Kirjanpitoaineiston säilytysajat 2026:Tilinpäätös 10 vuotta, tositteet 6 vuotta

Kirjanpitoaineiston säilytysajat ovat kirjanpitolain mukaan 10 vuotta tilinpäätökselle, kirjanpidoille ja tase-erittelyille tilikauden päättymisestä ja 6 vuotta tositteille, kuiteille ja kirjeenvaihdolle sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Ongelmat syntyvät harvoin kuiteista. Useammin aineisto on tilitoimiston tai ohjelmiston hallussa, ja yhteistyö päättyy. Alla ovat säilytysajat, sähköisen arkistoinnin säännöt ja tarkistuslista tilanteisiin, joissa tilitoimisto vaihtuu, ohjelma lopetetaan tai yritys lopettaa.

Kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaan tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo ja luettelo kirjanpidoista ja aineistoista säilytetään vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Kirjanpitolautakunnan mukaan sama koskee tase-erittelyjä. Tositteet, kirjeenvaihto ja muu aineisto säilytetään vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi.

Mitä kirjanpitoaineistoon kuuluu?

Kirjanpitoaineisto on laajempi käsite kuin kuitit. Siihen kuuluu kaikki, millä liiketapahtumat todennetaan ja millä kirjanpidosta päästään tilinpäätökseen ja takaisin. Pienessä yrityksessä se tarkoittaa yleensä näitä:

• Tositteet: myynti- ja ostolaskut, kuitit, tiliotteet, maksupalvelujen raportit, kassaraportit, palkkalaskelmat ja matkalaskut.
• Kirjanpidot: päiväkirja eli kirjaukset aikajärjestyksessä ja pääkirja eli kirjaukset tileittäin sekä mahdolliset osakirjanpidot, kuten myyntireskontra ja palkkakirjanpito.
• Tilinpäätös ja tase-erittelyt: tuloslaskelma, tase, liitetiedot ja erittelyt, joilla taseen erät todennetaan. Ne kootaan yleensä tasekirjaksi.
• Tililuettelo ja luettelo aineistoista: mitä tilejä käytetään ja missä muodossa ja paikassa aineistoa säilytetään.
• Kirjeenvaihto: sopimukset, tarjoukset ja viestit, jotka liittyvät liiketapahtumiin.

Luettelo kirjanpidoista ja aineistoista: malli pienyritykselle

Kirjanpitolain 2 luvun 7 §:n mukaan yrityksellä pitää olla luettelo kirjanpidoista ja tositelajeista, josta näkyvät niiden yhteydet ja säilytystavat. Asiakirja on lyhyt, mutta juuri se kertoo verotarkastajalle, uudelle kirjanpitäjälle tai konkurssipesän hoitajalle, mistä aineisto löytyy. Pienyrityksen luettelo voi näyttää tältä:

• Pääkirja ja päiväkirja: kirjanpito-ohjelman pilvipalvelussa ja vuosittain PDF:nä yrityksen omassa arkistossa.
• Myyntilaskut (ML): laskutusohjelmassa sähköisinä, liitettyinä kirjauksiin.
• Ostolaskut ja kuitit (OL): kirjanpito-ohjelmassa kuvina ja verkkolaskuina.
• Tiliotteet (TO): pankista ladattuina PDF-tiedostoina ja kirjanpito-ohjelmassa.
• Palkkakirjanpito ja palkkalaskelmat (PL): palkanlaskennan ohjelmassa ja vuosittain PDF:nä omassa arkistossa.
• Muistiotositteet (MT), kuten jaksotukset ja poistot: kirjanpito-ohjelmassa.
• Tilinpäätös ja tase-erittelyt: allekirjoitettuna PDF:nä omassa arkistossa.

Tunnukset ja säilytyspaikat ovat yrityskohtaisia. Kirjoita omasi ja päivitä luettelo aina, kun ohjelma tai tilitoimisto vaihtuu.

