Kirjanpitoaineiston säilytys: kuinka kauan tositteet ja tilinpäätökset pitää säilyttää ja miten se hoidetaan sähköisesti

Mitä kirjanpitoaineistoon kuuluu?

Kirjanpitoaineisto on laajempi käsite kuin kuitit. Siihen kuuluu kaikki, millä liiketapahtumat todennetaan ja millä kirjanpidosta päästään tilinpäätökseen ja takaisin. Pienessä yrityksessä se tarkoittaa yleensä seuraavia asiakirjoja.

• Tositteet: myynti- ja ostolaskut, kuitit, tiliotteet, maksupalvelujen raportit, kassaraportit, palkkalaskelmat ja matkalaskut.
• Kirjanpidot: päiväkirja eli kirjaukset aikajärjestyksessä ja pääkirja eli kirjaukset tileittäin, sekä mahdolliset osakirjanpidot kuten myyntireskontra ja palkkakirjanpito.
• Tilinpäätös ja tase-erittelyt: tuloslaskelma, tase, liitetiedot ja erittelyt, joilla taseen erät todennetaan.
• Tililuettelo ja luettelo aineistoista: mitä tilejä käytetään ja missä muodossa ja missä paikassa aineistoa säilytetään.
• Kirjeenvaihto: sopimukset, tarjoukset ja viestit, jotka liittyvät liiketapahtumiin.

Kuinka kauan kirjanpitoaineisto pitää säilyttää?

Kirjanpitolain 2 luvun 10 pykälä jakaa aineiston kahteen ryhmään. Pysyvämmät asiakirjat säilytetään kymmenen vuotta, tositteet ja muu aineisto kuusi vuotta. Aikaa lasketaan hieman eri tavalla, ja se kannattaa huomata, jos tilikausi ei ole kalenterivuosi. Säännöt koskevat kaikkia kirjanpitovelvollisia: toiminimeä, osakeyhtiötä, avointa yhtiötä ja yhdistystä. Yhdenkertaista kirjanpitoa pitävä toiminimi ei ole poikkeus, vaikka sen kirjanpito on kevyempi.

Säilytysajat ovat vähimmäisaikoja. Jos aineistoa tarvitaan riita-asiassa, verotuksen oikaisussa tai esimerkiksi EU-tuen valvonnassa, sitä kannattaa säilyttää pidempään. Kiinteistöinvestoinneissa arvonlisaverotuksen tarkistusmenettely voi myös edellyttää, että hankinnan tiedot ovat tallessa tavallista pidempään.

Saako kirjanpitoaineiston säilyttää sähköisesti?

Saa. Laki ei vaadi paperia. Se vaatii, että aineiston sisältöä voi vaikeuksitta tarkastella ja tarvittaessa tulostaa selväkielisessä muodossa, ja että aineisto säilytetään niin, että viranomainen ja tilintarkastaja voivat tarkastella sitä Suomesta käsin ilman aiheetonta viivettä. Aineiston muotoa saa muuttaa käsittelyn, siirron tai säilytyksen vuoksi, kunhan sisältö ja kirjausketju säilyvät.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että paperikuitin voi kuvata, ja kuva on tosite. Kuvan pitää olla luettava ja kokonainen, ja se pitää liittää oikeaan kirjaukseen. Sen jälkeen kun tilinpäätös on laadittu, tositteen, kirjanpidon tai muun aineiston sisältöä ei saa muuttaa eikä poistaa. Sähköisen kirjanpidon perusteet ovat artikkelissa sähköinen kirjanpito.

• Arkisto on palvelussa, johon sinulla on omat tunnukset, ei vain tilitoimiston tunnukset.
• Tositteet ovat kuvina tai alkuperäisinä sähköisinä tiedostoina, liitettynä kirjauksiin.
• Pääkirja, päiväkirja, tilinpäätös ja tase-erittelyt saa ladattua PDF-muodossa tai muussa luettavassa muodossa.
• Kirjanpitoaineisto saadaan ulos myös koneluettavana, jotta sen voi siirtää toiseen ohjelmaan.
• Viranomainen voi saada aineiston nähtäväksi Suomesta käsin nopeasti.
• Varmuuskopio on olemassa, jos palvelu lakkaa.

Jos sinulla on vielä vanhoja paperikansioita, järjestä ne vuosittain ja merkitse kanteen, milloin sisällön saa hävittää. Säilytä kansiot kuivassa paikassa, ei autotallissa tai kosteassa kellarissa. Kun säilytysaika päättyy, hävitä aineisto turvallisesti, koska siinä on asiakkaiden ja työntekijöiden tietoja.

