Kirjanpitolaki ja säilytysaika: mitä kirjanpitolain 2 luvun 10 § oikeasti vaatii
Kirjanpidon säilytysaika on kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaan vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä tilinpäätökselle, toimintakertomukselle, kirjanpidoille, tililuettelolle ja aineistoluettelolle, ja vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi, tositteille, liiketapahtumia koskevalle kirjeenvaihdolle ja muulle kirjanpitomateriaalille. Tässä artikkelissa pykälä on avattu momentti kerrallaan: mitä kuhunkin ryhmään kuuluu, missä aineiston saa säilyttää, milloin muu laki vaatii pidempää aikaa ja mitä laiminlyönnistä seuraa.
Lyhyesti
- Kirjanpitolain 2 luvun 10 §: 10 vuotta tilikauden päättymisestä tilinpäätökselle, kirjanpidoille ja tililuettelolle, 6 vuotta vuoden lopusta tositteille ja kirjeenvaihdolle.
- Ajat ovat vähimmäisaikoja. Arvonlisäverolaki, EU-tukien ehdot tai keskeneräinen verotus voivat pidentää niitä, kiinteistöinvestoinneissa 13 vuoteen.
- Aineiston saa säilyttää sähköisesti ja pilvessä, kunhan viranomainen voi tarkastaa sen Suomesta käsin ilman aiheetonta viivettä.
- Säilytyksen laiminlyönti on kirjanpitorikkomus, vakavimmillaan rikoslain kirjanpitorikos. Velvollisuus jatkuu yrityksen lopettamisen jälkeen.
Kirjanpitolaki jakaa kirjanpitomateriaalin kahteen ryhmään. Tilinpäätös ja kirjanpidot kertovat, mitä yrityksessä tapahtui, ja niitä säilytetään 10 vuotta. Tositteet todistavat yksittäiset tapahtumat, ja niitä säilytetään 6 vuotta. Ero laskentahetkessä on pieni mutta merkittävä: 10 vuotta lasketaan tilikauden päättymispäivästä, 6 vuotta vasta sen kalenterivuoden lopusta. Jos haluat vain tietää, minkä vuoden kansiot voit tyhjentää, katso hävityskalenteri artikkelista kirjanpito säilytysaika. Kaikki säilytysajat aineistolajeittain yhdessä taulukossa ovat artikkelissa kirjanpitoaineiston säilytysajat. Toiminimen erityispiirteet ovat sivulla toiminimen kirjanpidon säilytysaika.
Mitä kirjanpitolaki sanoo säilytysajasta?
Kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 10 § on lyhyt pykälä, jossa on kolme asiaa: kaksi säilytysaikaa ja velvollisuus järjestää säilytys, kun toiminta päättyy.
| Momentti | Aineisto | Säilytysaika |
|---|---|---|
| 1 momentti | Tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista | Vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä |
| 2 momentti | Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto, koneellisen kirjanpidon täsmäytysselvitykset ja muu kirjanpitoaineisto | Vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi |
| 2 momentti, poikkeus | EU:n rakennerahasto-ohjelman tukeen liittyvä aineisto | Ohjelmaa hallinnoiva ministeriö voi säätää asetuksella pidemmän ajan |
| Toiminnan päättyessä | Koko aineisto | Kirjanpitovelvollisen tai oikeudenomistajan on järjestettävä säilytys ja ilmoitettava rekisteriviranomaiselle säilyttäjä |
Mitä kuuluu 10 vuoden aineistoon?
Kymmenen vuoden ryhmä on yrityksen pysyvä muisti. Siihen kuuluu kaikki, mistä vuoden tapahtumat voi koota uudelleen ilman yksittäisiä kuitteja.
- Tilinpäätös: tuloslaskelma, tase ja liitetiedot, toiminimellä tuloslaskelma ja tase tai yhdenkertaisen kirjanpidon vuosiyhteenveto.
- Toimintakertomus, jos sellainen on laadittu. Mikro- ja pienyritykseltä sitä ei vaadita.
