Ravintolan kirjanpito 2026:ALV 13,5 ja 25,5 samassa kuitissa, kassajärjestelmä, kate, hävikki, palkat ja tipit

Ravintolan kirjanpito rakentuu kassajärjestelmän päiväraportin ympärille. Myynti kirjataan verokannoittain: ruoka ja alkoholittomat juomat 13,5 %, alkoholi 25,5 %. Ruoan arvonlisävero laski 14 prosentista 13,5 prosenttiin vuoden 2026 alussa, ja erityistapaukset on koottu artikkeliin ruoan arvonlisävero. Kortti, käteinen, lounassetelit ja Wolt täsmäytetään erikseen, ja palkkiot kirjataan kuluksi. Tärkein seurattava luku on myyntikate, joka lasketaan kuukausittain varaston muutos huomioiden. Alkoholivero kuuluu valmisteverotukseen.

Ravintolan ALV 2026: 13,5 ja 25,5 samassa kuitissa

Alkoholi on aina 25,5 %, myös ruoan kanssa, ja se eritellään kuitilla. Tilavuokran kanta riippuu vuokrauksen sisällöstä ja siitä, onko vuokranantaja hakeutunut verovelvolliseksi. Monikäyttöisestä lahjakortista maksetaan vero vasta, kun kortti käytetään.

ALV-ilmoitus syntyy kassajärjestelmän kuukausiraportista, joka erittelee myynnin verokannoittain. Ostoissa elintarvikkeet ovat 13,5 % ja alkoholi ja useimmat muut kulut 25,5 %. Koska myynti on pääosin alennetulla kannalla ja ostot osin yleisellä, ravintola maksaa ALV:tä suhteessa vähemmän kuin palveluyritys. Verokannat on koottu oppaaseen ravintola ALV. Hotellien, ravintoloiden ja kahviloiden yhteiset luvut ja ansiot ovat sivulla HoReCa-ala.

Kassajärjestelmä ja päivittäinen täsmäytys

Kassajärjestelmän päiväraportista (Z-raportti) näet myynnin tuoteryhmittäin, verokannoittain ja maksutavoittain sekä mitätöinnit, alennukset ja kassan saldon. Raportti on kirjanpidon tosite. Raportit ja sähköinen kuittiarkisto säilytetään kuusi vuotta, ja kuitti tarjotaan jokaisesta myynnistä. Järjestelmän valinnasta: kassajärjestelmä pienyritykselle.

Lounassetelit ja -kortit (esimerkiksi Edenred ja Epassi) ovat myyntiä sillä hetkellä, kun asiakas maksaa niillä. Operaattori tilittää summan palkkionsa vähennettyään. Kirjanpitoon menee bruttomyynti 13,5 %:lla ja palkkio kuluna laskun ALV-käsittelyn mukaan.

Wolt toimii samoin: myynti kirjataan alustan raportin mukaan ja palkkio kuluna. Wolt on suomalainen yhtiö, joten sen palkkiossa on Suomen ALV. Tarkista muiden alustojen myyjäyhtiö laskusta, koska ulkomaisen alustan palkkiosta lasketaan käännetty ALV. Henkilöstön lounasedusta: lounasetu 2026.

Kahvilan ja pizzerian kirjanpito: esimerkkilaskelma

Kahvilan, pizzerian ja lounasravintolan kirjanpito on rakenteeltaan sama, mutta kulut painottuvat eri tavalla. Alla oleva esimerkki on kuvitteellinen, ei alan tilasto. Se näyttää, mitä lukuja kirjanpidosta kannattaa seurata. Prosentit ovat osuuksia verottomasta myynnistä. Pienen kahvilan ja kivijalkakaupan kirjanpidosta myös: kirjanpito Keravalla.

Myyntikate, varasto ja hävikki

Myyntikate kertoo, onko hinnoittelu kohdallaan, onko hävikki hallinnassa ja katoaako jotain. Jotta sen voi laskea kuukausittain, raaka-aineostot pitää kohdistaa oikein ja varaston muutos huomioida.

