Matkalasku 2026:Mitä siihen kirjataan, esimerkki, ohjelmisto ja miten yrittäjä maksaa itselleen verovapaat korvaukset

Matkalasku on selvitys työmatkasta, jonka perusteella työnantaja maksaa verovapaat matkakorvaukset. Siihen kirjataan matkan tarkoitus, kohde, lähtö- ja paluuaika, ajetut kilometrit, päivärahat ja kuitit muista kuluista. Vuonna 2026 kilometrikorvaus on 0,55 €/km, kokopäiväraha 54 € ja osapäiväraha 25 €. Osakeyhtiön omistaja tekee matkalaskun yhtiölleen. Esimerkiksi Lohjalta pääkaupunkiseudun asiakkaille ajavalle yrittäjälle korvauksia voi kertyä kahden asiakaspäivän viikkotahdilla yli 8 000 euroa vuodessa. Kilometrien kirjaaminen on neuvottu artikkelissa matkalasku ja kilometrikorvaus, ja yöllä matkustavalle voidaan maksaa yömatkaraha.

Miten matkalasku tehdään?

Matkalasku tehdään viidessä vaiheessa: kirjaat matkan perustiedot, lasket kilometrit ajopäiväkirjasta ja päivärahat matkan kestosta, liität kuitit ja hyväksytät laskun ennen maksua. Kun teet sen heti matkan jälkeen, kellonajat ja reitit ovat vielä tarkkoja.

Mikä matkalasku on ja kuka sen tekee

Matkalaskun tekee työntekijä tai osakeyhtiön omistaja työnantajalleen. Sen perusteella työnantaja maksaa verovapaat korvaukset: kilometrikorvauksen omalla autolla ajetuista kilometreistä, päivärahat matkan kestosta ja todelliset kulut, kuten matkaliput, hotellin, taksin ja pysäköinnin, kuitteja vastaan. Verohallinnon vuosittainen päätös määrää enimmäismäärät. Niiden puitteissa maksetut korvaukset ovat saajalle verovapaita ja yhtiölle vähennyskelpoisia.

Osakeyhtiön omistaja on tässä työntekijän asemassa: hän tekee matkalaskun yhtiölleen, ja yhtiö maksaa korvauksen. Toiminimiyrittäjä ei voi tehdä matkalaskua itselleen, koska hän ei ole itsensä työnantaja. Hän tekee vastaavan lisävähennyksen veroilmoituksella matkapäiväkirjan perusteella. Toiminimen työntekijöille korvaukset maksetaan matkalaskulla normaalisti.

Mitä matkalaskussa pitää olla

Verohallinnon ohjeen mukaan matkalaskusta pitää käydä ilmi tiedot, joiden perusteella korvauksen verovapaus voidaan todeta. Muoto on vapaa, sisältö ei.

• Matkustajan nimi, asema (omistaja, työntekijä) ja tilinumero, jolle korvaus maksetaan
• Matkan tarkoitus, esimerkiksi asiakas, työmaa, koulutus tai messut. Kirjaa se niin tarkasti, että yhteys työhön on selvä.
• Kohde ja tarvittaessa reitti
• Lähtö- ja paluuaika päivämäärineen ja kellonaikoineen, koska päivärahat lasketaan tunneista
• Kulkuneuvo ja auton rekisterinumero. Omalla autolla myös kilometrit (ajopäiväkirjan ote liitteenä) ja korotukset (perävaunu, matkustajat).
• Päivärahat: montako koko- ja osapäivärahaa, ilmaiset ateriat vähennettyinä ja ulkomailla maakohtainen määrä
• Muut kulut kuitteineen: liput, hotelli, taksi, pysäköinti ja tietullit. Ulkomaan kuluissa valuutta ja kurssi.
• Yhteenveto ja hyväksyntä: korvausten summa, päiväys sekä matkustajan ja hyväksyjän allekirjoitus. Yhden hengen yhtiössä se on sama henkilö, mutta päätös dokumentoidaan silti.

Saat ilmaiseksi valmiin pohjan, jossa kentät on valmiiksi aseteltu: matkalaskupohja. Kirjaa ajot samalla ajopäiväkirjaan.

Ilmaiset ateriat matkalaskussa

Jos saat matkalla ilmaisen aterian, esimerkiksi työnantajan tarjoaman lounaan tai matkalipun hintaan sisältyvän ruoan, päivärahaa alennetaan. Hotellihuoneen hintaan sisältyvä aamiainen ei alenna päivärahaa.

Milloin maksetaan kokopäiväraha?

