IT-yrityksen kirjanpito: SaaS-tulojen jaksotus, ALV ulkomaille myydessä, kehittämismenot ja T&K-vähennys

Mikä IT-yrityksen kirjanpidossa on erityistä?

Konsulttiyhtiössä kirjanpito on suoraviivaista: tunnit laskutetaan kuukauden lopussa, ja tulo kuuluu sille kuukaudelle. Ohjelmistoyrityksessä tulo syntyy monella tavalla, ja jokaisella on oma sääntönsä. Yhden hengen konsultin verotuksesta, palkasta ja osingosta on oma artikkelinsa Konsultin verotus. Tämä artikkeli keskittyy siihen, mitä tapahtuu, kun yrityksellä on oma tuote.

Miten SaaS-tilausten tulot jaksotetaan?

Kun asiakas maksaa vuosilisenssin ennakkoon, yrityksellä on velvollisuus antaa palvelu seuraavat 12 kuukautta. Kirjanpidossa maksamaton palveluvelvoite on siirtovelkaa, joka puretaan tuloksi kuukausi kerrallaan. Jos koko vuosimaksu kirjataan laskutushetkellä tuloksi, maksat yhteisöveron etukäteen ja tulos heittelee sen mukaan, milloin isot asiakkaat sattuvat uusimaan sopimuksensa.

Sama logiikka koskee tukisopimuksia ja ylläpitomaksuja. Kun kirjanpito näyttää tulon kuukausittain, näet oikean toistuvan liikevaihdon, jota sijoittaja tai pankki ensimmäiseksi kysyy. Kun asiakas peruu sopimuksen kesken kauden ja rahat palautetaan, siirtovelasta puretaan palautettava osa, eikä jo tuloutettuun kuukauteen tarvitse koskea. Sama pätee alennuksiin: vuosimaksun alennus jaetaan koko sopimuskaudelle, ei ensimmäiselle kuukaudelle.

Mikä ALV koskee ohjelmiston myyntiä ulkomaille?

Ohjelmisto, SaaS ja ladattava sovellus ovat arvonlisäverotuksessa palveluja, ja myyntimaa määräytyy ostajan mukaan. Yritysasiakkaalle myyty palvelu verotetaan ostajan maassa. Kuluttajalle myyty sähköinen palvelu verotetaan kuluttajan kotimaassa, kun EU:n sisäiset etämyynnit ja sähköisten palvelujen myynnit kuluttajille ylittävät yhteensä 10 000 euroa vuodessa. Alle rajan voit veloittaa Suomen veron.

Sovelluskaupat ja myyjänä toimivat maksualustat muuttavat kuvaa. Kun sovelluskauppa myy sovelluksen kuluttajalle omissa nimissään, se vastaa kuluttajan maan ALV:stä, ja sinä myyt palvelun sovelluskaupalle. Tarkista tilitysraportista, mikä yhtiö maksaa ja missä maassa se on. Pelkkä maksunvälittäjä, kuten korttimaksupalvelu, ei muuta ostajaa: silloin myyt edelleen suoraan loppuasiakkaalle ja vastaat itse sen ALV:stä. Laskun merkinnät on käyty läpi artikkelissa Laskutus ulkomaille, ja pilvipalveluiden käännetty vero artikkelissa Ulkomaiset laskut ja ALV.

Valuutta on oma kohtansa. Dollareissa laskutettu myynti kirjataan euroiksi laskun päivän kurssilla, ja maksupäivän kurssiero kirjataan kurssivoitoksi tai kurssitappioksi. Jos myynti on pääosin dollareissa, kurssierot voivat heilauttaa tulosta tuhansilla euroilla.

Pitääkö kehittämismenot aktivoida taseeseen?

Kirjanpitolain mukaan kehittämismenot voi aktivoida taseeseen ja poistaa enintään viidessä vuodessa, kun ne todennäköisesti tuottavat tuloa useana vuotena. Aktivointi on vapaaehtoista. Se parantaa tulosta ja omaa pääomaa lyhyellä aikavälillä, mikä voi auttaa, jos yhtiö hakee lainaa tai sijoittajaa tai oma pääoma uhkaa mennä negatiiviseksi.

Aktivoinnilla on hintansa. Osakeyhtiölain mukaan taseeseen aktivoidut kehittämismenot vähennetään jakokelpoisesta omasta pääomasta, joten ne rajoittavat osingonjakoa. Pienelle kannattavalle ohjelmistoyhtiölle yksinkertaisin ratkaisu on usein kirjata kehitystyö kuluksi sinä vuonna, kun se tehdään. Päätös kannattaa tehdä tietoisesti ja kirjata perustelut, koska samaa linjaa noudatetaan seuraavinakin vuosina.

