Kuittisovellus yrittäjälle: mitä kirjanpitolaki vaatii kuittien skannaukselta
Kuittien skannaus puhelimella on laillinen tapa hoitaa tositteet, kunhan kuva on luettava, se liitetään oikeaan kirjaukseen ja se säilyy muuttumattomana vuosia. Tässä on, mitä kuittisovellukselta pitää vaatia kirjanpitolain kannalta, milloin paperikuitin voi heittää pois ja mitä tekstintunnistus oikeasti tekee.
Lyhyesti
- Kuvattu kuitti on kelvollinen tosite. Kirjanpitolaki sallii aineiston muodon muuttamisen, kun sisältö ja kirjausketju säilyvät.
- Kuvan pitää säilyä luettavana vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Kirjanpito ja tilinpäätös säilytetään 10 vuotta.
- Paperikuitin voi heittää pois, kun olet tarkistanut, että kuva on kokonainen ja tarkka ja että se on tallessa kirjanpidossa.
- Tekstintunnistus (OCR) säästää näppäilyä, mutta ALV-erittely ja päivämäärä kannattaa tarkistaa. Sovellus ei korvaa sitä, että joku katsoo kirjauksen.
Hinnat: Kirjanpidon hinta 2026
Kuittisovellus on yrittäjälle laillinen ja helpoin tapa hoitaa kuitit. Kirjanpitolaki hyväksyy kuvatun kuitin tositteeksi, kun kuvasta näkyvät kaikki tiedot, se liitetään oikeaan kirjaukseen ja se säilyy muuttumattomana vähintään kuusi vuotta. Kun kuva on tarkistettu ja tallessa, paperikuitin voi heittää pois.
Kelpaako puhelimella kuvattu kuitti kirjanpitoon?
Kelpaa. Kirjanpitolain mukaan tositteen, kirjanpidon ja muun kirjanpitoaineiston muotoa saa muuttaa, jos se on tarpeen käsittelyn, siirron tai säilytyksen vuoksi. Silloin on varmistettava, että sisältö ja kirjausketju säilyvät. Kirjausketju tarkoittaa, että kirjauksesta pääsee tositteeseen ja tositteesta kirjaukseen.
Kuittisovellus on siis vain tapa muuttaa paperinen tosite sähköiseksi. Laki ei vaadi tiettyä sovellusta, mutta se vaatii lopputulokselta kolme asiaa: kuva on luettava, se on liitetty kirjaukseen, ja se säilyy. Mitä tositteessa pitää ylipäätään näkyä, on koottu artikkeliin tositteen vaatimukset.
- Myyjän nimi ja mielellään Y-tunnus näkyvät.
- Ostopäivä näkyy.
- Tuotteet tai palvelut on nimetty, ei pelkkä summa.
- Kokonaissumma ja ALV-erittely verokannoittain näkyvät.
- Koko kuitti on kuvassa, myös alareuna, ja teksti on tarkka.
Enintään 400 euron ostoissa tavallinen kassakuitti, jossa vero näkyy, on yksinkertaistettu lasku ja riittää ALV-vähennykseen. Yli 400 euron ostossa pyydä lasku yrityksen nimellä.
Saako paperikuitin heittää pois skannauksen jälkeen?
Saa. Kun muoto on muutettu sähköiseksi ja sisältö on säilynyt, sähköinen kuva on tosite, eikä laki vaadi säilyttämään paperista alkuperäistä sen rinnalla. Vastuu kuvan kelpoisuudesta on kuitenkin sinulla. Jos kuva on epätarkka tai siitä puuttuu summa, paperia ei saa enää takaisin.
Kuinka kauan kuitin kuva pitää säilyttää?
Kirjanpitolain mukaan tositteet säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Kirjanpidot ja tilinpäätös säilytetään vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Esimerkiksi tilikauden 2026 kuitit säilytetään vähintään vuoden 2032 loppuun.
Tämä on kuittisovelluksen tärkein ominaisuus, vaikka siitä mainostetaan vähiten. Kysy ennen käyttöönottoa, mitä kuville tapahtuu, jos lopetat sovelluksen tilauksen tai sovelluksen tarjoaja lopettaa toimintansa, ja voitko viedä kuvat ulos kirjauksiin liitettyinä. Lisää säilytyksestä artikkelissa kirjanpitoaineiston säilytys.
