Tulorekisteri korjaus: korvaava ilmoitus vai mitätöinti, aikarajat ja virheet, jotka maksavat

Tulorekisteri-ilmoituksen korjaus tehdään korvaavalla ilmoituksella samalle maksupäivälle kuin alkuperäinen ilmoitus, ja siihen annetaan kaikki tiedot uudelleen, myös ne, jotka olivat oikein. Jos virhe on maksupäivässä, palkanmaksukaudessa tai tunnisteessa, alkuperäinen ilmoitus mitätöidään ja tilalle annetaan uusi ilmoitus saman päivän aikana. Korjaa virhe heti, kun huomaat sen: ajallaan annetun ilmoituksen korjaus on maksuton 45 päivän ajan. Hylätyn ilmoituksen virhekoodit on selitetty artikkelissa tulorekisteri virhekoodit.

Kumpi tapa: korvaava ilmoitus vai mitätöinti?

Verohallinnon ohjeen mukaan korvaava ilmoitus on pääsääntö. Mitätöinti poistaa ilmoituksen tulorekisteristä kokonaan, eikä siihen voi enää kohdistaa korjauksia. Siksi mitätöintiä käytetään vain, kun virhe on tiedossa, jota korvaava ilmoitus ei voi muuttaa.

Työnantajan erillisilmoitus mitätöidään vain, jos virhe on kohdekaudessa, maksajan tunnisteessa, eläkejärjestelynumerossa tai tapaturmavakuutuksen tunnisteessa. Muut erillisilmoituksen virheet, kuten väärä sairausvakuutusmaksun määrä, korjataan korvaavalla ilmoituksella, jolla annat kuukauden kaikki tiedot uudelleen.

Miten korjaan tulorekisteri-ilmoituksen asiointipalvelussa?

Korjauksen voi tehdä missä kanavassa tahansa. Palkkaohjelmasta rajapinnan kautta lähetetyn ilmoituksen voi korjata asiointipalvelussa ja päinvastoin. Palkkaohjelmassa korvaava ilmoitus tehdään valitsemalla toimenpiteeksi ”Korvaava ilmoitus” ja antamalla alkuperäisen ilmoituksen viite. Jos viite puuttuu, ilmoitus tallentuu uutena ja palkka näkyy rekisterissä kahteen kertaan.

Mitätöinti: tee uusi ilmoitus samana päivänä

Mitätöidessä tärkein sääntö on aikataulu. Mitätöi ensin virheellinen ilmoitus ja anna uusi ilmoitus saman päivän aikana. Jos uusi ilmoitus tulee eri päivänä ja maksupäivää seuraavan kuun 8. päivästä on kulunut yli 45 päivää, uudesta ilmoituksesta voidaan määrätä myöhästymismaksu.

• Tee mitätöinti ja uusi ilmoitus samana päivänä, joko ennen kello 16 tai kello 18 jälkeen. Kello 16–18 annettu ilmoitus voi kirjautua seuraavalle päivälle.
• Vältä mitätöintejä kuukauden 15.–20. päivänä, jolloin Verohallinto tekee veronsaajien kuukausitilitykset. Jos se on pakko, anna uusi ilmoitus heti.
• Jos mitätöinti pienentää maksettavaa ja uutta ilmoitusta ei anneta samana päivänä, jo maksettu vero voi palautua. Kun uusi ilmoitus tulee myöhemmin, vero näkyy OmaVerossa maksamattomana ja sille kertyy viivästyskorkoa alkuperäisestä eräpäivästä.
• Jos viivästyskorkoa kertyi pelkästä mitätöinnistä, vaikka maksoit ajallaan, voit hakea koron perimättä jättämistä OmaVerossa.

Maksaako korjaus mitään? 45 päivän sääntö

Ajallaan annetun ilmoituksen korjaus on maksuton, kun se tehdään 45 päivän kuluessa myöhästymismaksun rajasta, joka on maksupäivää seuraavan kuukauden 8. päivä. Sen jälkeen korjauksesta määrätään 1 prosentti siitä summasta, jolla veronalainen palkka tai eläkkeen perusteena oleva työansio kasvaa aiemmin ilmoitetusta. Jos korjaus pienentää summaa tai ei muuta sitä, maksua ei tule.

Myöhässä annetun alkuperäisen ilmoituksen maksut ja esimerkit ovat artikkelissa tulorekisteri-ilmoitus myöhässä.

Milloin korjaus näkyy OmaVerossa?

Tulorekisteri-ilmoituksen korjaaminen näkyy OmaVerossa muutaman työpäivän viiveellä, jos verokauden tiedot on jo kerran laskettu yhteen. Verohallinnon ohjeen mukaan suoritusten yhteismäärät muodostetaan verokautta seuraavan kuun 6. päivänä tai sitä seuraavana arkipäivänä, ja ne näkyvät OmaVerossa yhteismäärien muodostamista seuraavana arkipäivänä. Yksittäisiä palkkatietoilmoituksia OmaVerossa ei näe, vaan siellä näkyy verokauden summa tilillä Työnantajan palkkatiedot. Ilmoitettujen tietojen yhteenvedon saa tulorekisterin raportilla 600.