Kuinka kauan kirjanpitoaineisto pitää säilyttää?

Kirjanpitolain 2 luvun 10 pykälä jakaa aineiston kahteen ryhmään. Pysyvämmät asiakirjat säilytetään kymmenen vuotta, tositteet ja muu aineisto kuusi vuotta. Aika lasketaan hieman eri tavalla, mikä näkyy, jos tilikausi ei ole kalenterivuosi. Säännöt koskevat kaikkia kirjanpitovelvollisia: toiminimeä, osakeyhtiötä, avointa yhtiötä ja yhdistystä. Yhdenkertaista kirjanpitoa pitävä toiminimi ei ole poikkeus, vaikka sen kirjanpito on kevyempi.

• 10 vuotta tilikauden päättymisestä: tilinpäätös ja toimintakertomus, tase-erittelyt, pää- ja päiväkirja, osakirjanpidot (myynti- ja ostoreskontra, palkkakirjanpito, käyttöomaisuuskirjanpito), tililuettelo eli tilikartta ja luettelo kirjanpidoista ja aineistoista.
• 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi: myynti- ja ostolaskut, kuitit ja käteiskassan kassaraportit, tiliotteet ja maksupalvelujen tilitysraportit, palkkalaskelmat, matkalaskut ja ajopäiväkirjat, muistiotositteet (oikaisut, jaksotukset, poistolaskelmat), liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto kuten sopimukset ja tilausvahvistukset sekä muu kirjanpitoaineisto, esimerkiksi täsmäytysselvitykset ja veroilmoitusten kopiot.

Lähteet: kirjanpitolaki 1336/1997, 2 luku 10 § (kirjanpidoiksi luetaan pääkirjanpito ja osakirjanpidot, 2 luku 4 §), ja Kirjanpitolautakunnan lausunto 2068/2024 tase-erittelyistä. Tarkistettu Finlexistä 12.10.2026. Muu laki voi edellyttää pidempää säilytystä.

Huomaa laskentatavan ero. Kymmenen vuotta lasketaan tilikauden viimeisestä päivästä, kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Kun tilikausi on kalenterivuosi, molemmat alkavat 31.12. Kun tilikausi päättyy esimerkiksi 30.6., tositteiden aika alkaa vasta saman vuoden lopussa mutta tilinpäätöksen aika jo kesäkuussa.

Kirjanpidon tositteet: säilytysaika 6 vuotta

Tositteet säilytetään vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Tositteita ovat kaikki asiakirjat, joilla liiketapahtuma todistetaan: myynti- ja ostolaskut, kuitit, tiliotteet, palkkalaskelmat, matkalaskut ja muistiotositteet. Kalenterivuoden tilikaudella vuoden 2026 tositteet saa hävittää aikaisintaan 1.1.2033.

Tositteiden lyhyempi aika ei koske kirjanpitoa, johon ne on kirjattu, sillä pää- ja päiväkirja säilytetään 10 vuotta. Sähköisessä kirjanpidossa tosite ja kirjaus ovat samassa järjestelmässä, joten moni säilyttää kaiken 10 vuotta. Tositteen sisältövaatimukset ovat artikkelissa tositteen vaatimukset ja laskujen säilytys artikkelissa laskujen säilytysaika. Yksityishenkilön veroilmoituksen kuittien lyhyempi aika on artikkelissa veroilmoitus säilytysaika.

Tilinpäätöksen säilytysaika: mitä kymmenen vuotta koskee?

Tilinpäätös säilytetään kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaan vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Säilytettävä tilinpäätös on päivätty ja allekirjoitettu versio, ei luonnos: tase, tuloslaskelma, liitetiedot ja, jos yritys ne laatii, rahoituslaskelma ja toimintakertomus. Tilikauden 2026 tilinpäätös säilytetään siis 31.12.2036 asti.

