Kahvilan kirjanpito 2026: tilit, kirjausesimerkit Z-raportista ja tukkulaskusta sekä ALV 13,5 %
Kahvilan kirjanpito tarkoittaa käytännössä kolmea toistuvaa kirjausta: päivän myynti kassan Z-raportista verokannoittain (kahvi, leivonnaiset ja ruoka 13,5 %, muut tuotteet 25,5 % vuonna 2026), maksutapojen tilitykset pankkiin ja tukkuostot. Tässä artikkelissa ne käydään läpi debet- ja kredit-kirjauksina, lasketaan kahvilan kuukauden ALV ja katsotaan, mitä kesäkahvilan kannattaa tietää 20 000 euron ALV-rajasta.
Lyhyesti
- Kahvilan myynti kirjataan kassan päiväraportista (Z-raportti): kahvi, leivonnaiset ja ruoka ovat ALV 13,5 % sekä paikan päällä että mukaan, alkoholi ja muut kuin elintarvikkeet (mukit, lahjatavarat) 25,5 %.
- Myynti kirjataan bruttona maksutavoittain saamisiksi, ja korttiyhtiön, lounasetuoperaattorin ja Woltin palkkiot kirjataan erikseen kuluksi, kun tilitys tulee pankkiin.
- Tukkuostot kirjataan ostoiksi verokannan mukaan, ja ostojen ALV vähennetään. Ilman varaston muutosta kahvilan kate heittelee ostopäivien mukaan.
- Jos kahvilan liikevaihto on enintään 20 000 € kalenterivuodessa, ALV-rekisteröinti ei ole pakollinen. Rajan ylittyessä vero alkaa ylittävästä myynnistä.
Kahvilan kirjanpito on ravintolan kirjanpidon pienempi versio: paljon pieniä kuitteja, kaksi verokantaa ja vähän alkoholia. Tämä artikkeli näyttää kirjaukset käytännössä. Ravintolan laajemmat asiat, kuten TES-palkat, anniskelu ja tarkastukset, ovat artikkelissa ravintolan kirjanpito. Jos etsit kirjanpitäjää, katso kahvila tilitoimisto.
Kahvilan ALV 2026: mikä on 13,5 % ja mikä 25,5 %?
Kahvilan myynnistä lähes kaikki on alennetulla 13,5 prosentin verokannalla 1.1.2026 alkaen (ennen 14 %). Kanta on sama, söikö asiakas paikan päällä vai otti mukaan. Yleinen 25,5 prosentin kanta koskee alkoholia ja muita kuin elintarvikkeita.
| Tuote | ALV 2026 | Huomio |
|---|---|---|
| Kahvi, tee, kaakao, smoothiet | 13,5 % | Paikan päällä ja mukaan |
| Leivonnaiset, voileivät, lounas | 13,5 % | Ravintola- ja ateriapalvelu tai elintarvike |
| Kahvipavut ja jauhettu kahvi pusseissa | 13,5 % | Elintarvike |
| Olut, siideri, viini | 25,5 % | Edellyttää anniskelulupaa |
| Mukit, termosmukit, lahjatavarat | 25,5 % | Ei elintarvike |
| Tilan vuokraus tilaisuuteen | 25,5 % tai veroton | Riippuu sopimuksesta |
| Monikäyttöinen lahjakortti | Ei ALV:tä myyntihetkellä | Vero kirjataan, kun kortti käytetään |
Verokannat ja niiden muutokset ovat artikkelissa ALV-kannat 2026. Kupin ja pullan hinnan ja katteen laskeminen on artikkelissa kahvilan hinnoittelu.
Kahvilan tilit: mitä tilikarttaan tarvitaan?
Kahvila pärjää lyhyellä tilikartalla. Tärkeintä on, että myynti ja ostot on eroteltu verokannoittain ja maksutavat omille saamistileilleen, jotta täsmäytys onnistuu. Tilien numerot vaihtelevat ohjelmittain, joten alla on vain tilien nimet. Tilikartan rakenne on selitetty artikkelissa tilikartta.
| Tili | Mihin käytetään |
|---|---|
| Myynti 13,5 % | Kahvi, leivonnaiset, ruoka |
| Myynti 25,5 % | Alkoholi, mukit ja muut tavarat |
| Korttimaksusaamiset | Korttimyynti, kunnes tilitys tulee pankkiin |
| Lounasetusaamiset | Epassi-, Edenred- ja muut lounasetumaksut |
| Alustasaamiset | Wolt ja muut tilausalustat |
| Kassa | Käteinen pohjakassan päälle |
| Ostot 13,5 % ja 25,5 % | Tukkuostot verokannoittain |
| Varaston muutos | Kuun tai tilikauden lopun inventaario |
| Maksuliikenteen kulut | Korttipalkkiot, lounasetu- ja alustapalkkiot |
| Kassaerot | Laskennan ja raportin erotus |
| Myynnin ALV-velka ja ostojen ALV-saaminen | Kuukauden ALV-ilmoituksen pohja |
Kirjausesimerkki 1: päivän myynti Z-raportista
Päivän myynti kirjataan yhtenä vientinä Z-raportin perusteella. Debet-puolelle tulevat maksutavat (mistä raha tulee) ja kredit-puolelle myynti verokannoittain ja myynnin ALV. Esimerkissä kahvila myi päivässä 1 135,00 € 13,5 prosentin tuotteita ja 62,75 € mukeja.
