Tositteen vaatimukset: mitä tositteessa pitää olla, kelpaako kuitti ja mitä tehdä, kun tosite katoaa

Mikä on tosite?

Tosite on asiakirja, joka todistaa, että liiketapahtuma on tapahtunut. Kirjanpitolain mukaan jokaisen kirjauksen pitää perustua tositteeseen. Ilman tositetta kirjaus on vain väite, ja väitettä ei verotarkastuksessa hyväksytä. Tosite voi olla paperinen tai sähköinen, ulkopuolisen antama tai itse laadittu, kunhan se täyttää vaatimukset.

Mitä tositteessa pitää olla kirjanpitolain mukaan?

Kirjanpitolain 2 luvun 5 § on lyhyt, mutta siinä on kaikki olennainen. Tositteen pitää olla päivätty ja järjestelmällisesti numeroitu tai muuten yksilöity, ja sen pitää todentaa liiketapahtuma. Menotositteesta pitää käydä ilmi vastaanotettu tavara tai palvelu ja tulotositteesta luovutettu suorite. Lisäksi tositteesta pitää näkyä, milloin tavara tai palvelu saatiin tai luovutettiin.

• Päivämäärä: milloin kauppa tehtiin tai palvelu saatiin.
• Osapuolet: myyjän nimi ja Y-tunnus, laskussa myös ostaja.
• Sisältö: mitä ostettiin tai myytiin, määrä ja laji. Pelkkä "tavaraa" ei riitä.
• Summa: kokonaishinta, ja ALV-rekisteröidyllä myyjällä vero ja verokanta.
• Tositenumero: juokseva numero tai muu yksilöinti, joka löytyy myös kirjauksesta.
• Maksun todiste: mahdollisuuksien mukaan maksun saajan tai pankin antama.

Jos ulkopuolista tositetta ei saa, laki sallii oman tositteen, joka on asianmukaisesti varmennettu. Varmentaminen tarkoittaa käytännössä, että tositteen laatija ja päivä näkyvät, ja tueksi liitetään kaikki saatavilla oleva näyttö, esimerkiksi tiliotteen rivi, tilausvahvistus tai sähköposti.

Milloin tosite kelpaa ALV-vähennykseen?

Kirjanpito ja arvonlisävero ovat eri asioita, ja niiden vaatimukset eroavat. Kuluna vähentämiseen riittää, että tosite todentaa tapahtuman. Ostojen ALV:n vähentämiseen tarvitaan lisäksi lasku, jossa on arvonlisäverolain edellyttämät merkinnät. Laskun pakolliset tiedot on käyty läpi artikkelissa laskun pakolliset tiedot.

Kuitti vai lasku: mikä ero ja kumpi kelpaa?

Kassakuitti on laskun kevyt muoto. Kun ostat yritykselle tarvikkeita tai lounaan alle 400 eurolla, kassakuitti, jossa näkyvät myyjän tiedot, tuotteet ja ALV, on sekä kirjanpidon tosite että kelvollinen yksinkertaistettu lasku ALV-vähennykseen. Yli 400 euron ostossa kannattaa pyytää lasku yrityksen nimellä, jotta ALV-vähennys on varmasti kunnossa.

Tavallisin virhe on maksupäätteen korttikuitti. Siinä näkyy myyjä, summa ja kortin numeron loppu, mutta ei sitä, mitä ostettiin. Se todistaa maksun, ei ostoa. Verkkokaupoissa sama ongelma on tilausvahvistuksessa ilman ALV-erittelyä: lataa varsinainen kuitti tai lasku asiakastililtäsi.

Kelpaako kuvattu kuitti ja sähköinen tosite?

Kelpaa. Kirjanpitolaki sallii tositteen muodon muuttamisen, kun se on tarpeen käsittelyn, siirron tai säilytyksen vuoksi, kunhan sisältö ja kirjausketju säilyvät. Kuvattu kuitti, PDF-lasku ja verkkolasku ovat kaikki kelvollisia tositteita. Käytännössä kuva pitää ottaa niin, että kaikki tiedot ovat luettavissa, ja se pitää tallentaa paikkaan, jossa se säilyy muuttumattomana koko säilytysajan.

