Palkanlaskenta: miten palkka lasketaan bruttopalkasta tilitykseen ja mitä palkanlaskenta maksaa

Palkanlaskenta on työnantajan tehtävä, jossa työntekijän bruttopalkasta lasketaan nettopalkka, palkka maksetaan työntekijän tilille ja palkasta tehdään lakisääteiset ilmoitukset ja maksut. Tasainen kuukausipalkka on laskettu muutamassa minuutissa. Aikaa ja tarkkuutta vievät muut vaiheet: tulorekisteri-ilmoitus, verojen tilitys, vakuutusmaksut, lomat, lisät ja kirjaus kirjanpitoon.

Mitä palkanlaskenta tarkoittaa käytännössä?

Palkanlaskenta tarkoittaa käytännössä yhtä kuukausittain toistuvaa kierrosta: kerätään palkkaan vaikuttavat tiedot, lasketaan brutto- ja nettopalkka, maksetaan palkka, ilmoitetaan se tulorekisteriin ja tilitetään pidätetyt verot ja vakuutusmaksut eteenpäin. Lopuksi palkkakulut kirjataan kirjanpitoon.

Työnantaja toimii palkanmaksussa välikätenä. Osa palkasta pidätetyistä summista on työntekijän omia maksuja, jotka työnantaja vain tilittää eteenpäin: ennakonpidätys Verohallinnolle, työntekijän TyEL-osuus eläkevakuutusyhtiölle ja työntekijän työttömyysvakuutusmaksu Työllisyysrahastolle. Rahaston laskusta kerrotaan sivulla työllisyysrahasto lasku. Työnantajan omat sivukulut tulevat palkan päälle. Kun nämä kaksi pitää erillään, palkanlaskennan logiikka aukeaa.

Palkanlaskenta on palkkahallinnon ydin. Palkkahallinto kattaa lisäksi esimerkiksi työsopimukset, lomakirjanpidon, työaikakirjanpidon ja työtodistukset. Jos mietit, kannattaako työ antaa ulkopuolisen tehtäväksi, vaihtoehdot ja vastuunjako ovat artikkelissa ulkoistettu palkanlaskenta: hinta ja sisältö.

Palkanlaskenta vaihe vaiheelta

Jokainen palkanmaksu kulkee samat kuusi vaihetta. Järjestys on tärkeä, koska myöhempi vaihe käyttää edellisen tietoja: tulorekisteriin ilmoitetaan maksettu palkka, ja OmaVeroon maksetaan ilmoitettujen palkkojen ennakonpidätykset.

Kaikkien vaiheiden jälkeen palkkakulut, sivukulut ja maksetut verot kirjataan kirjanpitoon. Jos palkanlaskenta ja kirjanpito ovat eri paikoissa, tämä siirto tehdään usein käsin, ja juuri siinä luvut menevät helposti ristiin.

Esimerkki: 3 000 euron kuukausipalkan palkanlaskenta

Esimerkki näyttää koko kierroksen yhdellä palkalla. Työntekijä on 35-vuotias, kuukausipalkka 3 000 euroa ja verokortin ennakonpidätysprosentti 18. Työnantajan maksut ovat vuoden 2026 keskimääräisiä: TyEL-maksun todellinen prosentti riippuu eläkeyhtiöstä ja yrityksen koosta, ja tapaturmavakuutuksen hinta toimialasta.

Rahat lähtevät yrityksestä neljään paikkaan. Työntekijä saa 2 214,30 euroa palkkapäivänä. OmaVeroon maksetaan seuraavan kuun 12. päivään mennessä ennakonpidätys ja työnantajan sairausvakuutusmaksu, yhteensä 597,30 euroa. Eläkevakuutusyhtiö laskuttaa TyEL-maksun, johon kuuluvat sekä työnantajan että työntekijän osuus, 732 euroa. Työllisyysrahasto laskuttaa työttömyysvakuutusmaksut, tässä 36 euroa.

Lomapalkat, lomaraha, arkipyhät ja sairauspoissaolot nostavat todellista kustannusta vielä noin 15–20 %. Erittely prosentteineen on artikkelissa palkan sivukulut 2026, ja kaikki palkasta pidätettävät erät esimerkkeineen artikkelissa palkasta tehtävät vähennykset.

Mitä tietoja palkanlaskentaa varten tarvitaan?

Palkanlaskentaa varten tarvitaan työntekijän perustiedot kerran ja palkkajakson muuttuvat tiedot joka kerta. Perusasiat ovat artikkelissa palkanlaskennan perusteet. Kun perustiedot ovat kunnossa ennen ensimmäistä palkkaa, kuukausittainen työ jää pieneksi.