• Allekirjoitettu tilinpäätös (tase, tuloslaskelma, liitetiedot): 10 vuotta. Kootaan yleensä tasekirjaksi. Paperisen tasekirjan vaatimus poistui 2016 alkaneilta tilikausilta.
• Toimintakertomus: 10 vuotta, vain yrityksillä, joiden pitää laatia se.
• Tase-erittelyt: 10 vuotta Kirjanpitolautakunnan lausunnon 2068/2024 mukaan.
• Tilikauden pääkirja ja päiväkirja: 10 vuotta, koska ne muodostavat kirjausketjun tilinpäätökseen asti.
• Tilintarkastuskertomus: säilytä tilinpäätöksen kanssa. Se kuuluu tilinpäätösasiakirjoihin, jos yhtiöllä on tilintarkastaja.
• Tilinpäätöksen kirjausten tositteet, kuten jaksotukset, poistolaskelmat ja inventaario: 6 vuotta, koska ne ovat tositteita.
• Veroilmoitus, jolla tilinpäätöstiedot ilmoitettiin: 6 vuotta, sillä Kirjanpitolautakunnan yleisohjeen mukaan se on liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa.

Lähteet: kirjanpitolaki 1336/1997, 2 luku 10 §; Kirjanpitolautakunnan yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista 20.4.2021 ja lausunto 2068/2024. Tarkistettu 12.10.2026. Osakeyhtiön tilinpäätös rekisteröidään myös kaupparekisteriin, mutta PRH:lle toimitettu kopio ei korvaa omaa säilytysvelvollisuutta. Rekisteriin menevät vain tilinpäätösasiakirjat, eivät tase-erittelyt, pääkirja tai tositteet. Rekisteröinnistä kerrotaan artikkelissa tilinpäätöksen rekisteröinti PRH:lle.

Ohjelman automaattisesti tekemät tositteet

Kirjanpito-ohjelma tekee osan tositteista itse: avaavan taseen, poistot käyttöomaisuusrekisteristä ja palkka- tai myyntijärjestelmästä tulevat siirrot. Kirjanpitolautakunnan lausunnon 2092 (14.1.2025) mukaan tällaiset dokumentit säilytetään 6 vuotta, jos tosite ei ilman niitä olisi niin yksiselitteinen, että sen perusteella voisi tehdä kirjauksen. Jos taas kirjausketjua eri kirjanpitojen välillä ei voi todentaa ilman niitä, niihin sovelletaan 10 vuoden säilytysaikaa. Pienyrittäjälle tämä tarkoittaa yhtä asiaa: kun vaihdat ohjelmaa, ota ulos myös automaattikirjausten raportit, älä pelkkiä kuitteja.

Minkä vuoden kirjanpidon saa hävittää vuonna 2026?

Vuonna 2026 saat hävittää tositteet tilikausilta, jotka päättyivät vuonna 2019 tai aiemmin, sekä tilinpäätökset ja kirjanpidot tilikausilta, jotka päättyivät viimeistään 31.12.2015. Kun tilikausi on kalenterivuosi, hävityspäivän voi lukea taulukosta.

Milloin säilytysaika on pidempi kuin 6 tai 10 vuotta?

Kirjanpitolain säilytysajat ovat vähimmäisaikoja, ja laki itse toteaa, että muu laki voi vaatia pidempää säilytystä. Pienellä yrityksellä tavallisimmat tilanteet ovat nämä:

• Kiinteistöinvestoinnit: arvonlisäverotuksen tarkistusmenettelyn vuoksi hankinnan tiedot säilytetään Verohallinnon ohjeen mukaan 13 vuotta sen vuoden lopusta, jona tarkistuskausi alkoi.
• EU-tuet: kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaan EU:n rakennerahasto-ohjelmaa hallinnoiva ministeriö voi säätää tukea koskevalle aineistolle pidemmän säilytysajan. Hankkeissa aika näkyy yleensä rahoituspäätöksestä.
• Keskeneräinen verotus tai riita: jos verotukseen haetaan muutosta, verotarkastus on kesken tai asiasta riidellään, säilytä aineisto, kunnes asia on lopullisesti ratkaistu.
• Yhtiön hallinnon asiakirjat: yhtiökokousten pöytäkirjat eivät ole kirjanpitoaineistoa. Osakeyhtiölain mukaan ne säilytetään luotettavalla tavalla, käytännössä koko yhtiön elinkaaren ajan.