- Kirjanpidot: päiväkirja (kirjaukset aikajärjestyksessä) ja pääkirja (kirjaukset tileittäin), sekä osakirjanpidot kuten palkkakirjanpito ja käyttöomaisuuskirjanpito.
- Tase-erittelyt, jotka laaditaan tilinpäätöksen tueksi ja säilytetään 10 vuotta.
- Tililuettelo käyttöaikamerkintöineen ja luettelo kirjanpidoista ja aineistoista, josta selviää, mitä kirjanpitoja ja tositelajeja on ja missä niitä säilytetään.
Kirjanpidon tositteiden säilytysaika: mitä kuuluu 6 vuoden aineistoon?
Kuuden vuoden ryhmä on kaikki se, mihin yksittäiset kirjaukset perustuvat. Laki käyttää sanaa muu kirjanpitoaineisto, joten ryhmä on laaja: jos asiakirja liittyy liiketapahtumaan eikä kuulu 10 vuoden ryhmään, se kuuluu tänne.
- Tositteet: myynti- ja ostolaskut, kuitit, kassaraportit, tiliotteet, maksupalvelujen raportit, palkkalaskelmat, matkalaskut, ajopäiväkirjat ja muistiotositteet.
- Kirjeenvaihto: liiketapahtumia koskevat tilaukset, tilausvahvistukset, hyvityspyynnöt ja sähköpostit, joilla on merkitystä kirjauksen kannalta.
- Täsmäytysselvitykset: pankkitilin, ALV:n ja reskontrien täsmäytykset, joilla koneellinen kirjanpito on todettu oikeaksi.
- Muu aineisto: esimerkiksi ALV-ilmoitusten laskelmat ja veroilmoitusten liitteet.
Mistä säilytysaika lasketaan?
Kalenterivuoden tilikaudella molemmat ajat alkavat 31.12. Poikkeavalla tilikaudella ne eroavat: tilikauden 1.7.2025–30.6.2026 tilinpäätös säilytetään 30.6.2036 asti, mutta tositteet 31.12.2032 asti, koska 6 vuotta lasketaan sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
Kirjanpitolain säilytysajat käytännössä: mitä saa hävittää 1.1.2027?
| Aineisto | Säilytysaika kirjanpitolain mukaan | Kalenterivuoden tilikausi, jonka aika päättyy 31.12.2026 | Saa hävittää aikaisintaan |
|---|---|---|---|
| Tilinpäätös, pää- ja päiväkirja, tililuettelo | 10 vuotta tilikauden päättymisestä | 2016 | 1.1.2027 |
| Tositteet, kuitit, laskut, tiliotteet | 6 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta | 2020 | 1.1.2027 |
| Tilinpäätös, tilikausi 1.7.2016–30.6.2017 | 10 vuotta tilikauden päättymisestä | Päättyy 30.6.2027 | 1.7.2027 |
Milloin säilytysaika on pidempi kuin kirjanpitolaissa?
Kirjanpitolaki on yleislaki, ja sen ajat ovat vähimmäisaikoja. Kirjanpitolautakunta on todennut EU-hankkeita koskevassa lausunnossaan, että pidempi säilytysvelvollisuus voi tulla muusta laista, suoraan EU-lainsäädännöstä tai kirjanpitovelvollisen omasta sitoumuksesta, esimerkiksi tukipäätöksen ehdoista. Pidempi säilytys on aina sallittu.
| Tilanne | Säilytysaika | Peruste |
|---|---|---|
| ALV:n myynti- ja ostolaskut | 6 vuotta kohdistumisvuotta seuraavan vuoden alusta | Arvonlisäverolaki 209 n § |
| Kiinteistöinvestoinnit (ALV:n tarkistusmenettely) | 13 vuotta tarkistuskauden alkamisvuoden lopusta | Arvonlisäverolaki ja Verohallinnon ohje |
| EU-tuella rahoitettu hanke | Tukipäätöksen ja ohjelman ehtojen mukaan | Ministeriön asetus, EU-säännöt, sitoumus |
| Verotukseen haettu muutosta, tarkastus tai riita kesken | Kunnes asia on ratkaistu | Näyttö omasta kannasta |
| Mikroyhdistyksen kevennetty tilinpito | 6 vuotta kalenterivuoden jälkeen | Yhdistyslaki 37 a § |
Missä kirjanpitoaineisto pitää säilyttää?