Kenen omaisuutta kirjanpitoaineisto on?

Kirjanpitoaineisto on kirjanpitovelvollisen eli yrityksen. Säilytysvelvollisuus on yrityksellä, vaikka työ olisi ulkoistettu. Jos Verohallinto pyytää tositteita verotarkastuksessa, vastaus ei voi olla, että ne ovat entisellä tilitoimistolla.

Ongelma syntyy, kun aineisto on vain tilitoimiston ohjelmistossa ja yrittäjällä ei ole sinne omia tunnuksia. Kun sopimus päättyy, pääsy loppuu. Olen nähnyt tilanteita, joissa yrittäjä on joutunut odottamaan aineistoa viikkoja tai maksamaan siitä erikseen. Tämä on yksi yleisimmistä riidoista tilitoimistojen vaihdoissa.

Tämän voi välttää sopimusvaiheessa. Kysy ennen allekirjoitusta kolme asiaa: onko minulla omat tunnukset järjestelmään, missä muodossa saan aineiston, jos sopimus päättyy, ja veloitetaanko luovutuksesta erikseen. Pyydä vastaukset kirjallisena. Hyvä tilitoimisto vastaa näihin mielellään, koska se ei rakenna asiakassuhdetta sen varaan, että lähteminen on vaikeaa.

Mitä aineistolle tapahtuu, kun tilitoimisto vaihtuu?

Vaihto kannattaa tehdä tilikauden vaihteessa, mutta se onnistuu myös kesken vuoden. Aineiston siirto on vaihdon tärkein vaihe, koska uusi kirjanpitäjä tarvitsee avaavan taseen ja edellisten vuosien tilinpäätökset. Vaiheet ovat artikkelissa tilitoimiston vaihtaminen, ja irtisanomisen voi tehdä irtisanomisilmoituspohjalla.

Sama koskee ohjelmiston lopettamista. Kun Visma eAccounting eli entinen ePasseli lopetettiin Suomessa 30.6.2026, sen käyttäjien piti viedä aineistonsa ulos ennen palvelun sulkemista. Vanhojen vuosien aineisto pitää pystyä näyttämään säilytysajan loppuun asti, vaikka ohjelmaa ei enää ole. Tästä lisää artikkelissa Visma eAccounting loppui.

Mitä kirjanpitoaineistolle tehdään, kun yritys lopetetaan?

Säilytysvelvollisuus ei pääty, kun yritys lopettaa toimintansa. Kirjanpitolain mukaan kirjanpitovelvollisen tai tämän oikeudenomistajan on järjestettävä aineiston säilytys lain vaatimalla tavalla ja ilmoitettava rekisteriviranomaiselle, kenelle säilytys on uskottu. Toiminimellä tämä on yleensä yrittäjä itse. Osakeyhtiössä vastuu on hallituksella tai selvitysmiehellä.

Viimeisen tilikauden tilinpäätös säilytetään kymmenen vuotta ja tositteet kuusi vuotta, kuten ennenkin. Jos lopetat toiminimen vuonna 2026, varaudu siihen, että aineiston pitää olla saatavilla vielä 2030-luvun puolivälissä. Sähköinen arkisto omalla pilvitilillä tai ulkoisella levyllä, josta on kaksi kopiota, riittää hyvin.

Mitä tapahtuu, jos aineistoa ei ole tallessa?

Jos tositteita ei löydy, Verohallinto voi arvioida verotuksen, eli jättää kulun vähentämättä tai arvioida tulot itse. Kirjanpitorikkomus tai kirjanpitorikos voi tulla kyseeseen, jos laiminlyönti on vakava. Yksittäinen kadonnut kuitti ei yleensä johda seuraamuksiin, jos sen tilalle on tehty selvitys. Ohje on artikkelissa kadonnut kuitti.

Aineiston merkitys näkyy usein vasta vuosia myöhemmin. Verohallinto voi tavallisesti oikaista verotusta jälkikäteen useamman vuoden ajalta, ja kysymys tulee tyypillisesti silloin, kun asiaa ei enää muista. Myös pankki, ostaja yrityskaupassa tai tilintarkastaja voi pyytää vanhoja tositteita. Hyvin järjestetty arkisto säästää tällöin päiviä.

Paras suoja on yksinkertainen: tositteet kuvataan heti, kirjanpito on ajan tasalla ja sinulla on oma pääsy kaikkeen. Silloin säilytys hoituu itsestään, ja tilitoimiston tai ohjelman vaihtaminen on hallinnollinen asia eikä riski.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.