Kirjanpitolaki selkokielellä: mitä laki vaatii pienyrittäjältä, mitä saat keventää ja mitä laiminlyönti maksaa

Mikä kirjanpitolaki on ja mitä muita sääntöjä kirjanpitoon liittyy?

Kirjanpitolaki on vuodelta 1997, ja sitä on muutettu kymmeniä kertoja. Suurin uudistus tuli voimaan vuoden 2016 alussa, jolloin mikroyritykset saivat kevennyksiä ja toiminimet laajemman oikeuden yhdenkertaiseen kirjanpitoon. Viimeisimmät muutokset nostivat yritysten kokoluokkien rajoja 1.1.2025 alkaen. Lain rinnalla on kolme muuta lähdettä, jotka pienyrittäjän kannattaa tuntea nimeltä.

• Kirjanpitoasetus tarkentaa tuloslaskelman ja taseen kaavat.
• Pien- ja mikroyritysasetus (PMA, 1753/2015) kertoo, mitä tietoja pienen ja mikroyrityksen tilinpäätöksessä pitää esittää. Useimmat suomalaiset yritykset noudattavat sitä.
• Kirjanpitolautakunta (KILA) antaa yleisohjeita ja lausuntoja siitä, miten lakia sovelletaan. Ne ovat käytännössä hyvän kirjanpitotavan sisältö.
• Verolait määräävät, miten kirjanpidon tulos muutetaan verotettavaksi tuloksi. Kirjanpito ja verotus ovat kaksi eri asiaa, vaikka ne pohjautuvat samaan aineistoon.

Kuka on kirjanpitovelvollinen kirjanpitolain mukaan?

Jokainen osakeyhtiö, avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö, osuuskunta, yhdistys ja säätiö on kirjanpitovelvollinen. Luonnollinen henkilö on kirjanpitovelvollinen harjoittamastaan liike- ja ammattitoiminnasta, eli toiminimi on aina kirjanpitovelvollinen, vaikka liikevaihtoa olisi vähän. Poikkeus ovat maatilatalous ja kalastus, joihin sovelletaan verotuksen omia sääntöjä.

Kevytyrittäjä, joka laskuttaa laskutuspalvelun kautta, ei harjoita elinkeinotoimintaa omissa nimissään, joten hän ei ole kirjanpitovelvollinen. Hänenkin pitää kuitenkin säilyttää kuitit ja tehdä muistiinpanot vähennettävistä kuluista verotusta varten. Jos kevytyrittäjä perustaa toiminimen, kirjanpitovelvollisuus alkaa samalla.

Milloin kirjanpitovelvollisuus alkaa?

Kirjanpitovelvollisuus ei ala Y-tunnuksen saamisesta vaan toiminnasta. Kun ostat ensimmäisen työkalun, maksat verkkosivupohjan tai teet ensimmäisen laskun, tapahtuma kuuluu kirjanpitoon. Osakeyhtiö on kirjanpitovelvollinen myös rekisteröintiä edeltävästä toiminnastaan, joten perustamisvaiheen kulut kirjataan yhtiön ensimmäiselle tilikaudelle. Siksi kuitit kannattaa säilyttää jo ennen kuin yritys on virallisesti olemassa. Hyvin tavallinen ongelma on, että ensimmäisen puolen vuoden hankinnat on maksettu omalta tililtä ja kuitit ovat hukassa. Ne voi kirjata yrityksen kuluiksi, kun tositteet löytyvät ja hankinnat liittyvät yritystoimintaan.

Mitä hyvä kirjanpitotapa tarkoittaa?

Laki sanoo lyhyesti, että kirjanpitovelvollisen on noudatettava hyvää kirjanpitotapaa. Termiä ei määritellä tarkemmin, koska sen sisältö elää. Käytännössä hyvä kirjanpitotapa on lain, asetusten, kirjanpitolautakunnan ohjeiden ja vakiintuneen käytännön summa. Pienyrittäjälle se tarkoittaa, että kirjanpito on ajan tasalla, johdonmukainen vuodesta toiseen ja niin selkeä, että ulkopuolinen, esimerkiksi verotarkastaja, ymmärtää sen ilman sinua.

Johdonmukaisuus on se, mikä pienyrityksissä useimmiten pettää. Sama kulu kirjataan yhtenä kuukautena markkinointiin ja toisena toimistokuluihin, tai poistot tehdään yhtenä vuonna ja jätetään seuraavana tekemättä. Kumpikaan ei ole rikos, mutta molemmat tekevät luvuista vertailukelvottomia ja herättävät kysymyksiä tarkastuksessa.

Jos törmäät kysymykseen, johon laki ei suoraan vastaa, kirjanpitolautakunnan yleisohjeet ja lausunnot ovat julkisia ja luettavissa lautakunnan verkkosivuilla. Niistä löytyy vastaus moneen pienyrittäjän arkiseen kysymykseen, kuten siihen, miten yhdenkertaisessa kirjanpidossa käsitellään useana vuonna tuloa tuottavia hankintoja. Tulkinnoissa kannattaa silti kysyä kirjanpitäjältä, koska lausunto koskee aina tiettyä tilannetta.

