Kuitit kirjanpitoon: mitkä kuitit kuuluvat sinne, miten toimitat ne ja miten ne kirjataan

Kirjanpitolain mukaan jokaisen kirjauksen pohjana pitää olla päivätty ja numeroitu tosite. Pienyrittäjälle se tarkoittaa käytännössä kahta asiaa: kuitti jokaisesta yrityksen ostosta ja rutiini, jolla kuitit päätyvät kirjanpitoon ennen kuin ne haalistuvat tai katoavat. Alla on molemmat. Mitä yksittäisessä kuitissa pitää olla, on käyty tarkemmin läpi artikkelissa kuitti.

Mitkä kuitit kuuluvat kirjanpitoon?

Kirjanpitoon kuuluvat kaikki kuitit ostoista, jotka liittyvät yrityksen toimintaan, riippumatta siitä, millä kortilla maksoit. Jos maksoit yrityksen ostoksen omalla kortilla, kuitti toimitetaan silti, ja kirjanpitäjä kirjaa sen yrittäjän sijoitukseksi tai osakeyhtiössä velaksi osakkaalle. Yksityisostosten kuitteja ei toimiteta, vaikka ne olisi maksettu vahingossa yrityksen kortilla: silloin kirjanpitäjä tarvitsee tiedon siitä, että kyse on yksityisotosta.

Mitä kuitissa pitää olla, jotta se kelpaa kirjanpitoon?

Kirjanpitoon kelpaa kuitti, josta näkyvät myyjän nimi ja Y-tunnus, ostopäivä, ostettu tuote tai palvelu, hinta ja arvonlisävero eriteltynä. Arvonlisäverolain mukaan enintään 400 euron ostoksesta riittää yksinkertaistettu lasku eli tavallinen kassakuitti. Kun ostos on yli 400 euroa, ALV-vähennykseen tarvitaan täysi lasku, jossa on myös ostajan eli yrityksesi nimi ja osoite. Siksi isommissa ostoksissa kannattaa pyytää kassalla lasku tai kuitti yrityksen nimelle.

• Myyjä ja Y-tunnus näkyvät kuitissa. Pelkkä korttimaksukuitti ei riitä, koska siitä puuttuu ostettu tuote.
• Päivämäärä on luettavissa.
• Ostettu tuote tai palvelu on eritelty. "Sekalaisia" ei kerro, onko osto yrityksen.
• Hinta ja ALV-kanta näkyvät. Ilman eriteltyä veroa ALV-vähennystä ei saa.
• Yli 400 euron ostoksessa ostajana on yrityksesi nimi.
• Kuva on tarkka: koko kuitti näkyy, teksti on luettava eikä kuvaa ole rajattu.

Lämpöpaperikuitti haalistuu kuukausissa, joten kuvaa se ostopäivänä. Kirjanpitolaki sallii tositteiden säilyttämisen sähköisesti, ja kuvan säilytysaika on sama kuin paperin. Sovellusvaihtoehdot ja mitä laki vaatii skannaukselta ovat artikkelissa kuittisovellus.

Miten kuitit toimitetaan kirjanpitoon? Kuukausirutiini

Kuitit toimitetaan kirjanpitoon kuvana, sähköpostin liitteenä, verkkolaskuna tai kirjanpito-ohjelman kautta, ja tärkeintä on tehdä se säännöllisesti. Toimiva rutiini on kuvata kuitti heti ja käydä kuukauden kuitit läpi kerralla kuun alussa. Silloin kirjanpitäjä ehtii kirjata kuukauden ja tehdä ALV-ilmoituksen ennen eräpäivää.

Kenkälaatikkoon vuoden lopuksi kerätyt kuitit ovat kirjanpidon kallein tapa. Haalistuneet ja kadonneet kuitit jäävät pois, ja kirjanpitäjä käyttää tunteja selvittämiseen. Jos kuitti on jo kadonnut, ohjeet ovat artikkelissa kadonnut kuitti.

Mitä kuittiin kannattaa merkitä käsin?

Kuittiin merkitään käsin tai viestinä se, mitä kuitti ei itse kerro: mihin osto liittyy. Kirjanpitäjä näkee kuitista, että ostit 40 metriä kaapelia, mutta ei sitä, oliko se asiakkaan työmaalle vai omaan kesämökkiin. Lyhyt merkintä ratkaisee, onko kulu vähennyskelpoinen, ja säästää selvityspyynnöltä myöhemmin.

Edustuksen rajat ja kirjaus ovat artikkelissa edustuskulut.