• Tee inventaario vähintään tilikauden lopussa, mieluiten kuukausittain juomista ja arvokkaista raaka-aineista. Ohje: inventaario.
• Kirjaa hävikki: pilaantunut, rikkoutunut ja tarjoilut. Kirjaamaton hävikki näyttää katteessa myynnin puutteelta.
• Henkilökunnan ateriat ovat ravintoetu (verotusarvo ravintola-alan henkilökunnalle 7,48 € vuonna 2026) tai ne vähennetään palkasta. Ne eivät ole hävikkiä eivätkä myyntiä.
• Omistajan perheen ateriat tuloutetaan oman käytön verona. Niitä ei kirjata kuluksi.
• Laske kate tuoteryhmittäin: ruoka, alkoholittomat ja alkoholi erikseen. Alkoholin korkea kate voi peittää ruoan heikon katteen.

Kupin ja pullan katelaskelma sekä Woltin palkkion vaikutus hintaan ovat artikkelissa kahvilan hinnoittelu.

Mitä ravintolan auditointi tarkoittaa?

Ravintolaa tarkastetaan useasta suunnasta, ja tarkastukset sekoittuvat helposti keskenään. Kirjanpito liittyy niistä vain yhteen, mutta pidä kaikkien dokumentit samassa järjestyksessä.

• Elintarvikevalvonta (Oiva): kunnan elintarvikevalvonta katsoo omavalvonnan, hygienian, lämpötilat ja allergeenit. Tulos julkaistaan Oiva-raporttina.
• Anniskelun valvonta: Lupa- ja valvontavirasto (1.1.2026 alkaen) ja kunta katsovat anniskeluluvan ehdot ja anniskelun omavalvonnan.
• Verotarkastus: Verohallinto katsoo kassajärjestelmän, katteen, käteisen, palkat ja ALV:n.
• Ketjun tai franchising-auditointi: ketju tai yhteistyökumppani katsoo konseptin laadun ja raportoinnin sopimuksen mukaan.

Omavalvonta tarkoittaa yrityksen omaa, kirjattua suunnitelmaa siitä, miten se varmistaa ruoan turvallisuuden.

Palkat, TES ja tipit

Palkat ovat ravintolan suurimpia kuluja. Matkailu-, ravintola- ja vapaa-ajan palveluja koskeva TES on yleissitova, ja siinä sovitaan vähimmäispalkat, ilta-, yö-, lauantai- ja sunnuntailisät ja lomaraha. Pidä tuntikirjanpito, koska lisät lasketaan siitä. Vuokratyövoima on laskulla ostettu palvelu, mutta tilaajavastuulaki koskee sitäkin.

Korttimaksun yhteydessä annettu tippi tulee yrityksen tilille. Kun se maksetaan työntekijöille, se on palkkaa, josta toimitetaan ennakonpidätys ja maksetaan sivukulut. Käteisenä suoraan työntekijälle annettu tippi ei kulje yrityksen kautta, ja työntekijä ilmoittaa sen itse. Sopikaa yksi selkeä käytäntö. Sivukuluista: palkan sivukulut 2026.

Ennen avajaisia tarvittavat luvat ja ensimmäisen työntekijän kustannus ovat artikkelissa ravintolan perustaminen, ja kahvilan aloitus artikkelissa kahvilan perustaminen.

Liikkuvan myynnin ilmoitukset ja auton poistot ovat artikkelissa ruokarekan perustaminen, ja kotona leipovan rajat artikkelissa kotileipomon perustaminen.

Mitä ravintolan kirjanpitoon kuuluu: päivä, kuukausi ja vuosi

Ravintolan kirjanpito on päivittäistä kassatyötä, kuukausittaisia ilmoituksia ja vuoden lopun tilinpäätös. Sovi tilitoimiston kanssa kirjallisesti, kuka tekee minkäkin.