Mitä kirjanpitolaki vaatii tositteilta ja kirjauksilta?

Jokaisen kirjauksen pitää perustua päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Menotositteesta pitää näkyä, mitä ostettiin, ja tulotositteesta, mitä myytiin, sekä milloin. Jos ulkopuolista tositetta ei ole, tehdään oma tosite, joka varmennetaan. Tositteiden yksityiskohdat on koottu artikkeliin tositteen vaatimukset.

• Käteismaksut kirjataan viipymättä ja päiväkohtaisesti.
• Muut kirjaukset saa tehdä kuukausittain, kunhan ne ovat ajoissa verovelvollisuuksia, kuten ALV-ilmoitusta, varten.
• Kirjauksia voi tarkastella aikajärjestyksessä (päiväkirja) ja asiajärjestyksessä (pääkirja tileittäin).
• Kirjausketju: tapahtumasta tositteeseen, kirjaukseen ja tilinpäätökseen, ja sama takaisin päin.
• Tililuettelo: luettelo kirjanpidon tileistä ja niiden sisällöstä joka tilikaudelta.
• Luettelo kirjanpidoista ja aineistoista: mitä kirjanpitoja ja tositelajeja on, miten ne liittyvät toisiinsa ja missä niitä säilytetään.

Tilikausi ja tilinpäätös: aikarajat

Tilikausi on 12 kuukautta. Toimintaa aloittaessa tai lopettaessa se saa olla lyhyempi tai pidempi, kuitenkin enintään 18 kuukautta. Toiminimen tilikausi on kalenterivuosi, ellei se pidä kahdenkertaista kirjanpitoa. Tilinpäätös ja mahdollinen toimintakertomus laaditaan neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Osakeyhtiön tilinpäätöksen rekisteröinnistä ja yhtiökokouksesta säädetään osakeyhtiölaissa. Tilinpäätöksen sisällöstä kerrotaan tarkemmin artikkelissa tilinpäätös.

Mitä mikro- ja pienyritys saa keventää?

Pien- ja mikroyritys laativat tilinpäätöksen PMA:n mukaan. Pienyrityksen ei tarvitse laatia rahoituslaskelmaa eikä toimintakertomusta, ja mikroyrityksen liitetiedot ovat kaikkein suppeimmat. Mikroyrityksen tilinpäätös on yleensä tuloslaskelma, tase ja lyhyt liitetietosivu, jossa kerrotaan esimerkiksi annetut vakuudet ja henkilöstön määrä.

Kuinka kauan kirjanpitoaineisto pitää säilyttää?

Aineisto pitää pystyä esittämään Suomesta käsin viranomaiselle. Pilvipalvelu käy, kunhan pääsy säilyy. Jos vaihdat tilitoimistoa tai ohjelmaa, varmista, että vanha aineisto siirtyy sinulle luettavassa muodossa.

Mitä kirjanpitolain rikkomisesta seuraa?

Seuraamukset porrastuvat. Lievimmässä päässä on kirjanpitolain oma kirjanpitorikkomus, josta tuomitaan sakkoon esimerkiksi silloin, kun tilinpäätös jää laatimatta ajallaan tai aineisto säilyttämättä. Rikoslain kirjanpitorikos koskee tilanteita, joissa kirjauksia on jätetty tekemättä, aineistoa hävitetty tai merkitty vääriä tietoja niin, että oikean kuvan saaminen yrityksen tuloksesta tai taloudesta vaikeutuu. Siitä voi seurata sakkoa tai enintään kaksi vuotta vankeutta. Lisäksi on törkeä ja tuottamuksellinen tekomuoto.

Pienyrittäjälle todennäköisempi seuraus on verotuksellinen: jos kirjanpito ei ole luotettava, Verohallinto voi arvioida tulon ja määrätä veronkorotuksen. Konkurssissa puutteellinen kirjanpito voi johtaa liiketoimintakieltoon. Verotarkastuksen kulusta kerrotaan artikkelissa verotarkastus.

Mitä kirjanpitolaki tarkoittaa sinulle käytännössä?

Laki ei vaadi sinulta pykälien osaamista. Se vaatii tavan, jolla jokainen tosite päätyy tallessa kirjanpitoon ja kirjanpito on valmis ajallaan. Tämä pettää harvoin tahallisesti. Tavallisimmin syy on kiire tai tilitoimisto, joka kirjaa kuukausien viiveellä eikä kysy puuttuvista tositteista ennen kuin tilinpäätös on jo myöhässä. Taukossa näet saman näkymän kuin kirjanpitäjäsi, ja hän ottaa yhteyttä, jos jotain puuttuu. Katso hinta tai lue, mitä kirjanpito sisältää.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.