Käsinkirjoitettu kuitti:Kelpaako se kirjanpitoon, mitä siinä pitää olla ja esimerkki kirjanpitokelpoisesta kuitista

Käsinkirjoitettu kuitti on yhtä pätevä tosite kuin tulostettu, kun siinä on oikeat tiedot. Kirjanpitolain mukaan tositteen pitää olla päivätty ja numeroitu tai muuten yksilöity, ja siitä pitää näkyä, mitä ostettiin tai myytiin, keneltä, milloin ja millä summalla. Tositteen ja kirjauksen yhteys pitää löytyä vaivatta. ALV:n vähentämiseen tarvitaan lasku, mutta enintään 400 euron ostoissa riittää kassakuitti, jossa vero näkyy. Alla on täytetty esimerkki, ohje oman kuitin tekemiseen, aitouden tarkistus ja tositteen kaikki vaatimukset. Tositteen käsite on selitetty artikkelissa mikä on tosite.

Kelpaako käsinkirjoitettu kuitti kirjanpitoon?

Käsinkirjoitettu kuitti kelpaa kirjanpitoon, tuloverotukseen ja enintään 400 euron ostoissa myös ALV-vähennykseen, kun siinä on samat tiedot kuin tulostetussa kuitissa ja käsiala on luettavaa. Verohallinnon mukaan kuitti voi olla tulostettu, käsinkirjoitettu tai sähköinen, eikä myyjältä vaadita kassakonetta. Laki ei siis vaadi koneellista kuittia vaan oikeat tiedot. ALV-vähennykseen kelpaavan kuitin tiedot ovat artikkelissa ALV kuitti.

Kuitintarjoamisvelvollisuutta koskevan lain mukaan kuitissa on oltava myyjän nimi, yhteystiedot ja Y-tunnus, kuitin antamispäivä ja tunnistenumero, myytyjen tavaroiden määrä ja laji tai palvelun laji sekä maksettu summa arvonlisäveroineen ja verokantoineen. Tunnistenumero on juokseva numero, josta näkee, ettei kuitteja ole jätetty kirjaamatta. Kuvaa käsinkirjoitettu kuitti heti, koska kuulakärkikynä ja ohut paperi kuluvat.

Käsinkirjoitettu kuitti: esimerkki

Alla on täytetty esimerkki kuitista, jonka ALV-rekisteröity toiminimi kirjoittaa käsin käteismaksusta. Sama rakenne toimii kaikilla aloilla. Tyhjä malli kopioitavaksi on sivulla kuitti pohja.

• Myyjän nimi, yhteystiedot ja Y-tunnus: ostaja ja verottaja tunnistavat myyjän. Yleisin virhe on, että Y-tunnus puuttuu tai kuitissa on vain etunimi.
• Päiväys: kauppa kuuluu oikealle kaudelle. Usein vuosi puuttuu.
• Juokseva numero: kuitit voi yhdistää kirjauksiin ja todeta katkeamattomiksi. Virhe on numeron puuttuminen tai sama numero kahdesti.
• Mitä myytiin ja paljonko: kulun ja verokannan peruste. Pelkkä "tavaraa" tai "työ" ei riitä.
• Summa, ALV ja verokanta: ostajan ALV-vähennys tarvitsee ne. Pelkkä loppusumma ilman veroa on yleinen virhe.

Lähteet ovat Verohallinnon ohje Pelaa reilusti: muista kuitti (päivitetty 9.2.2026) ja laki kuitintarjoamisvelvollisuudesta käteiskaupassa.

Jos et ole ALV-rekisterissä, kuittiin ei merkitä veroa. Kirjoita silloin näkyviin, että myyjä ei ole arvonlisäverovelvollinen, jotta ostaja ei yritä vähentää veroa, jota ei ole.

Miten teet itse kuitin käsin?

Kun myyntiä on enemmän, laskutusohjelma tai kassajärjestelmä on käsin kirjoittamista varmempi: numerointi ei katkea, ALV lasketaan oikein ja kopio tallentuu itsestään.

Miten käsinkirjoitettu kuitti kirjataan myyjän kirjanpitoon?

Myyjän kirjanpitoon käsinkirjoitetusta kuitista jää kopio eli jäljennös, joka on myynnin tosite. Verohallinnon ohjeen mukaan, jos kuittia ei anneta kassakoneella, maksukuittien jäljennöskappaleet liitetään kirjanpitoon, ja käteisellä maksetut myynnit kirjataan viipymättä päiväkohtaisesti. Käytä siksi käsin kirjoittaessasi kaksoiskappalevihkoa: alkuperäinen asiakkaalle, kopio kirjanpitoon.