Kirjanpitolain 2 luvun 9 §:n mukaan aineisto on säilytettävä huolellisesti niin, että viranomainen ja tilintarkastaja voivat tarkastaa sen Suomesta käsin ilman aiheetonta viivettä. Laki ei määrää tallennusvälinettä. Paperimappi, kirjanpito-ohjelman arkisto ja pilvipalvelu kelpaavat, kun aineisto on luettavissa ja saatavilla koko säilytysajan.
- Sähköinen säilytys: sallittu. Kuvan tai tiedoston pitää pysyä muuttumattomana ja luettavana, ja kirjauksen ja tositteen yhteys pitää voida todeta molempiin suuntiin.
- Ulkomainen pilvipalvelu: käy, kun aineistoon pääsee käsiksi Suomesta. Arvonlisäverolain 209 o §:n mukaan ulkomailla sähköisesti säilytettäviin laskuihin on oltava tosiaikainen tietokoneyhteys.
- Kirjanpito ulkomailla: Kirjanpitolautakunta on käsitellyt tilannetta, jossa suomalaisen yhtiön kirjanpito hoidettiin Ruotsissa. Lähtökohta on silti, että aineisto on tarkastettavissa Suomesta käsin.
- Ohjelman vaihto: kun kirjanpito-ohjelma tai tilitoimisto vaihtuu, vie vanhat kirjanpidot ja tositteet talteen luettavassa muodossa. Pelkkä vanha käyttäjätunnus ei riitä, jos sopimus päättyy.
Mitä tapahtuu, jos kirjanpitoaineistoa ei säilytetä?
Kirjanpitolain 8 luvun mukaan kirjanpitovelvollisuuden laiminlyönti, myös aineiston säilyttämättä jättäminen, voi olla kirjanpitorikkomus, josta tuomitaan sakko. Vakavammat tapaukset, joissa oikeaa ja riittävää kuvaa yrityksen taloudesta ei voi enää saada, ovat rikoslain kirjanpitorikoksia. Verotuksessa puuttuva tosite tarkoittaa käytännössä, että vähennys tai ALV-palautus hylätään, ja Verohallinto voi arvioida tuloksen.
Yrityksen kirjanpidon säilytysaika yritysmuodoittain
Yrityksen kirjanpidon säilytysaika on sama kaikissa yritysmuodoissa: tositteet 6 vuotta ja tilinpäätös ja kirjanpidot 10 vuotta. Ero syntyy siitä, mitä aineistoa kullakin yritysmuodolla on. Osakeyhtiöllä on tase-erittelyt ja yhtiön hallinnon asiakirjat, toiminimellä usein vain yhdenkertaisen kirjanpidon vuosiyhteenveto, ja kevytyrittäjä ei ole kirjanpitovelvollinen lainkaan.
