Ravintola tai kahvila: kassa, ALV-kannat ja palkat kuntoon.

Miksi ravintolan kirjanpito on erilaista

Ravintolassa samalla kuitilla voi olla kaksi tai kolme ALV-kantaa: ruoka 13,5 prosenttia, alkoholi 25,5 prosenttia, ja take away voi poiketa paikan päällä syödystä. Kassajärjestelmä tekee päivittäisen raportin, korttitilitykset tulevat tilille päivän tai kahden viiveellä, käteistä käsitellään ja tavarantoimittajat laskuttavat viikoittain. Palkat vuorolisineen ja työehtosopimuksineen ovat oma maailmansa.

Perinteinen tilitoimisto kokoaa kaiken kerran kuussa kassaraporteista ja tiliotteista. Se toimii, mutta keskellä kuukautta et tiedä, onko raaka-ainekulu karannut tai onko viikonlopun vuoroja liikaa. Taukossa voit kysyä kirjanpitäjältä kesken kuukauden, ja neuvonta sisältyy kiinteään hintaan.

Raaka-ainekate ja henkilöstökulu

Ravintolan kaksi tärkeintä lukua ovat raaka-ainekulujen ja henkilöstökulujen osuus myynnistä. Kun ne ovat kohdallaan, ravintola tuottaa. Jos ne karkaavat, perinteisessä mallissa sen huomaa vasta kuukausiraportista, ja silloin kuukausi on jo menetetty.

Seuraa molempia vähintään viikoittain kassajärjestelmän raporteista, ostolaskuista ja vuorolistoista. Taukossa kirjanpitäjä auttaa tulkitsemaan luvut, ja neuvonta sisältyy hintaan.

Mitä tunnet arjessa

Ravintoloitsijat kertovat kolmesta muutoksesta.

• Kirjanpitäjä tarkistaa kirjanpitosi joka kuukausi ja tuntee kassaraportit, käteisen ja ALV-kannat.
• Palkanlaskenta maksaa 19 euroa palkansaajalta kuukaudessa, myös vuorolisineen.
• Voit kysyä kirjanpitäjältä aina, kun tarvitset, ja neuvonta sisältyy kiinteään hintaan. Tilinpäätös laskutetaan erikseen.

Esimerkki: Mikko, lounasravintola, viisi työntekijää

Mikon osakeyhtiö pyörittää lounasravintolaa noin 600 000 euron liikevaihdolla. Töissä on hän itse ja viisi työntekijää, osa osa-aikaisina. Tavarantoimittajien laskuja tulee noin 60 kuukaudessa. Perinteinen tilitoimisto ja erillinen ohjelmisto maksavat tällaiselle yritykselle tyypillisesti yhteensä noin 1 182 euroa kuukaudessa: kirjanpito noin 420 euroa, palkanlaskenta 245 euroa, tilinpäätös ja veroilmoitus kuukausitasolle jaettuna 60 euroa, erillinen ohjelmisto, esimerkiksi Procountor, 219 euroa, lisätyöt tuntilaskutuksella noin 2,5 tuntia kuussa 95 euron tuntihinnalla, 238 euroa.

Taukossa Mikko maksaa 280 euroa kuukaudessa: kirjanpito 109 euroa, kuusi palkansaajaa 152 euroa ja käteiskassa 19 euroa. Se on 45 prosenttia vähemmän kuin perinteinen malli, eli 2 711 euroa vuodessa. Ravintolassa palkat ovat suurin erä, ja ne hinnoitellaan henkilöä eikä laskelmaa kohti.

Mikon mukaan tärkein muutos oli, että hän näki raaka-ainekulun nousseen kolmessa viikossa 32 prosentista 37 prosenttiin. Tavarantoimittaja oli nostanut hintoja hiljaa, ja Mikko kilpailutti toimittajan samalla viikolla. Perinteisessä mallissa hän olisi huomannut asian kahden kuukauden päästä.

Käteinen, tipit ja verotarkastus

Ravintola-alaa tarkastetaan useammin kuin monia muita aloja, ja tarkastaja katsoo ensimmäisenä käteisen käsittelyä. Pidä kassakirjanpito ajan tasalla päivittäin ja täsmäytä jokainen käteistilitys kassaraporttiin. Silloin aineisto on tarkastuksessa valmiina ja johdonmukainen.

Tipit pitää käsitellä oikein sekä työntekijän että yrityksen verotuksessa. Kirjanpitäjäsi neuvoo, miten ne kirjataan teidän käytännöllänne.