Jos et ole varma, säilytä pidempään. Sähköinen arkisto maksaa vähän verrattuna siihen, että tosite puuttuu, kun sitä kysytään.

Kirjanpidon säilytysaika osakeyhtiössä, toiminimessä ja yhdistyksessä

Säilytysaika on sama yritysmuodosta riippumatta: tilinpäätös ja kirjanpidot 10 vuotta, tositteet 6 vuotta. Osakeyhtiö, toiminimi, avoin yhtiö ja rekisteröity yhdistys noudattavat kaikki kirjanpitolain 2 luvun 10 §:ää. Erot syntyvät siitä, mitä aineistoa kullakin on.

• Tiliotteet: 6 vuotta, koska ne ovat tositteita. Myös verkkopankista ladatut PDF:t kelpaavat.
• Palkkalaskelmat ja matkalaskut: 6 vuotta tositteina. Palkkakirjanpito: 10 vuotta, koska se on kirjanpitoa.
• ALV-ilmoitukset ja veroilmoitusten kopiot: vähintään 6 vuotta muuna kirjanpitoaineistona. Säilytä pidempään, jos verotus on kesken tai siihen haetaan muutosta.
• Osakeyhtiön yhtiökokouksen pöytäkirjat: ei määräaikaa. Osakeyhtiölain mukaan ne säilytetään luotettavalla tavalla, käytännössä koko yhtiön elinkaaren ajan.
• Yhdistyksen tilinpäätös ja tositteet: 10 ja 6 vuotta, samat ajat kuin yrityksellä.
• Mikroyhdistyksen kevennetty tilinpito ja vuosikoonti: 6 vuotta sen kalenterivuoden jälkeen, jota aineisto koskee (yhdistyslaki 37 a §).

Lähteet: kirjanpitolaki 1336/1997, 2 luku 10 §, osakeyhtiölaki 624/2006 ja yhdistyslaki 503/1989, 37 a §. Tarkistettu Finlexistä 12.10.2026.

Kauanko palkka-aineistoa pitää säilyttää?

Palkkalaskelmat säilytetään kirjanpitolain mukaan 6 vuotta ja palkkakirjanpito 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Työnantajaa koskevat myös työlainsäädännön säännöt: vuosilomakirjanpito ja työaikakirjanpito säilytetään saatavien kanneajan loppuun, ja työtodistus pitää pystyä antamaan 10 vuoden ajan työsuhteen päättymisestä. Säilytä siksi työsuhteen perustiedot vähintään yhtä kauan.

• Palkkalaskelmat ja palkkatositteet: 6 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta (kirjanpitolaki 2:10 §).
• Palkkakirjanpito eli palkkakortit ja palkkalistat: 10 vuotta tilikauden päättymisestä (kirjanpitolaki 2:10 §).
• Vuosilomakirjanpito: kanneajan loppuun eli 2 vuotta sen vuoden lopusta, jona loma olisi pitänyt antaa, tai 2 vuotta työsuhteen päättymisestä (vuosilomalaki 29 § ja 34 §).
• Työaikakirjanpito ja työvuoroluettelot: kanneajan loppuun, pääsääntöisesti 2 vuotta sen vuoden lopusta, jona korvausoikeus syntyi (työaikalaki 32 § ja 40 §).
• Ammattikuljettajan ajopäiväkirja: 1 vuosi (työaikalaki).
• Työtodistukseen tarvittavat tiedot eli työsuhteen kesto ja tehtävät: käytännössä 10 vuotta työsuhteen päättymisestä, koska todistus annetaan, jos sitä pyydetään 10 vuoden kuluessa (työsopimuslaki 6:7 §).

