IT-yrityksen kirjanpito 2026:SaaS-tulojen jaksotus, laitemyynti, ALV ulkomaille, kehittämismenot ja T&K-vähennys

Osa opasta: Osakeyhtiön opas 2026

IT-yrityksen kirjanpidossa kolme asiaa poikkeaa tavallisesta. Ennakkoon laskutettu SaaS-tilaus tuloutetaan kuukausittain, ei laskutushetkellä. ALV riippuu ostajasta: Suomessa 25,5 %, EU-yritykselle käännetty verovelvollisuus ja EU-kuluttajalle ostajan maan vero. Kehitystyön palkoista voi saada T&K-yhdistelmävähennyksen, jonka yleinen osa on 50 prosenttia palkoista ja ostopalveluista. Laskuesimerkit ovat sivulla T&K-vähennys.

Mikä IT-yrityksen kirjanpidossa on erityistä?

Konsulttiyhtiössä kirjanpito on suoraviivaista: tunnit laskutetaan kuun lopussa, ja tulo kuuluu sille kuukaudelle. Mitä tunnista kannattaa pyytää, on laskettu artikkelissa IT-konsultin tuntihinta. Ohjelmistoyrityksessä tulo syntyy monella tavalla, ja jokaisella on oma sääntönsä. Yhden hengen konsultin verotuksesta, palkasta ja osingosta kerrotaan artikkelissa Konsultin verotus. Tässä keskitytään siihen, mitä tapahtuu, kun yrityksellä on oma tuote eli konsulttiyhtiöstä tulee startup-yritys.

• Tuntilaskutus: tuloksi sinä kuukautena, jolloin työ tehtiin. Tyypillinen virhe on, että joulukuun tunnit laskutetaan tammikuussa eikä niitä jaksoteta.
• Kiinteähintainen projekti: tuloksi luovutettaessa, pitkissä projekteissa valmistusasteen mukaan. Virhe: ennakkomaksu kirjataan heti tuloksi.
• SaaS-kuukausitilaus: tuloksi kuukausittain. Virhe: vuosimaksun alennus kirjataan väärälle kuukaudelle.
• SaaS-vuositilaus ennakkoon: tuloksi kuukausittain sopimuskauden aikana. Virhe: koko vuosimaksu kirjataan laskutushetken tuloksi.
• Kertalisenssi: tuloksi, kun lisenssi luovutetaan. Virhe: ylläpitomaksu niputetaan samaan.
• Sovelluskauppa: myyntikuukaudelle bruttona, kaupan palkkio kuluksi. Virhe: vain tilitys kirjataan myynniksi.

Jaksotus ratkaisee, minkä vuoden tuloksesta yhteisövero maksetaan.

IT-tukiyritys: laitemyynti, ylläpitosopimukset ja varasto

Kaikki IT-yritykset eivät tee omaa ohjelmistoa. IT-tukea ja ylläpitoa myyvä yritys ostaa asiakkaille tietokoneita, näyttöjä ja verkkolaitteita, asentaa ne ja laskuttaa ylläpidosta kuukausimaksun. Pidä laitemyynti ja palvelu kirjanpidossa eri tileillä, koska kate on hyvin erilainen. Laitteista jää usein vain muutama prosentti, palvelusta selvästi enemmän.

• Asiakkaalle edelleen myytävä kannettava kirjataan laiteostoihin, ja ALV vähennetään. Se ei ole yrityksen omaa käyttöomaisuutta.
• Kun kannettava laskutetaan asiakkaalta, se on laitemyyntiä 25,5 %. Seuraa katetta erikseen palvelukatteesta.
• Asennus ja käyttöönotto on palvelumyyntiä 25,5 %. Kirjaa tunnit asiakkaittain.
• Kuukausittainen ylläpitosopimus on palvelumyyntiä kuukausittain. Vuodeksi ennakkoon laskutettu osa menee siirtovelkaan.
• Asiakkaalle edelleen myyty ohjelmistolisenssi kirjataan lisenssimyyntiin ja lisenssiostoihin. EU:sta ostetusta lisenssistä lasketaan käännetty ALV.
• Varastossa olevat laitteet 31.12. kirjataan varastoon hankintamenoon ja inventoidaan tilikauden lopussa.

Kun laitteita ostetaan varastoon ennen asiakkaan tilausta, tilikauden lopussa myymättömät laitteet ovat varastoa, eivät kuluja. Tyypillinen virhe on kirjata asiakkaalle hankittu laite yrityksen omaksi koneeksi tai pienhankinnaksi. Silloin myynti ja osto ovat eri tileillä, laitekatetta ei näe, ja vuoden lopussa varasto puuttuu taseesta. Inventoinnin ohjeet ovat artikkelissa inventaario.