| Tili | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Korttimaksusaamiset | 950,00 | |
| Kassa | 120,00 | |
| Lounasetusaamiset | 127,75 | |
| Myynti 13,5 % | 1 000,00 | |
| Myynti 25,5 % | 50,00 | |
| Myynnin ALV-velka (135,00 + 12,75) | 147,75 | |
| Yhteensä | 1 197,75 | 1 197,75 |
Jos laskettu käteinen on eri kuin raportin käteismyynti, erotus kirjataan kassaerotilille. Toistuvat kassaerot kannattaa selvittää, koska Verohallinto kiinnittää niihin huomiota. Käteisen käsittelystä on artikkeli käteismyynti kirjanpidossa.
Kirjausesimerkki 2: korttitilitys ja lounasetu pankkiin
Kun korttiyhtiö tilittää myynnin, saaminen kuittaantuu ja palkkio kirjataan kuluksi. Maksunvälityksen palkkioissa ei yleensä ole ALV:tä, koska maksunvälitys on verotonta rahoituspalvelua. Maksupäätteen kuukausivuokrassa ALV on, joten se kirjataan erikseen laskulta.
| Tili | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Pankki | 940,50 | |
| Maksuliikenteen kulut (palkkio 1 %) | 9,50 | |
| Korttimaksusaamiset | 950,00 |
Lounasetuoperaattori ja Wolt toimivat samoin, mutta tilittävät harvemmin ja usein koonnetusti. Smartum lopetti toimintansa 31.8.2026, ja sen asiakkaat siirtyivät Epassiin, joten tarkista, että kassassa ja kirjanpidossa on oikea operaattori. Woltin palkkiossa on Suomen ALV, ja sen voi vähentää laskun mukaan. Henkilöstön lounasetu on oma aiheensa: katso lounasetu 2026.
Kirjausesimerkki 3: tukkulasku ja varaston muutos
Tukkuostot kirjataan ostoiksi verokannan mukaan ja ostojen ALV vähennetään. Elintarvikkeiden ALV on 13,5 % ja kertakäyttöastioiden, pesuaineiden ja muiden tarvikkeiden 25,5 %.
| Tili | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Ostot 13,5 % (maito, kahvi, jauhot) | 800,00 | |
| Ostot 25,5 % (mukaan-mukit, kannet) | 200,00 | |
| Ostojen ALV-saaminen (108,00 + 51,00) | 159,00 | |
| Ostovelat | 1 159,00 |
Kuun lopussa varasto lasketaan ja muutos kirjataan. Jos kuun lopussa hyllyssä on kahvia ja kuivatarvikkeita 400 € enemmän kuin kuun alussa, varaston muutos pienentää kuun aineskulua 400 eurolla. Ilman tätä kuun lopun iso tukkuostos näyttää katteen heikkenemiseltä. Tilikauden lopun laskenta on pakollinen: katso inventaario.
Kahvilan kuukauden ALV: laskettu esimerkki
Laske ALV:n osuus verollisesta hinnasta
ALV-laskuri omalla sivullaanKesäkahvila ja pieni kahvila: 20 000 euron ALV-raja
Kahvilan ei tarvitse rekisteröityä arvonlisäverovelvolliseksi, jos liikevaihto on enintään 20 000 euroa kalenterivuodessa. Raja koskee koko yrityksen myyntiä, ei kahvilaa erikseen. Kesäkahvila tai tapahtumakahvila voi jäädä rajan alle.
- Rajan alla et lisää hintoihin ALV:tä etkä vähennä ostojen ALV:tä. Ostojen vero on silloin osa kulua.
- Rajan ylittyessä kesken vuoden verovelvollisuus alkaa siitä myynnistä, jolla raja ylittyy. Aiempi myynti jää verottomaksi. Rekisteröidy heti ja muuta kassan hinnoittelu.
- Vapaaehtoinen rekisteröinti kannattaa, jos aloitusinvestoinnit (espressokone, kalusteet) ovat suuria, koska niiden ALV saadaan vähentää.
- Pidempi ilmoituskausi: pienen liikevaihdon kahvila voi hakea neljännesvuoden tai vuoden ALV-kautta, jolloin ilmoituksia on vähemmän kuin kuukausittain.
Rajan säännöt ja esimerkit ovat artikkelissa ALV-alaraja. Kesäkahvilan aloittamisesta kerrotaan artikkelissa kahvilan perustaminen.
Espressokone ja kalusteet kirjanpidossa
Kone, jonka todennäköinen käyttöaika on yli kolme vuotta, aktivoidaan taseeseen ja poistetaan vuosittain. Elinkeinoverotuksessa koneista ja kalusteista voi tehdä menojäännöspoiston, enintään 25 % vuodessa. Pienhankinnan, jonka hankintameno on enintään 1 200 euroa, voi kirjata kerralla kuluksi, mutta pienhankintoja saa vähentää yhteensä enintään 3 600 euroa vuodessa. Laske poisto poistolaskurilla.
