E-laskutus yrittäjälle: näin lähetät e-laskuja kuluttaja-asiakkaille, mitä se maksaa ja miten se eroaa verkkolaskusta

E-laskutus on kuluttaja-asiakkaille suunnattu sähköinen laskutustapa: lasku menee suoraan asiakkaan verkko- tai mobiilipankkiin valmiiksi täytettynä, ja asiakas hyväksyy sen tai antaa sen veloittua automaattisesti eräpäivänä. E-laskuja lähettääkseen yritys tarvitsee pankin lähetyssopimuksen tai e-laskuja tukevan laskutusohjelman, laskuttajailmoituksen pankkeihin ja asiakkaan vastaanottoilmoituksen. Lähettäjälle se maksaa tyypillisesti kymmeniä senttejä laskulta, mikä on vähemmän kuin postitettu paperilasku.

Yrityksille lähetettävä sähköinen lasku on eri asia, verkkolasku. Tässä artikkelissa käydään läpi e-laskutuksen käyttöönotto vaihe vaiheelta, mitä laskutustietoja tarvitaan, mitä e-lasku maksaa lähettäjälle, onko se pakollinen ja miten e-laskun tilaus toimii asiakkaan pankissa.

Mikä on e-lasku ja miten se eroaa verkkolaskusta?

E-lasku on yrityksen kuluttajalle lähettämä sähköinen lasku, joka näkyy kuluttajan verkkopankissa. Verkkolasku on yrityksen toiselle yritykselle tai julkiselle organisaatiolle lähettämä rakenteinen lasku, joka menee vastaanottajan kirjanpito- tai ostolaskujärjestelmään. Molemmat ovat Suomessa Finvoice-muotoisia tai sen kanssa yhteensopivia, mutta kanava ja vastaanottaja ovat eri. Isojen ostajien EDI-sanomista kerrotaan sivulla EDI-laskutus.

Yritysten välisestä verkkolaskusta, verkkolaskuosoitteista ja operaattoreista on oma artikkeli verkkolasku ja laskutustiedot. Tämä sivu käsittelee kuluttajalaskutusta.

Miten e-lasku toimii?

E-lasku toimii niin, että yrityksen laskutusohjelma muodostaa laskusta Finvoice-sanoman ja lähettää sen omaan pankkiinsa, joka välittää sen asiakkaan pankkiin. Pankkien välistä välitysmallia kutsutaan Finvoice-välityspalveluksi, ja OP:n palvelukuvauksen mukaan siinä ovat käytännössä mukana kaikki merkittävät Suomessa toimivat pankit. Asiakkaan pankki näyttää laskun verkkopankissa ja mobiilisovelluksessa.

Jos asiakas muuttaa tai poistaa e-laskutilauksensa, yritys saa siitä uuden vastaanottoilmoituksen. Laskutusohjelman pitää päivittää tieto asiakasrekisteriin, muuten lasku voi jäädä toimittamatta.

Miten yritys alkaa lähettää e-laskuja kuluttajille?

Yritys aloittaa e-laskutuksen tekemällä e-laskun lähetyssopimuksen pankkinsa kanssa tai ottamalla käyttöön laskutusohjelman, jossa e-laskujen lähetys on valmiina. Sen jälkeen lähetetään laskuttajailmoitus, kerätään asiakkaiden vastaanottoilmoitukset ja kerrotaan asiakkaille, että e-lasku on saatavilla.

1. Valitse kanava. Pankin e-laskupalvelu (sopimus omassa pankissa) tai laskutus- tai kirjanpito-ohjelma, joka tukee kuluttajien e-laskuja. Kaikki pienyrityksille suunnatut laskutusohjelmat eivät tue niitä, joten kysy erikseen. Verkkolaskun tuki ei tarkoita automaattisesti e-laskun tukea.
2. Tee sopimus. OP:n palvelukuvauksen mukaan yritys tarvitsee e-laskujen lähetykseen lähetyssopimuksen, ja pankki antaa sopimuksen yhteydessä yrityksen e-laskuosoitteen. Ilmoittamispalvelu eli laskuttaja- ja vastaanottoilmoitusten välitys sisältyy lähetyssopimukseen.
3. Lähetä laskuttajailmoitus. Siinä kerrotaan laskutusaihe (esimerkiksi jäsenmaksu tai kuukausihuolto) ja ne yksi tai kaksi tunnistetta, jotka asiakkaan pitää antaa tilatessaan, kuten asiakasnumero. Jos ohjelmasi ei osaa muodostaa ilmoitusta, Finanssiala tarjoaa siihen apuohjelman finvoice.info-sivustolla.
4. Kerro asiakkaille. Lisää paperi- ja PDF-laskuun maininta, että laskun voi tilata e-laskuna verkkopankista, ja kerro mitä tunnistetta tilauksessa käytetään. Moni pankki ehdottaa e-laskun tilausta automaattisesti, kun asiakas maksaa laskuttajan laskua.
5. Päivitä vastaanottoilmoitukset. Nouda ilmoitukset säännöllisesti ja vaihda asiakkaan laskutustapa e-laskuksi. Älä koskaan poista laskuttajailmoitusta korjataksesi sitä: OP:n ohjeen mukaan poisto poistaa myös kaikki siihen tehdyt asiakkaiden tilaukset.

