Yksinkertainen lasku: lyhin lainmukainen lasku, valmis malli ja laskun tekeminen itse

Yksinkertainen lasku tarkoittaa lyhyintä laskua, joka täyttää lain vaatimukset. Arvonlisäverolain mukaan yrityksen laskussa on oltava päiväys, juokseva numero, myyjän ja ostajan tiedot, myydyt tuotteet tai palvelut, toimituspäivä, veroton hinta, verokanta ja veron määrä. Verohallinnon laskutusohjeen mukaan enintään 400 euron laskuun riittää yksinkertaistettu lasku, josta ostajan nimi ja osoite voivat puuttua. Alla on valmis yksinkertaisen laskun malli, jonka voit kopioida Wordiin, Google Docsiin tai Exceliin, ohje laskun tekemiseen itse viidessä minuutissa, suomalaisen viitenumeron laskeminen käsin sekä se, milloin yksinkertainen lasku ei enää riitä.

Miltä yksinkertainen lasku näyttää? Malli kopioitavaksi

Alla on yksinkertaisen laskun malli ALV-velvolliselle yritykselle. Kopioi rakenne asiakirjaan, vaihda omat tietosi ja tallenna PDF:ksi. Jokainen rivi on joko lain vaatima tai maksamisen kannalta välttämätön.

Valmis täytettävä pohja on sivulla laskupohja. Kaikkien laskumerkintöjen selitykset ja erikoistilanteet, kuten käännetty verovelvollisuus ja EU-myynti, ovat artikkelissa laskun pakolliset tiedot.

Mikä on yksinkertaistettu lasku, ja milloin se riittää?

Yksinkertaistettu lasku on kevennetty lasku, jonka saa antaa, kun laskun loppusumma on enintään 400 euroa arvonlisävero mukaan lukien. Siitä voivat puuttua ostajan nimi ja osoite sekä osa erittelyistä. Tavallinen kassakuitti on käytännössä yksinkertaistettu lasku.

Yksinkertaistettu lasku sopii esimerkiksi torimyyntiin, pieniin palveluihin kuluttajille ja kassakuitiksi. Yritysasiakas, joka haluaa vähentää ALV:n, pyytää yleensä täyden laskun omalla nimellään jo pienemmistäkin summista. Kuitin tiedot ovat artikkelissa kuitti.

Millä tavoilla yksinkertaisen laskun voi tehdä?

1. Oma pohja: tee lasku Wordissa, Excelissä tai Google Sheetsissä ja tallenna PDF:ksi. Ilmainen, mutta numerointi ja viitteet ovat omalla vastuullasi.
2. Selaimessa täytettävä pohja: täytä laskupohja ja tallenna valmis lasku PDF:nä.
3. Laskutusohjelma: ohjelma numeroi laskut, laskee viitteen ja ALV:n ja lähettää tarvittaessa verkkolaskun. Vertailu: laskutusohjelma vertailu.
4. Laskutuspalvelu ilman Y-tunnusta: kevytyrittäjä laskuttaa työnsä laskutuspalvelun kautta, joka hoitaa ALV:n ja ennakonpidätyksen. Vertailu: laskutuspalvelut vertailu.

Miten teet laskun itse? Viisi vaihetta

Wordissa ja Google Docsissa laskun rivit kannattaa tehdä taulukkona, Excelissä tai Google Sheetsissä voit laskea ALV:n ja loppusumman kaavoilla, esimerkiksi =B5*0,255. Tallenna pohja ja tee jokaisesta laskusta kopio, jotta vanhat laskut säilyvät muuttumattomina. Kirjanpitolain mukaan tositteet säilytetään vähintään 6 vuotta. Maksuehdot ja yleisimmät laskuvirheet ovat artikkelissa tee lasku.

Tarkistuslista ennen kuin lähetät laskun

• Laskunumero jatkaa edellisestä, eikä sama numero ole käytössä kahdesti.
• Myyjän Y-tunnus ja ostajan nimi ja osoite ovat mukana, jos summa on yli 400 euroa.
• Jokaisella rivillä on määrä ja veroton hinta, ja vero on eritelty euroina verokannoittain (yleensä 25,5 %).
• Toimituspäivä tai työn ajanjakso on merkitty.
• Eräpäivä on päivämääränä, ja viitenumeron tarkiste on laskettu oikein.
• Lasku on tallennettu PDF:nä, ja kopio on kirjanpidon kansiossa.

Miten viitenumero lasketaan itse?

Suomalainen viitenumero on 4–20 numeron pituinen, ja sen viimeinen numero on tarkiste, jonka voit laskea itse. Perusosan, esimerkiksi laskun numeron, numerot kerrotaan oikealta vasemmalle vuorotellen painoilla 7, 3 ja 1, tulot lasketaan yhteen, ja tarkiste on luku, joka puuttuu summasta seuraavaan täyteen kymmeneen. Jos summa on jo tasakymmen, tarkiste on 0.

Laskutusohjelma laskee viitteen automaattisesti, mutta käsin tehdyssä laskussa väärä tarkiste saa pankin hylkäämään viitteen, ja maksu tulee ilman viitettä. Silloin sinun pitää kohdistaa maksu käsin.

Miten teet yksinkertaisen laskun, kun et ole ALV-velvollinen?

Jos yrityksesi ei ole arvonlisäverorekisterissä, esimerkiksi koska liikevaihto jää alle 20 000 euron, laskuun ei saa lisätä arvonlisäveroa. Laskusta jäävät pois verokanta ja veron määrä, ja niiden tilalle kirjoitetaan peruste, esimerkiksi "Myyjä ei ole arvonlisäverovelvollinen". Muut tiedot ovat samat. Kun laskutus kasvaa ja mietit, kannattaako kirjanpito ulkoistaa, katso oma hintasi.

Saako yksityishenkilö tehdä laskun?

Saa. Yksityishenkilö voi laskuttaa esimerkiksi myydystä tavarasta, vuokrasta tai satunnaisesta työstä, eikä siihen tarvita Y-tunnusta. Yksityishenkilön laskussa ei ole arvonlisäveroa, ja siinä on hyvä olla nimi, osoite, päivämäärä, mitä myytiin, summa ja maksutiedot. Jos työ on toistuvaa ja ansiotarkoituksessa tehtyä, kyse voi olla elinkeinotoiminnasta, jolloin tarvitset yrityksen tai kevytyrittäjän laskutuspalvelun. Ohjeet ovat artikkelissa laskutus yksityishenkilönä.

Milloin yksinkertainen PDF-lasku ei riitä?

PDF-lasku riittää kuluttajille ja useimmille pienille yritysasiakkaille. Lain 241/2019 mukaan yritysasiakas, jonka liikevaihto on yli 10 000 euroa, voi kuitenkin vaatia verkkolaskun laskuttajalta, jonka liikevaihto on myös yli 10 000 euroa, ja julkinen sektori ottaa vastaan vain verkkolaskuja. Silloin tarvitset laskutusohjelman tai verkkolaskupalvelun, joka lähettää laskun rakenteisena.

• Asiakas pyytää verkkolaskun: katso ohje artikkelista verkkolaskun lähettäminen.
• Laskuja on yli muutama kuussa: laskutusohjelma numeroi, laskee viitteet ja seuraa maksuja. Vertailu on artikkelissa laskutusohjelma vertailu.
• Haluat ilmaisen ratkaisun: ilmaiset tavat tehdä ja lähettää lasku ovat artikkelissa ilmainen lasku.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.