Kassakirjanpito:Mitä laki vaatii käteismyynnistä, miten kassakirja pidetään ja miten kassa täsmäytetään päivittäin

Kassakirjanpito tarkoittaa käteismyynnin ja kassan rahaliikkeiden kirjaamista päivittäin. Kirjanpitolain mukaan käteismaksut kirjataan päiväkohtaisesti, joten jokaisesta myyntipäivästä tarvitaan kassakirjan rivi tai kassajärjestelmän päiväraportti. Käytännössä kassajärjestelmä tulostaa päivän lopuksi Z-raportin, jossa on myynti verokannoittain ja maksutavoittain, ja raportti on kirjanpidon tosite. Kassa lasketaan, sitä verrataan raporttiin ja käteinen tilitetään pankkiin. Asiakkaalle on tarjottava kuitti jokaisesta käteis- ja korttimaksusta, kun yrityksen liikevaihto ylittää 10 000 euroa vuodessa. Asiakkaan tuntemisen velvollisuudet tulevat rahanpesulaista.

Mitä kassakirjanpito tarkoittaa ja kuka sitä tarvitsee?

Kassakirjanpitoa tarvitsee jokainen yritys, jolla on käteiskassa: kahvila, kampaamo, torimyyjä, tapahtumamyyjä ja kauppa. Kun kaikki maksut tulevat kortilla tai laskulla pankkitilille, erillistä kassakirjaa ei tarvita, koska tiliote toimii kirjausten pohjana. Heti kun yritys ottaa vastaan käteistä tai maksaa kassasta kuluja, kassan liikkeet pitää kirjata päivittäin.

Kassakirjan voi pitää paperilla, taulukkona tai kassajärjestelmässä. Kassajärjestelmän Z-raportti korvaa käsin pidetyn kassakirjan, kun siinä näkyvät samat tiedot. Kassan kirjaukset kirjanpitoon (debet kassa, kredit myynti ja ALV-velka) on käyty läpi esimerkein artikkelissa käteiskassa kirjanpidossa.

Kuitintarjoamisvelvollisuus

Laki kuitintarjoamisvelvollisuudesta käteiskaupassa velvoittaa tarjoamaan ostajalle kuitin, kun maksu tehdään käteisellä tai siihen rinnastettavalla tavalla, kuten maksukortilla. Velvollisuus koskee yrityksiä, joiden liikevaihto on yli 10 000 euroa vuodessa. Yksittäiselle ostolle ei ole euromääräistä alarajaa, vaan kuitti tarjotaan kaikista myynneistä. Asiakkaan ei tarvitse ottaa kuittia vastaan, mutta se pitää tarjota.

• Myyjän nimi, yhteystiedot ja Y-tunnus
• Kuitin antamispäivä
• Kuitin numero tai muu yksilöivä tieto
• Myytyjen tavaroiden määrä ja laji tai palvelun kuvaus
• Maksu yhteensä sekä ALV verokannoittain

Kuitti voi olla tulostettu, käsin kirjoitettu tai sähköinen. Velvollisuus ei koske automaattimyyntiä, arpajaisia eikä ulkona tapahtuvaa tori- ja elintarvikemyyntiä (paitsi alkoholijuomien anniskelua). Kirjanpitovelvollisuus koskee näitäkin. Laiminlyönnistä voidaan määrätä 300 ja 1 000 euron välinen laiminlyöntimaksu, ja valvontaa tekevät Verohallinto, poliisi ja Lupa- ja valvontavirasto (ennen aluehallintovirastot).

Kassakirjanpito: mitä päiväraportissa pitää näkyä

Kirjanpitolaki vaatii, että käteisellä suoritetut maksut kirjataan päivittäin. Kassakirjanpito tarkoittaa käsin pidettyä kassakirjaa tai kassajärjestelmän päiväraporttia (Z-raportti), josta näkyy:

• Päivän myynti yhteensä ja verokannoittain (25,5 %, 13,5 %, 10 %)
• Myynti maksutavoittain: käteinen, kortti, MobilePay, lounassetelit, laskutus
• Kassan alkusaldo (pohjakassa) ja loppusaldo
• Kassasta maksetut menot kuitteineen
• Käteisen tilitys pankkiin ja mahdollinen kassaero
• Hyvitykset, palautukset ja mitätöinnit eriteltyinä

Kirjanpitoon menee tositteena päiväraportti tai kuukausikooste. Yksittäisiä kuitteja ei kirjata erikseen, mutta kassajärjestelmän tiedot säilytetään kuten muutkin tositteet, vähintään kuusi vuotta. Excel-kassakirja on sallittu, mutta se on työläämpi ja tarkastuksessa vähemmän vakuuttava. Säilytyssäännöt ovat artikkelissa Kirjanpitoaineiston säilytys. Tapahtumamyynnissä käsin pidetty viivalista kelpaa apuvälineeksi vain, kun siitä tehdään päivätty ja allekirjoitettu tosite, katso tukkimiehen kirjanpito.

