Ohjelmistoyrittäjä: käännetty ALV, valuutat ja optiot kuntoon.

Miksi ohjelmistoyrityksen kirjanpito on erilaista

Ohjelmistoyrityksellä on harvoin paljon kuitteja, mutta toistuvia ulkomaisia laskuja on paljon: AWS, GitHub, Figma, Slack, Google ja OpenAI. Jokaisessa käytetään käännettyä ALV:tä, joka pitää ilmoittaa oikein. Tulot tulevat usein Stripen kautta dollareina tai euroina, ja kurssierot pitää kirjata. Jos osakkaita tai sijoittajia on useampi, tarvitaan raportteja, joita perinteinen tilitoimisto ei tee ilman lisälaskua.

Taukossa voit kysyä näistä kirjanpitäjältä, ja neuvonta sisältyy kiinteään kuukausihintaan.

Käännetty ALV ulkomaisista SaaS-laskuista

Jokainen ulkomainen SaaS-lasku näkyy ALV-ilmoituksessa kahdesti: ostona muista EU-maista tai EU:n ulkopuolelta ja vastaavana vähennyksenä. Kun kymmeniä laskuja käsitellään kuukaudessa käsin, virheitä tulee. Jos ilmoitus jää tekemättä, Verohallinto huomauttaa. Taukossa käännetty ALV käsitellään osana kirjanpitoa, ja epäselvistä tapauksista voit kysyä kirjanpitäjältä aina, kun tarvitset.

Sinun ei tarvitse selvittää yksin, mikä on EU-palveluosto ja mikä ei.

Mitä tunnet arjessa

Ohjelmistoyrittäjät kuvaavat kolmea muutosta.

• Kirjanpitäjä tarkistaa kirjanpitosi joka kuukausi ja tuntee SaaS-liiketoiminnan, valuutat ja optiot.
• Voit kysyä kirjanpitäjältä aina, kun tarvitset, ja neuvonta sisältyy kiinteään hintaan. Rahoituksesta ja osakkaista voit kysyä ennen päätöksiä.
• Hinta on kiinteä: kirjanpito tositemäärän mukaan ja palkanlaskenta 19 euroa palkansaajalta. Tilinpäätös laskutetaan erikseen.

Esimerkki: Ville ja Noora, SaaS-yritys, kaksi perustajaa

Villen ja Nooran osakeyhtiö tekee noin 250 000 euron vuosiliikevaihdon SaaS-tuotteella, josta puolet tulee dollareissa Stripen kautta. Palkkalistalla on molemmat perustajat ja kaksi kehittäjää. Ulkomaisia SaaS-laskuja on noin 40 kuukaudessa. Perinteinen tilitoimisto ja erillinen ohjelmisto maksavat tällaiselle yritykselle tyypillisesti yhteensä noin 664 euroa kuukaudessa: kirjanpito noin 270 euroa, palkanlaskenta 91 euroa, tilinpäätös ja veroilmoitus kuukausitasolle jaettuna 40 euroa, erillinen ohjelmisto, esimerkiksi Procountor, 100 euroa, lisätyöt tuntilaskutuksella noin 1,5 tuntia kuussa 95 euron tuntihinnalla, 163 euroa.

Taukossa he maksavat 223 euroa kuukaudessa: kirjanpito 109 euroa, neljä palkansaajaa 95 euroa ja EU-myynnin yhteenvetoilmoitus 19 euroa. Ulkomaiset SaaS-laskut ja käännetty ALV kuuluvat hintaan. Se on 46 prosenttia vähemmän kuin perinteinen malli, eli 2 303 euroa vuodessa.

Nooran mukaan tärkeintä oli, että ensimmäisen rahoituskierroksen due diligence -aineisto syntyi yhdessä iltapäivässä, koska kirjanpito oli ajan tasalla ja raportit valmiina. Edellisessä yrityksessä siihen meni kolme viikkoa ja tilitoimiston lisälasku.

Osakkaat, optiot ja tuotekehitys

Kun osakkaita on useampi tai henkilöstö saa optioita, verotus mutkistuu. Kirjanpitäjäsi tuntee optioiden ja osakeantien käsittelyn ja neuvoo ennen päätöksiä eikä vasta niiden jälkeen. Tuotekehityksen kulut voi tietyin edellytyksin aktivoida taseeseen, mikä vaikuttaa tulokseen ja rahoitusneuvotteluihin. Käymme sen läpi kanssasi ja teemme sen oikein.

Tutkimus- ja kehitystoiminnan lisävähennys on verohyöty, jonka moni ohjelmistoyritys jättää käyttämättä. Tarkistamme, oletko oikeutettu siihen.