Miten SaaS-tilausten tulot jaksotetaan?

Kun asiakas maksaa vuosilisenssin ennakkoon, yrityksen pitää antaa palvelu seuraavat 12 kuukautta. Kirjanpidossa tämä palveluvelvoite on siirtovelkaa, joka puretaan tuloksi kuukausi kerrallaan. Jos kirjaat koko vuosimaksun laskutushetkellä tuloksi, maksat yhteisöveron etukäteen, ja tulos heittelee sen mukaan, milloin isot asiakkaat uusivat sopimuksensa.

Sama koskee tukisopimuksia ja ylläpitomaksuja. Kun tulo näkyy kirjanpidossa kuukausittain, näet oikean toistuvan liikevaihdon, jota sijoittaja tai pankki kysyy ensimmäisenä. Jos asiakas peruu sopimuksen kesken kauden ja rahat palautetaan, siirtovelasta puretaan palautettava osa, eikä jo tuloutettuun kuukauteen tarvitse koskea. Vuosimaksun alennus jaetaan samoin koko sopimuskaudelle, ei ensimmäiselle kuukaudelle.

Mikä ALV koskee ohjelmiston myyntiä ulkomaille?

Ohjelmisto, SaaS ja ladattava sovellus ovat arvonlisäverotuksessa palveluja, ja myyntimaa määräytyy ostajan mukaan. Yritysasiakkaalle myyty palvelu verotetaan ostajan maassa. Kuluttajalle myyty sähköinen palvelu verotetaan kuluttajan kotimaassa, kun EU:n sisäiset etämyynnit ja sähköisten palvelujen myynnit kuluttajille ylittävät yhteensä 10 000 euroa vuodessa. Alle rajan voit veloittaa Suomen veron.

• Suomalainen yritys tai kuluttaja: ALV 25,5 %, oma ALV-ilmoitus.
• Yritys toisessa EU-maassa: 0 %, käännetty verovelvollisuus. ALV-ilmoitus ja yhteenvetoilmoitus, ostajan ALV-tunniste laskulle.
• Kuluttaja toisessa EU-maassa, kun raja ylittyy: kuluttajan maan verokanta. OSS-ilmoitus neljännesvuosittain.
• Yritys tai kuluttaja EU:n ulkopuolella: ei Suomen ALV:tä. Myynti ei ole Suomessa, paikallinen sääntö tarkistetaan.
• Sovelluskauppa, joka myy loppukäyttäjälle: myyt sovelluskaupalle, ja käsittely menee maksavan yhtiön sijainnin mukaan.

Säännöt ovat vuoden 2026 myyntimaasäännöt, ja kuluttajamyynnissä jokaisella EU-maalla on oma verokantansa. Sovelluskaupat ja myyjänä toimivat maksualustat muuttavat kuvaa. Kun sovelluskauppa myy sovelluksen kuluttajalle omissa nimissään, se vastaa kuluttajan maan ALV:stä, ja sinä myyt palvelun sovelluskaupalle. Katso tilitysraportista, mikä yhtiö maksaa ja missä maassa se on. Pelkkä maksunvälittäjä, kuten korttimaksupalvelu, ei muuta ostajaa: myyt silloin yhä suoraan loppuasiakkaalle ja vastaat ALV:stä itse. Laskun merkinnät ovat artikkelissa Laskutus ulkomaille, ja pilvipalveluiden käännetty vero artikkelissa Ulkomaiset laskut ja ALV.

Valuutta on oma asiansa. Dollareissa laskutettu myynti kirjataan euroiksi laskun päivän kurssilla, ja maksupäivän kurssiero kirjataan kurssivoitoksi tai -tappioksi. Jos myynti on pääosin dollareissa, kurssierot voivat heilauttaa tulosta tuhansilla euroilla. Jos yhtiö ottaa maksuja kryptovaluuttana, kirjaamisesta ja verotuksesta kerrotaan artikkelissa kryptovaluutta osakeyhtiössä.

Pitääkö kehittämismenot aktivoida taseeseen?

Ei tarvitse, mutta voi. Kirjanpitolain (KPL 5:8) mukaan kehittämismenot, jotka todennäköisesti tuottavat tuloa useana vuotena, voi aktivoida taseeseen ja poistaa niiden vaikutusaikana. Jos vaikutusaikaa ei voi luotettavasti arvioida, poistoaika on enintään kymmenen vuotta. Aktivointi parantaa tulosta ja omaa pääomaa lyhyellä aikavälillä. Siitä voi olla apua, jos haet lainaa tai sijoittajaa tai oma pääoma uhkaa mennä negatiiviseksi.

