Verkkolasku ja verkkolaskuosoite:Mistä löydät osoitteen, miten verkkolasku lähetetään ja mitä laskutustietoja tarvitset

Verkkolasku on rakenteinen sähköinen lasku, joka kulkee verkkolaskuoperaattorien kautta suoraan lähettäjän laskutusohjelmasta vastaanottajan kirjanpitoon. Sen lähettämiseen tarvitset laskutusohjelman tai operaattorin ja vastaanottajan verkkolaskuosoitteen, jonka löydät verkkolaskuosoitteistosta Y-tunnuksella. Lähetys maksaa tyypillisesti 0,30–1 euroa laskulta. Sähköpostin PDF ei ole verkkolasku. Kun ostolaskut tulevat verkkolaskuina, sähköinen tilitoimisto saa ne suoraan kirjanpitoon. Kuluttajan e-laskun ja yrityksen verkkolaskun ero on avattu sivulla e-lasku yritykselle.

Mistä löydän verkkolaskuosoitteen?

Sähköinen laskutusosoite: mikä se on?

Sähköinen laskutusosoite, e-laskutusosoite ja verkkolaskuosoite tarkoittavat yritysten välillä samaa asiaa: osoitetta, johon verkkolasku lähetetään. Kuluttajan e-laskuosoite on eri asia, koska e-lasku menee kuluttajan verkkopankkiin. Oman yrityksesi verkkolaskuosoitteen saat pankista, verkkolaskuoperaattorilta tai laskutusohjelmasta, kuten alempana kerron.

Laskutustiedot: mitä tietoja laskun lähettämiseen tarvitaan?

Laskutustiedot ovat vastaanottajan tiedot, joilla lasku menee perille oikeaan paikkaan ja asiakas tunnistaa sen. Yritykselle lähetettävässä laskussa tarvitset vähintään yrityksen virallisen nimen, Y-tunnuksen ja osoitteen. Verkkolaskuun tarvitaan myös verkkolaskuosoite ja operaattorin välittäjätunnus. Laskun muut pakolliset tiedot ovat artikkelissa lasku.

• Yrityksen virallisen nimen ja Y-tunnuksen saat asiakkaalta tai YTJ:n yrityshausta. Niitä tarvitaan laskun pakollisiin tietoihin ja verkkolaskuosoitteen hakuun.
• Laskutusosoitteen tai sähköpostin saat asiakkaalta paperi- tai PDF-laskua varten.
• Verkkolaskuosoitteen (OVT-tunnus tai IBAN) saat verkkolaskuosoitteistosta tai asiakkaalta.
• Välittäjätunnus löytyy samasta paikasta kuin verkkolaskuosoite. Se kertoo, minkä operaattorin kautta lasku kulkee.
• Tarkenteen, viitteen tai tilausnumeron saat asiakkaalta. Niillä lasku ohjautuu oikeaan yksikköön tai kustannuspaikkaan.

Isot yritykset ja julkiset organisaatiot, kuten kaupungit ja hyvinvointialueet, julkaisevat laskutustietonsa yleensä verkkosivuillaan otsikolla laskutusohjeet tai laskutustiedot. Käytä juuri niitä, koska väärään osoitteeseen tai ilman pyydettyä viitettä lähetetty lasku voi palautua tai jäädä maksamatta. Kokoa myös omat laskutustietosi yhteen paikkaan, esimerkiksi verkkosivuille, ja anna ne toimittajillesi. Laskun omat pakolliset tiedot, kuten laskunumero, verokanta ja veron määrä, ovat artikkelissa laskun pakolliset tiedot.

Malli on keksitty esimerkki. Julkaise omat laskutustietosi samassa muodossa verkkosivuillasi, niin toimittajasi löytävät ne. Kaupungit ja hyvinvointialueet julkaisevat omansa sivulla, jonka otsikko on laskutustiedot tai laskutus- ja verkkolaskuosoite. Niiden Y-tunnuksen ja verkkolaskuosoitteen löydät myös YTJ:stä ja verkkolaskuosoitteistosta.

Mitä tietoja laskulla tulee olla?