Jos asiakas ei ota kuittia, myynti kirjataan silti. Kirjanpitolautakunnan lausunnon (006, käteistulojen tositteet) linjan mukaan, kun kuittia ei anneta eikä kassakoneesta saada raporttia, päivän tuloista laaditaan asianmukaisesti varmennettu sisäinen tosite eli kassaraportti, jonka yrittäjä allekirjoittaa. Tositteet säilytetään kuusi vuotta.

Käsin kirjoitettu kuitti on käytännöllinen myös varasuunnitelmana: kun kassajärjestelmä tai maksupääte ei toimi, kuitin voi kirjoittaa käsin, koska Verohallinnon mukaan kuitti voi olla tulostettu, käsinkirjoitettu tai sähköinen. Käteismyynnin kirjauksesta enemmän artikkelissa kassakirjanpito ja käteismyynti.

Miten tarkistat, onko käsinkirjoitettu kuitti aito?

Aitouden voi tarkistaa netissä. Hae kuitin Y-tunnus maksuttomasta YTJ-palvelusta (ytj.fi): sieltä näet, onko yritys olemassa, täsmääkö nimi ja onko se arvonlisäverorekisterissä ja ennakkoperintärekisterissä. Jos kuitissa on ALV mutta myyjä ei ole ALV-rekisterissä, et voi vähentää veroa. Jos Y-tunnusta ei ole lainkaan, kyse on yleensä yksityishenkilöstä, eikä kuitti kelpaa ALV-vähennykseen.

Ostajana säilytä kuitin lisäksi maksun todiste aina kun voit. Kun maksat kortilla tai tilisiirrolla, tiliotteen rivi tukee käsin kirjoitettua kuittia, ja kirjanpitäjä voi yhdistää ne.

Voiko yksityishenkilö tehdä kuitin?

Voi. Yksityishenkilö voi antaa kuitin myymästään käytetystä tavarasta, ja yritykselle se on kelvollinen menotosite. Siinä ei ole Y-tunnusta eikä ALV:tä, joten se ei oikeuta ALV-vähennykseen. Usein kuitin laatii ostaja ja myyjä allekirjoittaa sen. Malli ja kirjaus ovat artikkelissa yksityishenkilön kuitti.

Mikä on tosite?

Tosite on asiakirja, joka todistaa, että liiketapahtuma on tapahtunut. Kirjanpitolain mukaan jokaisen kirjauksen pitää perustua tositteeseen. Ilman tositetta kirjaus on vain väite, eikä väitettä hyväksytä verotarkastuksessa. Tosite voi olla paperinen tai sähköinen, ulkopuolisen antama tai itse laadittu, kunhan se täyttää vaatimukset.

• Menotosite todistaa, mitä yritys osti ja milloin se saatiin: ostolasku, kassakuitti tai verkkokaupan kuitti.
• Tulotosite todistaa, mitä yritys myi ja milloin se luovutettiin: myyntilasku, kassaraportti tai alustan myyntiraportti.
• Maksutosite todistaa, että raha on liikkunut: tiliote tai pankin maksutosite.
• Muistiotosite todistaa tapahtuman, josta ei ole ulkopuolista paperia: yksityisotto, ajopäiväkirjan yhteenveto, jaksotus tai oikaisukirjaus.
• Liitetietotosite on tilinpäätöksen liitetiedon peruste: vakuussopimus tai henkilöstöluettelo.

Pienyrityksen tavallisin tosite on menotosite eli kuitti tai ostolasku.

Mitä tositteessa pitää olla kirjanpitolain mukaan?

Kirjanpitolain 2 luvun 5 § on lyhyt, ja se riittää pienyrittäjän muistilistaksi. Tositteen pitää olla päivätty ja järjestelmällisesti numeroitu tai muuten yksilöity, ja sen pitää todentaa liiketapahtuma. Menotositteesta pitää käydä ilmi vastaanotettu tavara tai palvelu ja tulotositteesta luovutettu suorite. Lisäksi tositteesta pitää näkyä, milloin tavara tai palvelu saatiin tai luovutettiin.

