Tuntikirjanpito sovellus: mitä sovelluksen pitää osata, vaihtoehdot ja miten tunnit siirtyvät palkanlaskentaan
Tuntikirjanpito sovellus on työajanseurannan ohjelma, johon työntekijät kirjaavat tuntinsa puhelimella tai tietokoneella ja josta syntyy työaikalain 32 §:n edellyttämä työaikakirjanpito. Laki ei vaadi tiettyä ohjelmaa, mutta sovelluksen on erotettava säännöllinen työ, lisätyö, ylityö ja sunnuntaityö, säilytettävä tiedot kanneajan yli ja annettava ne ulos työntekijälle tai viranomaiselle. Tästä näet vaatimukset tarkistuslistana, sovellustyyppien vertailun ja sen, miten tunnit kulkevat palkanlaskentaan ilman käsin kopioimista.
Lyhyesti
- Tuntikirjanpito sovellus kerää tunnit päivittäin ja tuottaa työaikalain 32 §:n mukaisen työaikakirjanpidon työntekijöittäin.
- Laki ei määrää ohjelmaa, mutta sovelluksen on eroteltava säännöllinen, lisä-, yli- ja sunnuntaityö, säilytettävä tiedot vähintään kanneajan ja annettava ne ulos.
- Vaihtoehtoja on neljä: taulukko, erillinen työajanseurantasovellus, palkka- tai taloushallinto-ohjelman moduuli ja kulunvalvonta. Pienelle yritykselle tärkein ero on, siirtyvätkö tunnit palkanlaskentaan suoraan.
- Jos sovellus tallentaa sijaintia, sille tarvitaan asiallinen peruste ja siitä on kerrottava työntekijöille etukäteen.
Tuntikirjanpito sovellus on ohjelma, johon työntekijät kirjaavat työtuntinsa ja josta työnantaja saa lain edellyttämän työaikakirjanpidon. Työaikalain 32 §:n mukaan työnantajan on merkittävä jokaisen työntekijän tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset, ja eri työaikalajit on eroteltava. Laki ei vaadi sovellusta, mutta kun työntekijöitä on useampi, sovellus säästää aikaa ja vähentää palkanlaskennan virheitä.
Pitääkö tuntikirjanpitoon käyttää sovellusta?
Ei. Työaikalaki edellyttää kirjanpitoa, ei tiettyä välinettä. Paperinen tuntilista tai taulukko kelpaa, kun tunnit kirjataan päivittäin, työaikalajit erotellaan ja kirjanpito voidaan antaa työntekijälle tai työsuojeluviranomaiselle. EU-tuomioistuin on lisäksi vuonna 2019 (asia C-55/18) linjannut, että työnantajilla on oltava objektiivinen ja luotettava järjestelmä päivittäisen työajan mittaamiseen. Muistinvarainen kuukausilista ei täytä tätä.
Mitä työaikakirjanpitoon merkitään ja kauanko se säilytetään, on käyty läpi oppaassa tuntikirjanpito. Tämä sivu keskittyy välineeseen.
Mitä tuntikirjanpito sovelluksen pitää osata?
Hyvä sovellus täyttää ensin lain vaatimukset ja vasta sitten helpottaa arkea. Tarkista nämä ennen kuin otat sovelluksen käyttöön.
- Työntekijäkohtaiset tunnit päivittäin, aloitus- ja lopetusaika tai tuntimäärä.
- Työaikalajien erottelu: säännöllinen työaika, lisätyö, ylityö ja sunnuntaityö sekä työehtosopimuksen lisät, kuten ilta- ja yötyö.
- Tauot ja poissaolot erikseen, jotta palkallinen ja palkaton aika eivät sekoitu.
- Hyväksyntä: esihenkilö tai yrittäjä hyväksyy tunnit ennen palkanmaksua, ja muutoksista jää jälki.
- Vienti: tiedot saa ulos tiedostona tai tulosteena työntekijälle, luottamusmiehelle ja työsuojeluviranomaiselle.
- Säilytys: tiedot säilyvät vähintään työaikalain kanneajan yli, käytännössä vähintään kolme vuotta ja kaksi vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen, myös jos lopetat sovelluksen käytön.
- Palkkasiirto: tunnit siirtyvät palkanlaskentaan tiedostona tai integraationa ilman käsin kopioimista.