Kahvilan kirjanpito itse vai tilitoimistolla?
Pienen kahvilan kirjanpidon voi tehdä itse kirjanpito-ohjelmalla, jos kassajärjestelmä antaa Z-raportin verokannoittain ja tilitykset tulevat selkeinä raportteina. Työtä on päivittäin muutama minuutti ja kuukauden lopussa muutama tunti. Palkanlaskenta on se osa, joka kannattaa ulkoistaa ensimmäisenä, kun kahvilassa on työntekijöitä. Taukossa palkanlaskenta maksaa 19 € palkansaajalta kuukaudessa. Kirjanpidon hinnan näet hintalaskurista, ja tilitoimistoja voit vertailla kilpailutuksessa.
Usein kysytyt
Mikä on kahvin ALV kahvilassa 2026?+
13,5 prosenttia 1.1.2026 alkaen sekä paikan päällä juotuna että mukaan otettuna. Sama kanta koskee leivonnaisia ja ruokaa. Alkoholi ja muut kuin elintarvikkeet ovat 25,5 %.
Miten kahvilan päivän myynti kirjataan?+
Kassan Z-raportista yhtenä vientinä: maksutavat debet-puolelle saamisiksi ja kassaan, myynti verokannoittain ja myynnin ALV kredit-puolelle. Korttitilitys kirjataan myöhemmin pankkiin, ja palkkio kuluksi.
Tarvitseeko kesäkahvila ALV-rekisteröinnin?+
Ei, jos koko yrityksen liikevaihto on enintään 20 000 euroa kalenterivuodessa. Jos raja ylittyy kesken vuoden, ALV alkaa siitä myynnistä, jolla raja ylittyy.
Onko korttimaksujen palkkiossa ALV:tä?+
Maksunvälityksen palkkiossa ei yleensä ole ALV:tä, koska se on verotonta rahoituspalvelua. Maksupäätteen vuokrassa ja muissa laitepalveluissa ALV on.
Pitääkö kahvilan tehdä inventaario?+
Kyllä, vähintään tilikauden lopussa, koska varasto kirjataan tilinpäätökseen. Kuukausittainen laskenta kahville ja kuivatarvikkeille auttaa näkemään oikean katteen.
Miten omistajan omat kahvit ja leivonnaiset kirjataan?+
Yrityksen tavaroiden ottaminen omaan käyttöön on oma käyttöä. Toiminimessä se tuloutetaan hankintamenon mukaan ja siitä tilitetään ALV, jos ostojen vero on vähennetty.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Ravintolan kirjanpito 2026: ALV 13,5 ja 25,5 samassa kuitissa, kassajärjestelmä, kate, hävikki, palkat ja tipit
Ravintolan kirjanpito rakentuu kassajärjestelmän päiväraportin ympärille: myynti kirjataan verokannoittain (ruoka 13,5 %, alkoholi 25,5 % vuonna 2026), maksutavat täsmäytetään erikseen ja myyntikatetta seurataan kuukausittain. Ravintola on pienyritysten kirjanpidon vaativimpia: kaksi verokantaa samassa kuitissa, satoja tapahtumia päivässä, käteinen ja kortti, lounassetelit ja sovellukset, varasto ja hävikki, TES ja tipit. Tässä ALV ruoasta ja alkoholista, kassajärjestelmän raportit kirjanpitoon, kahvilan ja pizzerian esimerkkilaskelma, myyntikatteen seuranta, ravintolan tarkastukset ja Woltin ja lounassetelien tilitykset.
Kahvila tilitoimisto: kirjanpitäjä pienelle kahvilalle, jossa on kassa, käteistä ja hiljainen talvi
Pienelle kahvilalle sopiva tilitoimisto hinnoittelee niin, ettei jokainen kassapäivä ole maksullinen tosite, osaa 13,5 prosentin ALV:n ja kassan täsmäytyksen ja ymmärtää, että kesällä myydään ja talvella maksetaan vuokraa. Kahvila on usein yhden tai kahden hengen yritys, joten kirjanpitäjän pitää olla myös neuvoja. Tässä mitä kahvilan kirjanpito vaatii, mitä tilitoimistolta kysyä ja mitä palvelu maksaa.
Eläinlääkäri tilitoimisto: kirjanpitäjä vastaanotolle ja klinikalle, joka erottaa hoidon, lääkkeet ja virkatyön
Eläinlääkärille sopiva tilitoimisto tietää, ettei eläinlääkäri ole ALV-vapaa kuten ihmislääkäri, erottaa hoidon (25,5 %) ja lääkkeet (13,5 %) kassassa, inventoi lääke- ja rehuvaraston ja pitää virkatyön palkan erillään oman vastaanoton tuloista. Tässä mitä tilitoimistolta kannattaa vaatia, milloin sivutoimisen vastaanoton kannattaa rekisteröityä ALV-velvolliseksi, mitä kysyä ennen sopimusta ja mitä palvelu maksaa.