Kadonnut kuitti:Saako kulun silti vähentää, mistä kuitin saa uudelleen ja miten kuitit eivät katoa enää

Kadonnut kuitti ei yleensä vie kulun vähennystä. Pyydä ensin kopio myyjältä tai etsi kuitti kaupan ostohistoriasta. Jos kopiota ei saa, tee korvaava tosite: päivä, myyjä, mitä ostettiin, summa ja miksi kulu liittyy yritykseen, ja liitä siihen tiliotteen rivi. Tuloverotuksessa se yleensä riittää, mutta ALV:tä ei voi vähentää ilman myyjän tositetta.

Mikä on tosite ja miksi sitä tarvitaan?

Kirjanpitolaki vaatii, että jokainen kirjaus perustuu tositteeseen. Tosite on yleensä myyjältä tullut ostolasku tai kuitti, ja siitä näkyy päivämäärä, myyjä, mitä ostettiin, summa ja arvonlisävero. Tuloverotuksessa tosite todistaa, että kulu on syntynyt ja liittyy yritykseen. ALV-verotuksessa se todistaa, että maksoit veroa, jonka saat vähentää. Vaatimukset ovat erilaiset, ja siksi kadonneen kuitin kohdalla tuloveron ja ALV:n kohtalo eroaa. Vaatimuksista kerrotaan tarkemmin artikkelissa Tositteen vaatimukset, ja käsite on selitetty artikkelissa mikä on tosite.

Mistä kadonneen kuitin saa uudelleen?

Moni kauppa tallentaa kuitin puolestasi, kun maksat kanta-asiakaskortilla tai sovelluksella. Kopio on aina parempi kuin korvaava tosite, koska siinä on ALV-erittely. Jos myyjä oli yksityishenkilö, katso ohje yksityishenkilön kuitti.

• K-Rauta: K-Rauta.fi, Omat sivut, Ostohistoria. Myymäläostojen kuittikopiot voi ladata, jos tunnistauduit ostaessa Plussa-kortilla ja kirjaudut K-tunnuksella.
• K-Rauta PRO: yritysasiakkaalla PRO-verkkokaupan ostohistoria asiakkuus- ja työmaakohtaisesti.
• K-Market, K-Supermarket ja K-Citymarket: K-Ruoka-sovelluksen sähköiset kuitit, kun Plussa-kortti on liitetty sovellukseen.
• S-ryhmä (Prisma, S-market, ABC): S-mobiilin S-Etukortti-osio ja s-etukortti.fi, kun sähköiset kuitit on otettu käyttöön.
• Verkkokaupat: oma tili ja tilausvahvistus sähköpostissa, kun tilaus on tehty kirjautuneena.
• Taksi, ruokalähetit ja pysäköinti: sovelluksen matka- tai tilaushistoria, jos sovellus antaa ALV-eritellyn kuitin.
• Ravintola, huoltoasema ja pienet liikkeet: pyydä kopio päivämäärällä ja kortin numeron loppuosalla. Kassajärjestelmä säilyttää tiedot.

Kauppojen palvelut muuttuvat, joten tarkista ehdot oman kanta-asiakasohjelmasi sivuilta. Sähköisistä kuiteista on hyötyä vain, jos kanta-asiakaskortti on samalla henkilöllä, joka tekee yrityksen ostot. Ota sähköiset kuitit käyttöön kerran ja tunnistaudu jokaisessa ostoksessa, niin kadonnutta kuittia ei tarvitse etsiä.