Maksa siis aina sen mukaan, mitä olet ilmoittanut, älä sen mukaan, mitä OmaVero kertoo eräpäivänä. Jos maksat liian vähän, puuttuvalle osalle kertyy viivästyskorkoa, joka on vuonna 2026 9,5 prosenttia.

Väärä henkilötunnus: korjaus palkkaohjelmassa

Väärää henkilötunnusta ei korjata korvaavalla ilmoituksella, koska tunniste kertoo, kenen tuloista on kyse. Jos väärällä tunnuksella annettu ilmoitus on mennyt tulorekisteriin, se mitätöidään ja oikealla tunnuksella annetaan uusi ilmoitus saman päivän aikana. Usein ilmoitus kuitenkin jää jo tulorekisterissä virheeseen, koska tunnusta ei löydy.

Palkkaohjelmassa korjaus on työläämpi. Esimerkiksi Procountorin ohjeen mukaan henkilötunnusta ei voi muuttaa, kun henkilö on perustettu palkansaajarekisteriin. Työntekijä perustetaan uudelleen oikealla tunnuksella, alkuperäinen palkkalaskelma merkitään niin, ettei sitä ilmoiteta tulorekisteriin, ja sille tehdään hyvityslaskelma. Sen jälkeen oikealle henkilölle tehdään uusi laskelma, joka ilmoitetaan normaalisti. Vaihtoehtoisesti alkuperäinen palkka ilmoitetaan käsin tulorekisterin asiointipalvelussa.

Erityistilanteet: liikaa maksettu palkka ja luontoisedut

Liikaa maksettu palkka korjataan kahdessa vaiheessa. Kun virhe huomataan, alkuperäinen ilmoitus korjataan korvaavalla ilmoituksella ja liikasuoritukseen liitetään Perusteeton etu -tieto, viimeistään kuukauden kuluessa virheen havaitsemisesta. Jos vain osa tulolajista oli liikaa, tulolajin määrä korjataan oikeaksi ja liikasuoritus ilmoitetaan omana tulolajinaan. Kun työntekijä on maksanut rahat takaisin, takaisinperintä ilmoitetaan uudella ilmoituksella, jonka maksupäivä on palautuspäivä. Takaisinperintää ei voi ilmoittaa negatiivisena lukuna. Perintätavat (brutto, netto, kuittaus) on käyty läpi artikkelissa työnantaja maksanut liikaa palkkaa.

Luontoisetu, kuten autoetu tai puhelinetu, ei voi olla perusteetonta etua. Väärin ilmoitettu luontoisetu korjataan korvaavalla ilmoituksella oikeaan määrään ilman Perusteeton etu -tietoa. Jos verovapaita kustannusten korvauksia maksettiin liikaa, ylimenevä osa muutetaan korvaavassa ilmoituksessa veronalaiseksi tuloksi ja siihen liitetään Perusteeton etu -tieto.

Kuka voi korjata ja kuinka kauan?

Vain suorituksen maksaja eli työnantaja voi korjata tiedot. Jos työntekijä huomaa virheen omissa tulotiedoissaan, hänen pitää pyytää työnantajaa korjaamaan ilmoitus. Työnantajan on korjattava tieto, kun työntekijä ilmoittaa virheestä. Tulorekisteri tai Verohallinto ei korjaa ilmoituksia maksajan puolesta, eikä virhettä voi korjata OmaVerossa.

Tietoja voi korjata niin kauan kuin niitä säilytetään tulorekisterissä, eli 10 vuotta tallennusvuotta seuraavan vuoden alusta. Verotusta voi kuitenkin oikaista vain kolmen vuoden ajan sen tilikauden päättymistä seuraavan vuoden alusta, jolta vero olisi pitänyt ilmoittaa. Palkkatietoja on ilmoitettu tulorekisteriin vuodesta 2019. Sitä vanhempia virheitä ei korjata tulorekisteriin.

Yleisimmät korjausvirheet

• Korvaava ilmoitus ilman alkuperäistä viitettä. Ilmoitus tallentuu uutena, ja palkka näkyy kaksinkertaisena Kelalle ja eläkeyhtiölle.
• Vain muuttuneet tiedot korvaavassa ilmoituksessa. Korvaava ilmoitus korvaa koko alkuperäisen, joten puuttuvat oikeat tiedot katoavat.
• Erillisilmoitus jää korjaamatta. OmaVerossa näkyy väärä sairausvakuutusmaksu, ja syntyy maksamatonta tai liikaa maksettua veroa.
• Mitätöinti ja uusi ilmoitus eri päivinä. Voi tuoda myöhästymismaksun ja viivästyskorkoa.
• Korjauksen lykkääminen. Ensimmäiset 45 päivää korjaus on maksuton. Sen jälkeen jokainen palkkaa kasvattava korjaus maksaa prosentin.