Perustajien palkka ja osinko

Perustajat maksavat itselleen usein liian vähän tai väärässä muodossa. Kirjanpitäjäsi katsoo palkan ja osingon suhdetta yhtiön nettovarallisuuden ja oman tilanteesi perusteella ja ehdottaa syksyllä, mitä loppuvuonna kannattaa tehdä. Perinteisessä mallissa tästä puhutaan keväällä, kun on jo myöhäistä.

Kolme virhettä, jotka näemme ohjelmistoyrityksissä useimmin

Ohjelmistoyrityksen virheet eivät ole kuiteissa vaan rakenteissa.

• Ulkomaisten SaaS-laskujen ALV ilmoitetaan puutteellisesti. Laskuja on kymmeniä kuukaudessa, ja jokainen näkyy ALV-ilmoituksessa kahdesti. Käsin tehtynä osa jää pois, joten käy laskut läpi joka kaudella ennen ilmoitusta.
• Tuotekehityksen kulut kirjataan rahoituksen kannalta väärin. Aktivointi tai kuluksi kirjaaminen vaikuttaa tulokseen, jota sijoittaja katsoo. Tee päätös tietoisesti eikä vahingossa.
• Perustajien palkka on liian pieni tai väärässä muodossa. Se vaikuttaa sekä perustajan omaan verotukseen että yhtiön nettovarallisuuteen. Syksyn keskustelu palkasta ja osingosta korjaa tämän.

Miten ensimmäinen kuukausi etenee

Aloitus on tehty yksinkertaiseksi.

• Alussa käyt kirjanpitäjän kanssa läpi maksunvälittäjät, valuutat, osakkaat, rahoituksen ja tarvitsemasi raportit.
• Ensimmäisinä viikkoina ensimmäiset tilitykset ja laskut kirjataan, ja kirjanpitäjä käy käännetyn ALV:n ja kurssierot kanssasi läpi.
• Sen jälkeen kirjanpitäjä tarkistaa kirjanpitosi joka kuukausi, ja voit kysyä aina, kun tarvitset. Kysyminen ei maksa erikseen.

Mitä hinta sisältää

Ohjelmistoyrityksen kirjanpito maksaa tositemäärän mukaan yhden luvun kuukaudessa, ja palkanlaskenta on 19 euroa palkansaajalta. Ulkomaisten SaaS-laskujen käännetty ALV ja EU-myynnin ilmoitukset kuuluvat hintaan.

• Juokseva kirjanpito, maksunvälittäjien täsmäytys ja kurssierot
• ALV-ilmoitukset, ulkomaisten palveluostojen käännetty ALV
• Palkanlaskenta ja tulorekisteri-ilmoitukset
• Tilinpäätös ja veroilmoitus kerran vuodessa, tuotekehityskulujen käsittely
• Kysymykset ja neuvonta kuuluvat kiinteään hintaan
• Optioiden ja osakeantien verokäsittely, T&K-lisävähennyksen tarkistus

Miksi ei vain halpa kirjanpito-ohjelma?

Ohjelmistoyrittäjä osaa käyttää ohjelmia, joten itsepalvelu tuntuu luontevalta, ja kirjanpidon rutiinit se hoitaakin. Se ei kuitenkaan ilmoita kymmenien ulkomaisten SaaS-laskujen käännettyä ALV:tä puolestasi, kirjaa kurssieroja, neuvo tuotekehityskulujen aktivoinnissa eikä tee sijoittajalle kelpaavaa raporttia ilman käsityötä.

Taukossa voit kysyä ALV:stä, kurssieroista ja rahoittajaraporteista kirjanpitäjältä aina, kun tarvitset, eikä se maksa erikseen. Hintaero itsepalveluun on pieni.

Kysymys, jonka kirjanpitäjäsi kysyy ensimmäisenä

"Montako kuukautta rahat riittävät nykyisellä kulutuksella?" Perustajat tietävät sen yleensä suunnilleen, mutta harva tarkasti, koska perinteinen kirjanpito laahaa kaksi kuukautta jäljessä. Kirjanpitäjäsi auttaa laskemaan sen.

Kun runway eli rahojen riittävyys on tiedossa, rahoitusneuvottelut aloitetaan ajoissa ja rekrytoinnit ajoitetaan oikein, eikä kukaan ylläty. Se on ohjelmistoyrityksen tärkein luku, ja sen saa vain ajantasaisesta kirjanpidosta.

Mitä et enää tee

Ohjelmistoyrittäjän aika kuuluu tuotteelle, ja kirjanpito hoituu taustalla.

• Et selvitä SaaS-laskujen käännettyä ALV:tä yksin
• Et kirjaa kurssieroja itse
• Et päätä tuotekehityskulujen käsittelystä vahingossa
• Et odota vastausta päiviä
• Et maksa tuntilaskua siitä, että kysyit jotain

Mitä seuraavaksi

Laske oma hintasi minuutissa. Kerro, mitä maksunvälittäjää ja pankkia käytät, niin kirjanpitäjä käy ne läpi kanssasi.

Usein kysytyt