Tulorekisteri ilmoittaminen: palkkailmoitus tulorekisteriin vaihe vaiheelta, tulolajit ja esimerkki

Palkkailmoitus tulorekisteriin tehdään jokaisesta palkasta, palkkiosta, luontoisedusta ja matkakorvauksesta palkkatietoilmoituksella 5 kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Pieni työnantaja tekee ilmoituksen tavallisesti suoraan palkanlaskentaohjelmasta tai tulorekisterin asiointipalvelussa tallennuslomakkeella, ja lisäksi kerran kuussa annetaan työnantajan erillisilmoitus. Jokainen erä merkitään tulolajikoodilla, jonka mukaan Verohallinto, Kela ja eläkeyhtiöt käyttävät tietoa. Muut määräajat ovat artikkelissa tulorekisteri-ilmoituksen määräaika.

Missä tulorekisteri-ilmoitus tehdään?

Tulorekisteriin voi ilmoittaa neljää reittiä. Valinta riippuu siitä, montako palkansaajaa sinulla on ja käytätkö palkanlaskentaohjelmaa.

Asiointipalveluun kirjaudutaan pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla. Yrityksen puolesta ilmoittava tarvitsee Suomi.fi-valtuuden, ellei hän ole yrityksen nimenkirjoittaja. Kirjautuminen, valtuudet ja palkansaajan omat tiedot on selitetty artikkelissa tulorekisteri. Rajapinnan kautta ilmoittava tarvitsee tulorekisterin varmenteen.

Palkkatietoilmoitus vaihe vaiheelta asiointipalvelussa

Kun käytät palkanlaskentaohjelmaa, nämä tiedot syötetään kerran työntekijän tietoihin ja palkkalajeihin, ja ohjelma muodostaa ilmoituksen jokaisesta palkasta. Silloin tärkeintä on tarkistaa ensimmäisen palkan kohdalla, että palkkalajit on kytketty oikeisiin tulolajeihin.

Mitä palkkatietoilmoitukseen pitää ilmoittaa?

Tulorekisterin palkkatietoilmoituksen tiedot ovat joko pakollisia tai täydentäviä. Pakolliset tiedot annetaan jokaisella ilmoituksella, ja täydentävät tarkentavat niitä. Verohallinnon mukaan täydentävät tiedot kannattaa antaa mahdollisimman kattavasti, koska etuuksia myöntävät, kuten Kela ja työttömyyskassat, tarvitsevat niitä. Jos ne puuttuvat, tietoja kysytään myöhemmin sinulta erikseen. Ammattiluokan valinnasta kerrotaan artikkelissa tulorekisteri ammattiluokka.

Rahapalkkojen lisäksi erikseen ilmoitetaan muun muassa luontoisedut, kustannusten korvaukset, työ- ja käyttökorvaukset sekä työnantajan maksamat pääomatulot, kuten palkkasaatavan viivästyskorot. Ilmoitustavan voi vaihtaa myös korjatessa: korvaavalla ilmoituksella yhteissumma voidaan muuttaa eritellyksi palkaksi ja päinvastoin.

Miten palkkatietoilmoitus korjataan?

Virheellinen palkkatietoilmoitus korjataan antamalla korvaava ilmoitus, jossa kaikki saman ilmoituksen tiedot ovat oikein, tai mitätöimällä väärä ilmoitus ja antamalla uusi. Ajallaan annetun ilmoituksen voi korjata ilman myöhästymismaksua 45 päivän kuluessa määräajasta. Jos ilmoitus oli kokonaan väärällä tulonsaajalla tai maksupäivällä, mitätöinti ja uusi ilmoitus on yleensä selkeämpi tapa.

• Korjaa heti, kun huomaat virheen. Tiedot menevät Kelalle, eläkeyhtiölle ja työttömyyskassalle, ja väärä tieto voi viivästyttää työntekijän etuuksia.
• Korjaus myöhästymisen jälkeen: jos alkuperäinen ilmoitus oli myöhässä, korjaus ei poista jo syntynyttä myöhästymismaksua. Myöhästymismaksu määrätään vasta, kun ilmoitus annetaan maksupäivää seuraavan kuun 8. päivän jälkeen.
• Erillisilmoitus: jos korjaus muuttaa työnantajan sairausvakuutusmaksua, korjaa myös saman kuukauden työnantajan erillisilmoitus.