Kokopäiväraha 54 € maksetaan, kun kotimaan työmatka kestää yli 10 tuntia, ja osapäiväraha 25 €, kun se kestää yli 6 tuntia. Työntekemispaikan pitää myös olla yli 15 kilometrin päässä varsinaisesta työpaikasta tai asunnosta sen mukaan, kummasta matka alkoi. Useamman vuorokauden matkalla jokaisesta täydestä 24 tunnin matkavuorokaudesta saa kokopäivärahan. Suomen päiväraha aiempien vuosien määrineen on omalla sivullaan.

Viimeisen täyden matkavuorokauden jälkeen ylimenevästä ajasta saa osapäivärahan, kun aikaa kertyy vähintään 2 tuntia, ja kokopäivärahan, kun sitä kertyy yli 6 tuntia (Verohallinnon päätös matkakustannusten korvauksista 2026, 12 §). Laskennallinen esimerkki: matka alkaa maanantaina klo 8.00 ja päättyy keskiviikkona klo 15.00. Kesto on 55 tuntia eli kaksi täyttä vuorokautta ja 7 tuntia, joten päivärahoja on 3 × 54 = 162 €. Jos paluu olisi klo 11.00, ylimenevää aikaa olisi 3 tuntia ja päivärahat 2 × 54 + 25 = 133 €. Määrät ja erikoistilanteet on koottu artikkeliin päivärahat 2026.

Matkalasku ja ALV

Kilometrikorvauksessa ja päivärahassa ei ole arvonlisäveroa, joten niistä ei vähennetä mitään. Matkalaskun kuiteista ALV-velvollinen yhtiö voi vähentää arvonlisäveron, kun kulu liittyy liiketoimintaan ja vero on kuitissa eriteltynä. Majoituksen ja henkilökuljetuksen, kuten juna-, bussi- ja taksimatkojen, verokanta on 1.1.2026 alkaen 13,5 %. Pysäköinnissä se on yleensä 25,5 %. Junalipun veron erottelu on näytetty artikkelissa junalippu ALV. Ulkomailla maksettua ALV:tä ei vähennetä Suomen ilmoituksella.

Milloin ja miten korvaus maksetaan

Matkalasku tehdään matkan jälkeen, ja käytännöllisin rytmi on kerran kuussa: kuun matkat yhdelle laskulle ja maksu palkanmaksun yhteydessä. Korvaus maksetaan yhtiön tililtä omistajan tai työntekijän tilille erillään palkasta tai palkkalaskelman verovapaana rivinä. Ennakonpidätystä ei toimiteta eikä sivukuluja makseta, koska korvaus on verovapaa Verohallinnon enimmäismäärien puitteissa.

Verovapaat kustannusten korvaukset ilmoitetaan tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella omilla tulolajeillaan (kilometrikorvaus, päiväraha, ateriakorvaus) viimeistään maksukuukautta seuraavan kuukauden 5. päivänä. Saman kuun korvaukset voi ilmoittaa yhdellä ilmoituksella. Ilmoitus unohtuu usein, koska korvauksista ei mene veroa. Velvollisuus on silti olemassa, ja laiminlyönnistä seuraa myöhästymismaksu. Jos korvaukset maksetaan palkanmaksun yhteydessä, ne menevät samalla ilmoituksella.

Matkalasku ohjelmisto: Excel, erillinen sovellus vai kirjanpito-ohjelma?

Valitse matkalaskuohjelmisto sen mukaan, montako matkustajaa yrityksessä on ja mihin tietojen pitää siirtyä. Yhden omistajan osakeyhtiössä riittää usein kirjanpito-ohjelman matkalaskutoiminto. Kun matkustajia on useita, erillinen sovellus hyväksyntäkierroksineen säästää aikaa. Excel-pohja toimii, mutta tiedot pitää siirtää käsin kirjanpitoon ja tulorekisteriin.

• Excel- tai paperipohja sopii, kun matkoja on muutama vuodessa. Päivärahan kellonajat ja ateriavähennykset lasketaan käsin, ja tulorekisteri-ilmoitus tehdään erikseen.
• Kirjanpito-ohjelman matkalasku sopii, kun omistaja tai pari työntekijää matkustaa. Tarkista, päivittyvätkö Verohallinnon enimmäismäärät automaattisesti vuoden vaihteessa.
• Erillinen matkalaskusovellus sopii, kun matkustajia on useita ja laskut hyväksytetään esihenkilöllä. Tarkista, siirtyvätkö tiedot kirjanpitoon ja palkanlaskentaan ilman käsityötä.
• Ajopäiväkirja puhelimessa sopii, kun kilometrit ovat suurin erä. Tarkista, tallentuvatko reitti, tarkoitus ja kilometrit jokaisesta ajosta.