| Yritysmuoto | 10 vuotta | 6 vuotta | Huomio |
|---|---|---|---|
| Osakeyhtiö | Tilinpäätös, tase-erittelyt, pää- ja päiväkirja, palkkakirjanpito, tililuettelo | Laskut, kuitit, tiliotteet, palkkalaskelmat, ALV-laskelmat | Yhtiökokousten ja hallituksen pöytäkirjat, osakeluettelo ja yhtiöjärjestys koko yhtiön elinkaaren ajan |
| Toiminimi, kahdenkertainen kirjanpito | Tilinpäätös, pää- ja päiväkirja, tililuettelo | Tositteet ja kirjeenvaihto | Kirjanpitolain ajat kuten osakeyhtiöllä |
| Toiminimi, yhdenkertainen kirjanpito | Vuosiyhteenveto ja kirjanpito tuloista ja menoista | Tositteet | Tilikausi on aina kalenterivuosi |
| Avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö | Tilinpäätös ja kirjanpidot | Tositteet | Yhtiösopimus säilytetään yhtiön elinkaaren ajan |
| Kevytyrittäjä | Ei kirjanpitovelvollisuutta | Kulujen tositteet kannattaa säilyttää | Säilytä ainakin niin kauan kuin verotukseen voi hakea oikaisua, eli 3 vuotta verotuksen päättymisen jälkeen |
| Työnantajana toimiva yritys | Palkkakirjanpito | Palkkalaskelmat, työaikakirjanpidon tositteet, matkalaskut | Palkkakirjanpito kuuluu kirjanpitoihin ja säilytetään 10 vuotta |
Palkka-aineistossa kannattaa erottaa kaksi asiaa. Palkkakirjanpito eli palkkojen kirjaukset palkansaajittain on kirjanpitolain tarkoittama kirjanpito ja säilytetään 10 vuotta. Yksittäiset palkkalaskelmat ja niiden liitteet ovat tositteita ja säilytetään 6 vuotta. Moni yritys säilyttää koko palkka-aineiston 10 vuotta, jotta työntekijän myöhempiin kysymyksiin esimerkiksi eläkkeestä tai työtodistuksesta voi vastata.
Koskeeko säilytysaika toiminimeä ja yhdistystä?
Koskee. Säilytysajat ovat samat kaikille kirjanpitovelvollisille: osakeyhtiölle, toiminimelle, avoimelle yhtiölle, osuuskunnalle, yhdistykselle ja säätiölle. Yhdenkertaista kirjanpitoa pitävä toiminimi säilyttää vuosiyhteenvetonsa 10 vuotta ja tositteet 6 vuotta. Ainoa kevennys on yhdistyslain mukaisella mikroyhdistyksellä, jonka kevennetty tilinpito ja vuosikoonti säilytetään 6 vuotta. Osakeyhtiön hallinnon asiakirjat, kuten yhtiökokousten pöytäkirjat, eivät ole kirjanpitoaineistoa, ja ne säilytetään koko yhtiön elinkaaren ajan. Kaikki säilytysajat aineistolajeittain ovat artikkelissa kirjanpitoaineiston säilytys.
Kuinka pitkä tilikausi on?
Tilikausi on yleensä 12 kuukautta. Kun yritys aloittaa tai muuttaa tilikauttaan, tilikausi voi olla lyhyempi tai enintään 18 kuukautta. Yhdenkertaista kirjanpitoa pitävän toiminimen tilikausi on aina kalenterivuosi. Tilikauden pituus vaikuttaa säilytysaikaan vain siten, että ajat lasketaan sen päättymisestä.
Usein kysytyt
Mitkä ovat kirjanpitolain säilytysajat?+
Kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaan tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot ja tililuettelo säilytetään vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä ja tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Vuodenvaihteessa 2026/2027 saa hävittää vuoden 2016 tilinpäätösaineiston ja vuoden 2020 tositteet.
Mikä on kirjanpidon säilytysaika kirjanpitolain mukaan?+
Tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo ja aineistoluettelo vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteet, kirjeenvaihto ja muu aineisto vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
Kuinka kauan kirjanpitomateriaali on säilytettävä?+
Kuitit, laskut ja tiliotteet 6 vuotta, tilinpäätös ja pää- ja päiväkirja 10 vuotta. Ajat ovat vähimmäisaikoja.
Mikä on yrityksen kirjanpidon säilytysaika?+
Sama kaikille yritysmuodoille: 6 vuotta tositteille ja 10 vuotta tilinpäätökselle ja kirjanpidoille. Osakeyhtiön hallinnon asiakirjat, kuten yhtiökokousten pöytäkirjat, säilytetään koko yhtiön elinkaaren ajan.