Aktivoinnilla on hintansa. Osakeyhtiölain mukaan aktivoidut kehittämismenot vähennetään jakokelpoisesta omasta pääomasta, joten ne rajoittavat osingonjakoa. Pienelle kannattavalle ohjelmistoyhtiölle yksinkertaisinta on usein kirjata kehitystyö kuluksi sinä vuonna, kun se tehdään. Tee päätös tietoisesti ja kirjaa perustelut, koska samaa linjaa noudatetaan myös seuraavina vuosina.

Verotuksessa T&K-menot vähennetään elinkeinoverolain mukaan yleensä syntymisvuonna, mutta yhtiö voi vaatia niiden vähentämistä tasaisin poistoin useammalle vuodelle. Siitä on hyötyä, kun alkuvuosien tappiot uhkaavat vanhentua ennen kuin tuote alkaa tuottaa. Tappiot ovat nyt vähennettävissä kymmenen vuoden ajan, ja hallitus on esittänyt vähennysajan pidentämistä 25 vuoteen (katso Veromuutokset 2027). Suunnittele ajoitus kirjanpitäjän kanssa.

Saako IT-yritys T&K-lisävähennyksen?

Voi saada. Vuodesta 2023 voimassa olleen tutkimus- ja kehittämistoiminnan yhdistelmävähennyksen yleinen lisävähennys on Verohallinnon mukaan 50 prosenttia T&K-työn palkoista ja ostopalveluista. Sosiaaliturvamaksut ja muut sivukulut eivät kuulu perusteeseen. Vähennys on vähintään 5 000 ja enintään 500 000 euroa verovuodessa. Jos T&K-menot kasvavat edellisvuodesta, kasvusta saa vielä 45 prosentin ylimääräisen lisävähennyksen. Vähennys koskee työtä, jolla tavoitellaan uutta tietoa tai selvästi parannettua tuotetta tai prosessia. Tavallinen asiakasprojekti, ylläpito tai valmiin ohjelmiston konfigurointi ei yleensä riitä, mutta uuden teknisen ratkaisun kehittäminen voi riittää.

Vähennystä ei saa kuluista, joihin yhtiö on saanut suoraa julkista tukea, kuten Business Finlandin avustusta. Toiminimiyrittäjä ei voi maksaa itselleen palkkaa, joten omasta työstä vähennystä ei saa. Veroilmoituksen liitteeksi tarvitaan selvitys T&K-toiminnasta. Se on helpompi koota, kun tunnit ja projektit kirjataan vuoden aikana eikä vasta tilinpäätöksessä.

Palkka vai osinko ohjelmistoyrityksessä?

Palkan ja osingon suhde lasketaan samoin kuin muissakin osakeyhtiöissä. Listaamattoman yhtiön osingosta 8 prosenttia nettovarallisuudesta on 150 000 euroon asti vain 25-prosenttisesti veronalaista, ja yhteisövero on 20 prosenttia. Ohjelmistoyrityksessä on kaksi erityistä asiaa. Siirtovelka ei ole voittoa: ennakkoon kerätty tilausraha kuuluu asiakkaille annettavaan palveluun, eikä sitä kannata nostaa osinkona. Aktivoidut kehittämismenot taas pienentävät jaettavissa olevaa voittoa. Laskelmat ovat artikkeleissa Osinko vai palkka ja Palkka omasta osakeyhtiöstä.

Ohjelmistoyrityksen kirjanpito: millä tileillä tuoteyhtiön tapahtumat kirjataan?

Tuoteyhtiö tarvitsee muutaman tilin, joita tavallisessa palveluyrityksessä ei ole. Kun ne perustetaan tilikarttaan heti alussa, siirtovelka, sovelluskauppojen palkkiot ja kurssierot näkyvät tuloslaskelmassa omina riveinään eivätkä huku muiden kulujen sekaan. Esimerkit koskevat osakeyhtiön kahdenkertaista kirjanpitoa. Tilien nimet vaihtelevat ohjelmistoittain, sisältö on sama.

