Sähköinen kirjanpito:Mitä se on, miten siirryt ja mitä laki vaatii (2026)

Sähköinen kirjanpito tarkoittaa, että kuitit kuvataan puhelimella, ostolaskut tulevat verkkolaskuina, myyntilaskut kirjautuvat samalla kun ne lähtevät ja pankkitapahtumat siirtyvät kirjanpitoon automaattisesti. Pidemmälle vietynä se on automatisoitu kirjanpito, jossa ohjelma ehdottaa kirjaukset ja ihminen tarkistaa poikkeukset.

Voit tehdä sähköisen kirjanpidon itse ohjelmalla tai antaa sen kirjanpitäjälle, joka työskentelee samasta aineistosta. Jos haluat, että joku muu kirjaa, ilmoittaa ja neuvoo, katso miten sähköinen tilitoimisto toimii. Jos teet itse, ohjelmavaihtoehdot ovat artikkeleissa kirjanpito-ohjelma toiminimelle ja kirjanpito-ohjelma osakeyhtiölle.

Mitä sähköinen kirjanpito tarkoittaa?

Sähköisessä kirjanpidossa koko ketju tositteesta tilinpäätökseen on sähköinen. Tosite syntyy tai tallennetaan sähköisenä, kirjaus tehdään ohjelmassa, ja raportit ja aineisto säilytetään sähköisessä arkistossa.

Sanaa käytetään kuitenkin väljästi. Tilitoimisto, joka ottaa tositteet vastaan sähköpostilla ja lähettää raportin PDF:nä, voi kutsua itseään sähköiseksi, vaikka joku avaa liitteen ja näppäilee summan käsin. Aidosti sähköinen kirjanpito täyttää kolme ehtoa:

• Tosite syntyy sähköisenä, ei skannattuna. Kuitti kuvataan ja tiedot tunnistetaan kuvasta, ostolasku tulee verkkolaskuna ja myyntilasku kirjautuu samalla kun se lähtee.
• Pankki yhdistyy automaattisesti. Tapahtumat haetaan päivittäin ja yhdistetään laskuihin ja kuitteihin. Sinulta kysytään vain ne, joille ei löydy paria.
• Sinä ja kirjanpitäjä näette saman kirjanpidon, eikä tositteita lähetetä edestakaisin.

Paperikirjanpito vs. sähköinen kirjanpito

Lähes kaikki kirjanpito tehdään jo ohjelmalla, joten ero ei ole siinä. Ero on siinä, kulkevatko tositteet paperina ja käsin vai sähköisesti ja automaattisesti.

Kuinka siirtyä sähköiseen kirjanpitoon

Siirtyminen tehdään neljässä vaiheessa, ja helpointa se on tilikauden tai ALV-kauden vaihteessa. Vanhaa aineistoa ei tarvitse digitoida takautuvasti.

Vanha aineisto säilytetään sellaisenaan, ja uusi kirjanpito alkaa avaavista saldoista. Tavat vakiintuvat ensimmäisen kuukauden aikana. Jos vaihdat samalla tilitoimistoa, vaiheet ovat sivulla tilitoimiston vaihtaminen.

Mitä kirjanpitolaki vaatii sähköiseltä kirjanpidolta?

Kirjanpitolaki (1336/1997) ei vaadi paperia eikä tiettyä ohjelmaa. Samat säännöt koskevat sähköistä ja paperista kirjanpitoa. Sähköisessä ne on yleensä helpompi täyttää, koska ohjelma numeroi ja tallentaa automaattisesti.

• Jokaisesta kirjauksesta on päivätty ja numeroitu tosite: kuva kuitista, verkkolasku tai itse laadittu ja varmennettu tosite, jos kuittia ei saa.
• Kirjausketju toimii: tositteesta pääsee kirjaukseen, pääkirjaan ja tilinpäätökseen ja takaisin.
• Ohjelma näyttää kirjaukset sekä aikajärjestyksessä (päiväkirja) että tileittäin (pääkirja).
• Käteismaksut kirjataan päivittäin ja muut vähintään kuukausittain niin, että ALV-ilmoitus voidaan laatia.
• Ilmoitetun kauden kirjauksia ei muuteta jälkikäteen. Korjaus tehdään uutena kirjauksena.
• Tositteet säilytetään 6 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta, kirjanpidot ja tilinpäätös 10 vuotta, ja ne ovat tarkastettavissa Suomesta käsin.