Laskutustiedot kertovat, minne lasku menee. Laskun sisältö on toinen asia. ALV-rekisteröidyn myyjän laskussa pitää arvonlisäverolain 209 e §:n mukaan olla vähintään nämä tiedot (lähde: Verohallinto, Laskutusvaatimukset arvonlisäverotuksessa):

• Antamispäivä ja juokseva laskunumero, esimerkiksi 14.10.2026, lasku 1043.
• Myyjän nimi, osoite ja Y-tunnus, esimerkiksi Esimerkki Oy, Esimerkkikatu 1, 00100 Helsinki, 1234567-8.
• Ostajan nimi ja osoite, esimerkiksi Asiakas Oy, Asiakaskatu 2, 33100 Tampere. Ostajan ALV-tunniste vain käännetyssä verovelvollisuudessa ja EU-tavarakaupassa.
• Tuotteen tai palvelun laji ja määrä, esimerkiksi kirjanpitokoulutus 3 h, sekä toimitus- tai suorituspäivä, jos se on eri kuin antamispäivä.
• Veroton yksikköhinta ja veron peruste verokannoittain, esimerkiksi 3 × 100 € = 300,00 €.
• Verokanta ja veron määrä, esimerkiksi ALV 25,5 % = 76,50 €.
• Merkintä verottomuudesta tai käännetystä verovelvollisuudesta, esimerkiksi rakentamispalveluissa.

Enintään 400 euron laskussa riittää yksinkertaistettu lasku: antamispäivä, myyjän nimi ja Y-tunnus, tuotteen laji ja määrä sekä veron määrä. Pankkitili, eräpäivä ja viitenumero eivät ole ALV-lain vaatimia, mutta ilman niitä asiakas ei voi maksaa. Kokonainen lista esimerkkeineen on artikkelissa laskun pakolliset tiedot, ja valmis pohja sivulla laskupohja.

Mistä tietää asiakkaan laskutusosoitteen?

Katso ensin asiakkaan verkkosivujen laskutustiedot-sivu, sitten verkkolaskuosoitteisto (verkkolaskuosoite.fi) Y-tunnuksella, ja jos ei löydy, kysy suoraan asiakkaan ostoreskontrasta. Yrityksen virallisen nimen ja postiosoitteen saat YTJ:n yrityshausta. Laskutusosoite on usein eri kuin käyntiosoite, koska isot yritykset ohjaavat paperi- ja PDF-laskut skannauspalveluun.

Miten luet toisen yrityksen laskutustiedot?

Toisen yrityksen laskutustiedot kertovat, missä järjestyksessä se haluaa laskut: ensisijaisesti verkkolaskuna verkkolaskuosoitteeseen, toissijaisesti PDF-tiedostona skannauspalvelun sähköpostiin ja vasta viimeisenä paperilla skannauspalvelun postiosoitteeseen. Käytä ensimmäistä tapaa, johon pystyt, ja kopioi tiedot sellaisinaan. Älä lähetä laskua yrityksen käyntiosoitteeseen tai tavalliseen sähköpostiin, ellei laskutustiedoissa niin lue.

• Verkkolaskuosoite / OVT on vastaanottajan osoite verkkolaskuverkossa, usein 0037 + Y-tunnus. Kopioi se laskutusohjelman vastaanottajatietoihin.
• Operaattori ja välittäjätunnus kertovat, kenen verkon kautta vastaanottaja ottaa laskut vastaan. Valitse sama operaattori ohjelman listasta tai syötä tunnus.
• Välittäjätunnus pankkiverkosta lähetettäessä on erillinen tunnus, jota käytetään, kun lähetät verkkolaskun pankin kautta operaattorin asiakkaalle. Käytä sitä, jos lähetät laskut verkkopankista.
• Tarkenne tai viite ohjaa laskun oikeaan yksikköön tai hyväksyjälle. Lisää se OVT:n perään tai viitekenttään ohjeen mukaan.
• Sähköpostiskannauksen osoite on palvelu, joka muuttaa PDF:n verkkolaskuksi. Lähetä sinne vain laskuja, yleensä yksi lasku yhtenä PDF:nä, ei kuvia tai Word-tiedostoja.
• Paperilaskujen skannausosoite on postiosoite, josta paperilasku skannataan. Tulosta osoite myös itse laskuun, ei vain kirjekuoreen.