Pankit tarjoavat lisäksi vastaanottoehdotuksen: yritys voi lähettää asiakkaalle valmiiksi täytetyn e-laskutilauksen, jonka asiakas hyväksyy verkkopankissa. Silloin jo ensimmäinen lasku voi tulla e-laskuna. OP:n palvelukuvauksen mukaan asiakkaalla on 30 päivää aikaa hyväksyä ehdotus, ja yritys tarvitsee siihen asiakkaan henkilötunnuksen ja suostumuksen.

Mitä laskutustietoja e-laskuun tarvitaan?

E-laskuun tarvitaan samat laskun tiedot kuin mihin tahansa laskuun ja lisäksi reititystiedot, joilla lasku löytää asiakkaan pankkiin. Kuluttajan e-laskuosoitetta et kysy asiakkaalta itse, vaan saat sen vastaanottoilmoituksesta.

Laskun sisältö ei muutu sillä, että se lähtee e-laskuna. Kuluttajalle lähetettävän laskun merkinnät ovat artikkelissa laskun pakolliset tiedot, ja yksityishenkilön laskuttamisen erityispiirteet, kuten kotitalousvähennyksen erittely, artikkelissa lasku yksityishenkilölle.

Paljonko e-lasku maksaa?

Kuluttajalle e-laskun vastaanottaminen ja maksaminen on yleensä maksutonta. Lähettävälle yritykselle hinta muodostuu pankin tai laskutusohjelman hinnastosta: tyypillisesti käyttöönotosta, kuukausimaksusta ja laskukohtaisesta maksusta. Vertaa hintaa paperilaskuun, jonka tulostus, kuori ja postimaksu tulevat aina erikseen.

Yrityksille lähetettävän verkkolaskun hinnat ja ilmaiset vaihtoehdot on koottu verkkolaskuartikkeliin. Laskutusohjelmien kuukausihinnat löydät laskutusohjelmien vertailusta.

Onko e-lasku pakollinen?

E-lasku ei ole pakollinen kuluttajalaskutuksessa: yritys saa laskuttaa kuluttajaa myös paperilla tai sähköpostilla, eikä kuluttajan tarvitse ottaa e-laskua käyttöön. Pakkoa on vain yritysten ja julkisen sektorin välillä, ja silloin kyse on verkkolaskusta.

Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019) antaa hankintayksikölle ja elinkeinonharjoittajalle oikeuden saada pyynnöstä toiselta hankintayksiköltä tai elinkeinonharjoittajalta lasku sähköisenä. Elinkeinonharjoittajalla laki tarkoittaa yritystä, jonka tilikauden liikevaihto on yli 10 000 euroa. Sähköinen lasku tarkoittaa laissa rakenteista, eurooppalaisen standardin mukaista laskua. Kuluttajia laki ei koske.

Mitkä ovat e-laskun hyödyt?

E-laskun hyöty on, että lasku saapuu valmiiksi täytettynä suoraan verkkopankkiin: kuluttaja ei näppäile tilinumeroa, viitettä tai summaa, ja yritys saa maksun oikealla viitteellä. Hyödyt molemmille osapuolille:

1. Valmiit tiedot: summa, viitenumero, saajan tili ja eräpäivä ovat laskulla valmiina, joten näppäilyvirheitä ei synny.
2. Hyväksyntä tai automaattinen veloitus: asiakas maksaa yhdellä hyväksynnällä tai antaa laskun veloittua eräpäivänä.
3. Lasku ei huku postissa, ja se säilyy verkkopankin arkistossa.
4. Kuluttajalle yleensä maksuton. Yritykselle kustannus on senttejä laskulta, esimerkiksi Nordean hinnastossa 0,55 € (+ ALV).
5. Nopeampi ja varmempi kohdistus: maksu tulee viitteellä, joten laskutusohjelma kohdistaa sen automaattisesti.

Miten kuluttaja ottaa e-laskun käyttöön?

Kuluttaja ottaa e-laskun käyttöön omassa verkkopankissaan tai mobiilisovelluksessaan. Vaiheet ovat samat kaikissa suomalaisissa pankeissa, vaikka valikkojen nimet vaihtelevat:

1. Kirjaudu verkkopankkiin tai pankin mobiilisovellukseen.
2. Avaa e-laskujen hallinta, yleensä Maksut- tai E-laskut-kohdasta. Moni pankki ehdottaa tilausta myös silloin, kun maksat laskuttajan paperi- tai PDF-laskua.
3. Hae laskuttaja nimellä, Y-tunnuksella tai saajan tilinumerolla.
4. Anna laskuttajan pyytämät tunnistetiedot, esimerkiksi asiakasnumero, jonka löydät aiemmasta laskusta.
5. Vahvista tilaus. Pankki lähettää laskuttajalle vastaanottoilmoituksen, ja ensimmäinen e-lasku tulee yleensä seuraavalla laskutuskierroksella. Tilauksen voimaantulo voi kestää muutaman viikon.

