tositteet?+
Ulkoisia tositteita ovat ostolaskut, kuitit ja tiliotteet, jotka tulevat yrityksen ulkopuolelta. Sisäisiä ovat yrityksen itse laatimat, kuten myyntilaskun kopio, palkkalaskelma, matkalasku, poistolaskelma ja muistiotosite.
Kelpaako käsin kirjoitettu kuitti tositteeksi?+
Kelpaa, kun siitä näkyvät päivämäärä, myyjä, mitä ostettiin, summa ja arvonlisäveron osuus. Jos tietoja puuttuu, liitä mukaan tiliote ja selvitys. Ohjeet ovat artikkelissa tositteen vaatimukset.