Kokorajoitukset ja PDF-ohjeet vaihtelevat skannauspalvelun mukaan, joten lue vastaanottajan ohje. Jos laskutustiedoissa ja verkkolaskuosoitteistossa on eri osoite, käytä asiakkaan omaa ilmoitusta ja kysy tarvittaessa, koska osoitteisto päivittyy viiveellä operaattorin vaihtuessa. Väärään osoitteeseen mennyt lasku palautuu tai jää käsittelemättä ja viivästyttää maksua, joten tarkista osoite ennen ensimmäistä laskua. Kun asiakas ilmoittaa uudet laskutustiedot, päivitä ne heti asiakasrekisteriin.

Sähköinen lasku: verkkolasku, e-lasku vai PDF?

Sähköinen lasku voi tarkoittaa kolmea eri asiaa, ja ne sekoittuvat helposti. Verkkolasku kulkee operaattorien kautta yritykseltä yritykselle tai julkiselle organisaatiolle, suoraan vastaanottajan järjestelmään. E-lasku menee pankin kautta kuluttajan verkkopankkiin valmiiksi maksettavaksi. PDF-lasku lähtee sähköpostin liitteenä kenelle tahansa, ja vastaanottaja käsittelee sen itse.

Mikä verkkolasku on ja mikä ei

Verkkolasku on lasku, jonka tiedot ovat koneluettavassa muodossa (Suomessa Finvoice tai TEAPPS, kansainvälisesti Peppol) ja joka siirtyy verkkolaskuoperaattorien välityksellä suoraan järjestelmästä toiseen. Vastaanottajan ohjelma lukee laskun rivit, summat, eräpäivän ja viitteen ilman, että kukaan näppäilee mitään. Laskun mukana kulkee myös kuvamuoto, joka näyttää tutulta laskulta.

Sähköpostin liitteenä lähetetty PDF on sähköinen, mutta se ei ole verkkolasku. Vastaanottajan pitää avata se, lukea ja syöttää tiedot tai ajaa tunnistuksen läpi. Isot yritykset ja julkinen sektori eivät halua tehdä sitä, ja siksi ne vaativat verkkolaskua. Esimerkiksi Vaasan energia-alan alihankkijalle verkkolasku on arkea. Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019) antaa yritysasiakkaalle oikeuden vaatia verkkolaskua, kun sekä asiakkaan että myyjän liikevaihto on yli 10 000 euroa vuodessa. Julkinen sektori ottaa käytännössä vastaan vain verkkolaskuja.

Miten verkkolaskutus toimii?

Verkkolasku kulkee kuin kirje, mutta postina toimivat operaattorit. Teet laskun ohjelmassa, ohjelma muuttaa sen koneluettavaksi tiedostoksi ja lähettää sen omalle operaattorillesi. Operaattori katsoo vastaanottajan verkkolaskuosoitteesta, minkä operaattorin asiakas tämä on, ja välittää laskun sille. Vastaanottajan operaattori toimittaa laskun suoraan asiakkaasi kirjanpito-ohjelmaan. Matka kestää yleensä minuutteja, ja saat tiedon, jos lasku ei mene perille.

Sähköiset laskutusosoitteet: miten saat verkkolaskuosoitteen

Verkkolaskuosoite on yrityksen osoite verkkolaskuverkossa, kuten sähköpostiosoite sähköpostissa. Se on joko OVT-tunnus (0037 + Y-tunnus ilman väliviivaa, esimerkiksi 003712345678) tai IBAN-pohjainen osoite pankkien verkossa. OVT-tunnus ja verkkolaskuosoite eivät siis ole aina sama asia, vaan OVT-tunnus on yksi verkkolaskuosoitteen muoto. Osoitteen kanssa tarvitaan operaattorin tunnus, joka kertoo, minkä välittäjän kautta lasku kulkee.