Sesongit ja kassavirta

Kesäterassi, pikkujoulut ja hiljainen tammikuu tekevät ravintolan kassavirrasta vaihtelevan. Kassavirtaennusteesta näet, riittääkö raha hiljaisen kuukauden yli. Taukossa voit kysyä kirjanpitäjältäsi, kannattaako ALV-kautta pidentää tai ennakkoveroja tarkistaa, niin tammikuu ei tule yllätyksenä.

Kolme virhettä, jotka näemme ravintoloissa useimmin

Ravintolan kirjanpidon virheet näkyvät verotarkastuksessa ja katteessa.

• ALV-kannat menevät sekaisin. Ruoka on 13,5 ja alkoholi 25,5, mutta kassajärjestelmässä yksi tuoteryhmä on määritelty väärin, ja virhe toistuu jokaisessa kuitissa kuukausien ajan. Tarkista kassajärjestelmän ALV-määrittelyt aina, kun lisäät tuotteita.
• Käteinen ei täsmää. Kassaraportin käteinen ja pankkiin viety käteinen eroavat, eikä eroa selvitetä. Verotarkastaja huomaa sen ensimmäisenä, joten täsmäytä käteinen päivittäin.
• Palkkakulu huomataan liian myöhään. Hiljaisille päiville on suunniteltu liikaa vuoroja, ja se näkyy vasta kuukausiraportissa. Seuraa henkilöstökulujen osuutta myynnistä viikoittain.

Miten ensimmäinen kuukausi etenee

Aloitus onnistuu ilman, että keittiötä tarvitsee sulkea.

• Alussa käyt kirjanpitäjän kanssa läpi kassajärjestelmän, työntekijät, tavarantoimittajat ja käteisen käsittelyn.
• Ensimmäisinä viikkoina ensimmäiset kassaraportit ja ostolaskut kirjataan, ja kirjanpitäjä käy ALV-kannat kanssasi läpi.
• Sen jälkeen kirjanpitäjä tarkistaa kirjanpitosi joka kuukausi, ja voit kysyä aina, kun tarvitset. Kysyminen ei maksa erikseen.

Mitä hinta sisältää

Ravintolan kirjanpito maksaa tositemäärän mukaan yhden luvun kuukaudessa. Palkanlaskenta on 19 euroa palkansaajalta ja käteiskassa 19 euroa kuukaudessa. Kassaraportit, kaksi ALV-kantaa ja kassakirja kuuluvat hintaan.

• Juokseva kirjanpito, kassajärjestelmän täsmäytys ja käteiskirjanpito
• ALV-ilmoitukset useilla ALV-kannoilla
• Palkanlaskenta ravintola-alan TES:n mukaan vuorolisineen, tulorekisteri-ilmoitukset
• Tilinpäätös ja veroilmoitus kerran vuodessa, laskutetaan erikseen
• Kysymykset ja neuvonta kuuluvat kiinteään hintaan

Miksi ei vain halpa kirjanpito-ohjelma?

Ravintolassa itsepalveluohjelma kompastuu kassaan, käteiseen ja palkkoihin. Kassajärjestelmän tapahtumia on satoja päivässä, ALV-kantoja on useita, käteistä liikkuu ja palkat lasketaan vuorolisineen työehtosopimuksen mukaan. Se on liikaa käsityötä yrittäjälle, jonka työpäivä on jo 12 tuntia.

Taukossa palkanlaskenta maksaa 19 euroa palkansaajalta, ja kirjanpitäjä tuntee ravintola-alan TES:n ja verotarkastusten käytännöt. Hintaero itsepalveluun on pieni, ja yksi vältetty huomautus verotarkastuksessa kattaa sen.

Kysymys, jonka kirjanpitäjäsi kysyy ensimmäisenä

"Mikä on raaka-ainekulujesi osuus myynnistä tällä viikolla?" Useimmat ravintoloitsijat tietävät sen suunnilleen viime kuulta, mutta harva tältä viikolta, koska perinteinen kirjanpito ei kerro sitä. Kirjanpitäjäsi auttaa laskemaan sen.

Kun seuraat raaka-ainekulua viikoittain, huomaat hinnannousut, hävikin ja liian suuret annokset ajoissa. Se on ravintolan tärkein luku.

Mitä et enää tee

Ravintoloitsijan päivä on valmiiksi pitkä, eikä kirjanpidon pidä pidentää sitä.

• Et laske palkkoja vuorolisineen itse
• Et mieti yksin, mikä ALV-kanta tuotteelle kuuluu
• Et odota vastausta päiviä
• Et maksa tuntilaskua siitä, että kysyit jotain

Mitä seuraavaksi

Laske oma hintasi minuutissa. Kerro, mitä kassajärjestelmää käytät, niin kirjanpitäjä käy sen raportit kanssasi läpi.

Usein kysytyt