Tarkistettu Finlexistä 13.10.2026 (kirjanpitolaki 1336/1997, vuosilomalaki 162/2005, työaikalaki 872/2019, työsopimuslaki 55/2001). Työehtosopimuksessa voi olla lisäehtoja. Palkka-aineisto säilyy palkanlaskentaohjelmassa niin kauan kuin sopimus on voimassa. Kun vaihdat palkanlaskijaa, ota ulos myös palkkakortit ja lomakirjanpito, ei pelkkiä laskelmia. Palkanlaskennan kokonaisuus on artikkelissa palkanlaskenta.

Kirjanpitoaineiston sähköinen arkistointi: saako aineiston säilyttää sähköisesti?

Saa. Laki ei vaadi paperia. Se vaatii, että aineiston sisältöä voi vaivatta tarkastella ja tarvittaessa tulostaa selväkielisenä ja että viranomainen ja tilintarkastaja voivat tarkastella sitä Suomesta käsin ilman aiheetonta viivettä. Muotoa saa muuttaa käsittelyn, siirron tai säilytyksen vuoksi, kunhan sisältö ja kirjausketju säilyvät. Mitä tämä vaatii kuittien kuvaamiselta, on artikkelissa kuittisovellus yrittäjälle.

Paperikuitin voi siis kuvata, ja kuva on tosite. Kuvan pitää olla luettava ja kokonainen, ja se liitetään oikeaan kirjaukseen. Kun tilinpäätös on laadittu, tositteen, kirjanpidon tai muun aineiston sisältöä ei saa muuttaa eikä poistaa. Sähköisen kirjanpidon perusteet ovat artikkelissa sähköinen kirjanpito.

• Arkisto on palvelussa, johon sinulla on omat tunnukset, ei vain tilitoimiston tunnukset.
• Tositteet ovat kuvina tai alkuperäisinä sähköisinä tiedostoina, liitettynä kirjauksiin.
• Pääkirjan, päiväkirjan, tilinpäätöksen ja tase-erittelyt saa ladattua PDF:nä tai muussa luettavassa muodossa.
• Kirjanpitoaineisto saadaan ulos myös koneluettavana, jotta sen voi siirtää toiseen ohjelmaan.
• Viranomainen saa aineiston nähtäväksi Suomesta käsin nopeasti.
• Varmuuskopio on olemassa siltä varalta, että palvelu lakkaa.

Jos sinulla on vielä vanhoja paperikansioita, järjestä ne vuosittain ja merkitse kanteen, milloin sisällön saa hävittää. Säilytä kansiot kuivassa paikassa, ei autotallissa tai kosteassa kellarissa. Kun säilytysaika päättyy, hävitä aineisto turvallisesti, koska siinä on asiakkaiden ja työntekijöiden tietoja.

Kenen omaisuutta kirjanpitoaineisto on?

Kirjanpitoaineisto kuuluu kirjanpitovelvolliselle eli yritykselle. Säilytysvelvollisuus on yrityksellä, vaikka työ olisi ulkoistettu. Jos Verohallinto pyytää tositteita verotarkastuksessa, et voi vastata, että ne ovat entisellä tilitoimistolla.

Ongelma syntyy, kun aineisto on vain tilitoimiston ohjelmistossa eikä yrittäjällä ole sinne omia tunnuksia. Kun sopimus päättyy, pääsy loppuu. Yrittäjä joutuu silloin usein odottamaan aineistoa viikkoja tai maksamaan siitä erikseen, ja tästä syntyy tavallisesti riitaa tilitoimiston vaihdossa.