Sovellusvaihtoehdot: taulukko, sovellus, palkkaohjelma vai kulunvalvonta
Tuntikirjanpitoon on neljä perustapaa. Ne eroavat lähinnä siinä, kuinka paljon käsityötä tunnit vaativat matkalla palkkalaskelmalle.
| Vaihtoehto | Sopii | Hyvää | Huomioi |
|---|---|---|---|
| Taulukko tai paperinen tuntilista | 1–2 työntekijää, säännöllinen työaika | Ei maksa mitään, helppo aloittaa | Ylityöt ja lisät lasketaan käsin, hyväksyntä ja säilytys omalla vastuulla |
| Erillinen työajanseurantasovellus | Liikkuva työ, projektit, tuntilaskutus | Kirjaus puhelimella, projektikohtaiset tunnit, raportit asiakaslaskutukseen | Tarkista, saako tunnit siirrettyä palkanlaskentaan ja erotteleeko se työaikalajit |
| Palkka- tai taloushallinto-ohjelman moduuli | Yritys, jonka palkanlaskenta on jo samassa ohjelmassa | Tunnit siirtyvät palkkalaskelmalle suoraan | Usein vähemmän projekti- ja laskutusominaisuuksia |
| Kulunvalvonta ja leimauslaite | Kiinteä toimipaikka, vuorotyö | Leimaukset syntyvät automaattisesti | Laitekustannus, ei sovi liikkuvaan työhön |
Tuntilaskutusta tekevälle yritykselle sama sovellus voi palvella kahta tarkoitusta: tunnit asiakaslaskulle ja tunnit palkanlaskentaan. Silloin kannattaa tarkistaa, että projektitunnit ja työaikalajit kirjataan samalla kertaa, ettei työntekijän tarvitse kirjata päiväänsä kahteen paikkaan.
Esimerkkejä tuntikirjanpito sovelluksista
Markkinalla on kymmeniä työajanseurannan ohjelmia. Alla on esimerkkejä eri tyypeistä valmistajien omien tietojen mukaan, tarkistettu 12.10.2026. Lista ei ole suositus eikä paremmuusjärjestys, ja hinnat muuttuvat, joten tarkista ne aina valmistajalta.
| Sovellus | Tyyppi | Valmistajan ilmoittama hinnoittelu tai ominaisuus |
|---|---|---|
| Etunti | Suomalainen työajanseuranta ja työvuorosuunnittelu | Ilmainen 300 työtuntiin kuukaudessa asti, sen jälkeen hinta työtuntien mukaan. Sisältää palkka-aineiston luonnin. |
| Finago Time | Taloushallinto-ohjelman työajanseuranta | Mobiililähtöinen, tuntikirjaukset ja palkansaajien tiedot siirtyvät Finago Procountoriin. |
| Toggl Track | Kansainvälinen ajanseuranta | Pysyvä ilmaisversio ja maksulliset tasot, painopiste projekti- ja asiakastunneissa. |
| Clockify | Kansainvälinen ajanseuranta | Ajastin, tuntilomake ja kioskileimaus. Osa toiminnoista on maksullisissa tasoissa. |
Kansainvälinen ajanseurantasovellus ei tunne suomalaista työaikalakia. Jos käytät sellaista palkkatuntien kirjaamiseen, määrittele lisätyö, ylityö ja sunnuntaityö omiksi lajeikseen, jotta palkanlaskija saa ne erikseen.
Työajanseuranta sovellus: miten valitset yrityksellesi?
Työajanseuranta sovellus ja tuntikirjanpito sovellus tarkoittavat samaa: ohjelmaa, johon työtunnit kirjataan ja josta syntyy työaikalain 32 §:n työaikakirjanpito. Valinta kannattaa tehdä työn luonteen mukaan, koska kenttätyö, vuorotyö ja asiantuntijatyö tarvitsevat eri ominaisuuksia.
| Työn tyyppi | Tärkein ominaisuus | Tarkista ennen ostoa |
|---|---|---|
| Rakennus- ja asennustyö työmailla | Mobiilikirjaus työmaittain, kilometrit ja päivärahat samaan | Toimiiko ilman verkkoa, saako työmaat ja urakat eroteltua, siirtyvätkö matkakorvaukset palkkaan |
| Kauppa, ravintola ja hoiva vuoroissa | Työvuorosuunnittelu ja leimaus samassa | Laskeeko ilta-, lauantai- ja sunnuntailisät TES:n mukaan, näkyykö toteutunut työvuoroluetteloa vasten |
| Asiantuntija- ja projektityö | Projekti- ja asiakaskohtaiset tunnit laskutukseen | Erotteleeko lisä- ja ylityön palkkaa varten, eikä vain laskutettavia tunteja |
| 1–2 työntekijää, säännöllinen työaika | Helppo kirjaus ja hyväksyntä | Riittääkö ilmaisversio, ja saako tiedot ulos työntekijälle ja tarkastajalle |
- Sovellus erottelee säännöllisen työn, lisätyön, ylityön ja sunnuntaityön.
