Inventaario kirjanpidossa: näin lasket ja arvostat varaston 31.12.

Inventaario kirjanpidossa tarkoittaa varaston laskemista ja arvostamista tilikauden viimeisen päivän tilanteesta. Kalenterivuoden tilikaudella lasketaan 31.12. olevat tavarat, raaka-aineet ja keskeneräiset työt, kerrotaan määrät hankintahinnalla ja kirjataan loppuvarasto taseeseen. Varaston arvo vaikuttaa suoraan tulokseen ja veroihin, joten laskenta kannattaa tehdä huolella.

Kuka tarvitsee inventaarion?

Inventaario koskee jokaista yritystä, jolla on vaihto-omaisuutta eli tavaraa, joka on tarkoitettu myytäväksi tai käytettäväksi myytävän tuotteen tai palvelun osana. Tyypillisiä ovat verkkokaupat, kivijalkaliikkeet, ravintolat, kampaamot, joilla on myytäviä tuotteita, sekä rakennus- ja asennusyritykset, joilla on materiaalivarasto. Puhdas palveluyritys ilman varastoa ei yleensä tarvitse inventaariota.

Laki ei edellytä, että jokainen ruuvi lasketaan kappaleittain, mutta tilinpäätöksessä esitettävän varaston arvon pitää perustua todelliseen laskentaan, ei arvioon. Jälkikäteen keväällä arvioitu varasto on heikko näyttö, jos Verohallinto kysyy. Termin lyhyt määritelmä löytyy sanastosta: inventaario.

Miten inventaario tehdään laskentapäivänä?

Jos laskenta ei osu tarkalleen 31.12., se voidaan tehdä muutamaa päivää ennen tai jälkeen, ja välissä tapahtuneet myynnit ja ostot oikaistaan, jotta tulos vastaa tilikauden viimeisen päivän tilannetta. Oikaisut kirjataan listaan näkyviin. Vuodenvaihteen muut tehtävät on koottu vuodenvaihteen muistilistaan.

Miten varasto arvostetaan: hankintameno ja alimman arvon periaate

Varaston arvo on lähtökohtaisesti sen hankintameno: ostohinta ilman vähennettävää arvonlisäveroa, lisättynä rahdeilla, tulleilla ja muilla hankinnan muuttuvilla menoilla. Kirjanpitolain mukaan tilikauden päättyessä jäljellä olevan vaihto-omaisuuden hankintameno aktivoidaan eli siirretään taseeseen seuraavalle vuodelle.

Jos tuotteen jälleenhankintahinta (mitä saman tuotteen ostaminen nyt maksaisi) tai todennäköinen myyntihinta on hankintamenoa pienempi, erotus kirjataan kuluksi. Tätä kutsutaan alimman arvon periaatteeksi. Sama sääntö on elinkeinoverolain 14 §:ssä, joten kirjanpidon arvonalennus kelpaa yleensä myös verotuksessa, kun se on perusteltu.

FIFO vai keskihinta: kumpaa käyttää?

Kun samaa tuotetta on ostettu eri hintaan, pitää päättää, minkä hintaisia kappaleita varastoon jäi. Kirjanpitolaki sallii FIFO-periaatteen (first in, first out: ensin ostettu myydään ensin), käänteisen järjestyksen ja painotetun keskihinnan. Verotuksessa oletus on FIFO, ellei yrittäjä muuta näytä. Pienyrityksessä FIFO on siksi yleensä yksinkertaisin valinta, koska sama arvo kelpaa molempiin.

Miten epäkurantti varasto kirjataan?

Epäkurantti tarkoittaa tuotetta, jota ei voi myydä normaaliin hintaan: rikkoutunut, vanhentunut, sesongin ohi mennyt tai muuten myymättä jäänyt. Sen arvo lasketaan todennäköisen myyntihinnan mukaan, ja hankintamenon ylittävä osa kirjataan kuluksi. Kokonaan arvoton tuote kirjataan kokonaan kuluksi tai hävitetään.

• Dokumentoi syy: valokuva, alennusmyyntihinta tai toimittajan ilmoitus, joka perustelee alemman arvon.
• Hävitetyistä tuotteista tehdään hävityspöytäkirja: mitä, montako, milloin ja miten hävitettiin.
• Johdonmukaisuus: sama arvostusperuste joka vuosi, esimerkiksi yli 12 kuukautta myymättä olleet tuotteet puoleen hintaan, jos se vastaa todellista myyntihintaa.
• Ruoka ja juomat: ravintolassa vanhentuneet raaka-aineet ovat hävikkiä, joka näkyy pienempänä loppuvarastona.

Miten varaston muutos näkyy kirjanpidossa?

Vuoden aikana ostot kirjataan yleensä suoraan kuluksi. Tilinpäätöksessä kulut oikaistaan varaston muutoksella: alkuvarasto lisätään kuluihin ja loppuvarasto vähennetään. Näin tuloslaskelmaan jää vain myytyjen tuotteiden hankintameno.

Toiminimi ilmoittaa vaihto-omaisuuden elinkeinotoiminnan veroilmoituksella, osakeyhtiö taseessaan ja lomakkeella 6B. Tilinpäätöksen kokonaisuus on kuvattu artikkelissa Tilinpäätös pienyrityksessä.

Inventaario verkkokaupassa ja ravintolassa

Verkkokaupassa varasto on usein hajallaan: oma hylly, ulkoinen logistiikkakumppani ja toimittajalta matkalla olevat erät. Inventaarioon kuuluvat kaikki tavarat, jotka yritys omistaa tilikauden lopussa, sijainnista riippumatta. Logistiikkakumppanin saldoraportti 31.12. on hyvä liite, mutta se kannattaa täsmäyttää omaan tuotelistaan. Dropshipping-tuotteet, jotka toimittaja lähettää suoraan asiakkaalle, eivät ole varastoa. Lisää alan erityispiirteistä artikkelissa Verkkokaupan kirjanpito.

Ravintolassa lasketaan raaka-aineet, juomat ja myytävät tuotteet. Avatut pakkaukset arvioidaan järkevällä tarkkuudella. Alkoholijuomat kannattaa laskea pullotasolla, koska niiden arvo on suuri ja hävikki näkyy niissä selvimmin.

Mitä inventaariosta pitää säilyttää?

Inventaariolista on osa tase-erittelyjä, joilla tilinpäätöksen varaston arvo todennetaan. Tase-erittelyt säilytetään kirjanpitolain mukaan vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Listan pitää näyttää tuotteet, määrät, yksikköhinnat, arvostusperuste, yhteissumma, laskentapäivä ja laskijat. Valmis Excel, jossa on nämä sarakkeet, alimman arvon kaava, epäkuranttien merkintä ja FIFO-laskenta, löytyy sivulta inventaariolista pohja. Säilyttämisen säännöt on koottu artikkeliin Kirjanpitoaineiston säilytys.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.