Miten teen e-laskun OP:ssa?

Kuluttajana tilaat e-laskun OP:ssa maksaessasi laskuttajan laskua verkkopalvelussa tai mobiilisovelluksessa: OP ehdottaa e-laskun tilausta, kun laskuttaja tarjoaa e-laskua. Voit myös hakea laskuttajan saajan tilinumerolla tai Y-tunnuksella ja tehdä tilauksen itse. OP:n palvelukuvauksen mukaan tilaus muodostaa laskuttajalle vastaanottoilmoituksen.

Yrittäjänä lähetät e-laskuja OP:n kautta joko laskutusohjelmalla, joka tuottaa Finvoice-laskuja ja välittää ne pankkiyhteyden kautta, tai OP:n verkkopalvelun e-laskutuspalvelulla. Kummassakin tarvitaan OP:n kanssa tehtävä e-laskun lähetyssopimus. Muissa pankeissa periaate on sama, vaikka valikkojen nimet vaihtelevat.

Mistä löydän e-laskun?

Kuluttaja löytää e-laskun oman pankkinsa verkkopankista tai mobiilisovelluksesta, yleensä maksujen tai e-laskujen kohdasta. Sieltä voi myös muuttaa veloitustapaa, vaihtaa veloitustiliä tai poistaa e-laskutilauksen. Jos odotettua e-laskua ei näy, ensimmäinen lasku on voinut tulla vielä paperisena, koska tilauksen voimaantulo voi kestää muutaman viikon.

Yrittäjä löytää e-laskuun liittyvät tiedot eri paikoista: oman e-laskuosoitteen pankkisopimuksesta, asiakkaiden e-laskuosoitteet vastaanottoilmoituksista ja yritysasiakkaan verkkolaskuosoitteen Tieken verkkolaskuosoitteistosta. Jos yrityksesi ostolaskut tulevat e-laskuina henkilökohtaiseen verkkopankkiisi, ne eivät siirry kirjanpitoon itsestään. Silloin kannattaa ottaa käyttöön verkkolaskun vastaanotto.

E-lasku, suoramaksu ja automaattinen veloitus

E-laskun voi maksaa joko hyväksymällä sen erikseen tai valitsemalla automaattisen veloituksen eräpäivänä. Pankit tarjoavat lisäksi suoramaksua asiakkaille, jotka eivät käytä verkkopankkia: siinä lasku veloitetaan tililtä sovitusti ilman verkkopankkia. Toistuvissa kuluttajalaskuissa, kuten jäsen- tai huoltomaksuissa, automaattinen veloitus vähentää myöhästyneitä maksuja ja muistutuksia.

Jos maksu silti myöhästyy, kuluttajalta saa periä viivästyskorkoa ja muistutusmaksun lain rajoissa. Muistutuksen ajoitus on käyty läpi artikkelissa maksumuistutus.

Verohallinnon verkkolasku ja e-lasku

Verohallinto lähettää veroja e-laskuina ja verkkolaskuina, joten e-laskutus koskee myös yrittäjän omia verojen maksuja. Verohallinnon ohjeen mukaan yritys voi maksaa verkkolaskulla kiinteistöveron sekä ennakko- ja jäännösveron, mutta ei muita veroja eikä lisäennakkoa. Verkkolasku lähetetään noin 2,5 viikkoa ennen eräpäivää.

• Verkkolaskua ei tarvitse tilata erikseen, jos yrityksen verkkolaskuosoite on Tieken verkkolaskuosoitteistossa. Osoitteen voi ilmoittaa myös OmaVerossa.
• Toiminimiyrittäjä eli liikkeen- tai ammatinharjoittaja voi tilata Verohallinnolta e-laskun, jos verkkolaskun käyttö ei ole mahdollista.
• Osakeyhtiön verkkolaskuilla käytetään yleistä verojen viitenumeroa, toiminimellä verolajin viitenumeroa.
• Verkkolasku on vapaaehtoinen verojen maksamisessa, mutta se sisältää valmiiksi oikeat maksutiedot.

Ennakkoveron määrästä ja muuttamisesta kerrotaan artikkelissa ennakkovero.

Kannattaako e-laskutus pienyritykselle?

E-laskutus kannattaa, kun laskutat samoja kuluttaja-asiakkaita toistuvasti, esimerkiksi kuukausittain. Yksittäisissä kuluttajakaupoissa sähköpostilasku tai maksu heti kaupan yhteydessä on yleensä yksinkertaisempi, koska asiakkaan pitäisi ensin tilata e-lasku, eikä se ehdi ennen ensimmäistä laskua.

Laskutuksen kokonaisuudesta, kuten maksuehdoista ja laskun lähettämisestä, kerrotaan artikkelissa laskutus yrittäjälle, ja laskutustapojen valinnasta artikkelissa laskuttaminen.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.