Tarkenne on OVT-tunnuksen perään lisättävä lyhyt merkkijono, jolla iso organisaatio ohjaa laskut oikeaan yksikköön tai kustannuspaikkaan. Esimerkiksi osoitteen 003712345678 perään voi tulla tarkenne 1001. Jos asiakas antaa sinulle tarkenteen, käytä juuri sitä, muuten lasku voi palautua tai jäädä käsittelemättä. Pienyritys ei yleensä tarvitse omaa tarkennetta.

Verkkolaskuosoitteen muodot ja välittäjätunnus

• OVT-tunnus: 0037 + Y-tunnus ilman väliviivaa + mahdollinen tarkenne, 12–17 merkkiä. Esimerkki 003712345678.
• IBAN-osoite: pankkitilin IBAN, kun laskut vastaanotetaan pankin kautta. Esimerkki FI21 1234 5600 0007 85.
• Pankin välittäjätunnus on pankin BIC-koodi, esimerkiksi NDEAFIHH (Nordea).
• Operaattorin välittäjätunnus on operaattorin oma tunnus, usein sen OVT-tunnus tai nimi. Tarkista se osoitteistosta.

Esimerkkiosoitteet ovat keksittyjä, joten tarkista asiakkaan oikeat tiedot aina verkkolaskuosoitteistosta tai asiakkaalta. Kopioi tiedot vastaanoton kohdalta. Yrityksellä voi olla eri operaattori laskujen lähettämiseen ja vastaanottoon, ja väärä välittäjätunnus on tavallisin syy palautuneeseen verkkolaskuun.

Tieken verkkolaskuosoitteistosta (verkkolaskuosoite.fi) haet yrityksen verkkolaskuosoitteen ja operaattorin maksutta nimellä tai Y-tunnuksella. Kaikki yritykset eivät ole ilmoittaneet tietojaan osoitteistoon, joten jos yritystä ei löydy, kysy osoite asiakkaalta. Hyvä laskutusohjelma hakee osoitteen automaattisesti.

Mitä verkkolasku maksaa

Ilmainen verkkolasku: onko sellaista?

On, rajatusti. Valtion virastoille ja laitoksille voi lähettää verkkolaskuja maksutta Valtiokonttorin ohjeistamien toimittajaportaalien kautta, jos omaa verkkolaskuohjelmaa ei ole. Monessa laskutusohjelmassa on myös ilmainen versio, jossa on muutama verkkolasku kuukaudessa. Jos lähetät verkkolaskuja säännöllisesti, ohjelma, joka vie laskun samalla kirjanpitoon, on yleensä edullisempi kuin erillinen ilmainen portaali, koska kirjaustyö jää pois.

Verkkolaskun hyödyt: suurin on ostolaskuissa

Moni pienyrittäjä ajattelee verkkolaskua vain lähettämisen kannalta, mutta suurempi hyöty on toisessa suunnassa. Kun annat toimittajillesi verkkolaskuosoitteen, jokainen puhelin-, ohjelmisto-, vuokra- ja tukkulasku tulee suoraan kirjanpitoon rakenteisena: summa, ALV, eräpäivä ja viite valmiina. Sähköpostia ei tarvitse selata eikä kuittia kuvata, ja lasku odottaa hyväksyntää kirjanpito- tai laskutusohjelmassa. Kun se hyväksytään, se siirtyy maksuun ja kirjautuu. Jos tilitoimistosi pyytää yhä kuitteja ja laskuja sähköpostilla kuukausittain, kilpailuta nykyinen tilitoimisto.

Näin poistuu yksi yleisimmistä kirjanpidon ongelmista, puuttuva ostolasku. Sähköpostiin tullut lasku unohtuu, verkkolasku ei. Koska verkkolaskussa ALV on eritelty rakenteisena, vähennys tulee oikein ilman tulkintaa.

