Reskontra: mitä se tarkoittaa ja miten laskutus ja myyntireskontra hoidetaan

Reskontra tarkoittaa luetteloa yrityksen avoimista laskuista asiakkaittain tai toimittajittain. Myyntireskontrasta näet, kuka asiakas ei ole vielä maksanut ja kuinka paljon on myöhässä. Ostoreskontrasta näet, mitä laskuja yrityksen pitää vielä maksaa. Laskutus ja reskontra kuuluvat yhteen: jokainen lähetetty lasku menee reskontraan ja poistuu sieltä, kun maksu on kirjattu.

Mitä tarkoittaa reskontra?

Sana tulee kirjanpidon perinteestä, ja se tarkoittaa alakirjanpitoa. Pääkirjassa myyntisaamiset näkyvät yhtenä summana. Reskontra avaa saman summan laskuiksi: asiakas, laskun numero, päivä, eräpäivä, summa ja tila. Kun kaikki avoimet laskut lasketaan yhteen, tuloksen pitää olla sama kuin pääkirjan myyntisaamisten saldo.

Ostopuoli on kerrottu tarkemmin artikkelissa ostolasku. Tässä keskitytään myyntipuoleen, koska se ratkaisee, milloin raha tulee tilille.

Mikä on reskontra englanniksi?

Reskontra on englanniksi ledger tai tarkemmin subsidiary ledger eli pääkirjaa tarkentava alakirjanpito. Myyntireskontra on brittienglanniksi sales ledger ja amerikanenglanniksi accounts receivable ledger, ja ostoreskontra vastaavasti purchase ledger tai accounts payable ledger. Pelkkä accounts receivable tarkoittaa myyntisaamisia, eli taseen erää, jonka myyntireskontra avaa laskuiksi.

Sana reskontra tulee ruotsin kautta italian sanasta riscontro, joka tarkoittaa tarkastusta tai vertailua (Ruotsin kielen ja kansanperinteen instituutti Isof). Ruotsissa samoja asioita kutsutaan nimillä kundreskontra ja leverantörsreskontra. Englanninkielisessä raportissa kannattaa käyttää vakiintunutta termiä eikä suoraa käännöstä: ulkomainen omistaja tai rahoittaja ymmärtää sanan sales ledger tai accounts receivable heti, reskontraa ei. Muita kirjanpidon termejä englanniksi on koottu sivulle kirjanpito englanniksi.

Miten laskutus ja myyntireskontra toimivat yhdessä?

Kun lähetät myyntilaskun, laskutusohjelma tallentaa sen myyntireskontraan avoimeksi. Kun asiakas maksaa, pankki tuo maksun tiedot viitenumeron kanssa, ja ohjelma kohdistaa maksun oikeaan laskuun. Lasku muuttuu maksetuksi ja poistuu avoimista. Avoimen laskun seurannasta kerrotaan artikkelissa avoin lasku. Jos viitenumero puuttuu tai summa on väärä, maksu jää kohdistamatta, ja lasku näyttää yhä avoimelta.

Miten tehdään laskutus, joka on helppo kohdistaa?

Lasku on helppo kohdistaa, kun siinä on oikeat perustiedot ja jokaisella laskulla oma viitenumero. Pakolliset merkinnät on lueteltu artikkelissa laskun pakolliset tiedot. Reskontran kannalta tärkeimmät ovat nämä.

• Oma viitenumero jokaiselle laskulle. Ilman sitä maksu pitää kohdistaa käsin.
• Selvä eräpäivä. Yritysten välillä yli 30 päivän maksuajasta pitää sopia nimenomaisesti. Lisää artikkelissa maksuehto.
• Asiakkaan oikea nimi ja Y-tunnus. Muuten asiakkaan ostoreskontra voi hylätä laskun.
• Verkkolaskuosoite yritysasiakkaalle, jos asiakas sitä pyytää.
• Yksi lasku, yksi toimitus. Kun laskulle ei kasaa useita projekteja, osamaksut on helpompi kohdistaa.

Missä ajassa yrityksen pitää laskuttaa?

Kun myyt tavaraa toiseen EU-maahan tai palvelua EU-yritykselle käännetyllä verovelvollisuudella, lasku on annettava viimeistään toimitusta seuraavan kuukauden 15. päivänä. Kotimaan myynnissä laskuta käytännössä heti työn valmistuttua: maksuaika alkaa laskusta, joten jokainen odotettu päivä siirtää rahaa myöhemmäksi.

Laskun päivä ei kuitenkaan päätä, mihin kuukauteen myynti kirjanpidossa kuuluu. Suoriteperusteisessa kirjanpidossa myynti kirjataan toimituksen mukaan. Ero maksu- ja suoriteperusteen välillä on avattu artikkelissa maksuperusteinen vai suoriteperusteinen.

Miten myyntireskontraa luetaan?

Hyödyllisin näkymä on ikäjakauma: avoimet laskut ryhmiteltynä sen mukaan, kuinka paljon eräpäivästä on kulunut. Se kertoo yhdellä silmäyksellä, onko ongelma yksi asiakas vai koko laskutuskäytäntö.

