Y-tunnus: mikä se on, miten sen saa, paljonko se maksaa ja pärjääkö ilman

Mikä on Y-tunnus?

Y-tunnus eli yritys- ja yhteisötunnus on tunnus, jonka Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) tai Verohallinto antaa yritykselle tai yhteisölle. Se on muotoa 1234567-8: seitsemän numeroa, väliviiva ja tarkistusnumero. Viranomaiset, pankit ja asiakkaat tunnistavat yrityksesi sen perusteella, samaan tapaan kuin sinut tunnistetaan henkilötunnuksesta.

Y-tunnus tarvitaan, kun yritys merkitään kaupparekisteriin, arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, ennakkoperintärekisteriin tai työnantajarekisteriin. Käytännössä jokainen oma yritys tarvitsee sen. Sama tunnus säilyy koko yrityksen elinkaaren, vaikka nimi, osoite tai toimiala muuttuisi.

Miten Y-tunnus haetaan?

Y-tunnusta ei haeta omalla hakemuksellaan. Se syntyy, kun teet yrityksestä perustamisilmoituksen YTJ-palvelussa, joka on PRH:n ja Verohallinnon yhteinen asiointipalvelu. Samalla ilmoituksella kerrot yrityksen tiedot, valitset verorekisterit ja tarvittaessa rekisteröit yrityksen kaupparekisteriin.

Toiminimen koko perustamisprosessi on kuvattu artikkelissa Toiminimen perustaminen ja osakeyhtiön artikkelissa Osakeyhtiön perustaminen.

Paljonko Y-tunnus maksaa?

Y-tunnus itsessään ei maksa mitään. Maksu syntyy kaupparekisteriin merkitsemisestä, ja se riippuu yritysmuodosta. Toiminimi voi valita, ilmoittaako se yrityksensä kaupparekisteriin vai pelkästään Verohallinnolle. Yhtiömuotoisille yrityksille kaupparekisteri on pakollinen.

Kuinka kauan Y-tunnuksen saaminen kestää?

Kun teet ilmoituksen sähköisesti, saat Y-tunnuksen heti, kun ilmoitus on allekirjoitettu, lähetetty ja maksu maksettu. Paperilomakkeella tunnus annetaan YTJ:n mukaan parin päivän kuluessa. Uuden yrityksen tiedot näkyvät julkisessa yrityshaussa noin kahden arkipäivän kuluessa.

Y-tunnus ei vielä tarkoita, että yritys on kaikissa rekistereissä. Verohallinnon rekistereihin merkitseminen kestää Verohallinnon mukaan tavallisesti noin kolme viikkoa, ruuhka-aikoina pidempään. Siihen asti yrityksesi näkyy yrityshaussa ilman ennakkoperintärekisteröintiä, ja se vaikuttaa siihen, miten yritysasiakas maksaa laskusi.

Miten Y-tunnuksen haku toimii?

Minkä tahansa suomalaisen yrityksen Y-tunnuksen ja perustiedot näkee maksutta YTJ:n yrityshausta. Haku toimii nimellä tai Y-tunnuksella. Tuloksista näet muun muassa yrityksen virallisen nimen, yritysmuodon, osoitteen, toimialan ja sen, onko yritys ennakkoperintärekisterissä, arvonlisäverovelvollisten rekisterissä ja työnantajarekisterissä.

• Ennen kuin maksat laskun uudelle alihankkijalle, tarkista ennakkoperintärekisteri. Jos yritys ei ole siellä, sinun pitää pidättää työkorvauksesta vero.
• Ennen kuin teet sopimuksen, tarkista, että yritys on olemassa ja nimi ja Y-tunnus täsmäävät laskuun.
• Kun laskutat yritystä EU:ssa, ALV-tunniste muodostetaan Y-tunnuksesta: FI ja numerot ilman väliviivaa, esimerkiksi FI12345678.
• Kun tarkistat omia tietojasi, katso, että rekisteröinnit ovat voimassa ja osoite on oikein. Asiakkaat näkevät saman.

Y-tunnus on pakollinen merkintä laskulla, ja ALV-rekisteröidyn myyjän laskulle tulee myös ALV-tunniste. Loput pakolliset merkinnät ovat artikkelissa Laskun pakolliset tiedot.

Voiko laskuttaa ilman Y-tunnusta?

Voi, kevytyrittäjänä. Kevytyrittäjä myy oman työnsä laskutuspalvelun kautta. Palvelu laskuttaa asiakasta omalla Y-tunnuksellaan, hoitaa ALV:n ja maksaa sinulle palkan palvelumaksun ja verojen jälkeen. Et tarvitse omaa yritystä, et kirjanpitoa etkä rekisteröintejä. Se on hyvä tapa kokeilla, onko ideallesi kysyntää. Kevytyrittäjänä olet verotuksessa palkansaaja: laskutuspalvelu pidättää verot verokorttisi mukaan, ja tulosi näkyvät tulorekisterissä kuten palkka. Oma yritys on silti edessä, jos haluat myydä tavaroita, palkata työntekijöitä tai rakentaa brändiä omalla nimellä.