Lähde: kirjanpitolaki 1336/1997, luku 2 (Finlex, luettu 5.10.2026).

Varmuuskopioi sähköinen arkisto, ja huolehdi, että se pysyy luettavana koko säilytysajan. Jos ohjelma lopetetaan tai vaihdat palvelua, pyydä aineisto talteen muodossa, joka aukeaa ilman vanhaa ohjelmaa. Yksityiskohdat: kirjanpitoaineiston säilyttäminen.

Onko kirjanpito suoriteperusteinen vai maksuperusteinen?

Kirjanpitolain pääsääntö on suoriteperuste. Myynti kirjataan, kun tuote tai palvelu luovutetaan, ja ostot, kun ne vastaanotetaan, maksupäivästä riippumatta. Pieni yritys saa kirjata tilikauden aikana myös maksuperusteisesti, kunhan ostovelat ja myyntisaamiset voidaan selvittää milloin vain. Tilinpäätöksessä kaikki oikaistaan suoriteperusteiseksi.

Sähköisessä kirjanpidossa suoriteperuste on helppo. Myyntilasku kirjautuu laskun päivälle ja ostolasku ostovelaksi saapuessaan, ja pankin maksutapahtuma kuittaa ne myöhemmin. Erot ja esimerkit: suoriteperusteinen kirjanpito.

Voiko kirjanpitoa tehdä itse?

Voi. Laki ei vaadi kirjanpitäjää eikä tilitoimistoa, ja vastuu kirjanpidosta on aina yrityksellä. Toiminimi voi pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, jos enintään yksi seuraavista ylittyy kahtena peräkkäisenä tilikautena: tase 100 000 euroa, liikevaihto 200 000 euroa tai henkilöstö 3. Osakeyhtiö pitää aina kahdenkertaista kirjanpitoa ja laatii tilinpäätöksen.

Itse tekeminen sopii, kun tositteita on vähän, myynti on kotimaista ja osaat ALV:n ja veroilmoituksen. Ohjelmavaihtoehdot: kirjanpito-ohjelmat vertailussa ja ilmainen kirjanpito-ohjelma. Kun laskut ja tositteet lisääntyvät, virheiden korjaaminen jälkikäteen maksaa yleensä enemmän kuin kirjanpitäjä.

Sähköinen kirjanpito ohjelmalla vai tilitoimistossa?

Ohjelmalla itse tehtynä sinä kirjaat, kuvaat tositteet ja teet ALV- ja veroilmoitukset, eikä neuvontaa ole. Se sopii pienelle toiminimelle, joka osaa perusasiat. Ohjelma on halvin, mutta päätökset ja vastuu jäävät sinulle.

Sähköisessä tilitoimistossa sinä kuvaat tositteet, ohjelma ehdottaa kirjaukset ja kirjanpitäjä tarkistaa ne ja tekee ilmoitukset. Neuvonta kuuluu usein kuukausihintaan. Se sopii yrittäjälle, joka haluaa säästää aikaa ja saada neuvoja.

Perinteisessä tilitoimistossa tositteet kulkevat kirjekuoressa tai sähköpostilla, kirjanpitäjä kirjaa käsin ja neuvonta laskutetaan usein tuntihinnalla. Se sopii yritykselle, jolle kansio on tuttu tapa.

Jos haluat kirjanpidon kokonaan verkossa niin, että joku muu vastaa ilmoituksista, katso tilitoimisto verkossa. Valintakriteerit: hyvä kirjanpitäjä pienyritykselle.

Sähköisen kirjanpidon ohjelmat ja hinnat 2026

Sähköisen kirjanpidon ohjelma maksaa pienyritykselle 0–83 euroa kuukaudessa ilman ALV:tä. Todellinen vuosihinta riippuu verkkolasku-, pankkiyhteys- ja tositemaksuista. Samalle toiminimelle (20 tositetta ja 6 verkkolaskua kuussa) laskemamme vuosihinta vaihteli 0 eurosta 627,60 euroon ennen ALV:tä. Alla yleisimmät ohjelmat hinnastojen mukaan, tarkistettu 12.10.2026.