• Kerran työsuhteen alussa: nimi, henkilötunnus, osoite, pankkitili, työsopimus (palkka, työaika, sovellettava työehtosopimus) ja verokortti. Jos verokorttia ei toimiteta, ennakonpidätys tehdään 60 prosentin mukaan. Milloin työntekijän pitää toimittaa kortti itse, kerrotaan artikkelissa verokortti työnantajalle.
• Joka palkkajaksolta: tehdyt tunnit tai työpäivät, ylityöt ja lisät, poissaolot syineen, pidetyt lomat ja maksettavat kulukorvaukset, kuten päivärahat ja kilometrikorvaukset.
• Muutokset: palkankorotukset, uusi verokortti, osoitteen tai tilinumeron muutos ja työsuhteen päättyminen.
• Työnantajan tiedot: TyEL-vakuutuksen numero ja maksuprosentti, tapaturmavakuutus ja tulorekisterin valtuudet Suomi.fi-palvelussa.

Ensimmäistä työntekijää palkkaavan kannattaa käydä läpi myös ensimmäisen työntekijän tarkistuslista: vakuutukset pitää ottaa ennen kuin työ alkaa, ei vasta ensimmäisen palkan kohdalla.

Palkanlaskennan määräajat

Palkanlaskennassa on kolme kuukausittaista määräaikaa, ja jokaisesta myöhästymisestä voi seurata maksu tai korko. Ne kannattaa merkitä kalenteriin pysyvästi heti ensimmäisen palkan jälkeen.

Tulorekisterin käyttö, myöhästymismaksut ja ilmoitusten korjaaminen on selitetty artikkelissa tulorekisteri.

Yrityksen palkanlaskenta: mitä on oltava kunnossa ennen ensimmäistä palkkaa?

Yrityksen palkanlaskenta alkaa ennen ensimmäistä palkkalaskelmaa. Työnantajana yritys tarvitsee vakuutukset ja tiedon siitä, mitä työehtosopimusta se noudattaa, koska ne määräävät, mitä palkasta ja sen päälle lasketaan. Suomessa ei ole lakisääteistä yleistä minimipalkkaa, ks. minimipalkka Suomessa.

• Työnantajarekisteri: yritys rekisteröidään Verohallinnon työnantajarekisteriin, kun se maksaa palkkaa säännöllisesti, eli vakituisesti vähintään kahdelle tai samanaikaisesti vähintään kuudelle määräaikaiselle työntekijälle.
• TyEL-vakuutus: oma sopimus eläkeyhtiön kanssa tai tilapäisenä työnantajana maksu ilman sopimusta.
• Tapaturmavakuutus: pakollinen, kun työtä teetetään yli 12 päivää vuodessa.
• Työehtosopimus: selvitä, mikä yleissitova työehtosopimus koskee alaasi, ja kirjaa se työsopimukseen. Ks. järjestäytymätön työnantaja.
• Työaikakirjanpito: tunnit työntekijöittäin, esimerkiksi tuntikirjanpito sovelluksella.
• Palkanlaskennan tapa: itse Palkka.fi-palvelussa, oma palkkaohjelma tai ostettu palvelu. Vertailu on alla.

Koko aloituslista vakuutuksineen on oppaassa ensimmäinen työntekijä, ja ohjelmavaihtoehdot oppaassa palkanlaskenta ohjelma.

Säästätkö, jos lasket palkat itse?

Itse laskemalla säästät palkanlaskennan laskun, mutta maksat omalla ajallasi ja kannat riskin virheistä. Yhden tasaisen kuukausipalkan voi laskea maksuttomassa Palkka.fi-palvelussa. Mitä enemmän palkansaajia, tuntipalkkoja ja lisiä, sitä nopeammin oma aika maksaa enemmän kuin palvelu.

Taulukko näyttää, että euroissa ero on pieni. Ratkaisevaa on se, mitä aikaan ei ole laskettu: tulorekisterin ja OmaVeron määräajat, vakuutusmaksujen täsmäytys vuoden vaihteessa ja kysymykset lomarahasta tai ylityölisistä. Virhe palkassa näkyy sekä työntekijälle että viranomaisille, ja sen korjaaminen vie enemmän aikaa kuin alkuperäinen laskelma.

Mitä palkanlaskenta maksaa tilitoimistossa?

Tilitoimistossa palkanlaskenta maksaa tavallisesti 15–25 euroa palkkalaskelmaa kohden, alv 0 %. Paikallisia esimerkkejä on artikkeleissa palkanlaskenta Tampere ja palkanlaskenta Jyväskylä. Taukon tutkimissa 18 tilitoimiston julkisessa hinnastossa palkkalaskelman hinta vaihteli 12 ja 30 euron välillä. Kokonaishintaan vaikuttavat erikseen laskutettavat työt: uuden työntekijän perustaminen, lomapalkkojen ja lopputilien laskenta, vuosi-ilmoitukset ja palkkoihin liittyvä neuvonta tuntihinnalla.