Esimerkissä asiakas C on myöhässä isolla summalla, ja asiakkaan D lasku on jo yli 45 päivää vanha. C:lle lähetetään muistutus heti ja D:n kanssa sovitaan maksusuunnitelma tai siirretään lasku perintään. Yritysten välisessä kaupassa myöhästyneelle laskulle voi periä viivästyskorkoa, jonka laskee viivästyskorkolaskurilla.

Miten reskontra täsmäytetään kirjanpitoon?

Täsmäytys tarkoittaa, että reskontran avoimien laskujen summa on sama kuin kirjanpidon myyntisaamisten saldo samana päivänä. Kun luvut eroavat, syy on lähes aina jokin näistä: maksu on kirjattu ilman kohdistusta, hyvityslasku puuttuu, lasku on lähetetty kahteen kertaan tai asiakas on maksanut kaksi laskua yhdellä summalla.

1. Ota kuun viimeisen päivän avoimet laskut reskontrasta ja myyntisaamisten saldo pääkirjasta.
2. Jos summat eroavat, etsi kohdistamattomat maksut pankkitililtä.
3. Tarkista hyvityslaskut: jokainen hyvitys pitää kohdistaa alkuperäiseen laskuun.
4. Kirjaa luottotappio vain, kun saatava on todennäköisesti menetetty, esimerkiksi asiakkaan konkurssin jälkeen.
5. Tallenna reskontran tuloste tilinpäätöksen tase-erittelyyn.

Myyntireskontran hallinta: viikkorutiini 15 minuutissa

Reskontra on hyödyllinen vain, jos sitä katsotaan säännöllisesti. Pienessä yrityksessä riittää kiinteä viikkorutiini ja kuukausittainen täsmäytys. Viikkorutiini estää tavallisimman ongelman: lasku unohtuu, ja muistutus lähtee vasta, kun asiakas on jo maksanut muille.

• Maanantai: katso eräpäivän ohittaneet laskut ja lähetä muistutus kaikille yli 7 päivää myöhässä oleville.
• Kohdistamattomat maksut: selvitä pankkitilin maksut, joille ei löytynyt laskua. Usein asiakas on maksanut kaksi laskua yhdellä summalla.
• Isot avoimet laskut: soita, jos iso lasku on yli kaksi viikkoa myöhässä. Puhelu toimii paremmin kuin kolmas muistutus.
• Uudet asiakkaat: tarkista, että asiakkaan Y-tunnus ja verkkolaskuosoite ovat oikein ennen seuraavaa laskua.
• Kuun lopussa: täsmäytä reskontra kirjanpitoon (alla).

Muistutuksen sisältö ja kulut ovat artikkelissa maksumuistutus. Jos maksu jää kokonaan tulematta, katso perintä.

Ostoreskontra: laskut maksuun ajallaan ja vain kerran

Ostoreskontra on sama luettelo toisin päin: yrityksen saamat, maksamattomat ostolaskut. Sen tehtävä on varmistaa, että jokainen lasku maksetaan eräpäivänä, kerran ja oikealle saajalle. Kun ostolaskut tulevat verkkolaskuina, ne menevät suoraan ostoreskontraan, ja maksu voidaan hyväksyä ja lähettää pankkiin samasta näkymästä. Paperi- ja PDF-laskut pitää viedä reskontraan käsin, ja niissä syntyy useimmat kaksoismaksut.

Tarvitseeko toiminimi reskontraa?

Laki ei vaadi erillistä reskontraohjelmaa, mutta jokaisen yrityksen pitää tietää avoimet laskunsa. Toiminimi voi pitää kirjanpitoa maksuperusteisesti kesken tilikauden, jolloin myynti kirjataan, kun raha tulee. Tilikauden lopussa avoimet myyntilaskut ja ostolaskut kirjataan silti myyntisaamisiksi ja ostoveloiksi. Silloin reskontran tuloste on juuri se lista, jota kirjanpitäjä tarvitsee. Useimmissa laskutusohjelmissa myyntireskontra syntyy automaattisesti laskuista.

Mikä on laskutuslisä ja kuuluuko siihen ALV?

Laskutuslisä on laskun loppusummaan lisättävä maksu paperilaskusta tai laskun käsittelystä. Se on arvonlisäverolain mukaan hinnanlisä, joten siihen lisätään sama ALV kuin myytyyn tuotteeseen tai palveluun, esimerkiksi 25,5 %. Laskutuslisä kannattaa sopia ja kertoa etukäteen, ja se näkyy reskontrassa osana laskun summaa.

Mikä ero on e-laskulla ja verkkolaskulla?

Verkkolasku lähetetään yritykselle tai julkiselle organisaatiolle verkkolaskuosoitteeseen, ja se siirtyy suoraan vastaanottajan ostoreskontraan. E-lasku on kuluttajalle lähetettävä lasku, joka tulee suoraan hänen verkkopankkiinsa. Molemmissa viitenumero kulkee automaattisesti, joten maksu kohdistuu myyntireskontraan ilman käsityötä. Lisää artikkelissa verkkolasku.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.