Procountor Solo sopii toiminimelle, joka tekee itse, ja Netvisor osakeyhtiölle tai kasvavalle yritykselle. Passeli Merit ja Piilo sopivat pienelle osakeyhtiölle ja toiminimelle, NoCFO automaatiota haluavalle pienyritykselle. Kitsas ja Tilitantti ovat kirjanpitoa osaavalle yrittäjälle, joka kirjaa itse.

Mikä on paras ilmainen kirjanpito-ohjelma?

Täysin ilmaisia ovat Kitsaksen omalle koneelle asennettava versio, NoCFO Free (8 tapahtumaa kuussa) ja Piilon ilmaisversio, jossa verkkolasku maksaa 2 euroa kappaleelta. Ilmaisversioissa ei yleensä ole pankkiyhteyttä tai verkkolaskuja. Juuri ne tekevät kirjanpidosta sähköistä, joten automaatio on usein maksullinen lisä. Ilmaisten ohjelmien rajat: ilmainen kirjanpito-ohjelma. Kaikki 11 ohjelmaa: kirjanpito-ohjelma vertailu.

Paljonko sähköinen kirjanpito maksaa kuukaudessa?

Taukon hintatutkimuksessa tilitoimistojen kuukausihinnan mediaani oli 75 euroa toiminimeltä ja 89 euroa osakeyhtiöltä, kun tositteita on noin 10 kuussa (alv 0 %). Osakeyhtiöllä mediaani oli 120 euroa 30 tositteella ja 165 euroa 60 tositteella. Tutkimuksessa olivat 18 tilitoimiston julkiset hinnastot 11.10.2026.

Taukossa toiminimi alkaa 69 eurosta ja osakeyhtiö 89 eurosta kuussa, ja palkanlaskenta on 19 euroa palkansaajaa kohden kuukaudessa. Ohjelmalla itse tehtynä maksat lisenssin, mutta työ on sinun. Katso oma hintasi tositemäärän mukaan. Hinnoista tarkemmin: sähköinen kirjanpito hinta ja kirjanpidon hinta 2026.

Mikä on edullinen kirjanpito toiminimelle?

Edullisin on ohjelma, jolla teet kirjanpidon itse. Pilviohjelmilla se maksaa 45–200 euroa vuodessa, jos osaat ALV:n ja veroilmoituksen. Jos haluat kirjanpitäjän, vertaa vuosihintaa: tilitoimistojen mediaani oli toiminimelle 1 069 euroa vuodessa tilinpäätöksineen. Jos nykyisen tilitoimistosi hinta tuntuu korkealta, kilpailuta nykyinen tilitoimisto.

Paljonko tilinpäätös maksaa?

Erikseen laskutettu tilinpäätös ja veroilmoitus maksoivat Taukon hintatutkimuksessa mediaanina 220 euroa toiminimeltä ja 322,50 euroa osakeyhtiöltä vuodessa (alv 0 %). Ne laskutetaan yleensä kerran vuodessa kuukausihinnan päälle, niin myös Taukossa. Sähköinen kirjanpito ei poista tilinpäätöstä, mutta nopeuttaa sitä, kun kirjaukset ovat ajan tasalla ja täsmäytetty pankkiin koko vuoden. Hintatasot: tilinpäätöksen hinta.

Milloin yritys on pienyritys kirjanpitolaissa?

Kirjanpitolain mukaan yritys on mikroyritys, jos enintään yksi seuraavista ylittyy sekä päättyneellä että edellisellä tilikaudella: tase 450 000 euroa, liikevaihto 900 000 euroa tai 10 työntekijää. Pienyrityksen rajat ovat 7,5 miljoonan euron tase, 15 miljoonan euron liikevaihto ja 50 työntekijää. Rajat ovat voimassa tilikausista 1.1.2025 alkaen (KPL 1:4 a–4 b).

Kokoluokka ratkaisee, kuinka kevyen tilinpäätöksen saat tehdä. Lähes kaikki suomalaiset yritykset ovat mikro- tai pienyrityksiä, ja niille riittää lyhennetty tilinpäätös ilman toimintakertomusta. Lue mikroyritys sanastosta.

Kannattaako siirtyä sähköiseen kirjanpitoon?

Siirtyminen on vapaaehtoista, mutta useimmille pienyrityksille se kannattaa, koska raha liikkuu jo valmiiksi sähköisesti. Jos tilitoimistosi on siirtynyt sähköiseen, mutta hinta ei ole laskenut eikä neuvonta lisääntynyt, säästö jäi toimistolle.