Kumpaa korjaustapaa käytät missäkin virheessä, miten mitätöinti ajoitetaan ja mitä liikaa maksetun palkan korjaus vaatii, on käyty läpi artikkelissa tulorekisteri korjaus.

Saako Kela palkkatiedot tulorekisteristä?

Saa. Kela käyttää tulorekisterin palkkatietoja esimerkiksi sairaus-, vanhempain- ja kuntoutusrahan laskemiseen ja asumistuen tarkistamiseen. Kelan mukaan se ei enää pyydä palkkatositteita esimerkiksi työmarkkinatuen, yleisen asumistuen ja toimeentulotuen hakemuksiin, koska palkat näkyvät tulorekisteristä. Siksi palkkatietoilmoituksen täydentävät tiedot, kuten ansaintajaksot ja poissaolot, nopeuttavat työntekijän etuuspäätöksiä.

Mitkä tulolajit pieni työnantaja tarvitsee?

Tulorekisterin tulolajit on jaettu sarjoihin: 100- ja 200-sarja ovat rahapalkkoja, 300-sarja erikseen ilmoitettavia tuloja kuten luontoisetuja ja kustannusten korvauksia, ja 400-sarja palkasta vähennettäviä eriä. Pienessä yrityksessä tarvitaan yleensä alle kymmentä koodia.

Ilmoitustapa 1 vai 2: yhteissumma vai eritelty palkka?

Rahapalkan voi ilmoittaa kahdella tarkkuustasolla. Ilmoitustavassa 1 koko rahapalkka on yhtenä summana tulolajilla Palkka yhteissumma (101). Ilmoitustavassa 2 palkka eritellään 200-sarjan tulolajeilla, esimerkiksi aikapalkka, lomaraha, ylityökorvaus ja bonukset erikseen. Verohallinnon mukaan saman ilmoituksen sisällä ei voi käyttää molempia, mutta eri ilmoituksissa tapaa voi vaihdella. Pienelle yritykselle ilmoitustapa 1 riittää, mutta eritelty tieto helpottaa Kelan ja työttömyyskassojen työtä, ja palkka-avoimuus tekee erittelyn pakolliseksi vähintään 100 hengen työnantajille.

Mitä tuloja ei ilmoiteta tulorekisteriin?

Kaikki maksut eivät kuulu tulorekisteriin. Yleisimmät pienen yrityksen poikkeukset ovat nämä.

Toiminimiyrittäjä ei voi maksaa itselleen palkkaa, joten hänen omia nostojaan ei ilmoiteta tulorekisteriin. Jos toiminimi palkkaa työntekijän, palkat ilmoitetaan samalla tavalla kuin osakeyhtiössä. Osinkojen ilmoittaminen on artikkelissa osinkojen vuosi-ilmoitus.

Mitä yhdistys ilmoittaa tulorekisteriin?

Yhdistys, säätiö tai urheiluseura ilmoittaa maksamansa palkat, palkkiot ja korvaukset tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella Y-tunnuksellaan samassa 5 päivän määräajassa. Verohallinnon mukaan tietyillä yhdistyksen kertasuorituksilla ja luontoiseduilla on pidempi määräaika. Työkorvauksen ilmoittaminen on käyty läpi artikkelissa työkorvaus tulorekisteriin.

Jos yhdistys maksaa palkkaa, se antaa saman kuukauden palkkatietoilmoitusten lisäksi yhden työnantajan erillisilmoituksen, jolla ilmoitetaan työnantajan sairausvakuutusmaksujen yhteismäärä. Yhdistyksen kirjanpidosta kerrotaan artikkelissa yhdistyksen kirjanpito.

Miten ilmoitan kilometrikorvauksen tulorekisteriin?

Verovapaa kilometrikorvaus ilmoitetaan tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella tulolajilla 311 Kilometrikorvaus (verovapaa), samassa määräajassa kuin palkka eli viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivästä. Jos korvaus ylittää Verohallinnon enimmäismäärän, ylittävä osa on veronalaista palkkaa ja ilmoitetaan tulolajilla 209 Kilometrikorvaus (veronalainen), josta toimitetaan ennakonpidätys.