• Päivämäärä: milloin kauppa tehtiin tai palvelu saatiin.
• Osapuolet: myyjän nimi ja Y-tunnus, laskussa myös ostaja.
• Sisältö: mitä ostettiin tai myytiin, määrä ja laji. Pelkkä "tavaraa" ei riitä.
• Summa: kokonaishinta, ja ALV-rekisteröidyllä myyjällä vero ja verokanta.
• Tositenumero: juokseva numero tai muu yksilöinti, joka löytyy myös kirjauksesta.
• Maksun todiste: mahdollisuuksien mukaan maksun saajan tai pankin antama.

Jos ulkopuolista tositetta ei saa, laki sallii oman tositteen, joka on asianmukaisesti varmennettu. Varmentaminen tarkoittaa käytännössä, että tositteen laatija ja päivä näkyvät, ja tueksi liitetään kaikki saatavilla oleva näyttö, esimerkiksi tiliotteen rivi, tilausvahvistus tai sähköposti.

Kuitit kirjanpidossa: mitä kuittiin kannattaa merkitä?

Merkitse kuittiin aina se, mitä kuitista itsestään ei näe: mihin ostos liittyy, kenen kanssa ja miksi. Kirjanpitäjä ei tunne yritystäsi yhtä hyvin kuin sinä, joten ruokakaupan kuitti voi olla yhtä hyvin palaverin kahvit, henkilöstön virkistys tai yksityinen ostos. Ilman merkintää kulu päätyy selvittelytilille, siitä tulee kysymys tai se jää vähentämättä. Merkintä tehdään kuittikuvan selitteeseen, kuittisovelluksen kenttään tai paperikuitin taakse.

• Ravintola tai kahvila asiakkaan kanssa: osallistujien nimet ja yritykset sekä tilaisuuden aihe. Edustuskulu käsitellään verotuksessa eri tavalla: tuloverotuksessa vain puolet on vähennyskelpoista, eikä ALV:tä saa vähentää.
• Ruoka- tai kahvitarvikkeet: palaveri, henkilöstön kahvitus tai virkistys ja osallistujat. Kulu kirjataan käyttötarkoituksen mukaiselle tilille, ja yksityinen osuus pitää erottaa.
• Polttoaine, pysäköinti ja taksi: matkan tarkoitus ja kohde, autossa rekisterinumero. Se osoittaa yhteyden yritystoimintaan ja ajopäiväkirjaan.
• Työväline tai tarvike, josta nimi ei kerro mitään: mihin työhön tai asiakkaalle tavara meni. Kirjanpitäjä ja verotarkastaja eivät tunne alasi tuotenimiä.
• Osittain yksityinen ostos: yrityksen ja yksityinen osuus, koska vain yrityksen osuus on vähennyskelpoinen.
• Verkko-ostos ulkomailta: yrityksen ALV-tunniste, jos se annettiin myyjälle. EU-ostot käsitellään ALV-ilmoituksella eri tavalla kuin kotimaan ostot.

Merkinnät eivät ole kirjanpitolain erillinen vaatimus, vaan keino osoittaa, että kulu kuuluu yritystoimintaan (kirjanpitolaki 2 luku 5 §: tositteen on todennettava liiketapahtuma).

Edustuksen säännöt ovat artikkelissa edustuskulut. Kun kuvaat kuitin heti kassalla ja kirjoitat selitteen samalla, merkintä on tarkka eikä jää muistin varaan kuukauden päähän.

Milloin tosite kelpaa ALV-vähennykseen?

Kirjanpito ja arvonlisävero ovat eri asioita, ja niiden vaatimukset eroavat. Kuluna vähentämiseen riittää, että tosite todentaa tapahtuman. Ostojen ALV:n vähentämiseen tarvitaan lisäksi lasku, jossa on arvonlisäverolain edellyttämät merkinnät. Laskun pakolliset tiedot on käyty läpi artikkelissa laskun pakolliset tiedot.

Kuitti vai lasku: mikä ero ja kumpi kelpaa?

Kassakuitti on laskun kevyt muoto. Kun ostat yritykselle tarvikkeita tai lounaan alle 400 eurolla, kassakuitti, jossa näkyvät myyjän tiedot, tuotteet ja ALV, on sekä kirjanpidon tosite että kelvollinen yksinkertaistettu lasku ALV-vähennykseen. Yli 400 euron ostossa pyydä lasku yrityksen nimellä, jotta ALV-vähennys on varmasti kunnossa.

