Tulorekisteri: mitä työnantaja ilmoittaa, milloin, ja miten korjaat virheen ilman myöhästymismaksua

Mikä tulorekisteri on ja kuka tietoja käyttää?

Tulorekisteri on Verohallinnon ylläpitämä kansallinen tietokanta, johon ilmoitetaan palkka-, eläke- ja etuustiedot. Työnantajat ovat ilmoittaneet palkat sinne vuodesta 2019 lähtien. Ennen tulorekisteriä sama tieto lähetettiin erikseen Verohallinnolle, eläkeyhtiölle, Kelalle ja tapaturmavakuuttajalle. Nyt ilmoitus tehdään kerran, ja tietoa käyttävät muun muassa Verohallinto, Kela, työeläkelaitokset, työttömyyskassat ja Tilastokeskus.

Tästä seuraa se, minkä moni yrittäjä huomaa vasta ongelman kautta: virhe tulorekisterissä ei jää kirjanpitoon, vaan se näkyy työntekijän verotuksessa, Kelan etuuksissa ja eläkekertymässä. Jos palkka on ilmoitettu väärälle kuukaudelle, työntekijän asumistuki tai ansiosidonnainen voi laskea väärin. Siksi tulorekisteri-ilmoitus on palkanmaksun tärkein vaihe, ei jälkikäteen tehtävä paperityö.

Ilmoitusvelvollinen on aina palkan maksaja eli yrityksesi. Käytännössä ilmoituksen lähettää usein palkanlaskentaohjelma tai tilitoimisto, jolle on annettu Suomi.fi-valtuus tulorekisterin asiointiin. Valtuutus siirtää työn, mutta ei vastuuta. Jos tilitoimisto lähettää ilmoituksen myöhässä, myöhästymismaksu määrätään silti yrityksellesi. Siksi on hyvä tietää, kuka ilmoituksen lähettää, milloin ja mistä näet, että se on mennyt perille.

Mitä tulorekisteriin ilmoitetaan?

Tulorekisteriin ilmoitetaan kaikki maksetut ansiotulot, myös niiltä, jotka eivät ole työsuhteessa. Pienelle yritykselle tyypilliset ilmoitettavat erät ovat nämä:

Osinkoja ei ilmoiteta tulorekisteriin. Ne ilmoitetaan Verohallinnolle vuosi-ilmoituksella. Sama koskee yrittäjän omia YEL-maksuja, jotka eläkeyhtiö hoitaa suoraan. Jos maksat kilometrikorvauksia tai päivärahoja, niiden perusteet löydät artikkeleista Kilometrikorvaus ja Luontoisedut.

Mitä yksi palkkatietoilmoitus sisältää?

Ilmoitus tehdään palkansaajakohtaisesti ja maksupäiväkohtaisesti. Siinä on maksajan ja palkansaajan tunnistetiedot, maksupäivä, tulolajit summineen, ennakonpidätys ja päivärahamaksu sekä vakuutustiedot eli se, mihin eläkelaitokseen TyEL-maksu menee ja kuka on tapaturmavakuuttaja. Lisäksi ilmoitetaan ansaintajakso, eli aika, jolta palkka on ansaittu. Kela ja työttömyyskassat käyttävät ansaintajaksoa etuuksien laskemiseen, joten se kannattaa täyttää, vaikka se ei aina ole pakollinen.

Palkansaajalle voi joutua merkitsemään myös poikkeuksia. Esimerkiksi YEL:iin kuuluvan osakkaan palkasta ei makseta TyEL- eikä työttömyysvakuutusmaksua, ja se kerrotaan ilmoituksessa vakuutuspoikkeuksina. Jos poikkeukset puuttuvat, järjestelmä olettaa maksut tavalliseksi palkaksi ja eläkeyhtiö voi lähettää laskun TyEL-maksuista, joita ei pitäisi olla. Palkansaaja voi itse tarkistaa ilmoitetut tietonsa tulorekisterin asiointipalvelusta, ja moni työntekijä tekee niin juuri silloin, kun hakee etuutta.

Milloin tulorekisteri-ilmoitus pitää tehdä?

Palkkatietoilmoituksen määräaika on viisi kalenteripäivää maksupäivästä. Kalenteripäiviin lasketaan myös viikonloput ja pyhät, mutta jos viides päivä osuu lauantaille, sunnuntaille tai pyhäpäivälle, ilmoituksen voi antaa seuraavana arkipäivänä. Paperilla ilmoittava saa kahdeksan päivää. Ilmoituksen voi antaa etukäteen jopa 45 päivää ennen maksupäivää, mikä on kätevää, jos palkka on joka kuukausi sama.

Mikä on työnantajan erillisilmoitus?

Erillisilmoitus on kuukausittainen yhteenveto, jolla työnantaja ilmoittaa ne tiedot, joita ei voi kohdistaa yksittäiselle palkansaajalle. Tärkein niistä on työnantajan sairausvakuutusmaksu, joka on vuonna 2026 1,91 prosenttia palkkasummasta. Verohallinto laskee palkkatietoilmoituksista ja erillisilmoituksesta, paljonko sinun pitää maksaa, ja vertaa sitä siihen, mitä olet maksanut OmaVerossa.

