Ilmainen lasku: näin teet ja lähetät laskun maksutta, ja mitä ilmaiselta laskulta puuttuu

Ilmainen lasku on täysin pätevä lasku, kun siinä ovat oikeat tiedot. Asiakas ei näe, tehtiinkö lasku Excelissä vai 40 euron kuukausihintaisessa ohjelmassa. Ero syntyy sinun päässäsi: kuka pitää kirjaa numeroista, huomaa maksamattomat laskut ja vie myynnin kirjanpitoon.

Mikä on edullisin laskutusohjelma?

Edullisin maksullinen laskutusohjelma oli Taukon hintavertailussa Laskuguru Basic: 5,90 €/kk ja verkkolasku 0,60 €/kpl (alv 0 %), eli 7,40 €/kk ALV 25,5 % mukaan lukien. Seuraavina tulivat Laskuhari ja Zervant Starter. Täysin ilmaisia ovat esimerkiksi Zervantin ilmaisversio ja Finago Isoltan Starter, mutta niissä ei ole verkkolaskuja.

1. Muutama lasku vuodessa sähköpostilla: ilmainen laskupohja tai ilmaisversio riittää.
2. Laskuja joka kuukausi: kiinteä kuukausihinta tulee usein halvemmaksi kuin oma aika laskupohjan kanssa.
3. Yritysasiakkaat vaativat verkkolaskun: valitse ohjelma, jossa verkkolasku on mukana, ja vertaa kappalehintaa.

Mitä ilmaisella laskulla pitää olla?

Ilmaisella laskulla pitää olla samat tiedot kuin maksullisella. Arvonlisäverolaki luettelee laskun pakolliset merkinnät, ja ne koskevat jokaista ALV-rekisteröityä yritystä riippumatta siitä, millä lasku tehdään.

• Laskun päiväys
• Juokseva laskunumero, joka ei toistu eikä hypi
• Myyjän Y-tunnus ja ALV-tunniste, jos olet ALV-rekisterissä
• Myyjän ja ostajan nimi ja osoite
• Mitä myytiin: tavaroiden määrä ja laji tai palvelun laajuus ja laji
• Toimitus- tai suorituspäivä, jos se eroaa laskun päivästä
• Veroton yksikköhinta ja veroton summa verokannoittain
• Verokanta (2026: 25,5 %, 13,5 % tai 10 %) ja veron määrä euroina
• Verottomuuden peruste, jos laskussa ei ole ALV:tä

Pakollisten tietojen lisäksi laskulle kannattaa aina kirjoittaa tilinumero, eräpäivä, viitenumero ja viivästyskorko, vaikka laki ei niitä vaadi. Ilman niitä maksu viivästyy tai kohdistuu väärin. Kun laskun loppusumma on enintään 400 euroa, riittää yksinkertaistettu lasku, jossa on vähemmän tietoja. Täysi lista selityksineen on artikkelissa laskun pakolliset tiedot.

Esimerkkilasku: näin täytetty ilmainen lasku näyttää

Alla on valokuvaajan lasku yritysasiakkaalle kenttä kentältä. Voit kopioida rakenteen omaan laskupohjaasi. Kaikki nimet ja numerot ovat keksittyjä. Seitsemän vaiheen ohje maksuaikoineen on artikkelissa tee lasku.

Rakennusalan alihankinnassa ja EU-myynnissä laskulle ei lisätä ALV:tä, vaan siihen merkitään peruste, esimerkiksi käännetty verovelvollisuus, ja ostajan ALV-tunniste. Säännöt ovat artikkelissa rakennusalan käännetty ALV.

Neljä tapaa tehdä lasku ilmaiseksi

Ilmaiset tavat eroavat siinä, mitä ne tekevät puolestasi. Laskupohja ja selainlaskuri tekevät yksittäisen laskun, ilmaisversio muistaa asiakkaat ja numerot, ja verkkolaskun ilmaiseksi saa vain muutamasta palvelusta.

Taukon ilmainen laskupohja on ladattavissa Excelinä ja Wordinä. Excel-versio laskee rivisummat, ALV:n verokannoittain, viitenumeron ja eräpäivän. Laskupohjat hyvitykseen ja muistutukseen ovat sivuilla hyvityslaskupohja ja maksumuistutuspohja. Ilmaisen laskupohjan tarjoaa myös Eebu laskutus.

Miten teet ilmaisen laskun laskupohjalla?

Miten ilmaisen laskun voi lähettää?

