Yhdistyksen kirjanpito: mitä rahastonhoitajan pitää tietää kirjanpidosta, veroista ja ALV:stä

Onko yhdistys kirjanpitovelvollinen?

On. Kirjanpitolaki koskee kaikkia yhdistyksiä koosta riippumatta, eikä yhdistyslaki anna tästä poikkeusta. Kymmenen hengen lukupiiri, jolla on pankkitili ja jäsenmaksut, on laissa samassa asemassa kuin suuri urheiluseura: tapahtumat kirjataan, jokaiselle kirjaukselle on tosite ja tilikauden päätteeksi laaditaan tilinpäätös tai kevennetyssä mallissa vuosilaskelma.

Käytännössä kirjanpito on rahastonhoitajan vastuulla, mutta juridinen vastuu on hallituksella. Tämä kannattaa sanoa ääneen hallituksen kokouksessa. Olen nähnyt yhdistyksiä, joissa rahastonhoitaja on hoitanut kaiken yksin vuosikausia ja kukaan muu ei tiedä, missä kuitit ovat. Kun hän lähtee, yhdistys aloittaa tyhjästä.

Yhdenkertainen vai kahdenkertainen kirjanpito yhdistyksessä?

Kirjanpitolain mukaan muun kuin luonnollisen henkilön on pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa. Yhdistyksessä se tarkoittaa, että jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille: esimerkiksi jäsenmaksu pankkitilin debetiin ja jäsenmaksutuottojen kreditiin. Siitä saadaan tuloslaskelma ja tase.

Vuoden 2023 yhdistyslain uudistuksen jälkeen pienimmille yhdistyksille tuli kevennetty tilinpito. Sen saa ottaa käyttöön aikaisintaan 1.7.2023 tai sen jälkeen alkaneella tilikaudella, ja tarkemmat säännöt ovat valtioneuvoston asetuksessa 887/2023. Mikroyhdistys on yhdistys, joka ei harjoita liiketoimintaa ja jonka avustukset ja muut tulot ovat olleet enintään 30 000 euroa sekä edellisellä että sitä edeltäneellä tilikaudella. Kevennetyssä mallissa voi pitää yhdenkertaista kirjanpitoa eli yksinkertaista tulojen ja menojen seurantaa, jonka lopputulos on vuosilaskelma.

Oma suositukseni: jos yhdistys hakee avustuksia, omistaa kalustoa tai sillä on elinkeinotoimintaa, pidä kahdenkertainen kirjanpito. Nykyisillä ohjelmilla se ei ole juuri työläämpää, ja siirtymä takaisin on vaivalloinen, jos yhdistys kasvaa rajan yli.

Mitä toiminnantarkastaja tarkastaa?

Yhdistyksen talous ja hallinto tarkastetaan joka vuosi. Pienessä yhdistyksessä sen tekee toiminnantarkastaja, jonka ei tarvitse olla ammattilainen, mutta hänen pitää ymmärtää kirjanpitoa riittävästi. Tilintarkastaja on valittava, jos kaksi seuraavista rajoista ylittyy sekä päättyneellä että edellisellä tilikaudella: taseen loppusumma yli 100 000 euroa, liikevaihto tai vastaava tuotto yli 200 000 euroa, palveluksessa keskimäärin yli kolme henkeä.

Toiminnantarkastaja katsoo, vastaako kirjanpito tositteita, täsmääkö pankkitili, onko rahaa käytetty sääntöjen ja kokouspäätösten mukaan ja onko hallitus hoitanut tehtävänsä. Anna hänelle kaikki kerralla: pääkirja, tiliotteet koko vuodelta, tositteet, hallituksen pöytäkirjat ja tilinpäätös. Tarkastus nopeutuu, kun tositteet ovat samassa järjestyksessä kuin kirjaukset. Toiminnantarkastuskertomus esitellään kevätkokoukselle, joka päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapaudesta.

Mitkä yhdistyksen tulot ovat verovapaita?

Yleishyödyllinen yhdistys on verovapaa suurimmasta osasta tulojaan. Verohallinnon mukaan verovapaita ovat muun muassa jäsenmaksut, lahjoitukset, korot, osingot ja yleishyödylliseen toimintaan saadut avustukset. Myös omien tilaisuuksien tuotot, kuten pääsyliput, arpajaiset, myyjäiset ja kioskimyynti kisojen aikana, ovat lähtökohtaisesti verovapaita, jos niillä rahoitetaan yleishyödyllistä toimintaa.