Taukossa palkanlaskenta maksaa 19 euroa palkansaajaa kohden kuukaudessa (alv 0 %), ja hintaan sisältyvät palkkalaskelmat ja tulorekisteri-ilmoitukset. Kolmen palkansaajan yritykselle se on 57 euroa kuukaudessa. Palkanlaskenta ostetaan kirjanpidon rinnalle, ja kirjanpidon kuukausihinta on toiminimelle alkaen 69 euroa ja osakeyhtiölle alkaen 89 euroa. Tilinpäätös ja veroilmoitus laskutetaan erikseen kerran vuodessa.

Vertailutaulukko 1–10 palkansaajalle ja perinteisen tilitoimiston tyypilliset lisäveloitukset ovat sivulla palkanlaskennan hinta. Oman yrityksesi kokonaishinnan kirjanpidon ja palkkojen kanssa saat hintalaskurista.

Milloin palkka pitää maksaa ja mitä jos se myöhästyy?

Työsopimuslain mukaan palkka maksetaan palkanmaksukauden viimeisenä päivänä, jollei toisin sovita. Kuukausipalkka maksetaan kerran kuukaudessa. Jos aikapalkan perusteena on viikkoa lyhyempi aika, esimerkiksi tuntipalkka, palkka on maksettava vähintään kaksi kertaa kuukaudessa. Palkan on oltava työntekijän käytettävissä tilillä erääntymispäivänä.

Työnantaja ei voi jättää palkkaa maksamatta. Maksamatta jäänyt palkka on työnantajan velkaa, ja myöhästyneelle palkalle kertyy viivästyskorkoa. Työnantaja saa kuitata omia saataviaan palkasta vain työsopimuslain rajoissa. Liikaa maksetun palkan takaisinperintä on artikkelissa työnantaja maksanut liikaa palkkaa. Jos maksuvaikeuksia on näköpiirissä, ota yhteys kirjanpitäjään ennen palkkapäivää. Kassavirta kannattaa suunnitella niin, että palkkapäivän lisäksi seuraavan kuun 12. päivän veromaksu on katettu.

Palkanlaskenta osakeyhtiön omistajalle

Osakeyhtiön omistajan oma palkka on palkanlaskentaa samalla tavalla kuin työntekijän palkka: siitä tehdään ennakonpidätys, palkka ilmoitetaan tulorekisteriin ja verot maksetaan OmaVeroon. Sivukuluja on vähemmän. YEL-vakuutetun omistajan palkasta ei makseta TyEL-maksua eikä työttömyysvakuutusmaksua, joten jäljelle jää työnantajan sairausvakuutusmaksu 1,91 %.

Toiminimiyrittäjä ei maksa itselleen palkkaa. Hän nostaa rahaa yksityisottoina, eikä niistä tehdä palkanlaskentaa. Kun osakeyhtiön omistaja miettii, paljonko nostaa palkkaa ja paljonko osinkoa, laskelma on artikkelissa osinko vai palkka, ja palkan käytäntö artikkelissa palkka omasta osakeyhtiöstä.

Yleisimmät virheet palkanlaskennassa

Useimmat palkanlaskennan virheet syntyvät tiedoista, eivät laskutoimituksista. Ohjelma laskee oikein sen, mitä sille annetaan, mutta ei tiedä, onko verokortti vanha tai kuuluuko työntekijälle iltalisä.

• Vanha verokortti: uusi prosentti jää käyttämättä, ja työntekijä saa jäännösveroa tai liian pienen nettopalkan.
• Myöhästynyt tulorekisteri-ilmoitus: varsinkin, kun palkkapäivä osuu viikonloppua tai lomaa edeltävälle päivälle.
• Erillisilmoitus unohtuu: se annetaan joka kuukausi, myös kuukausina, joina palkkaa ei makseta, jos yritys on rekisteröity säännölliseksi työnantajaksi.
• Luontoisetu puuttuu palkasta: esimerkiksi autoedun tai lounasedun verotusarvo jää ilmoittamatta.
• Lomapalkka lasketaan väärin: tuntipalkkaisen lomapalkka ja lomaraha lasketaan eri tavalla kuin kuukausipalkkaisen.
• Palkat ja kirjanpito eivät täsmää: palkkakulut kirjataan väärään kuukauteen tai sivukulut jäävät kirjaamatta.