Mitä kuittisovellukselta kannattaa vaatia?
| Vaatimus | Miksi sillä on väliä |
|---|---|
| Kuva liittyy kirjaukseen tai pankkitapahtumaan | Kirjausketju säilyy, eikä kuitteja tarvitse etsiä erikseen |
| Säilytys koko lakisääteisen ajan | Tositteet 6 vuotta, kirjanpito 10 vuotta |
| Kuvia ei voi muuttaa jälkikäteen | Tilinpäätöksen jälkeen aineistoa ei saa muuttaa eikä poistaa |
| Kuvat saa ulos kirjauksiin liitettyinä | Tilitoimiston tai ohjelman vaihto ei katkaise säilytystä |
| Sähköpostikuitit tulevat samaan paikkaan | Verkko-ostosten kuitit eivät jää postilaatikkoon |
| Tiedot ovat EU:ssa tai ETA:ssa | Tietosuoja ja aineiston tarkasteltavuus Suomesta käsin |
Jos sovellus on erillinen kirjanpito-ohjelmasta, kuvat kulkevat kahden järjestelmän välillä, ja jokainen siirto on paikka, jossa kuitti voi jäädä matkalle. Kuvaamisen yhdistäminen suoraan kirjanpitoon on yksinkertaisempaa. Laajemmin puhelimella tehtävästä kirjanpidosta kerrotaan artikkelissa kirjanpito puhelimella.
Mitä OCR-tekstintunnistus tekee ja missä se erehtyy?
OCR (optical character recognition) on tekniikka, joka lukee kuvasta tekstin ja numerot. Kuittisovelluksessa se poimii kuvasta tyypillisesti myyjän, päivämäärän, summan ja ALV:n, jolloin niitä ei tarvitse näppäillä. Se säästää aikaa, mutta se ei ole kirjanpitäjä.
- ALV-erittely: jos kuitissa on useita verokantoja, esimerkiksi ruokaa 13,5 % ja muuta 25,5 %, tunnistus voi poimia vain kokonaissumman tai väärän rivin.
- Päivämäärä: kuitissa voi olla useita päivämääriä, kuten tilaus- ja toimituspäivä, ja tunnistus voi valita väärän.
- Haalistunut tai rypistynyt kuitti: luvut voivat lukeutua väärin, esimerkiksi 8 kolmosena.
- Mihin kulu kuuluu: tunnistus ei tiedä, oliko lounas edustusta, oma ateria vai asiakastilaisuus. Sen ratkaisee käyttötarkoitus, ei kuitti.
Siksi tekstintunnistuksen tulos pitää tarkistaa ennen kuin se menee ALV-ilmoitukseen. Joko teet sen itse tai sen tekee kirjanpitäjäsi. Tunnistus ratkaisee näppäilyn, ihminen ratkaisee tulkinnan.
Kuittisovellus, sähköposti vai kenkälaatikko?
Miten kuittien skannaus kannattaa tehdä?
- 1Kuvaa heti kassalla tai autossaTasainen alusta, hyvä valo ja koko kuitti kuvassa. Pitkän kuitin voi taittaa tai kuvata osissa, kunhan summa ja ALV näkyvät.
- 2Tarkista kuvaNäkyvätkö myyjä, päivämäärä, tuotteet, summa ja vero tarkkoina? Jos eivät, kuvaa uudelleen niin kauan kuin paperi on vielä tallessa.
- 3Kirjoita käyttötarkoitusAsiakaslounaasta osallistujat ja aihe, työmatkasta kohde. Muistat sen nyt, et puolen vuoden päästä.
- 4Hävitä paperi vasta tämän jälkeenKun kuva on liitetty kirjaukseen tai pankkitapahtumaan, paperia ei enää tarvita.
Sähköpostiin tulevat kuitit kannattaa ohjata samaan paikkaan kuin kuvatut, ettei kirjanpitoon synny kahta erillistä kasaa. Ulkomaisista verkko-ostoista tallenna PDF-lasku eikä pelkkää tilausvahvistusta, koska tilausvahvistuksesta puuttuu usein ALV-erittely.
Mitä on rakenteinen kuitti?