Kassan täsmäytys: kolme lukua, joiden pitää olla samat

Kassajärjestelmä: ostaa, vuokrata vai leasing?

Kassapäätteen voi ostaa, vuokrata tai liisata, ja kirjanpidossa ne käsitellään eri tavoin. Vuokra ja leasingmaksu ovat kuukausittain vähennettäviä kuluja, ja ALV-velvollinen vähentää niiden arvonlisäveron. Ostettu laite on käyttöomaisuutta, joka poistetaan, tai se vähennetään kerralla pienhankintana, jos hankintameno on enintään 1 200 euroa. Monet pilvipohjaiset kassat ovat kuukausimaksullisia palveluja, joissa ohjelmisto ja raportit sisältyvät maksuun.

• Osto: kirjataan käyttöomaisuudeksi tai pienhankinnaksi (enintään 1 200 €). Sopii vakiintuneeseen toimintaan, kun laite on pitkään käytössä.
• Vuokra tai kuukausimaksu: kirjataan kuluksi kuukausittain. Sopii aloittavalle tai kausiluonteiselle yritykselle.
• Leasing: leasingmaksu kirjataan kuluksi, ja sopimuksen kesto sitoo. Sopii isompaan laitekokonaisuuteen ilman kertainvestointia.

Kirjanpidon kannalta kassajärjestelmän tärkein ominaisuus on, että päiväraportti erittelee verokannat ja maksutavat ja siirtyy kirjanpitoon sähköisesti. Korttimaksujen palvelumaksut ovat kuluja. Maksunvälityspalvelut ovat yleensä arvonlisäverottomia rahoituspalveluja, joten tarkista palveluntarjoajan laskusta, onko siinä ALV:tä. Ulkomaisen palveluntarjoajan laskujen käsittely on artikkelissa Ulkomaiset laskut ja ALV, ja leasingin ja lainan vertailu artikkelissa Laina vai leasing.

Mitä verotarkastaja katsoo käteisalalla

Käteisala on verotarkastuksen painopiste, koska myynnin jättäminen lyömättä kassaan on mahdollista. Verohallinto pitää ravintola-, kampaamo- ja kauneudenhoitoaloja käteiskaupan riskialoina. Tarkastaja ei etsi yksittäistä puuttuvaa kuittia, vaan katsoo kokonaisuutta:

• Kate suhteessa alan tasoon. Jos ostot ovat isot ja myynti pieni, tarkastaja voi epäillä, että osa myynnistä puuttuu, ja arvioida myynnin ostojen perusteella.
• Käteisen osuus myynnistä. Jos se on selvästi pienempi kuin alalla yleensä tai laskee äkillisesti, se herättää kysymyksiä.
• Kassaerot ja mitätöinnit. Paljon mitätöintejä ja negatiivisia kassaeroja viittaa ongelmiin.
• Työntekijöiden määrä suhteessa myyntiin. Kolme työntekijää ja myynti, joka ei riitä palkkoihin, ei ole uskottava yhdistelmä.
• Koeostot. Tarkastaja ostaa ja katsoo, tarjotaanko kuitti ja löytyykö osto myöhemmin kassajärjestelmästä.

Käteinen vai kortti kirjanpidon kannalta

Korttimaksu on kirjanpidossa helpompi: se tilittyy pankkiin, palvelumaksut näkyvät raportilla ja täsmäytyksen voi automatisoida. Käteisen käsittelyyn menee aikaa laskemiseen, pankkiin viemiseen ja pohjakassan ylläpitoon. Yritys voi kieltäytyä käteisestä, kun siitä kerrotaan asiakkaalle selvästi ennen kauppaa, esimerkiksi kyltillä.

Valitse siksi kassajärjestelmä, jonka päiväraportti erittelee verokannat ja maksutavat ja siirtyy kirjanpitoon sähköisesti. Silloin kirjanpitäjälle jää kysyttäväksi vain käteispanot ja kassaerot. Ravintola-alan erityiskysymykset ovat artikkelissa Ravintolan kirjanpito, ja hinnan näet laskurista.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.