Tavallisin virhe on maksupäätteen korttikuitti. Siinä näkyy myyjä, summa ja kortin numeron loppu, mutta ei sitä, mitä ostettiin. Se todistaa maksun, ei ostoa. Verkkokaupoissa sama ongelma on tilausvahvistuksessa ilman ALV-erittelyä: lataa varsinainen kuitti tai lasku asiakastililtäsi.

Mikä on kirjanpitokelpoinen kuitti?

Kirjanpitokelpoinen kuitti on tosite, joka todistaa oston eikä vain maksua: siitä näkyy, mitä ostettiin, keneltä, milloin ja millä summalla. Pelkkä maksupäätteen korttikuitti tai tiliote ei riitä, koska niistä ei näe ostettuja tuotteita.

Mitkä luvut kirjanpitokelpoisesta kuitista pitää tietää?

1. 400 euroa (ALV mukana): tähän asti kassakuitti eli yksinkertaistettu lasku riittää ALV-vähennykseen.
2. 5 asiaa jokaisessa kuitissa: päiväys, myyjä ja Y-tunnus, mitä ostettiin, summa ja ALV verokannoittain.
3. 25,5 %, 13,5 % tai 10 % ovat vuoden 2026 verokannat, jotka kuitissa näkyvät ALV-rekisteröidyltä myyjältä.
4. 6 vuotta tositteet säilytetään sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi (kirjanpitolaki 2 luku 10 §).
5. 10 vuotta säilytetään tilinpäätös, päiväkirja ja pääkirja.

Kirjanpitokelpoinen kuitti: tarkistuslista

Kirjanpitokelpoisesta kuitista pitää näkyä viisi asiaa: milloin ostettiin, keneltä, mitä, kuinka paljon ja paljonko siinä oli ALV:tä. Jos jokin puuttuu, kuitti todistaa korkeintaan maksun, ei ostoa. Tarkista kuitti kassalla, sillä kopion pyytäminen on helpointa heti.

• Päivämäärä, jolloin osto tehtiin
• Myyjän nimi ja Y-tunnus
• Mitä ostettiin: tuotteet tai palvelu ja määrä, ei pelkkä summa
• Summa ja ALV-rekisteröidyltä myyjältä veron määrä verokannoittain
• Yksilöinti, kuten kuittinumero, jotta kuitin voi yhdistää kirjaukseen
• Yli 400 euron ostossa lisäksi ostajan eli yrityksesi nimi ja täydet laskun tiedot

Käteisosto: millainen kuitti tarvitaan?

Käteisostossa kuitti on ainoa todiste koko kaupasta, koska tiliotteelle ei jää riviä, johon kulun voisi yhdistää. Pyydä siksi käteisostosta aina kirjanpitokelpoinen kuitti ja kuvaa se heti. Jos kuitti puuttuu, kulua on vaikea osoittaa yrityksen kuluksi, ja ALV jää vähentämättä.

Onko kuitti pakko antaa ja milloin sitä ei tarvitse antaa?

Kuitti on pakko tarjota käteisellä tai maksukortilla maksettaessa, kun myyjän tilikauden liikevaihto on yli 10 000 euroa. Kuitti tarjotaan automaattisesti, mutta asiakas saa kieltäytyä, eikä sitä silloin tarvitse tulostaa. Myynti kirjataan kirjanpitoon joka tapauksessa. Kuittia ei Verohallinnon mukaan tarvitse antaa automaattimyynnissä, arpajaislain mukaisessa toiminnassa, ulkona tapahtuvassa tori- ja markkinamyynnissä (paitsi alkoholin myynnissä ja anniskelussa) eikä verkkokaupassa tai laskun maksussa, jossa ostaja maksaa ilman myyjän läsnäoloa.

Laiminlyönnistä voidaan määrätä 300–1 000 euron laiminlyöntimaksu. Velvollisuutta valvovat Verohallinto ja poliisi, anniskelupaikoissa myös aluehallintovirasto. Ostajana muista, että ilman kuittia et voi vähentää oston ALV:tä. Oman käteismyyntisi tositteista kerrotaan artikkelissa kassakirjanpito ja käteismyynti.

Kelpaako kuvattu kuitti ja sähköinen tosite?

Kelpaa. Kirjanpitolaki sallii tositteen muodon muuttamisen, kun se on tarpeen käsittelyn, siirron tai säilytyksen vuoksi, kunhan sisältö ja kirjausketju säilyvät. Kuvattu kuitti, PDF-lasku ja verkkolasku ovat kaikki kelvollisia tositteita. Ota kuva niin, että kaikki tiedot ovat luettavissa, ja tallenna se paikkaan, jossa se säilyy muuttumattomana koko säilytysajan.

