Tilinpäätöksen rekisteröinti PRH: määräpäivät, myöhästymismaksu ja mitä PRH tekee, jos tilinpäätös puuttuu

Tilinpäätöksen rekisteröinti PRH:ssa tarkoittaa, että Patentti- ja rekisterihallitus merkitsee osakeyhtiön tai osuuskunnan vahvistetun tilinpäätöksen kaupparekisteriin, julkaisee sen Virre-tietopalvelussa ja valvoo, että se tulee 8 kuukauden määräajassa. Tämä sivu kertoo, mitä PRH:n päässä tapahtuu: määräpäivät, käsittely, maksut ja seuraamukset. Itse ilmoituksen tekeminen YTJ:ssä tai veroilmoituksen liitteenä, liitteet ja allekirjoittajat on käyty läpi oppaassa tilinpäätöksen rekisteröinti.

Mitä PRH tarkoittaa ja mitä se tekee tilinpäätökselle?

PRH on Patentti- ja rekisterihallitus, valtion virasto, joka ylläpitää kaupparekisteriä. Tilinpäätöksen osalta PRH vastaanottaa ilmoitukset, rekisteröi ne, pitää ne julkisesti saatavilla ja määrää maksut, jos ilmoitus myöhästyy. Verohallinto puolestaan käyttää tilinpäätöstä verotukseen. Siksi sama tilinpäätös menee kahdelle viranomaiselle, vaikka sen voi lähettää yhdellä kertaa veroilmoituksen mukana.

PRH käyttää tilinpäätösilmoituksissa automaattista päätöksentekoa. PRH:n mukaan Verohallinnon kautta tulevat tilinpäätökset on voitu käsitellä automaattisesti 1.1.2009 alkaen, digitaaliset tilinpäätökset 24.4.2019 alkaen ja YTJ:ssä tehdyt ilmoitukset 9.6.2023 (pdf) ja 21.5.2025 (XHTML) alkaen. Ilmoitus ohjautuu virkailijalle, jos se vaatii harkintaa, allekirjoittajan oikeudessa on epäselvää tai tietojen oikeellisuutta on syytä epäillä.

Milloin osakeyhtiön tilinpäätös pitää olla PRH:lla?

Osakeyhtiön ja osuuskunnan vahvistettu tilinpäätös pitää ilmoittaa kaupparekisteriin 8 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Sitä ennen tilinpäätös laaditaan 4 kuukaudessa ja vahvistetaan yhtiökokouksessa 6 kuukaudessa. Taulukossa on laskettu määräpäivät yleisimmille tilikausille sekä päivät, joista myöhästymismaksu nousee.

Määräaika koskee jokaista tilikautta, myös sitä, jona yhtiöllä ei ollut toimintaa tai varoja. PRH:n mukaan laissa ei ole poikkeuksia osakeyhtiön ja osuuskunnan ilmoitusvelvollisuudesta. Tilinpäätöksen sisällöstä ja kevään työjärjestyksestä kerrotaan artikkelissa tilinpäätös.

Kauanko tilinpäätöksen rekisteröinti kestää?

Kun tilinpäätös on ilmoitettu veroilmoituksen liitteenä Verohallinnon ohjeiden mukaan, se rekisteröityy PRH:n mukaan kaupparekisteriin noin viikon kuluessa. YTJ:ssä tehty ilmoitus voidaan rekisteröidä automaattisesti, jolloin käsittely on yleensä nopeaa. PRH ei julkaise tilinpäätösilmoituksille omaa käsittelyaikaa, ja virkailijalle ohjautuva ilmoitus vie pidempään.

Määräajan kannalta ratkaisee se, milloin ilmoitus on tehty, ei se, milloin PRH sen rekisteröi. Rekisteröinnin jälkeen PRH lähettää kaupparekisteriotteen YTJ:hin merkittyyn postiosoitteeseen. Tilanteen voi tarkistaa maksutta Virre-tietopalvelun tilinpäätöshausta, ja maksuttomalla kaupparekisteriotteella näkyvät viisi viimeisintä rekisteröityä tilinpäätöstä. Tilinpäätösten hakemisesta kerrotaan artikkelissa PRH tilinpäätökset.

Paljonko tilinpäätöksen rekisteröinti maksaa?

Ajoissa ilmoitettu tilinpäätös ei maksa mitään: PRH:n mukaan tilinpäätöksen ilmoittaminen YTJ-palvelussa on maksutonta 8 kuukauden ajan tilikauden päättymisestä, eikä Verohallinto peri maksua veroilmoituksen liitteenä välitetystä tilinpäätöksestä. Maksu tulee vain myöhästymisestä, ja sen suuruus riippuu siitä, milloin tilikausi päättyi.

Myöhästymismaksu: paljonko ja milloin PRH määrää sen?

PRH määrää tilinpäätöksen myöhästymismaksun osakeyhtiölle, julkiselle osakeyhtiölle, osuuskunnalle, eurooppayhtiölle ja eurooppaosuuskunnalle, joka ei ole ilmoittanut tilinpäätöstä kaupparekisteriin 8 kuukauden kuluessa. Maksu koskee 1.12.2024 ja sen jälkeen päättyneitä tilikausia, ja sen suuruus on säädetty kaupparekisterilaissa.