• Ennakkoon laskutettu vuositilaus: kuluvan kuukauden osuus myyntiin, loppu siirtovelkaan, ALV koko laskusta. Pura siirtovelkaa joka kuukausi samalla summalla.
• Sovelluskaupan kuukausitilitys: bruttomyynti myyntiin, kaupan palkkio omalle kulutilille ja erotus pankkiin. Tilitysraportti on tosite, ja maksavan yhtiön maa ratkaisee ALV-käsittelyn.
• Pilvipalvelu- tai kehitystyökalulasku EU:sta: kulu ohjelmistotilille, käännetty ALV ostoksi ja vähennykseksi. Tarkista myyjän ALV-tunniste ja ilmoituskohta.
• Dollarimääräinen myyntilasku: myynti laskupäivän kurssilla, kurssiero maksupäivänä rahoituseriin. Kirjaa käytetty kurssi tositteeseen.
• Kehittämismenojen aktivointi: taseen kehittämismenoihin, poistot vaikutusaikana. Päätös ja perusteet kirjallisesti, ja muista vaikutus osingonjakoon.
• Kehittäjien tunnit tuotteelle: palkat palkkatileille ja tunnit projekteittain erilliseen seurantaan T&K-vähennyksen selvitystä varten.

Pienessä ohjelmistoyhtiössä kirjanpito kannattaa pitää laskuperusteisena kuukausittain. Silloin siirtovelka ja ALV ovat ajan tasalla jokaisen kuukauden lopussa, ja kassavirran, toistuvan liikevaihdon ja tuloksen näkee suoraan kirjanpidosta. Sijoittajaraporttia ei tarvitse koota erikseen taulukkoon. Tilitoimiston valinnasta tuoteyhtiölle on oma artikkeli: ohjelmistoyritys tilitoimisto.

Mitä ohjelmistoyritys voi vähentää?

• Pilvipalvelut, kehitystyökalut, koodivarastot ja rajapintapalvelut. Ulkomaisista laskuista lasketaan käännetty vero, ja se vähennetään samalla ilmoituksella.
• Tietokoneet ja näytöt: alle 1 200 euron hankinta pienhankintana kerralla, kalliimmat poistoina 25 prosentilla menojäännöksestä.
• Alihankkijoiden ja ulkomaisten freelancereiden laskut. Tarkista, onko myyjä EU:ssa, koska se vaikuttaa ALV:hen.
• Yhtiön toimintaan liittyvät konferenssit, kurssit ja sertifikaatit.
• Markkinointi, kuten hakusanamainonta ja sovelluskauppojen mainokset.
• Maksualustojen ja sovelluskauppojen palkkiot, jotka kirjataan kuluksi bruttomyynnin rinnalle.

Voiko IT-yrittäjä tehdä kirjanpidon itse?

Voi, varsinkin toiminimellä toimiva IT-konsultti, jolla on muutama myyntilasku kuukaudessa ja vähän ostoja. Kirjanpito on silloin tiliotteen ja laskujen täsmäyttämistä, ja ALV-ilmoitus syntyy kirjanpito-ohjelmasta. Riski kasvaa, kun mukaan tulevat ennakkoon laskutetut vuosisopimukset, EU-myynti, dollarit, palkat tai T&K-vähennys. Niiden virheet näkyvät vasta tilinpäätöksessä tai verotarkastuksessa.

Osakeyhtiössä kirjanpito on kahdenkertainen, ja tilinpäätös, veroilmoitus ja osingonjako vaativat enemmän kuin toiminimessä. Ohjeet omatoimiseen kirjanpitoon ovat artikkelissa kirjanpito itse, ja IT-yritysten kirjanpidon hintatasot sivulla IT-yrityksen kirjanpidon hinta.

Missä ohjelmistoyrityksen kirjanpito tavallisesti menee pieleen?

Virheet ovat yleensä pieniä ja toistuvat joka kuukausi. Dollarimyynti kirjataan maksupäivän kurssilla, sovelluskaupan tilitys kirjataan nettona, EU-kuluttajamyynnin 10 000 euron raja ylittyy kenenkään huomaamatta, ja vuosisopimukset tuloutetaan kerralla. Jokaisen voi korjata, mutta yhdessä ne tekevät tuloksesta arvauksen, jonka varaan ei voi rakentaa rahoitusta eikä osingonjakoa.

Tavallinen tilitoimisto kirjaa ohjelmistoyhtiön laskut maksupäivän mukaan, ei kysy tilausten kestoa ja huomaa T&K-vähennyksen, jos huomaa, vasta tilikauden päätyttyä. Taukossa kirjanpitäjä tarkistaa kirjanpitosi joka kuukausi, ja neuvonta kuuluu kiinteään kuukausihintaan. Toimialasta lisää sivulla IT ja ohjelmistot, ja hinnan näet ennen sopimusta hintasivulta. Osakeyhtiön kirjanpidon tyypilliset hinnat ovat sivulla osakeyhtiön kirjanpidon hinta, ja tilitoimistolle esitettävät kysymykset sivulla IT-yritys tilitoimisto.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.