• Kuvaa heti. Lämpöpaperikuitti haalistuu kuukausissa, kuva ei.
• Koko kuitti kuvaan. Myyjän tiedot ylhäältä ja ALV-erittely alhaalta.
• Liitä kuva kirjaukseen. Kirjanpito-ohjelmassa kuva kulkee kirjauksen mukana, jolloin kirjausketju on valmis.
• Varmuuskopio. Jos säilytät kuvia itse, pidä kopio toisessa paikassa.

Sähköisen kirjanpidon logiikasta kerrotaan tarkemmin artikkelissa sähköinen kirjanpito.

Mitä jos kuitti puuttuu kirjanpidosta?

Oma tosite kelpaa kirjanpitoon ja tuloverotukseen, mutta ALV:tä ei voi vähentää ilman laskua. Pyydä siksi aina ensin kopio. Tarkemmat ohjeet ja esimerkit ovat artikkelissa kadonnut kuitti.

Mitä omassa myyntilaskussasi pitää olla?

Tositteen vaatimukset koskevat myös sinua myyjänä. Myyntilasku on sinun tulotositteesi ja asiakkaasi menotosite. Jos laskusta puuttuu tietoja, asiakkaasi ei voi vähentää ALV:tä, ja sinulle tulee korjauspyyntöjä ja maksut viivästyvät. ALV-rekisteröidyn yrityksen laskussa pitää olla päiväys, juokseva laskunumero, oma Y-tunnuksesi, oma ja asiakkaan nimi ja osoite, myydyn tavaran tai palvelun laji ja määrä, toimituspäivä, veroton hinta, verokanta ja veron määrä. Jos myynti on verotonta tai käännetyn verovelvollisuuden alaista, laskuun merkitään peruste. Vuonna 2026 yleinen verokanta on 25,5 prosenttia, ja alennetut 13,5 ja 10 prosenttia.

Kun laskut lähtevät laskutusohjelmasta, pakolliset tiedot tulevat automaattisesti ja numerointi pysyy katkeamattomana. Käsin tehdyissä Word-laskuissa numero hyppää helposti tai toistuu, ja se on ensimmäinen asia, johon verotarkastaja kiinnittää huomiota.

Mitä tositteita yrittäjä laatii itse?

Kaikesta ei saa ulkopuolista paperia. Yrittäjä laatii itse tositteen esimerkiksi yksityisotosta ja omasta sijoituksesta, ajopäiväkirjan kilometrikorvauksista, päivärahoista, kassaraportista ja käteismyynnistä, joulukuun jaksotuksista ja oman käytön ALV:stä. Näissä varmentaminen tarkoittaa, että tositteessa on laatija, päivä ja peruste, esimerkiksi ajopäiväkirja tai kassan laskenta. Kilometrikorvaus on 0,55 euroa kilometriltä vuonna 2026, ja sen tosite on ajopäiväkirja, josta näkyvät päivä, reitti, tarkoitus ja kilometrit. Valmiit mallit löytyvät sivuilta ajopäiväkirja-pohja ja matkalasku-pohja. Oikaisu- ja siirtokirjausten tositteet pitää kirjanpitolain mukaan aina varmentaa.

Kuinka kauan tositteet pitää säilyttää?

Tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Vuoden 2026 kuitit säilytetään siis vuoden 2032 loppuun. Kirjanpidot ja tilinpäätös säilytetään 10 vuotta. Jos tositteisiin liittyy pidempiaikaisia asioita, kuten kiinteistön ALV-tarkistus, säilytysaika voi olla pidempi. Säilytysajoista kerrotaan tarkemmin artikkelissa kirjanpitoaineiston säilytys.

Moni tilitoimisto kirjaa kuukausittain vain sen, mitä yrittäjä toimittaa, eikä kysy puuttuvista tositteista ennen kuin tilinpäätöksessä, jolloin kopioita on jo vaikea saada. Taukossa kirjanpitäjä käy aineiston läpi kuukausittain ja kysyy puuttuvista tositteista ajoissa. Neuvonta kuuluu kiinteään kuukausihintaan, ja hinnan näet laskurista. Jos nykyinen toimistosi ei kysy puuttuvista kuiteista ajoissa, voit kilpailuttaa nykyisen tilitoimiston.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.