Miten kuitti kirjataan? Debet ja kredit esimerkeillä

Ostokuitti kirjataan kahdenkertaisessa kirjanpidossa niin, että kulu ja vähennettävä arvonlisävero menevät debet-puolelle ja maksutapa kredit-puolelle. Kortilla tai tililtä maksetussa ostoksessa kredit on pankkitili, laskulla ostetussa ostovelat. Alla tavallisimmat tilanteet, kun ALV-kanta on 25,5 prosenttia.

Muistisääntö: velka kasvaa kredit-puolella ja saaminen debet-puolella. Siksi ostovelat ovat kredit-tili ja myyntisaamiset debet-tili. Kun ostovelka maksetaan, se kirjataan debetiin ja velka pienenee. Ostolaskun kulku on kerrottu artikkelissa ostolasku.

Kalliimmat hankinnat: kuluksi vai poistoihin?

Kaikki kuitit eivät mene suoraan kuluksi. Jos ostat koneen tai laitteen, joka on käytössä useita vuosia ja maksaa yli 1 200 euroa, se kirjataan taseeseen ja kulutetaan kirjanpidossa poistoina usean vuoden aikana. Poisto tarkoittaa, että hankintameno jaetaan niille vuosille, joina hankinta tuottaa tuloa. Enintään 1 200 euron pienhankinnat voi vähentää kerralla, kunhan niitä on vuodessa yhteensä enintään 3 600 euroa. Säännöt ovat artikkeleissa pienhankinta ja poistot.

Mitä jos kuittia ei löydy?

Jos kuittia ei löydy, pyydä ensin kopio myyjältä: verkkokaupasta tilaushistoriasta, kaupasta kanta-asiakastililtä tai kassalta korttimaksun tiedoilla. Jos kopiota ei saa, kirjanpitolaki sallii itse laaditun tositteen, josta näkyvät myyjä, päivä, ostettu tuote ja hinta, ja siihen liitetään tiliotteen rivi. Itse laaditusta tositteesta ei kuitenkaan saa ALV-vähennystä, koska siitä puuttuu myyjän laskumerkinnät. Toistuvat puuttuvat kuitit ovat verotarkastuksessa riski: kulu voidaan katsoa yrittäjän yksityiseksi menoksi.

Kauanko kuitit pitää säilyttää?

Kuitit ja muut tositteet säilytetään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Kun tilikausi päättyy 31.12.2026, sen kuitit säilytetään vuoden 2032 loppuun. Kirjanpito ja tilinpäätös säilytetään kymmenen vuotta. Sähköinen säilytys riittää, kun kuvat ovat luettavia ja löydettävissä koko ajan. Tarkemmin: kirjanpitoaineiston säilytys.

Verotietojen säilytys: yrityksen kuitit 6 vuotta, yksityishenkilön 3 vuotta

Yrityksen kuitti kirjanpitoon säilytetään kirjanpitolain mukaan kuusi vuotta, mutta yksityishenkilön verotukseen liittyvät kuitit Verohallinnon ohjeen mukaan kolme vuotta verovuoden päättymisestä. Moni sekoittaa nämä, koska sama ihminen voi olla sekä yrittäjä että vähentää omassa veroilmoituksessaan esimerkiksi kotitalousvähennyksen.

Yksityishenkilönä säilytä ainakin kotitalousvähennyksen sopimukset ja laskut, tulonhankkimiskulujen kuitit (esimerkiksi työvälineet), arvopaperikauppojen tositteet sekä kauppa-, perinnönjako- ja lahjakirjat. Asunnon ja työpaikan välisistä matkoista kuitteja ei tarvita, mutta mahdollinen ajopäiväkirja säilytetään. Kuitteja ei liitetä veroilmoitukseen, vaan Verohallinto pyytää ne tarvittaessa. Sähköinen säilytys kelpaa sekä yrityksen että yksityishenkilön tositteille.

Vuokraus- ja sijoitustoiminnassa sekä yrittäjätoimintaan kuulumattomassa tulonhankkimisessa, kuten freelance-töissä ilman yritystä, on lisäksi muistiinpanovelvollisuus: tulot ja menot pitää pystyä osoittamaan tositteilla aikajärjestyksessä.

Voiko kirjanpidon tehdä itse?

Voi. Toiminimiyrittäjä saa pitää kirjanpidon itse, ja pienessä yrityksessä se on pitkälti juuri kuittien keräämistä, kirjaamista ja ALV-ilmoitusta. Osakeyhtiön kahdenkertainen kirjanpito ja tilinpäätös vaativat enemmän osaamista. Itse tekemisen hyödyt ja riskit ovat artikkelissa kirjanpito itse. Jos haluat verrata hintoja, katso kirjanpidon hinta tai pyydä tarjoukset tilitoimistokilpailutuksella.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.