- Tunnit hyväksytään ennen palkkakauden loppua, ja korjauksista jää jälki.
- Tunnit siirtyvät palkanlaskentaan integraationa tai tiedostona, ei käsin kopioiden.
- Tiedot säilyvät kanneajan yli, myös jos vaihdat sovellusta.
- Hinta on selvä: kuukausimaksu käyttäjää tai työtuntia kohden alv 0 % ja verollisena (ALV 25,5 %).
- Jos sovellus käyttää sijaintia, peruste on asiallinen ja siitä on kerrottu työntekijöille.
Sovelluksen hinta on usein pienempi kuin käsin tehdyn palkanlaskennan virheet. Jos haluat, että joku muu tarkistaa tunnit ja laskee palkat, katso oma hintasi tai kilpailuta nykyinen tilitoimisto.
Miten tunnit siirtyvät sovelluksesta palkanlaskentaan?
Palkanlaskenta tarvitsee sovelluksesta jokaisen työntekijän tunnit palkkakaudelta työaikalajeittain. Tavallisesti kulku on tämä.
- 1Kirjaus päivittäinTyöntekijä kirjaa tunnit puhelimella tai leimaa ne. Projektit ja työaikalajit valitaan samalla.
- 2Hyväksyntä palkkakauden lopussaYrittäjä tai esihenkilö tarkistaa ja hyväksyy tunnit. Korjaukset tehdään tässä vaiheessa, ei palkkalaskelmalle.
- 3Siirto palkanlaskentaanHyväksytyt tunnit siirtyvät integraationa tai tiedostona. Jos siirto on käsin, tarkista summat ennen laskentaa.
- 4Palkkalaskelma ja ilmoituksetPalkka lasketaan tuntien ja työehtosopimuksen lisien mukaan, maksetaan ja ilmoitetaan tulorekisteriin.
Palkanlaskennan vaiheet ja määräajat on kuvattu oppaassa palkanlaskenta, ja palkkaohjelman valinta oppaassa palkanlaskenta ohjelma.
Sijainti, tietosuoja ja tuntikirjanpito sovellus
Moni mobiilisovellus tallentaa leimauksen yhteydessä sijainnin. Työnantaja saa käsitellä vain työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia tietoja, joten sijainnin tallentamiselle tarvitaan asiallinen peruste, kuten liikkuvan työn työmaiden kirjaaminen tai työturvallisuus. Siitä on kerrottava työntekijöille etukäteen, ja vähintään 20 työntekijän yrityksessä asia käsitellään yhteistoimintamenettelyssä.
Jos sovelluksessa on ominaisuuksia, joita et tarvitse, kuten jatkuva paikannus, ne kannattaa kytkeä pois. Missä raja kulkee, on käyty läpi oppaassa saako työnantaja seurata työntekijää.
Pitääkö yrittäjän kirjata omat tuntinsa sovellukseen?
Ei lain mukaan, koska työaikalaki koskee työsuhteita. Yksinyrittäjälle sovellus on silti hyödyllinen hinnoittelun ja laskutuksen takia: kun tiedät, montako tuntia työ oikeasti vei, näet todellisen tuntihintasi. Laskelma on oppaassa tuntihinnan laskeminen.
Usein kysytyt
Mikä on paras tuntikirjanpito sovellus?+
Se, joka erottelee työaikalajit, säilyttää tiedot kanneajan yli ja siirtää tunnit palkanlaskentaan ilman käsin kopioimista. Liikkuvassa työssä tärkeää on mobiilikirjaus, toimipaikassa leimaus. Vertaa vaihtoehtoja näiden vaatimusten mukaan.
Mikä on paras työajanseuranta sovellus?+
Se, joka sopii työn tyyppiin ja siirtää tunnit palkanlaskentaan ilman käsityötä. Kenttätyössä tärkeintä on mobiilikirjaus, vuorotyössä työvuorot ja TES-lisät ja asiantuntijatyössä projektitunnit. Kaikissa sovelluksen on eroteltava työaikalajit.