Milloin verkkolasku on pakollinen

• Julkinen sektori (valtio, kunnat, hyvinvointialueet, julkiset hankintayksiköt) vastaanottaa vain verkkolaskuja, jotka noudattavat eurooppalaista standardia EN 16931.
• Yritysasiakas voi vaatia verkkolaskua lain nojalla, ja iso osa isoista yrityksistä tekee niin. Oikeus ja velvollisuus koskevat vain yrityksiä, joiden liikevaihto on yli 10 000 euroa vuodessa, ja raja koskee molempia osapuolia.
• Pienten yritysten välillä ja kuluttajalaskutuksessa verkkolasku ei ole pakollinen. Kuluttajalle sähköposti tai e-lasku verkkopankkiin on tavallinen tapa.
• E-lasku on kuluttajan verkkopankkiin menevä lasku, verkkolasku yritysten välinen. Toiminimiyrittäjä voi vastaanottaa yrityksen laskuja myös e-laskuina henkilökohtaiseen verkkopankkiin, mutta silloin laskut eivät tule kirjanpitoon automaattisesti.

E-laskutus: e-laskun lähettäminen kuluttajalle

E-laskutus tarkoittaa laskun lähettämistä kuluttajan verkkopankkiin, jossa lasku näkyy valmiina maksettavaksi. Lähettäminen vaatii, että sinulla on pankin tai laskutusohjelman e-laskupalvelu ja asiakas on tehnyt e-laskutilauksen tai suoramaksusopimuksen yrityksellesi. Pienessä yrityksessä e-laskua käytetään lähinnä toistuvissa kuluttajalaskuissa, kuten kuukausimaksuissa. Mitä kuluttajalaskussa pitää olla ja paljonko maksuaikaa annetaan, on koottu oppaaseen lasku yksityishenkilölle.

Kuluttaja tilaa e-laskun verkkopankistaan tai mobiilisovelluksestaan laskuttajan nimellä, usein laskun mukana tulleella tunnisteella. Lähettämisen hinta yritykselle riippuu pankin tai laskutusohjelman hinnastosta. E-lasku ei ole pakollinen kummallekaan osapuolelle, mutta toistuvissa laskuissa se vähentää myöhästyneitä maksuja.

Peppol ja ulkomaiset asiakkaat

Suomen verkkolaskuverkko on kotimainen, mutta operaattorit ovat liittyneet eurooppalaiseen Peppol-verkkoon. Sen kautta verkkolaskun voi lähettää esimerkiksi ruotsalaiselle, norjalaiselle tai saksalaiselle yritykselle. Vastaanottajalla pitää olla Peppol-osoite, jonka löydät operaattorisi hakemistosta. Julkinen sektori useissa EU-maissa vaatii Peppol-laskuja, ja iso osa pohjoismaisista yrityksistä ottaa niitä vastaan. Jos laskutat säännöllisesti ulkomaille, kysy operaattoriltasi Peppol-valmiutta. Laskun englanninkieliset termit ovat sivulla verkkolasku englanniksi, ja ulkomaanlaskun ALV-käsittely artikkelissa Laskutus ulkomaille.

Laskutustiedot kuntoon: tarkistuslista pienyrittäjälle

Verkkolaskusta on hyötyä vasta, kun sekä omat että asiakkaiden laskutustiedot ovat oikein. Käy nämä läpi kerran ja päivitä aina, kun vaihdat pankkia, operaattoria tai laskutusohjelmaa.

• Omat laskutustiedot ovat yhdessä paikassa: nimi, Y-tunnus, osoite, verkkolaskuosoite, välittäjätunnus ja sähköposti PDF-laskuille.
• Yrityksesi löytyy Tieken verkkolaskuosoitteistosta Y-tunnuksella, ja tiedot ovat ajan tasalla.
• Olet pyytänyt toimittajilta puhelin-, ohjelmisto- ja tukkulaskut verkkolaskuina.
• Julkisen sektorin ja isojen yritysten vaatimat tarkenteet ja viitteet on tallennettu asiakastietoihin.
• Kun vaihdat operaattoria, ilmoitat uuden osoitteen ja pidät vanhan voimassa siirtymäajan.

Laskun sisältövaatimukset ovat artikkelissa laskun pakolliset tiedot, ja sähköisen kirjanpidon kokonaisuus artikkelissa sähköinen kirjanpito. Kirjanpidon hinnan näet hintalaskurista. Asiakkaan verkkolaskuosoitteen löydät sähköisistä laskutusosoitteista.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.