Kun laskutus kasvaa, palvelumaksu ja menetetyt vähennykset tekevät kevytyrittäjyydestä kalliin. Laskelma rajasta on artikkelissa Kevytyrittäjä vai toiminimi.

Muuttuuko Y-tunnus koskaan?

Yleensä ei, ja tämä on tunnuksen koko idea. Y-tunnus säilyy, vaikka yrityksen nimi, osoite, toimiala tai omistajat muuttuvat. Uusi Y-tunnus tulee, kun yritysmuoto muuttuu niin, että syntyy uusi oikeushenkilö: esimerkiksi kun toiminimi muutetaan osakeyhtiöksi, osakeyhtiö saa oman tunnuksen. Toiminimen luovutus toiselle henkilölle tarkoittaa myös uutta Y-tunnusta. Tämä kannattaa muistaa, kun yhtiöittäminen on edessä, koska sopimukset, verkkolaskuosoitteet ja maksupalvelut pitää päivittää. Katso Toiminimestä osakeyhtiöksi.

Mitä Y-tunnukselle tapahtuu, kun yritys lopetetaan?

Kun lopetat toiminimen, teet YTJ-palvelussa lopettamisilmoituksen. Yritys poistetaan rekistereistä, ja Y-tunnus jää yrityshakuun lopettaneen yrityksen tunnukseksi. Tunnusta ei siirretä toiselle yritykselle. Lopettaminen ei poista kirjanpitovelvollisuutta viimeiseltä tilikaudelta: viimeinen veroilmoitus ja mahdollinen ALV-ilmoitus pitää antaa, ja kirjanpitoaineisto säilytetään lain mukaisen ajan. Jos aiot jatkaa samaa työtä osakeyhtiönä, ajoita lopettaminen niin, että laskut ja sopimukset siirtyvät uudelle tunnukselle hallitusti.

Mikä ero on Y-tunnuksella ja ALV-tunnisteella?

Y-tunnus on kotimainen tunnus, joka yrityksellä on aina. ALV-tunniste on arvonlisäverotuksen kansainvälinen tunniste, jota käytetään EU:n sisäisessä kaupassa. Se muodostetaan Y-tunnuksesta lisäämällä alkuun maatunnus FI ja poistamalla väliviiva. Y-tunnuksesta 1234567-8 tulee siis ALV-tunniste FI12345678. ALV-tunniste on käytössä vain, jos yritys on arvonlisäverovelvollisten rekisterissä. Kun myyt palveluja toisen EU-maan yritykselle, tarkista myös asiakkaan ALV-tunnisteen voimassaolo EU:n VIES-palvelusta, koska käännetty verovelvollisuus edellyttää, että ostaja on verovelvollinen. Ulkomaanlaskutuksen säännöt ovat artikkelissa Laskutus ulkomaille.

Miten Y-tunnuksen tarkistusnumero lasketaan?

Viimeinen numero väliviivan jälkeen ei ole juokseva numero vaan tarkiste, joka paljastaa kirjoitusvirheet. Seitsemän ensimmäistä numeroa kerrotaan vasemmalta alkaen painoilla 7, 9, 10, 5, 8, 4 ja 2, tulot lasketaan yhteen ja summa jaetaan 11:llä. Jos jakojäännös on 0, tarkistusnumero on 0. Jos jakojäännös on 1, tunnusta ei käytetä. Muuten tarkistusnumero on 11 miinus jakojäännös. Laskutusohjelmat tekevät tämän tarkistuksen automaattisesti, mutta jos kirjoitat Y-tunnuksen käsin sopimukseen, yrityshaku on nopein tapa varmistaa, että numero on oikein.

Missä aloittava yrittäjä tarvitsee apua

Y-tunnuksen saaminen on helppoa. Vaikeampaa on se, mitä perustamisilmoituksessa valitaan: ALV-rekisteri, ennakkoveron arvio ja tilikausi. Moni tilitoimisto tulee mukaan vasta, kun valinnat on tehty, ja korjaaminen maksaa aikaa. Kysymyksiin vastataan päivien päästä, ja moni aloittaja jättää kysymättä, koska pelkää laskua.

Taukossa oma nimetty kirjanpitäjä on mukana heti alusta. Neuvonta kuuluu hintaan, ja vastaus tulee arkisin alle tunnissa. Sovelluksessa kuvaat kuitit, lähetät laskut ja näet verovarauksen, joten ensimmäinen vuosi ei yllätä. Hinnan näet täältä.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.