Raja kulkee siinä, muistuttaako toiminta tavallista yritystoimintaa. Kun yhdistys myy palveluja säännöllisesti muille, kilpailee yritysten kanssa ja tavoittelee tuottoa, kyse on elinkeinotoiminnasta. Siitä saadusta tulosta maksetaan 20 prosentin tuloveroa, ja veroilmoitus 6C on annettava 4 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Liitteeksi tarvitaan tilikohtainen tuloslaskelma, tase ja toimintakertomus tai vapaamuotoinen selvitys toiminnasta.

Milloin yhdistyksen pitää rekisteröityä arvonlisaverolle?

Yleishyödyllinen yhdistys on arvonlisaverovelvollinen vain tuloverotuksessa elinkeinotoiminnaksi katsotusta toiminnasta. Jäsenmaksuista, lahjoituksista tai verovapaasta varainhankinnasta ei makseta ALV:tä. Lisäksi elinkeinotoiminnan myynti on verotonta, jos se on enintään 20 000 euroa kuluvana kalenterivuonna ja enintään 20 000 euroa edellisenä kalenterivuonna. Raja katsotaan kalenterivuodelta, ei tilikaudelta, eikä sitä suhteuteta. Lisää rajasta kerrotaan artikkelissa ALV:n alaraja.

Miten yhdistyksen kirjanpito järjestetään käytännössä?

Yhdistyksen kirjanpidon virheet ovat hyvin samanlaisia vuodesta toiseen: tositteita puuttuu, kulut on maksettu hallituksen jäsenen omalla kortilla ilman kuittia, varainhankinta ja elinkeinotoiminta ovat samalla tilillä ja tilinpäätös tehdään kiireessä juuri ennen kevätkokousta. Nämä korjaantuvat muutamalla päätöksellä.

Kaksi tilannetta aiheuttaa eniten selvittelyä. Ensimmäinen on hallituksen jäsenen omalla kortilla maksettu hankinta. Se korvataan kululaskulla, johon liitetään alkuperäinen kuitti, ja korvauksen hyväksyy joku muu kuin rahan saaja. Toinen on käteinen. Jos kioskissa tai myyjäisissä kertyy käteistä, laske kassa kahden hengen voimin tapahtuman lopuksi, kirjoita summa ja allekirjoitukset kassatositteeseen ja vie rahat pankkiin mahdollisimman pian. Näin toiminnantarkastajan ei tarvitse arvailla, mistä talletus tuli. Samalla vältetään tilanne, jossa rahastonhoitaja joutuu jälkikäteen todistamaan omaa rehellisyyttään.

Aineiston säilytysajat ovat samat kuin yrityksillä: tilinpäätös ja kirjanpidot 10 vuotta, tositteet 6 vuotta. Sovi hallituksessa, missä aineisto säilytetään, ettei se kulje rahastonhoitajan mukana kodista toiseen. Tarkemmin aiheesta kerrotaan artikkelissa kirjanpitoaineiston säilytys.

Kannattaako yhdistyksen kirjanpito ulkoistaa?

Pienelle yhdistykselle usein ei. Vapaaehtoinen rahastonhoitaja ja yksinkertainen ohjelma tai kirjanpitopohja riittävät, kun tapahtumia on vähän. Ulkoistaminen alkaa kannattaa, kun yhdistyksellä on palkattuja työntekijöitä, merkittäviä avustuksia raportoitavana, arvonlisäverollista toimintaa tai kun kukaan ei enää halua rahastonhoitajaksi.

Rehellisesti sanottuna Tauko on rakennettu yrittäjille, ei yhdistyksille. Jos yhdistyksen elinkeinotoiminta on kasvanut niin, että se näyttää ja toimii kuin yritys, sen kannattaa usein siirtää omaan osakeyhtiöön. Silloin seura voi omistaa yhtiön, ja yritystoiminnan kirjanpito, verot ja palkat hoidetaan erikseen. Tässä kohdassa autamme mielellämme. Katso myös osakeyhtiön kirjanpito.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.