Pienellä yrityksellä tyypillinen virhe on unohtaa erillisilmoitus kuukautena, jona palkkaa ei makseta. Jos yrityksellä on voimassa oleva työnantajarekisteröinti, Verohallinto odottaa tietoa joka kuukaudelta. Kun säännöllinen palkanmaksu loppuu pysyvästi, ilmoita siitä Verohallinnolle, jotta yritys poistetaan työnantajarekisteristä eikä erillisilmoituksia enää odoteta.

Miten virheellinen tulorekisteri-ilmoitus korjataan?

Verohallinnon ohjeen mukaan virhe korjataan heti, kun se huomataan. Korjaus tehdään korvaavalla ilmoituksella, jossa ovat kaikki alkuperäisen ilmoituksen tiedot oikeina, tai mitätöimällä virheellinen ilmoitus ja antamalla uusi. Pelkkää erotusta ei ilmoiteta. Palkanlaskentaohjelmassa tämä tarkoittaa yleensä, että alkuperäinen palkkalaskelma avataan, korjataan ja lähetetään uudelleen.

Aikarajalla on merkitystä. Jos alkuperäinen ilmoitus annettiin ajallaan, sen voi korjata 45 päivän kuluessa määräajasta ilman myöhästymismaksua. Myöhemmin tehty korjaus voi johtaa myöhästymismaksuun. Jos tieto jää kokonaan ilmoittamatta tai on puutteellinen, seuraamus voi olla myös veronkorotus tai laiminlyöntimaksu.

• Väärä maksupäivä: mitätöi ilmoitus ja anna uusi oikealla päivällä
• Väärä summa: anna korvaava ilmoitus, jossa kaikki tiedot ovat oikein
• Unohtunut luontoisetu tai matkakorvaus: korvaava ilmoitus samalle maksupäivälle
• Väärä vakuutustieto, esimerkiksi YEL-osakkaan TyEL-maksu: korjaa, jotta eläkeyhtiö ei laskuta turhaan
• Tarkista korjauksen jälkeen OmaVerosta, että maksettava summa vastaa maksettua

Mitä tulorekisteri-ilmoituksen myöhästyminen maksaa?

Verohallinto määrää myöhästymismaksun, kun ilmoitus annetaan määräajan jälkeen. Maksu on 3 euroa päivässä ensimmäisestä myöhästyneestä ilmoituksesta kunkin kalenterikuukauden osalta, enintään 45 päivältä, eli enintään 135 euroa. Jos ilmoitus on yli 45 päivää myöhässä, maksuun lisätään 1 prosentti myöhässä ilmoitetusta veronalaisesta suorituksesta tai eläkkeen perusteena olevasta ansiotulosta sen mukaan, kumpi on suurempi. Kuukausittainen enimmäismäärä on 15 135 euroa.

Summat ovat pieniä verrattuna siihen, mitä myöhästyminen aiheuttaa työntekijälle: Kelan etuus tai työttömyyskassan päiväraha voi viivästyä, koska tieto puuttuu. Työntekijälle viive on usein suurempi haitta kuin maksu yritykselle. Lisäksi myöhästynyt ilmoitus tarkoittaa usein, että myös ennakonpidätys on maksettu myöhässä, ja siitä Verohallinto perii viivästyskoron. Jos maksut jäävät kokonaan hoitamatta, verovelka voi päätyä julkiseen verovelkarekisteriin, ja olennaiset laiminlyönnit voivat johtaa poistoon ennakkoperintärekisteristä.

Miten tulorekisteri hoituu pienessä yrityksessä ilman stressiä?

Selkein tapa on, että palkanlaskenta ja ilmoitus ovat sama toimenpide: kun palkka hyväksytään, ilmoitus lähtee samalla. Tavallisessa tilitoimistossa ongelma on usein aikataulu. Palkka-aineisto lähetetään sähköpostilla, kirjanpitäjä käsittelee sen muutaman päivän päästä, ja viiden päivän raja on silloin jo lähellä. Kysymykset palkan laskemisesta, kuten lomarahasta tai luontoisedusta, laskutetaan erikseen, joten niitä jätetään kysymättä.

Taukossa palkat lasketaan sovelluksessa, ja nimetty kirjanpitäjäsi näkee saman näkymän. Hän huomaa, jos erillisilmoitus puuttuu tai jos YEL-osakkaan vakuutustiedot ovat väärin, ja ottaa yhteyttä ennen kuin asiasta tulee maksu. Ensimmäisen työntekijän palkkaamisesta kerrotaan artikkelissa Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen, oman palkan maksamisesta artikkelissa Palkka omasta osakeyhtiöstä ja kuukauden kaikista eräpäivistä Yrittäjän verokalenterissa. Katso hinta.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.