Maksu määrätään päätöksellä, jonka liitteenä ovat maksuohjeet ja oikaisuvaatimusohjeet. PRH voi tehdä päätöksen automaattisesti, jos yritykseltä ei ole tullut selvityksiä, jotka vaatisivat virkailijan harkintaa. Automaation käyttöön ei voi hakea muutosta, mutta itse maksupäätökseen voi hakea oikaisua päätöksen liitteen ohjeiden mukaan. Perinnän hoitaa Oikeusrekisterikeskus: maksamattomasta maksusta tulee ensin erillinen maksukehotus, ja sen jälkeen maksu voidaan periä ulosottoteitse.

PRH:n maksu on eri asia kuin Verohallinnon myöhästymismaksu, joka tulee myöhästyneestä veroilmoituksesta, ALV-ilmoituksesta tai tulorekisteri-ilmoituksesta. Niitä voi arvioida Verohallinnon myöhästymismaksulaskurilla, mutta PRH:n tilinpäätösmaksu luetaan yllä olevasta taulukosta.

Mitä tapahtuu, jos tilinpäätöstä ei toimita?

Jos osakeyhtiö tai osuuskunta ei toimita tilinpäätöstä lainkaan, PRH määrää ensin myöhästymismaksun ja aloittaa sen jälkeen poistomenettelyn. Menettelyn lopussa yhtiö poistetaan kaupparekisteristä tai määrätään selvitystilaan. PRH ei myönnä lisäaikaa missään vaiheessa.

Kaupparekisteristä poistettu yritys ei voi harjoittaa yritystoimintaa. Poistetun yrityksen palauttamista kaupparekisteriin voi hakea PRH:n ohjeiden mukaan, ja poistopäätöksestä on PRH:n aiemman tiedotteen mukaan voinut valittaa Helsingin hallinto-oikeuteen. Jos toiminta on oikeasti loppunut, osakeyhtiötä ei voi lopettaa vain jättämällä tilinpäätökset tekemättä tai ilmoittamalla asiasta Verohallinnolle: se puretaan selvitystilamenettelyllä, joka kestää PRH:n mukaan vähintään viisi kuukautta. Vaihtoehdot ovat artikkelissa osakeyhtiön lopettaminen.

Digitaalinen tilinpäätös ja PRH:n muunninpalvelu

Osakeyhtiö voi ilmoittaa tilinpäätöksensä kaupparekisteriin myös digitaalisessa eli rakenteisessa muodossa. Silloin tilinpäätöksen tiedot ovat koneluettavia iXBRL-tiedostossa eivätkä vain pdf-kuvana. Rakenteisen tilinpäätöksen voi lähettää PRH:n tilinpäätösrajapintaan, jos yrityksen taloushallinto-ohjelmisto on liitetty siihen. Tällaiset ilmoitukset PRH voi rekisteröidä automaattisesti.

Pienille osakeyhtiöille, joiden ohjelmisto ei tue digitilinpäätöstä, PRH kehittää muunninpalvelua. Yhtiö täyttää tilinpäätöksen tiedot PRH:n vakiomuotoiseen Excel-pohjaan, muunninpalvelu tekee siitä digitilinpäätöksen, ja yhtiö ilmoittaa sen YTJ-palvelussa. PRH:n sivun mukaan palvelu julkaistaan vuonna 2026, eikä se sovellu suuryrityksille. Kun tarkistimme sivun 12.10.2026, palvelu oli vielä merkitty tulossa olevaksi. Pdf-muotoinen tilinpäätös YTJ:ssä tai veroilmoituksen liitteenä kelpaa edelleen.

Onko tilinpäätös pakollinen toiminimellä ja milloin sitä ei tarvitse tehdä?

Toiminimi ei yleensä tarvitse virallista tilinpäätöstä, eikä sen tarvitse rekisteröidä tilinpäätöstä PRH:hon. Kirjanpitolain mukaan mikrokokoinen ammatin- tai liikkeenharjoittaja saa jättää tilinpäätöksen laatimatta, kun tilikausi on kalenterivuosi. Osakeyhtiöllä ja osuuskunnalla vastaavaa poikkeusta ei ole.

Toiminimen vuoden lopun työt ja veroilmoitus on käyty läpi artikkelissa toiminimen tilinpäätös. Keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö, joka on kaupparekisterissä merkitty pelkäksi osakeyhtiöksi, voi saada PRH:lta kehotuksen. PRH neuvoo rekisteröimään yritysmuodoksi keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön, mikä on maksutonta.

Sait kirjeen PRH:lta: tarkistuslista

PRH lähettää muistutuksia ennen määräpäivää ja kehotuksia sen jälkeen. Kirje tulee YTJ:ssä olevaan osoitteeseen tai sähköpostiin, joten pidä yhteystiedot ajan tasalla. Toimi näin:

• Tarkista Virrestä, onko tilinpäätös jo rekisteröity. Jos on, kirjeen voi jättää huomiotta.
• Tarkista rekisteröity tilikausi kaupparekisteriotteelta. Tilinpäätös ilmoitetaan juuri sille tilikaudelle, joka on rekisterissä.
• Jos lähetit tilinpäätöksen veroilmoituksen mukana, varmista Verohallinnolta, että liitetyyppi oli oikea ja että tilinpäätös oli vahvistettu lähetyshetkellä.
• Lähetä koko vahvistettu tilinpäätös yhtenä kokonaisuutena, ei pelkkiä puuttuvia osia. PRH ei rekisteröi yksittäisiä asiakirjoja.
• Älä maksa käsittelymaksua etukäteen. PRH lähettää laskun tai maksupäätöksen.
• Pyydä apua ajoissa. PRH ei neuvo tilinpäätöksen laatimisessa. Jos kirjanpitäjää ei ole ollut vuosiin, kilpailuta tilitoimisto ja katso tilinpäätöksen hinta.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.