Mikä on kirjanpidon tositteiden säilytysaika?+
Vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Kalenterivuoden tilikaudella vuoden 2026 tositteet säilytetään 31.12.2032 asti. Kiinteistöinvestointien tositteet säilytetään arvonlisäverolain mukaan 13 vuotta.
Kauanko palkkatietoja pitää säilyttää?+
Palkkakirjanpito 10 vuotta, koska se on kirjanpitolain tarkoittama kirjanpito. Yksittäiset palkkalaskelmat ovat tositteita ja säilytetään 6 vuotta.
Saako kirjanpitoaineiston säilyttää pilvessä?+
Saa, kun aineisto on luettavissa ja tarkastettavissa Suomesta käsin ilman aiheetonta viivettä koko säilytysajan.
Voiko Oy-kirjanpidon tehdä itse?+
Voi, mutta osakeyhtiö pitää kahdenkertaista kirjanpitoa ja laatii tilinpäätöksen, joka rekisteröidään julkisesti PRH:hon. Useimmat yhtiöt käyttävät kirjanpitäjää.
Minkä vuoden kirjanpidon voi hävittää?+
Vuonna 2026 kalenterivuoden tilikaudella vuoden 2019 ja vanhemmat tositteet ja vuoden 2015 ja vanhemmat tilinpäätökset. Hävityskalenteri vuoteen 2030 on artikkelissa kirjanpito säilytysaika.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Kirjanpito säilytysaika: minkä vuoden papereista voit luopua 2026–2030
Yrityksen kirjanpidon säilytysaika on kuusi vuotta tositteille, kuten kuiteille ja laskuille, ja kymmenen vuotta tilinpäätökselle ja kirjanpidoille. Kalenterivuoden tilikaudella vuonna 2026 saat hävittää vuoden 2019 ja sitä vanhemmat tositteet sekä vuoden 2015 ja sitä vanhemmat tilinpäätökset. Tällä sivulla on valmis hävityskalenteri vuosille 2026–2030, laskentatapa poikkeavalle tilikaudelle, muiden yrityksen asiakirjojen säilytysajat ja ohje turvalliseen hävittämiseen.
Bruttotulot tarkoittaa yrittäjälle: liikevaihto, bruttotulos vai oma tulo, ja mitä hakemukseen ilmoitetaan
Bruttotulot tarkoittaa tuloja ennen kuluja, veroja ja muita vähennyksiä. Palkansaajalla se on palkka ennen veroja, mutta yrittäjällä sama sana voi tarkoittaa yrityksen liikevaihtoa, tuloslaskelman bruttotulosta tai yrittäjän omaa tuloa, jota kysytään hakemuksissa. Esimerkiksi 50 000 euron liikevaihdosta voi jäädä yrittäjän verotettavaksi tuloksi 33 250 euroa. Tässä mikä luku on mikin ja mitä ilmoitat Kelalle, pankille ja vuokranantajalle.
Bruttokate: mitä se tarkoittaa, miten se lasketaan ja mikä on hyvä bruttokateprosentti
Bruttokate on liikevaihto, josta on vähennetty myytyjen tuotteiden ja palvelujen hankinta- tai valmistuskulut, eli raha, joka jää kattamaan palkat, vuokrat ja muut kiinteät kulut sekä voiton. Kulujen jakautumista käsitellään sivulla [yrityksen kulurakenne](/blogi/yrityksen-kulurakenne). Jos myyt tavaraa 100 000 eurolla ja tavaran ostohinta on 60 000 euroa, bruttokate on 40 000 euroa ja bruttokateprosentti 40. Suomalaisessa kirjanpidossa bruttokate tarkoittaa käytännössä samaa kuin myyntikate. Tältä sivulta näet kaavan, laskuesimerkit, bruttokatteen paikan tuloslaskelmassa ja toimialojen tyypilliset tasot.