Sähköpostin PDF on ilmaisin tapa lähettää lasku, ja se kelpaa useimmille kuluttajille ja pienille yrityksille. Verkkolasku on eri asia: se kulkee operaattorin kautta suoraan asiakkaan taloushallintoon, ja yritysasiakkaalla on oikeus vaatia lasku verkkolaskuna.

Verkkolaskun ja e-laskun erot sekä verkkolaskuosoitteen hakeminen on selitetty artikkelissa verkkolasku.

Mitä ilmainen lasku maksaa piilossa?

Ilmainen lasku ei maksa euroja, mutta se maksaa aikaa kolmessa kohdassa: numeroinnin ja laskulistan ylläpidossa, maksujen seurannassa tiliotteelta ja myynnin viemisessä kirjanpitoon. Laskutusohjelma tekee nämä automaattisesti, pohja ei.

Tarkista oma tuntihintasi yrittäjän tuntiveloitus laskurilla. Missä kohtaa halpa ohjelma tulee kalliiksi, on laskettu artikkelissa halpa laskutusohjelma.

Hyvä ilmainen laskutusohjelma: mitä sen pitää osata?

Hyvä ilmainen laskutusohjelma numeroi laskut itse, laskee ALV:n oikeilla vuoden 2026 kannoilla, näyttää avoimet laskut ja antaa viedä laskut ulos PDF:nä tai raporttina, kun lopetat käytön. Jos jokin näistä puuttuu, ohjelma säästää vähemmän työtä kuin laskupohja. Englanninkielisen laskun tekemisestä kerrotaan artikkelissa ilmainen laskutusohjelma invoice-laskuihin.

• Automaattinen juokseva numerointi, jota ei voi ohittaa
• ALV-kannat 25,5 %, 13,5 %, 10 % ja 0 % sekä käännetyn verovelvollisuuden merkintä
• Viitenumero ja maksujen seuranta
• Hyvityslasku alkuperäiseen laskuun viitaten
• Laskujen ja myyntiraportin vienti kirjanpitoon
• Laskut saa ulos myös tilauksen päätyttyä

Ilmaisversioiden ominaisuudet, rajat ja halvimmat maksulliset vaihtoehdot on verrattu artikkelissa ilmainen laskutusohjelma. Jos mietit maksullisen ohjelman hintaa laskumäärän mukaan, katso edullinen laskutusohjelma. Yksittäisistä ohjelmista esimerkiksi Arkhimedes-laskutusohjelma on käyty läpi omassa artikkelissaan.

Voiko laskun tehdä ilmaiseksi ilman Y-tunnusta?

Yksityishenkilö voi laskuttaa satunnaisesta työstä ilman Y-tunnusta, ja laskun voi tehdä samalla ilmaisella pohjalla. Tulo on silloin veronalaista ansiotuloa, ja moni yritysasiakas joutuu pitämään palkkiosta ennakonpidätyksen, koska laskuttaja ei ole ennakkoperintärekisterissä. Vaihtoehdot on käyty läpi artikkelissa laskutus yksityishenkilönä.

Kevytyrittäjä ei tee laskua itse, vaan laskutuspalvelu laskuttaa asiakasta omalla Y-tunnuksellaan ja perii siitä palkkion. Se ei siis ole ilmainen lasku, vaikka palvelua ei tarvitse ostaa erikseen. Erot on selitetty artikkelissa kevytyrittäjän laskutus.

Yleisimmät virheet ilmaisessa laskussa

• Sama numero kahdesti tai numero hyppää. Pidä erillistä listaa tai käytä yhtä pohjatiedostoa, jossa edellinen numero näkyy.
• ALV väärästä summasta. ALV lasketaan verottomasta hinnasta. 25,5 % verollisesta hinnasta on liikaa.
• Vanha verokanta. Vuonna 2026 alennettu kanta on 13,5 %, ei 14 %. Vanhoissa pohjissa voi olla vielä 24 % tai 14 %.
• Suorituspäivä puuttuu. Ilman sitä kirjanpitäjä ei tiedä, minkä kuukauden ALV-ilmoitukseen myynti kuuluu.
• Lähetettyä laskua muokataan. Virhe korjataan hyvityslaskulla ja uudella laskulla, ei muokkaamalla vanhaa PDF:ää. Katso hyvityslasku.
• Laskut jäävät sähköpostiin. Lähetetyt laskut ovat kirjanpidon tositteita, ja ne säilytetään kuusi vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta.

Jos asiakas ei maksa eräpäivään mennessä, lähetä maksumuistutus. Ohjeet ja muistutusmaksun rajat ovat artikkelissa maksumuistutus.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.