Kilometrikorvaus voidaan ilmoittaa yhdellä ilmoituksella palkan kanssa tai omalla ilmoituksellaan, jos se maksetaan eri päivänä. Toiminimiyrittäjän omia yritysajoja ei ilmoiteta tulorekisteriin, koska ne eivät ole palkkaa: ne vähennetään kirjanpidossa. Kilometrikorvauksen enimmäismäärät ovat artikkelissa kilometrikorvaus.

Tulorekisteri ohjeet: mistä löydät virallisen ohjeen?

Tulorekisterin viralliset ohjeet julkaisee Verohallinto osoitteessa vero.fi/tulorekisteri. Sieltä löytyvät ilmoittamisen ohjeet tulolajeittain, asiointipalvelun käyttöohjeet ja ohjevideot. Palkanlaskentaohjelmilla on lisäksi omat ohjeensa siihen, miten ohjelmasta lähetetään ilmoitus ja miten tekninen rajapinta otetaan käyttöön varmenteella.

• Pieni työnantaja, muutama palkka vuodessa: tämän sivun vaiheet ja tulorekisterin asiointipalvelun tallennuslomake riittävät.
• Palkanlaskentaohjelma: ohjelman toimittajan ohje rajapintaan ja varmenteen hakuun. Rajapinta vaatii Verohallinnon myöntämän varmenteen.
• Tulolaji epäselvä: tulolajien taulukko artikkelissa tulorekisterin tulolajit.
• Omat tulotiedot palkansaajana: asiointipalvelussa yksityishenkilönä, ohje artikkelissa tulorekisteri.
• Ilmoitus hylättiin virhekoodilla: yleisimmät koodit suomeksi artikkelissa tulorekisteri virhekoodit.

Verohallinnon yksityiskohtaiset tulorekisterin ohjeet on koottu yhdelle sivulle, ja jokaisella ohjeella on voimassaoloaika ja versiohistoria. Jos korjaat vanhaa ilmoitusta, käytä sen ajankohdan ohjetta, jolloin palkka maksettiin. Pienen työnantajan kannalta tärkeimmät ohjeet ovat nämä:

Mitä jos ei ilmoita tulorekisteriin?

Myöhästymismaksu määrätään, jos ilmoitus annetaan vasta maksupäivää seuraavan kuukauden 8. päivän jälkeen. Se on 3 euroa päivässä enintään 45 päivältä eli enintään 135 euroa, ja yli 45 päivää myöhässä lisäksi 1 prosentti myöhässä ilmoitetusta summasta. Toistuvista puutteista voi seurata laiminlyöntimaksu. Suurempi haitta on usein työntekijälle: Kela ja työttömyyskassa laskevat etuudet tulorekisterin tiedoista, joten puuttuva ilmoitus viivästyttää esimerkiksi sairauspäivärahaa. Myöhästymismaksun voi laskea myöhästymismaksulaskurilla, ja esimerkit ja ohjeet ovat artikkelissa tulorekisteri-ilmoitus myöhässä.

Milloin tulorekisteri alkoi?

Tulorekisteri otettiin käyttöön 1.1.2019, jolloin työnantajat alkoivat ilmoittaa palkkatiedot sinne viiden päivän kuluessa maksusta. Sitä ennen palkat ilmoitettiin Verohallinnolle kuukausi- ja vuosi-ilmoituksilla. Vuoden 2021 alusta tulorekisteriin alettiin ilmoittaa myös eläke- ja etuustiedot, joten esimerkiksi Kelan maksamat päivärahat näkyvät siellä.

Mistä näen, paljonko olen tienannut?

Palkansaaja näkee omat tulotietonsa kirjautumalla tulorekisterin asiointipalveluun omilla pankkitunnuksillaan. Sieltä näet jokaisen työnantajan ilmoittaman palkan, edut, korvaukset ja ennakonpidätykset maksupäivittäin sekä Kelan ilmoittamat etuudet. Koko vuoden yhteissummat näkyvät myös OmaVerossa esitäytetyllä veroilmoituksella. Asiointipalvelusta voit myös tulostaa tulotiedoistasi otteen esimerkiksi vuokranantajalle tai pankille.