Onko työajanseuranta sovellus pakollinen?+
Ei. Työaikalaki vaatii työaikakirjanpidon, mutta ei tiettyä välinettä. Taulukko kelpaa, kun tunnit kirjataan päivittäin ja työaikalajit erotellaan.
Onko ilmaista tuntikirjanpito sovellusta?+
On. Useilla työajanseurannan ohjelmilla on ilmaisversio tai ilmainen käyttö tiettyyn tuntimäärään asti. Tarkista, täyttääkö ilmaisversio työaikalain vaatimukset ja saako tiedot siitä ulos.
Kelpaako Excel tuntikirjanpitoon?+
Kelpaa, kun tunnit kirjataan päivittäin, työaikalajit erotellaan ja taulukko säilytetään kanneajan yli. Useammalla työntekijällä käsityö ja virheiden riski kasvavat.
Mitä työaikakirjanpitoon pitää merkitä?+
Työaikalain 32 §:n mukaan jokaisen työntekijän tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset. Säännöllinen työ, lisätyö, ylityö ja sunnuntaityö merkitään eriteltyinä.
Saako tuntikirjanpito sovellus tallentaa sijainnin?+
Vain, jos sille on asiallinen peruste, kuten liikkuvan työn kohteiden kirjaaminen tai työturvallisuus, ja siitä on kerrottu työntekijöille etukäteen.
Kauanko sovelluksen tunnit pitää säilyttää?+
Työaikalain kanneajan loppuun: työsuhteen jatkuessa kaksi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona korvausoikeus syntyi, ja työsuhteen päätyttyä kaksi vuotta päättymisestä. Varmista, että tiedot säilyvät, vaikka vaihtaisit sovellusta.
Kirjoittaa Taukon blogiin veroista, arvonlisäverosta ja palkoista: mitä yrittäjän pitää tehdä, milloin ja paljonko se maksaa.
Lue seuraavaksi
Tuntikirjanpito: mitä työaikakirjanpitoon merkitään, kauanko se säilytetään ja miksi yrittäjäkin tarvitsee sitä
Tuntikirjanpito eli työaikakirjanpito on työnantajan lakisääteinen kirjanpito siitä, montako tuntia kukin työntekijä on tehnyt ja mitä niistä on maksettu. Työaikalain 32 §:n mukaan siihen merkitään säännölliset tunnit sekä lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityö korvauksineen, ja se säilytetään vähintään kanneajan loppuun, käytännössä kaksi vuotta. Tällä sivulla on kirjattavat tiedot, malli yhden viikon tuntikirjanpidosta, ylityön rajat, vuoden 2026 työtunnit ja syy, miksi yksinyrittäjänkin kannattaa pitää omista tunneistaan kirjaa.
Palkanlaskenta: miten palkka lasketaan bruttopalkasta tilitykseen ja mitä palkanlaskenta maksaa
Palkanlaskenta on työnantajan kuukausittainen tehtävä, jossa bruttopalkasta lasketaan ennakonpidätys ja työntekijän vakuutusmaksut, nettopalkka maksetaan tilille, palkka ilmoitetaan tulorekisteriin ja verot ja vakuutusmaksut tilitetään eteenpäin. Tilitoimistossa se maksaa tavallisesti 15–25 euroa palkkalaskelmalta, Taukossa 19 euroa palkansaajaa kohden kuukaudessa. Alla koko kierros yhden 3 000 euron palkan esimerkillä, määräajat ja vertailu: kannattaako laskea itse.
Palkanlaskenta ohjelma: vertailu pienelle työnantajalle, hinnat 2026 ja mitä ohjelman pitää osata
Palkanlaskentaohjelma laskee bruttopalkasta nettopalkan ja sivukulut, maksaa palkan ja tekee tulorekisteri-ilmoituksen viiden päivän määräajassa. Pienelle työnantajalle vaihtoehtoja on neljä: maksuton Palkka.fi, kirjanpito-ohjelman palkkamoduuli (esimerkiksi Netvisorin Palkat-paketti 12 €/kk), erillinen palkkaohjelma tai tilitoimisto, jossa palkkalaskelma maksaa tyypillisesti 12–30 euroa. Tässä vertailu hintoineen, lista ominaisuuksista, joita ohjelmalta kannattaa vaatia, ja laskelma siitä, milloin ohjelma itse käytettynä tulee halvemmaksi kuin ulkoistus.