Laskujen säilytysaika: yrityksen laskut 6 vuotta, palkkatiedot 10 vuotta ja kotitalouden laskut 3 vuotta

Laskujen säilytysaika on yrityksessä 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Säännös on kirjanpitolain 2 luvun 10 §:ssä, ja sama 6 vuotta koskee ALV-laskuja arvonlisäverolain mukaan. Lasku on kirjanpidossa tosite, joten sen säilytysaika on sama kuin kuittien ja tiliotteiden. Kokoava aineisto, kuten reskontra ja tilinpäätös, säilytetään 10 vuotta. Palkkakirjanpidon ja palkkalaskelmien ajat ovat artikkelissa palkka-aineiston säilytysaika. Tämä sivu käsittelee nimenomaan laskuja. Koko kirjanpitoaineiston säilytysajat ovat artikkelissa kirjanpitoaineiston säilytysajat. Veroilmoitusten säilyttämisestä kerrotaan artikkelissa veroilmoituksen säilytysaika.

Montako vuotta laskuja pitää säilyttää?

Yrityksen laskuja pitää säilyttää 6 vuotta, ja aika lasketaan sen kalenterivuoden lopusta, jona laskun tilikausi päättyi. Siksi lasku on käytännössä tallessa lähes seitsemän vuotta: tammikuussa 2026 päivätty lasku kuuluu vuoden 2026 tilikauteen, ja se säilytetään 31.12.2032 asti. Aika on vähimmäisaika, eli pidempi säilytys on aina sallittu.

Huomaa ero laskun ja reskontran välillä. Yksittäinen lasku on tosite, joten se säilytetään 6 vuotta. Myynti- ja ostoreskontra on osakirjanpito, joka kokoaa laskut ja niiden maksut, ja se säilytetään 10 vuotta kuten muukin kirjanpito. Sähköisessä kirjanpidossa molemmat ovat samassa järjestelmässä, joten ero on lähinnä muistettava hävitystä suunnitellessa.

Minkä vuoden laskut saa hävittää?

Vuonna 2026 saat hävittää yrityksen laskut tilikausilta, jotka päättyivät vuonna 2019 tai aiemmin. Kalenterivuoden tilikaudella hävityspäivä on aina tilikautta seuraavan seitsemännen vuoden alku.

Jos haluat varmistaa yksittäisen vuoden tilanteen, katso myös kirjanpidon säilytysaika, jossa käydään läpi lain sanamuoto ja tilikauden pituuden vaikutus.

Milloin laskua pitää säilyttää pidempään kuin 6 vuotta?

Laskua säilytetään yli 6 vuotta neljässä tavallisessa tilanteessa: lasku koskee kiinteistöinvestointia, siihen liittyy riita tai perintä, se on takuun tai vastuun peruste, tai sen tiedot kuuluvat pidempään säilytettävään aineistoon. Kirjanpitolaki asettaa vain vähimmäisajan, joten varmuuden vuoksi moni säilyttää kaiken 10 vuotta.

• Kiinteistöinvestoinnit: rakennuksen hankinnan ja perusparannuksen laskut säilytetään 13 vuotta, koska ALV-vähennystä tarkistetaan 10 vuoden tarkistuskaudella.
• Riidat ja perintä: saatava vanhenee yleensä 3 vuodessa, mutta vanhentumisen voi katkaista. Säilytä lasku ja maksumuistutukset, kunnes asia on lopullisesti ratkaistu.
• Takuu ja urakat: rakennusurakan tai laitteen laskut kannattaa pitää takuu- tai vastuuajan loppuun, vaikka 6 vuotta olisi kulunut.
• Käyttöomaisuus: koneen tai auton ostolasku on peruste poistoille ja myyntivoitolle. Säilytä se, kunnes omaisuus on myyty ja sen tilikauden aineisto saa hävittää.

Saako laskut säilyttää sähköisesti?

Saa. Kirjanpitolaki ei vaadi paperia, kunhan lasku on luettavissa, muuttumaton ja saatavilla koko säilytysajan ja kirjauksen ja laskun yhteys säilyy. Verkkolasku on jo valmiiksi sähköinen tosite. Paperilaskun voi skannata ja hävittää paperin, kun kuva on selkeä ja tallessa järjestelmässä, josta sen löytää päivämäärän tai tositenumeron perusteella.

• Laskusta näkyvät päivämäärä, myyjä, ostaja, summa ja ALV-erittely. Laskun pakolliset tiedot ovat artikkelissa laskun pakolliset tiedot.
• Lasku on liitetty kirjaukseen, jotta kirjausketju toimii molempiin suuntiin.
• Arkisto on tarkastettavissa Suomesta käsin koko säilytysajan, myös jos ohjelmisto vaihtuu.
• Varmuuskopio on eri paikassa kuin alkuperäinen aineisto.
• Ennen ohjelmiston tai tilitoimiston vaihtoa laskut ja kirjaukset viedään ulos siirrettävässä muodossa.

Laskun sisällöstä kerrotaan artikkelissa laskun pakolliset tiedot ja tositteen vaatimuksista artikkelissa tositteen vaatimukset. Kun tilitoimisto vaihtuu, aineiston siirtämisestä on ohje artikkelissa kirjanpitoaineiston säilyttäminen.

Kauanko tiliotteita, palkkatietoja ja tilinpäätöstä pitää säilyttää?

Tiliotteet ovat tositteita, joten ne säilytetään 6 vuotta kuten laskut. Palkkalaskelmat ovat myös tositteita ja säilytetään 6 vuotta, mutta palkkakirjanpito on osakirjanpito ja säilytetään 10 vuotta. Tilinpäätös säilytetään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

Tilikausi on yleensä 12 kuukautta, ja sen pituus vaikuttaa siihen, mistä säilytysaika lasketaan. Ensimmäinen tai muuttuva tilikausi voi olla enintään 18 kuukautta. Tilikaudesta kerrotaan artikkelissa tilikausi.

Kauanko kotitalouden laskuja kannattaa säilyttää?

Yksityishenkilöllä ei ole lakisääteistä velvollisuutta säilyttää laskuja. Maksetut laskut kannattaa silti pitää vähintään 3 vuotta, koska saatava vanhenee yleensä 3 vuodessa ja maksukuitti on paras todiste siitä, että lasku on maksettu. Jos laskulla on verovaikutus tai takuu, säilytä se pidempään.

Jos olet toiminimiyrittäjä, pidä yrityksen ja kotitalouden laskut erillään. Toiminimen laskut kuuluvat kirjanpitoon ja niillä on 6 vuoden säilytysaika, vaikka toiminimi ja yrittäjä ovat verotuksessa sama henkilö. Erottelusta kerrotaan artikkelissa omat ja yrityksen rahat.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.