Palkanlaskennan ulkoistaminen: Palkka.fi, palkkaohjelma vai tilitoimisto?

Palkanlaskennan ulkoistaminen tarkoittaa, että tilitoimisto tai palkkapalvelu laskee palkat, tekee ilmoitukset tulorekisteriin ja huolehtii määräajoista puolestasi. Se kannattaa yleensä, kun palkansaajia on useampi tai palkoissa on tunteja, lisiä ja lomia. Yhden tasaisen palkan voi hoitaa itse Palkka.fi-palvelussa maksutta, mutta silloin virheet ja määräajat ovat sinun vastuullasi.

Mitä palkanlaskentaan oikeasti kuuluu?

Moni ajattelee palkanlaskennan olevan bruttopalkka miinus vero. Käytännössä jokaisesta palkanmaksusta syntyy useita tehtäviä, ja osa niistä toistuu kuukausittain, osa kerran vuodessa. Tämä lista kannattaa käydä läpi ennen kuin päätät, teetkö palkat itse vai ulkoistat ne.

• Palkkalaskelma: bruttopalkka, lisät, ennakonpidätys verokortilta sekä työntekijän TyEL- ja työttömyysvakuutusmaksut.
• Ilmoitus tulorekisteriin viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Tulorekisteri välittää tiedot Verohallinnolle, Kelalle ja eläkeyhtiölle.
• Työnantajan erillisilmoitus kerran kuussa viimeistään seuraavan kuun 5. päivänä, jos sitä ei tehdä palkkaohjelmasta automaattisesti.
• Työnantajasuoritukset eli ennakonpidätykset ja työnantajan sairausvakuutusmaksu maksetaan OmaVeroon palkanmaksua seuraavan kuun 12. päivään mennessä.
• Vakuutukset: TyEL-maksut eläkeyhtiölle, työttömyysvakuutusmaksu ja lakisääteinen tapaturmavakuutus.
• Lomat ja poissaolot: lomapalkka, lomaraha, lomakorvaus ja sairausajan palkka työehtosopimuksen mukaan.
• Vuoden vaihde: tulorekisteritietojen tarkistus, palkkasummien täsmäytys vakuutusyhtiöille ja kirjanpitoon sekä lomapalkkavelan kirjaus.

Lisäksi palkat pitää kirjata kirjanpitoon. Jos palkanlaskenta ja kirjanpito tehdään eri paikoissa, joku siirtää palkkakulut, sivukulut ja maksetut verot kirjanpitoon käsin, ja juuri tässä kohdassa luvut usein menevät ristiin.

Kolme tapaa hoitaa palkat

Pienyrittäjällä on käytännössä kolme vaihtoehtoa. Erot eivät ole ensisijaisesti hinnassa, vaan siinä, kuka laskee, kuka muistaa määräajat ja kuka huomaa virheen.

Palkka.fi: maksuton, mutta kaikki on sinun vastuullasi

Palkka.fi laskee palkan ja välittää tiedot tulorekisteriin, joten erillistä tulorekisteri-ilmoitusta ei tarvita. Se sopii hyvin yrittäjälle, jolla on yksi kuukausipalkkainen työntekijä tai joka maksaa palkkaa vain itselleen omasta osakeyhtiöstä. Palvelu ei kuitenkaan kirjaa palkkoja kirjanpitoon, eikä se tulkitse työehtosopimusta puolestasi.

Palkkaohjelma: nopea, kun osaat itse

Palkkaohjelma laskee sivukulut ja lomat automaattisesti ja lähettää ilmoitukset. Ohjelma ei kuitenkaan tiedä, onko ilta-ajan lisä oikein tai kuuluuko työntekijälle lomaraha. Jos joku yrityksessä osaa palkanlaskennan, ohjelma on tehokas. Jos ei, ohjelma tekee virheet vain nopeammin.

Tilitoimisto: joku muu muistaa määräajat

Ulkoistetussa mallissa lähetät tunnit tai muutokset, ja palkanlaskija hoitaa loput. Hyöty kasvaa, kun palkat ja kirjanpito ovat samassa paikassa: palkkakulut, sivukulut ja verojen maksut kirjautuvat suoraan oikein. Palkanlaskennan hinta vaihtelee toimistoittain, ja vertailun eri hinnoittelutavoista löydät sivulta palkanlaskennan hinta.

Kuka vastaa, jos palkassa on virhe?

Tämä on ulkoistamisen tärkein kysymys. Työnantajan velvollisuudet eivät siirry tilitoimistolle: sinä olet edelleen työnantaja, joka vastaa työntekijälle oikeasta palkasta ja viranomaisille ilmoituksista. Ulkoistus siirtää työn, ei lakisääteistä vastuuta.

Tilitoimiston vastuu määräytyy sopimuksesta. Useimmat toimistot käyttävät Taloushallintoliiton TAL2023-ehtoja, joissa toimisto vastaa omasta virheestään, mutta vastuu on rajattu. Jos virhe johtuu siitä, että toimitit väärät tunnit tai kerroit palkankorotuksesta myöhässä, vastuu on sinulla. Siksi sovi kirjallisesti, mihin päivään mennessä tiedot toimitetaan ja missä muodossa.

Mitä palkanlaskennan ulkoistaminen maksaa käytännössä?

Pelkkä laskelmahinta ei kerro koko kustannusta. Vertaa aina sitä, mitä sisältyy: tulorekisteri-ilmoitukset, työntekijän perustaminen, lomapalkkojen laskenta, vuoden vaihteen tarkistukset ja palkkaan liittyvät kysymykset. Perinteisessä tilitoimistossa osa näistä laskutetaan erikseen tuntihinnalla.

Milloin palkanlaskenta kannattaa ulkoistaa?

Jos olet vasta palkkaamassa, aloita lukemalla ensimmäisen työntekijän tarkistuslista. Sivukulujen rakenne ja prosentit ovat artikkelissa palkan sivukulut 2026. Jos haluat kokeilla laskelmaa itse, palkkalaskelman pohja näyttää, mitä tietoja jokaiseen laskelmaan tarvitaan.

Näin ulkoistaminen käynnistyy

Siirto kannattaa ajoittaa kuukauden vaihteeseen, jolloin edellinen palkkajakso on ilmoitettu ja uusi alkaa puhtaalta pöydältä. Vuoden vaihde on vielä siistimpi, koska silloin vuositason täsmäytykset tekee yksi ja sama taho.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.