Rakenteinen kuitti (eKuitti) on kuitti koneluettavassa muodossa: tieto siirtyy kaupan kassajärjestelmästä suoraan ostajalle tai kirjanpitoon, eikä mitään tarvitse kuvata tai tunnistaa. Suomessa sitä on kehitetty osana niin sanottua reaaliaikatalouden hanketta, mutta kaikki kaupat eivät vielä tarjoa sitä. Siihen asti kuittisovellus ja sähköpostiin tulevat kuitit ovat käytännöllisin tapa. Jos kuitti on jo päässyt katoamaan, katso mitä tehdä, kun kuitti on kadonnut.
Usein kysytyt
Kelpaako kuvattu kuitti kirjanpitoon?+
Kelpaa. Kirjanpitolaki sallii tositteen muodon muuttamisen sähköiseksi, kun sisältö ja kirjausketju säilyvät. Kuvasta pitää näkyä kaikki kuitin tiedot.
Saako paperikuitin heittää pois, kun sen on kuvannut?+
Saa, kun sähköinen kuva on luettava, kokonainen ja tallessa kirjanpidossa. Tarkista kuva ennen kuin hävität paperin, koska huonoa kuvaa ei voi korjata jälkikäteen.
Kuinka kauan kuittien kuvat pitää säilyttää?+
Vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Kirjanpito ja tilinpäätös säilytetään vähintään 10 vuotta.
Kelpaako kuvattu kuitti ALV-vähennykseen?+
Kelpaa, kun siinä näkyvät myyjä, päivämäärä, tuotteet ja vero. Enintään 400 euron ostoissa kassakuitti riittää yksinkertaistettuna laskuna, yli 400 euron ostoissa tarvitaan lasku yrityksen nimellä.
Mitä tapahtuu kuiteille, jos lopetan kuittisovelluksen käytön?+
Se riippuu sovelluksesta. Varmista ennen käyttöönottoa, että saat kuvat ulos kirjauksiin liitettyinä, koska säilytysvelvollisuus on yrityksellä eikä sovelluksen tarjoajalla.
Onko OCR-tunnistus luotettava?+
Selkeissä kuiteissa se on yleensä tarkka, mutta useat ALV-kannat, haalistunut paperi ja useat päivämäärät aiheuttavat virheitä. Tarkista tunnistetut tiedot ennen ALV-ilmoitusta.
Pitääkö sähköpostiin tulleet kuitit tulostaa?+
Ei. Sähköinen kuitti on jo valmiiksi sähköinen tosite. Se pitää vain tallentaa kirjanpitoon niin, että se säilyy koko säilytysajan.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Kadonnut kuitti: saako kulun silti vähentää, mistä kuitin saa uudelleen ja miten kuitit eivät katoa enää
Kuitti hävisi, haalistui tai jäi saamatta. Voiko kulun vähentää? Usein kyllä. Tässä mistä kuitin saa uudelleen kaupan ostohistoriasta, miten korvaava tosite tehdään, milloin ALV-vähennys menetetään, mikä on rakenteinen sähköinen kuitti, miten kuitit lähetetään kirjanpitäjälle ja kuinka kauan niitä säilytetään.
Tositteen vaatimukset: mitä tositteessa pitää olla, kelpaako kuitti ja mitä tehdä, kun tosite katoaa
Jokainen kirjaus perustuu tositteeseen, ja tositteen puutteet maksavat rahaa: kulu voi jäädä vähentämättä tai ALV palauttamatta. Tässä tositteen vaatimukset kirjanpitolain ja arvonlisäverolain mukaan, kuitin ja laskun ero, milloin korttimaksun kuitti ei riitä, miten sähköiset tositteet säilytetään ja mitä tehdä, kun tosite on kadonnut.
Liikevaihto: mitä se tarkoittaa, miten se lasketaan ja miksi se ei kerro, paljonko tienasit
Liikevaihto on yrityksen tärkein luku ja samalla eniten väärinymmärretty. Se ei ole tulos, se ei ole kate eikä se ole rahaa tilillä. Tässä käydään läpi, mitä liikevaihtoon lasketaan ja mitä ei, miten se lasketaan omasta kirjanpidosta, mitä eroa sillä on katteeseen, tulokseen ja kassavirtaan ja mitkä verotuksen ja kirjanpidon rajat riippuvat juuri liikevaihdosta.