• Joka päivä ravintola tekee Z-raportin, kassan laskennan ja kassaeron.
• Viikoittain ravintola tilittää käteisen pankkiin, toimittaa ostolaskut ja kuitit sekä siirtää ALV:n ja työnantajamaksut verotilille.
• Palkkapäivänä palkanlaskija laskee palkat tuntien ja TES-lisien mukaan ja ilmoittaa ne tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksusta.
• Kuukausittain kirjanpitäjä kirjaa myynnin ja ostot, täsmäyttää maksutavat ja alustatilitykset ja tekee kateraportin.
• Kuun 12. päivänä kirjanpitäjä antaa ALV-ilmoituksen ja maksaa sen sekä edellisen kuukauden työnantajasuoritukset.
• Tilikauden lopussa ravintola ja kirjanpitäjä tekevät inventaarion, varaston arvostuksen, tilinpäätöksen ja veroilmoituksen.

ALV-ilmoitus annetaan kuukausittain, ellei verokausi ole liikevaihdon perusteella pidempi. Ravintolan liikevaihdolla kausi on yleensä kuukausi.

Yleisimmät virheet ravintolan kirjanpidossa

1. Kassassa on vanha ALV-kanta. Ruoan kanta on ollut 13,5 % 1.1.2026 alkaen. Jos kassassa on yhä 14 %, myynnistä on tilitetty liikaa veroa. Moni verkko-opas kertoo edelleen 14 prosentista.
2. Alkoholi on samalla rivillä ruoan kanssa. Menupaketin hinta pitää jakaa verokannoille, esimerkiksi annoksen ja viinilasin erillisten hintojen suhteessa.
3. Wolt ja lounassetelit on kirjattu nettona. Kirjanpitoon menee bruttomyynti ja palkkio erikseen kuluksi. Nettokirjaus pienentää myyntiä ja ALV:tä väärin.
4. Varaston muutos puuttuu. Silloin kuukauden kate heittelee ostojen ajoituksen mukaan.
5. Henkilökunnan ateriat ja omistajan syömiset ovat kirjaamatta. Ne ovat ravintoetua tai omaa käyttöä, eivät hävikkiä.
6. Korttitipit on maksettu käteisenä palkanlaskennan ohi. Yrityksen tilille tullut tippi on työntekijälle palkkaa.

Omistajan omien ostojen ja aterioiden verokäsittely: oma käyttö kirjanpidossa.

Ravintolan kirjanpito itse vai tilitoimistolla?

Pienen ravintolan kirjanpidon voi hoitaa itse, mutta harva ravintoloitsija ehtii. Tarvitset kirjanpito-ohjelman, ja kassaraportit pitää purkaa verokannoittain ja palkat laskea TES-lisineen. Palkanlaskenta ulkoistetaan yleensä ensimmäisenä. Tilitoimiston valinnasta: ravintola tilitoimisto. Hinnat ovat sivulla ravintolan kirjanpidon hinta. Tilaisuuksien tarjoilusta on artikkeli pitopalvelun kirjanpito ja anniskelupaikasta baarin kirjanpito.

Kahvilan erityispiirteet, kuten pienet kuitit, mukaan myynti ja kesäkahvilan kausi, ovat artikkelissa kahvilan kirjanpito.

Ravintolan kassa ja kausi

Myyntiä tulee joka päivä, mutta lounassetelit ja alustat tilittävät viiveellä. Tukkulaskut, vuokra, palkat ja ALV erääntyvät kiinteinä. Kesäterassin tai joulusesongin ravintolassa hiljaiset kuukaudet rahoitetaan sesongista. Siirrä ALV ja työnantajasuoritukset verotilille joka viikko ja pidä kassavirtaennustetta. Lue kassavirran hallinta.

Taukossa Z-raportit puretaan verokannoittain ja maksutavoittain, lounasseteli- ja alustatilitykset täsmäytetään bruttomyyntiin, palkat lasketaan tunneista TES-lisineen ja myyntikate näkyy kuukausittain. Kirjanpito maksaa tositemäärän mukaan alkaen 69 €/kk toiminimelle ja 89 €/kk osakeyhtiölle, ja palkanlaskenta 19 € palkansaajalta kuukaudessa. Alasivu on ravintola ja palvelut, esimerkkihinnat sivulla ravintolan kirjanpidon hinta, ja oman hintasi näet laskurista.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.