Viisi kysymystä, kun ulkoistat sähköisen kirjanpidon

1. Miten toimitan kuitin? Hyvä vastaus: kuvaamalla sovelluksella, joka tunnistaa tiedot. Huono: sähköpostilla tai skannaamalla.
2. Miten pankkitapahtumat tulevat kirjanpitoon? Hyvä: automaattisesti päivittäin. Huono: tiliotteesta kuun lopussa.
3. Näenkö saman kirjanpidon kuin kirjanpitäjä? Hyvä: kyllä. Huono: saat PDF-raportin kerran kuussa.
4. Onko ohjelmiston lisenssi erillinen maksu? Hyvä: se kuuluu hintaan. Huono: erillinen kuukausimaksu kolmannelle osapuolelle.
5. Kuka vastaa kysymyksiini ja kuinka nopeasti? Hyvä: nimetty kirjanpitäjä samana päivänä. Huono: yleinen tukiosoite.

Jos kolme viidestä vastauksesta on huonoja, kyse on perinteisestä toimistosta, jolla on sähköposti. Se voi silti olla hyvä toimisto, mutta sähköisen kirjanpidon hyödyt jäävät saamatta. Sähköisen kirjanpitopalvelun sisältö ja hinta on koottu sivulle sähköinen tilitoimisto. Jos haluat vertailla tarjouksia, kilpailuta tilitoimisto.

Kirjanpito pilvipalveluna: mitä tarkistaa ennen valintaa?

Pilvipalvelussa kirjanpito-ohjelma ja aineisto ovat palveluntarjoajan palvelimilla, ja käytät niitä selaimella tai mobiilisovelluksella. Lähes kaikki nykyiset kirjanpito-ohjelmat ja sähköiset tilitoimistot toimivat näin. Kirjanpitolaki sallii pilvipalvelun, kunhan aineisto säilyy määräajan ja viranomainen voi tarkastaa sen Suomesta käsin.

• Säilytysajat: tositteet säilytetään 6 vuotta ja tilinpäätös, kirjanpidot ja tase-erittelyt 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Kysy, mitä tiedoillesi tapahtuu, jos irtisanot palvelun.
• Tietojen sijainti: kirjanpitoaineistossa on henkilötietoja. Tarkista, että palvelin on EU:ssa tai ETA-alueella tai siirto on GDPR:n mukaan sallittu, ja pyydä henkilötietojen käsittelysopimus.
• Vienti ulos: pääkirja, päiväkirja, tase ja tositteet pitää saada ulos koneluettavassa muodossa ja PDF:nä. Muuten palvelun vaihtaminen on vaikeaa.
• Tunnistautuminen: kahden tekijän tunnistus ja omat tunnukset jokaiselle käyttäjälle, myös kirjanpitäjälle.
• Pankkiyhteys ja verkkolaskut: tapahtumat tulevat suoraan pankista ja verkkolaskut operaattorilta, jotta tositteita ei tarvitse siirtää käsin.
• Muuttamiskielto: valmiin kauden kirjauksia ei saa muuttaa jälkikäteen ilman merkintää, joten ohjelman pitää lukita kaudet.

Pilvipalvelukin vaatii, että joku kirjaa, täsmäyttää ja tekee ALV-ilmoitukset. Jos haluat, että sen tekee kirjanpitäjä, vertaa ohjelman kuukausimaksua ja omaa työaikaasi tilitoimiston hintaan. Ohjelmien vertailu: kirjanpito-ohjelma vertailu.

Sähköisen kirjanpidon rajat

Automaatio hoitaa toistuvan työn, mutta ei tee päätöksiä. Ohjelma ei tiedä, kannattaako sinun nostaa palkkaa vai osinkoa, ovatko ennakkoverosi oikealla tasolla tai vaatiiko ulkomainen ohjelmistolasku käännetyn ALV:n. Siksi Taukossa kirjanpidon tekee kirjanpitäjä, ja neuvonta kuuluu kiinteään kuukausihintaan. Koko hinnasto on sivulla kirjanpidon hinta, ja oman hintasi näet hintalaskurista.

Kirjoittaja

Iiro Purimäki

Tauko kirjanpito

Kirjoittaa Taukon blogiin yrityksen perustamisesta, yritysmuodon ja tilitoimiston valinnasta sekä yrittäjän arjesta.