Verotuksessa tutkimus- ja kehittämismenot vähennetään elinkeinoverolain mukaan pääsääntöisesti sinä vuonna, kun ne syntyvät, mutta yhtiö voi vaatia niiden vähentämistä tasaisin poistoin useammalle vuodelle. Jälkimmäinen on hyödyllinen, kun alkuvuosien tappiot uhkaavat vanhentua ennen kuin tuote alkaa tuottaa. Tappiot ovat vähennettävissä kymmenen vuoden ajan, joten ajoitus kannattaa suunnitella yhdessä kirjanpitäjän kanssa.

Saako IT-yritys T&K-lisävähennyksen?

Tutkimus- ja kehittämistoiminnan yleinen lisävähennys on Verohallinnon mukaan 50 prosenttia T&K-toiminnan palkkakuluista ja ostopalveluista. Vähennys on vähintään 5 000 ja enintään 500 000 euroa verovuodessa. Lisävähennys koskee toimintaa, jolla tavoitellaan uutta tietoa tai merkittävästi parannettua tuotetta tai prosessia. Tavallinen asiakasprojekti, ylläpito tai valmiin ohjelmiston konfigurointi ei yleensä täytä ehtoa, mutta uuden teknisen ratkaisun kehittäminen voi täyttää.

Vähennystä ei saa kuluista, joihin yhtiö on saanut suoraa julkista tukea, kuten Business Finlandin avustusta. Veroilmoituksen liitteeksi tarvitaan erillinen selvitys T&K-toiminnasta. Selvitys on helpompi koota, kun tunnit ja projektit kirjataan vuoden aikana, ei vasta tilinpäätöksessä.

Palkka vai osinko ohjelmistoyrityksessä?

Omistajan palkan ja osingon suhde lasketaan samalla tavalla kuin muissakin osakeyhtiöissä. Listaamattoman yhtiön osingosta 8 prosenttia nettovarallisuudesta on 150 000 euroon asti vain 25-prosenttisesti veronalaista, ja yhteisövero on 20 prosenttia. Ohjelmistoyrityksessä huomioitavaa on kaksi asiaa. Ensinnäkin siirtovelka ei ole voittoa: ennakkoon kerätty tilausraha kuuluu asiakkaille annettavaan palveluun, eikä sitä kannata nostaa osinkona. Toiseksi aktivoidut kehittämismenot pienentävät jaettavissa olevaa voittoa. Laskelmat ovat artikkeleissa Osinko vai palkka ja Palkka omasta osakeyhtiöstä.

Mitä ohjelmistoyritys voi vähentää?

• Pilvipalvelut, kehitystyökalut, koodivarastot ja tekoälyrajapinnat. Ulkomaisista laskuista lasketaan käännetty vero ja vähennetään se samalla ilmoituksella.
• Tietokoneet ja näytöt: alle 1 200 euron hankinta pienhankintana kerralla, kalliimmat poistoina 25 prosentilla menojäännöksestä.
• Alihankkijoiden ja ulkomaisten freelancereiden laskut. Tarkista, onko myyjä EU:ssa, koska se vaikuttaa ALV-käsittelyyn.
• Konferenssit, kurssit ja sertifikaatit, jotka liittyvät yhtiön toimintaan.
• Markkinointi, kuten hakusanamainonta ja sovelluskauppojen mainokset.
• Maksualustojen ja sovelluskauppojen palkkiot, jotka kirjataan kuluksi bruttomyynnin rinnalle.

Missä ohjelmistoyrityksen kirjanpito tavallisesti menee pieleen?

Ohjelmistoyrityksen kirjanpidon virheet ovat yleensä pieniä ja toistuvat joka kuukausi: dollarimyynti kirjataan maksupäivän kurssilla, sovelluskaupan tilitys kirjataan nettona, EU-kuluttajamyynnin 10 000 euron raja ylittyy kenenkään huomaamatta, ja vuosisopimukset tuloutetaan kerralla. Jokainen yksinään on korjattavissa, mutta yhdessä ne tekevät tuloksesta arvauksen, jonka varaan ei voi rakentaa rahoitusta eikä osingonjakoa.

Tavallinen tilitoimisto kirjaa ohjelmistoyhtiön laskut maksupäivän mukaan, ei kysy tilausten kestoa ja huomaa T&K-vähennyksen mahdollisuuden, jos huomaa, vasta kun tilikausi on jo päättynyt. Taukossa oma nimetty kirjanpitäjä vastaa arkisin alle tunnissa, kysymykset kuuluvat hintaan ja tapaamiset hoituvat videolla. Toimialasta lisää sivulla IT ja ohjelmistot, ja hinnan näet ennen sopimusta hintasivulta.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.