Tämän voi välttää jo sopimusvaiheessa. Kysy ennen allekirjoitusta, onko sinulla omat tunnukset järjestelmään, missä muodossa saat aineiston, jos sopimus päättyy, ja veloitetaanko luovutuksesta erikseen. Pyydä vastaukset kirjallisena. Hyvä tilitoimisto vastaa mielellään, koska se ei rakenna asiakassuhdetta sen varaan, että lähteminen on vaikeaa. Jos nykyinen sopimuksesi on näissä kohdissa epäselvä, kilpailuta nykyinen tilitoimisto ja vertaa ehtoja.

Mitä aineistolle tapahtuu, kun tilitoimisto vaihtuu?

Vaihto kannattaa tehdä tilikauden vaihteessa, mutta se onnistuu myös kesken vuoden. Aineiston siirto on vaihdon tärkein vaihe, koska uusi kirjanpitäjä tarvitsee avaavan taseen ja edellisten vuosien tilinpäätökset. Vaiheet ovat sivulla tilitoimiston vaihtaminen, ja irtisanomisen voi tehdä irtisanomisilmoituspohjalla.

Sama koskee ohjelmiston lopettamista. Kun Visma eAccounting eli entinen ePasseli lopetettiin Suomessa 30.6.2026, käyttäjien piti viedä aineistonsa ulos ennen palvelun sulkemista. Vanhojen vuosien aineisto pitää pystyä näyttämään säilytysajan loppuun, vaikka ohjelmaa ei enää ole. Lisää artikkelissa Visma eAccounting loppui.

Mitä kirjanpitoaineistolle tehdään, kun yritys lopetetaan?

Säilytysvelvollisuus ei pääty, kun yritys lopettaa toimintansa. Kirjanpitolain mukaan kirjanpitovelvollisen tai tämän oikeudenomistajan pitää järjestää aineiston säilytys lain vaatimalla tavalla ja ilmoittaa rekisteriviranomaiselle, kenelle säilytys on uskottu. Toiminimellä se on yleensä yrittäjä itse, osakeyhtiössä hallitus tai selvitysmies. Konkurssissa pesänhoitaja ottaa kirjanpitoaineiston haltuunsa, joten aineiston pitää olla luovutettavissa. Johdon vastuista konkurssissa kerrotaan artikkelissa konkurssi ja yrittäjän vastuu.

Viimeisen tilikauden tilinpäätös säilytetään kymmenen vuotta ja tositteet kuusi vuotta kuten ennenkin. Jos lopetat toiminimen vuonna 2026, aineiston pitää olla saatavilla vielä 2030-luvun puolivälissä. Siihen riittää sähköinen arkisto omalla pilvitilillä tai ulkoisella levyllä, josta on kaksi kopiota.

Mitä tapahtuu, jos kirjanpitoaineistoa ei ole tallessa?

Jos tositteita ei löydy, Verohallinto voi arvioida verotuksen eli jättää kulun vähentämättä tai arvioida tulot itse. Kirjanpitolain mukaan aineiston säilyttämisen laiminlyönti tahallaan tai törkeästä huolimattomuudesta on kirjanpitorikkomus, josta tuomitaan sakkoon, ja vakavammat teot ovat rikoslain kirjanpitorikoksia. Yksittäinen kadonnut kuitti ei yleensä johda seuraamuksiin, jos sen tilalle on tehty selvitys. Ohje on artikkelissa kadonnut kuitti, ja kuittien toimittamisesta kerrotaan artikkelissa kuitit kirjanpitoon.

Aineiston merkitys näkyy usein vasta vuosien päästä. Verohallinto voi yleensä oikaista verotusta jälkikäteen useamman vuoden ajalta, ja kysymys tulee tyypillisesti silloin, kun asiaa ei enää muista. Myös pankki, yrityskaupan ostaja tai tilintarkastaja voi pyytää vanhoja tositteita. Hyvin järjestetty arkisto säästää silloin päiviä.

Paras suoja on yksinkertainen: kuvaa tositteet heti, pidä kirjanpito ajan tasalla ja varmista oma pääsy kaikkeen. Silloin säilytys hoituu itsestään, eikä tilitoimiston tai ohjelman vaihtaminen ole riski.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.