• Kuvaa heti. Lämpöpaperikuitti haalistuu kuukausissa, kuva ei.
• Koko kuitti kuvaan. Myyjän tiedot ylhäältä ja ALV-erittely alhaalta.
• Liitä kuva kirjaukseen. Kirjanpito-ohjelmassa kuva kulkee kirjauksen mukana, jolloin kirjausketju on valmis.
• Varmuuskopio. Jos säilytät kuvia itse, pidä kopio toisessa paikassa.

Sähköisen kirjanpidon logiikasta kerrotaan tarkemmin artikkelissa sähköinen kirjanpito.

Mitä tehdä, kun tosite on kadonnut?

Oma tosite kelpaa kirjanpitoon ja tuloverotukseen, mutta ALV:tä ei voi vähentää ilman laskua. Siksi kopion pyytäminen kannattaa aina ensin. Tarkemmat ohjeet ja esimerkit ovat artikkelissa kadonnut kuitti.

Mitä omassa myyntilaskussasi pitää olla?

Tositteen vaatimukset koskevat myös sinua myyjänä. Myyntilasku on sinun tulotositteesi ja asiakkaasi menotosite. Jos laskusta puuttuu tietoja, asiakkaasi ei voi vähentää ALV:tä, ja sinulle tulee korjauspyyntöjä ja maksut viivästyvät. ALV-rekisteröidyn yrityksen laskussa pitää olla päiväys, juokseva laskunumero, oma Y-tunnuksesi, oma ja asiakkaan nimi ja osoite, myydyn tavaran tai palvelun laji ja määrä, toimituspäivä, veroton hinta, verokanta ja veron määrä. Jos myynti on verotonta tai käännetyn verovelvollisuuden alaista, laskuun merkitään peruste. Vuonna 2026 yleinen verokanta on 25,5 prosenttia, ja alennetut 13,5 ja 10 prosenttia.

Kun laskut lähtevät laskutusohjelmasta, pakolliset tiedot tulevat automaattisesti ja numerointi pysyy katkeamattomana. Käsin tehdyissä Word-laskuissa numero hyppää helposti tai toistuu, ja se on ensimmäinen asia, johon verotarkastaja kiinnittää huomiota.

Mitä tositteita yrittäjä laatii itse?

Kaikesta ei saa ulkopuolista paperia. Yrittäjä laatii itse tositteen esimerkiksi yksityisotosta ja omasta sijoituksesta, ajopäiväkirjan kilometrikorvauksista, päivärahoista, kassaraportista ja käteismyynnistä, joulukuun jaksotuksista ja oman käytön ALV:stä. Näissä varmentaminen tarkoittaa, että tositteessa on laatija, päivä ja peruste, esimerkiksi ajopäiväkirja tai kassan laskenta. Kilometrikorvaus on 0,55 euroa kilometriltä vuonna 2026, ja sen tosite on ajopäiväkirja, josta näkyvät päivä, reitti, tarkoitus ja kilometrit.

Kuinka kauan tositteet pitää säilyttää?

Tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Vuoden 2026 kuitit säilytetään siis vuoden 2032 loppuun. Kirjanpidot ja tilinpäätös säilytetään 10 vuotta. Jos tositteisiin liittyy pidempiaikaisia asioita, kuten kiinteistön ALV-tarkistus, säilytysaika voi olla pidempi. Säilytysajoista kerrotaan tarkemmin artikkelissa kirjanpitoaineiston säilytys.

Moni tilitoimisto kirjaa kuukausittain vain sen, mitä yrittäjä toimittaa, eikä kysy puuttuvista tositteista ennen kuin tilinpäätöksessä, jolloin kopioita on jo vaikea saada. Taukossa oma kirjanpitäjäsi näkee pankkitapahtumat, joilta tosite puuttuu, ja kysyy niistä heti. Neuvonta kuuluu hintaan, ja hinnan näet laskurista.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.