Kassajärjestelmä pienyritykselle: hinnat, vuokra vai osto ja mitä kirjanpitäjä tarvitsee kassasta

Kassajärjestelmä pienyritykselle maksaa laitteineen tyypillisesti 0-50 euroa kuussa, ja lisäksi korttimaksuista peritään noin 0,4-1,95 prosentin palkkio. Pienellä myynnillä edullisin on malli ilman kuukausimaksua, isommalla myynnillä kuukausimaksu ja pienempi prosentti. Tärkeintä on, että kassasta saa päiväraportin verokannoittain ja maksutavoittain kirjanpitoon.

Mistä kassajärjestelmän hinta muodostuu?

Kassajärjestelmä tarkoittaa kokonaisuutta, jossa on kassaohjelmisto, laite (tabletti, kassapääte tai puhelin), maksupääte korttimaksuille ja usein kuittitulostin ja kassalaatikko. Hinnoittelussa on kolme osaa, ja niiden painotus vaihtelee palvelusta toiseen.

• Laitteet: maksupääte, kassalaite, tulostin. Ostetaan kertamaksulla, vuokrataan tai liisataan.
• Kuukausimaksu: ohjelmisto, raportit, tuoterekisteri ja integraatiot. Osassa palveluista 0 €, osassa 20-50 €.
• Korttipalkkio: prosentti jokaisesta korttimaksusta. Pienellä myynnillä pieni summa, isolla myynnillä usein suurin kuluerä.

Siksi pelkkien kuukausihintojen vertailu johtaa harhaan. Kahvilassa, jossa korttimyyntiä on 8 000 euroa kuussa, yhden prosenttiyksikön ero palkkiossa on 80 euroa kuussa, enemmän kuin minkään taulukon ohjelmiston kuukausimaksu.

Kassajärjestelmien hinnat vertailussa

Alla kolme pienyrityksille suunnattua palvelua, joiden hinnat löytyvät julkisesti niiden omilta sivuilta. Ravintoloille räätälöidyt kassat hinnoitellaan usein tarjouksella, joten niitä ei voi verrata samalla tavalla.

Kuukausimaksu vai pelkkä palkkio? Laskennallinen esimerkki

Sama logiikka toimii mihin tahansa palveluun: laske kuukauden korttimyynti, kerro se palkkiolla ja lisää kuukausimaksu. Pieni torimyyjä tai kausiyrittäjä pärjää palkkiomallilla, vakiintunut kahvila tai kampaamo yleensä kuukausimaksulla. Jos myynti vaihtelee kausittain, valitse palvelu, jonka kuukausimaksun voi lopettaa ilman pitkää sitoumusta.

Vaatiiko laki kassajärjestelmän?

Ei. Suomessa laki ei velvoita käyttämään kassajärjestelmää, mutta kaksi asiaa on pakollisia. Ensimmäinen on kuitintarjoamisvelvollisuus: kun liikevaihto on yli 10 000 euroa vuodessa, asiakkaalle on tarjottava kuitti jokaisesta käteisellä tai kortilla maksetusta ostoksesta. Kuitissa on oltava muun muassa myyjän nimi ja Y-tunnus, päivämäärä, kuitin yksilöintinumero, tuotteet ja veron määrä verokannoittain. Laiminlyönnistä Verohallinto voi määrätä 300-1 000 euron maksun. Toinen on kirjanpito: käteismyynti on kirjattava viivytyksettä ja päiväkohtaisesti.

Käsin kirjoitetulla kuittivihkolla ja kassakirjalla pärjää teoriassa, mutta käytännössä kassajärjestelmä on halvin tapa hoitaa molemmat. Käteiskaupan säännöt ja kassan päivittäinen täsmäytys on käyty läpi artikkelissa käteismyynti ja kassakirjanpito.

Mitä kirjanpitäjä tarvitsee kassajärjestelmästä?

Kassajärjestelmän tärkein tuote kirjanpidon kannalta on päiväraportti, jota kutsutaan usein Z-raportiksi. Se on päivän myynnin yhteenveto, joka suljetaan päivän päätteeksi eikä sitä voi enää muuttaa. Kirjanpitäjä kirjaa myynnin sen perusteella, ja Verohallinto katsoo verotarkastuksessa juuri sitä.

• Myynti verokannoittain: 25,5 %, 13,5 % ja 10 %. Kahvilassa ruoka ja juomat ovat eri kannoissa.
• Myynti maksutavoittain: käteinen, kortti, mobiilimaksu, lasku ja lahjakortti.
• Palautukset, oikaisut ja alennukset omina riveinään.
• Juokseva raporttinumero, jotta puuttuva päivä huomataan.
• Kassaero: laskettu käteinen verrattuna kassan käteismyyntiin.
• Käteispanot pankkiin päivämäärineen.

Toinen asia on se, miten raportti siirtyy. Paras vaihtoehto on rajapinta eli integraatio, jossa kassa lähettää päivän myynnin suoraan kirjanpito-ohjelmaan. Toiseksi paras on tiedosto, esimerkiksi CSV, jonka voi tuoda. Heikoin on PDF, jonka kirjanpitäjä kirjaa käsin. Ero näkyy kirjanpidon hinnassa, koska jokainen käsin kirjattu päivä on työtä.

Korttimyynti näkyy pankkitilillä maksunvälittäjän tilityksenä, josta palkkio on jo vähennetty. Kirjanpidossa myynti kirjataan bruttona ja palkkio kuluksi, joten tarvitset maksunvälittäjältä myös kuukausiraportin tilityksistä ja palkkioista. Ilman sitä myynti näyttää kirjanpidossa liian pieneltä.

Kassapääte: ostaa, vuokrata vai leasing?

Laitteen voi ostaa, vuokrata kuukausimaksulla tai liisata. Pienet maksupäätteet ovat nykyään niin edullisia, että ostaminen on useimmiten halvinta: alle 1 200 euron laitteen voi vähentää kerralla pienhankintana. Vuokra ja leasing sopivat, kun laitekokonaisuus on iso, esimerkiksi ravintolassa useampi kassa, keittiönäyttö ja tulostimet.

Ennen leasingsopimuksen allekirjoittamista laske sopimuksen kokonaishinta koko kaudelta ja vertaa sitä ostohintaan. Kysy myös, voiko maksupäätteellä käyttää toista maksunvälittäjää. Kassavirran kannalta kuukausimaksu voi silti olla järkevä aloittavalle yritykselle; aiheesta lisää artikkelissa kassavirran hallinta.

Kassajärjestelmä kahvilaan, kampaamoon vai myymälään?

Ravintolan kirjanpidosta on oma artikkelinsa: ravintolan kirjanpito. Kampaamon kassan ja tuolivuokran yhdistelmästä kerrotaan artikkelissa parturi-kampaamon kirjanpito.

Näin valitset kassajärjestelmän

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.