Kuitti katosi eikä kopiota saa: korvaava tosite

Mikä kelpaa tositteeksi ja mikä ei

Rakenteinen sähköinen kuitti: kuitti, joka ei voi kadota

Rakenteinen kuitti (myös eKuitti) on kuitti koneluettavassa muodossa. Se ei ole kuva paperista vaan tietoa: myyjä, tuotteet, summat ja ALV-erittely siirtyvät suoraan kaupan kassajärjestelmästä ostajalle tai kirjanpito-ohjelmaan. Koska kuitti ei kulje paperina eikä sitä tarvitse kuvata, se ei voi haalistua eikä hukkua, ja kirjaus voidaan tehdä automaattisesti. Kelpaako verkkokaupan tilausvahvistus tositteeksi, on selvitetty artikkelissa onko tilausvahvistus kuitti.

Rakenteiset kuitit yleistyvät vähitellen. Kaikki kaupat ja kassajärjestelmät eivät vielä tue niitä, joten osa kuiteista tulee sähköisenä ja osa pitää kuvata. Kanta-asiakasohjelmien sähköiset kuitit ja verkkolaskut antavat jo nyt lähes saman hyödyn. Kuittien toimittamisesta kirjanpitoon kerrotaan artikkelissa kuitit kirjanpitoon.

Miten kuitit lähetetään kirjanpitäjälle?

• Kuva sovelluksella sopii paperikuitteihin kassalla. Se on nopein tapa: kuitti on kirjanpidossa heti, ja sovellus lukee tiedot.
• Sähköpostin edelleenlähetys sopii verkkokauppojen ja sovellusten kuitteihin. Tee sääntö, joka lähettää ne automaattisesti kirjanpidon osoitteeseen.
• Verkkolasku sopii tukkuihin, operaattoreihin ja vuokriin. Se ei katoa ja tulee suoraan kirjanpitoon.
• Kaupan ostohistoriasta ladataan ketjujen myymäläostojen kuitit PDF:nä ja lähetetään kuten sähköpostikuitit.
• Paperit kirjekuoressa eivät ole suositeltava tapa. Se on hidasta, ja paperi haalistuu ennen säilytysajan loppua.

Paras tapa on se, joka toimii samana päivänä kuin osto. Kuukauden lopussa kootut kuitit katoavat useimmin.

Kuinka paljon kadonneet kuitit maksavat

Yksittäinen kuitti on pieni, mutta ongelma on toistuvuus. Jos kuukaudessa katoaa kolme 30 euron kuittia, vuodessa jää vähentämättä noin 1 100 euroa kuluja ja yli 200 euroa ALV:tä. 40 %:n marginaaliverolla se tarkoittaa noin 660 euroa liikaa maksettua veroa vuodessa. Verotarkastuksessa tositteettomat kulut myös hylätään ensimmäisenä, ja jos niitä on paljon, koko kirjanpidon luotettavuus voidaan kyseenalaistaa.

Miten kuitit eivät katoa enää

• Kuvaa kuitti kassalla, ennen kuin se päätyy taskuun. Paperin voi hävittää, kun kuva on luettava.
• Ota kaupan sähköiset kuitit käyttöön ja näytä kanta-asiakaskortti jokaisessa yrityksen ostossa.
• Ohjaa sähköpostikuitit suoraan kirjanpitoon edelleenlähetyssäännöllä.
• Käytä yrityksen korttia yrityksen ostoihin. Silloin jokainen tiliotteen tapahtuma odottaa kuittiaan, ja puuttuvat näkyvät heti.
• Pyydä isoista ostoista lasku kuitin sijaan. Lasku tulee sähköpostiin tai verkkolaskuna.
• Tarkista puuttuvat kerran viikossa. Viikon takainen kuitti löytyy vielä, vuoden takainen ei.

Taukossa kirjanpitäjä kertoo, mistä tapahtumista tosite puuttuu, ja neuvonta sisältyy kiinteään kuukausihintaan. Saat ilmoituksen ennen ALV-ilmoitusta, et sen jälkeen. Säilytysajat ja aineiston muoto ovat artikkelissa Kirjanpitoaineiston säilytys, ja vähennykset, joihin kuitteja tarvitaan, artikkelissa Yrittäjän verovähennykset. Hinnan näet laskurista.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.