Ohjelmasta riippumatta katso, että päivärahat lasketaan kellonaikojen ja ilmaisten aterioiden mukaan, kuitit ja ajopäiväkirja tallentuvat matkalaskun liitteiksi ja korvaukset menevät tulorekisteriin oikeilla tulolajeilla. Kilometrien kirjaamisesta kerrotaan lisää artikkelissa ajopäiväkirja.

Matkalasku toiminimessä

Toiminimiyrittäjä ei maksa itselleen matkalaskua, koska yrityksen rahat ovat jo hänen rahojaan. Matkat vähennetään veroilmoituksella lomakkeella 5: yksityisauton yritysajot kilometrikorvauksen suuruisina (0,55 €/km) ja päivärahat samoilla ehdoilla kuin työntekijällä. Päivärahan merkitseminen on neuvottu artikkelissa matkalasku ja päiväraha. Matkapäiväkirja ja ajopäiväkirja säilytetään näyttönä. Työntekijöilleen toiminimi maksaa korvaukset matkalaskulla kuten osakeyhtiö.

Yleiset virheet matkalaskuissa

1. Kodin ja työpaikan väli on matkalaskulla. Asunnon ja vakituisen työpaikan välinen matka ei ole työmatka, mutta kotitoimistolta asiakkaalle on.
2. Päivärahaa maksetaan alle 15 kilometrin tai enintään 6 tunnin matkasta. Ehdot eivät täyty, joten korvaus on palkkaa.
3. Ilmaiset ateriat jäävät vähentämättä. Kaksi tarjottua ateriaa puolittaa kokopäivärahan ja yksi osapäivärahan. Hotellihuoneen hintaan sisältyvä aamiainen ei vähennä.
4. Kilometrit kirjataan ilman ajopäiväkirjaa. Matkalaskun kilometririvi tarvitsee taakseen ajopäiväkirjan merkinnän. Lue Ajopäiväkirja.
5. Todellisista kuluista puuttuvat kuitit. Hotelli ja liput korvataan vain kuittia vastaan, eikä kortin maksukuitti riitä.
6. Matkalasku tehdään kuukausia myöhässä muistista. Kellonajat ja reitit eivät ole enää tarkkoja, ja tarkastaja huomaa sen.
7. Tulorekisteri-ilmoitus unohtuu, koska veroa ei mennyt.
8. Lomamatkan kulut ovat matkalaskulla. Työmatkaan yhdistetyt lomapäivät eritellään pois, ja matkalippu jaetaan, jos loma on merkittävä osa.

Matkalasku ja verotarkastus

Pienessä osakeyhtiössä matkalaskut ovat verotarkastajan ensimmäisiä kohteita, koska ne ovat helpoin tapa saada verovapaata rahaa ulos yhtiöstä. Tarkastaja vertaa matkalaskuja kalenteriin, laskutukseen ja korttitapahtumiin. Oliko asiakaskäynti Oulussa samana päivänä, kun kortilla maksettiin lounas Helsingissä? Täsmääkö kilometrimäärä reittiin? Onko päivärahoja maksettu matkoista, joita laskutuksessa ei näy? Hyvin tehty matkalasku ajantasaisine liitteineen kestää tämän, muistista tehty ei. Jos nykyinen kirjanpitäjäsi ei koskaan kysy matkalaskujen liitteitä, kilpailuta nykyinen tilitoimisto.

Taukossa kirjanpitäjä tarkistaa matkalaskun ehdot ennen maksua: ajoista reitin ja tarkoituksen, työmatkoista lähtö- ja paluuajan sekä päivärahat aterioineen. Palkanlaskenta maksaa 19 euroa palkansaajalta kuukaudessa. Kilometrikorvauksen ja päivärahan yksityiskohdat ovat artikkeleissa Kilometrikorvaus 2026 ja Päiväraha 2026. Ulkomaan matkoihin löydät ulkomaan päivärahat maittain ja ulkomaan päiväraha laskurin. Tarkastuksen näkökulma on artikkelissa Verotarkastus pienyrityksessä. Hinnan näet laskurista.

Kirjoittaja

Pekka Saarinen

Tauko kirjanpito

Kirjoittaa Taukon blogiin veroista, arvonlisäverosta ja palkoista: mitä yrittäjän pitää tehdä, milloin ja paljonko se maksaa.