Palkkahallinto: mitä siihen kuuluu, työnantajan kuukausikalenteri ja miten pieni yritys sen järjestää

Kun palkkaat ensimmäisen työntekijän, yrityksesi saa uuden säännöllisen tehtäväkokonaisuuden. Palkka pitää laskea oikein, maksaa ajallaan, ilmoittaa viranomaisille ja tilittää maksuineen, ja kaikesta pitää jäädä jälki kirjanpitoon. Tätä kokonaisuutta kutsutaan palkkahallinnoksi. Se on laajempi kuin pelkkä palkanlaskenta, ja suppeampi kuin koko henkilöstöhallinto eli HR.

Mitä palkkahallinto tarkoittaa?

Palkkahallinto tarkoittaa kaikkia tehtäviä, joilla työnantaja laskee, maksaa, ilmoittaa ja kirjaa työntekijöidensä palkat ja niihin liittyvät maksut. Siihen kuuluvat palkanlaskenta, palkanmaksu, tulorekisteri-ilmoitukset, työnantajasuoritukset Verohallinnolle, eläke- ja vakuutusmaksut, lomapalkkojen ja -velkojen laskenta sekä palkka-, työaika- ja vuosilomakirjanpito.

Mitä eroa on palkkahallinnolla ja palkanlaskennalla?

Palkanlaskenta on palkkahallinnon osa: se tuottaa yhden palkkajakson laskelmat. Palkkahallinto kattaa lisäksi kaiken sen ympärillä, kuten ilmoitukset, maksut, vakuutukset, vuosikirjanpidon ja palkkojen kirjaamisen yrityksen kirjanpitoon. Palkanlaskija voi tehdä vain laskelmat, mutta palkkahallinnosta vastaava huolehtii, että koko ketju on kunnossa.

Palkkahallinnon kuukausikalenteri pienelle työnantajalle

Pienen työnantajan palkkahallinto toistuu joka kuukausi samassa järjestyksessä. Alla on tavallinen kuukausipalkan kierto, kun palkka maksetaan kuun lopussa.

Ennen ensimmäistä palkanmaksua työnantajan pitää ottaa TyEL- ja tapaturmavakuutus ja tarvittaessa rekisteröityä työnantajarekisteriin. Vaiheet ovat sivulla ensimmäinen työntekijä, ja rekisteröinnin raja sivulla työnantajarekisteri.

Mitä palkka maksaa työnantajalle? Laskettu esimerkki 2026

Palkka maksaa työnantajalle vuonna 2026 noin 20 % enemmän kuin bruttopalkka pelkkinä lakisääteisinä maksuina. Lomarahat, sairauspoissaolot ja arkipyhät nostavat kokonaiskulun tyypillisesti 1,3–1,5-kertaiseksi. Erittely on sivulla palkan sivukulut.

Mitä palkanlaskija tekee?

Palkanlaskija laskee työntekijöiden palkat työsopimusten, työehtosopimuksen ja työaikatietojen perusteella, tekee palkkalaskelmat, ilmoittaa palkat tulorekisteriin ja huolehtii, että maksut tilitetään ajallaan. Lisäksi palkanlaskija laskee lomapalkat ja lomakorvaukset, päivittää verokortit ja vastaa työntekijöiden palkkakysymyksiin.

Pienessä yrityksessä palkanlaskija on usein tilitoimiston kirjanpitäjä, ja yrittäjä toimittaa hänelle tunnit ja muutokset. Isommassa yrityksessä palkanlaskenta voi olla oma tiiminsä, joka tekee yhteistyötä HR:n kanssa. Työnjako on selitetty sivulla HR ja palkanlaskenta.

Mistä voi tarkistaa oman palkan?

Oman palkan voi tarkistaa palkkalaskelmasta, jonka työnantajan on annettava jokaisesta palkanmaksusta. Siitä näkyvät palkan peruste, lisät, ennakonpidätys ja muut vähennykset. Työnantajan tulorekisteriin ilmoittamat palkkatiedot näkyvät lisäksi OmaVerossa, joten sieltä voi tarkistaa, että ilmoitettu summa vastaa maksettua.

Jos palkka tuntuu väärältä, vertaa laskelmaa työsopimukseen ja työehtosopimuksen taulukkoon. Nettopalkan voi laskea itse nettopalkkalaskurilla.

Mitä palkkahallinnon aineistoa pitää säilyttää ja kuinka kauan?

Palkkakirjanpito säilytetään kirjanpitolain mukaan 10 vuotta tilikauden päättymisestä ja palkkatositteet 6 vuotta. Työaikakirjanpito ja vuosilomakirjanpito säilytetään työaikalain ja vuosilomalain mukaan vähintään saatavien kanneajan loppuun.

Työaikakirjanpidon sisällöstä ja mallista kerrotaan tarkemmin sivulla tuntikirjanpito.

Miten pieni yritys järjestää palkkahallinnon?

Pieni yritys voi hoitaa palkkahallinnon kolmella tavalla: itse palkkaohjelmalla, ulkoistamalla palkanlaskennan tilitoimistoon tai käyttämällä palkanmaksupalvelua, joka hoitaa laskennan ja ilmoitukset maksua vastaan. Valinta riippuu työntekijöiden määrästä, palkkojen monimutkaisuudesta ja omasta ajasta.

Ulkoistus kannattaa yleensä viimeistään, kun palkkoihin tulee tuntityötä, lisiä tai lomia, koska virheet tulevat kalliiksi jälkikäteen. Hinnat ja sisältö on vertailtu sivulla palkanlaskennan ulkoistaminen. Jos nykyinen tilitoimistosi laskuttaa palkoista paljon, voit kilpailuttaa nykyisen tilitoimiston ja verrata samalla kirjanpidon kokonaishintaa.

Yleisimmät virheet palkkahallinnossa

• Tulorekisteri-ilmoitus myöhässä: jokaisesta myöhästyneestä ilmoituksesta voi tulla myöhästymismaksu.
• Vanha verokortti käytössä: ennakonpidätys tehdään väärällä prosentilla, ja työntekijälle tulee jäännösveroa.
• TES jätetty huomiotta: yleissitova työehtosopimus koskee myös järjestäytymätöntä työnantajaa, ja minimipalkat, lisät ja lomarahat tulevat siitä.
• Lomapalkkavelka unohtuu: pitämättömät lomat kirjataan tilinpäätöksessä velaksi, muuten tulos näyttää todellista paremmalta.
• Työaikakirjanpito puuttuu: ilman sitä ylityökorvauksista ei voi näyttää mitään, ja laiminlyönti voi olla työaikasuojelurikos.
• Omistajan palkka käsitellään kuin työntekijän: YEL-vakuutetun osakkaan palkasta ei makseta TyEL:iä, ja vähintään 50 %:n omistajan palkasta ei makseta työttömyysvakuutusmaksua.