Palkanlaskenta ohjelma: vertailu pienelle työnantajalle, hinnat 2026 ja mitä ohjelman pitää osata

Palkanlaskentaohjelma on ohjelmisto, joka laskee työntekijän nettopalkan, työnantajan sivukulut ja lomakertymät, tulostaa palkkalaskelman ja lähettää palkkatiedot tulorekisteriin. Pienelle yritykselle valinta ei yleensä ole ohjelmistojen ominaisuuslista, vaan kysymys siitä, kuka palkat laskee: sinä itse, kirjanpitäjäsi samassa ohjelmassa vai erillinen palkkatoimisto.

Jos haluat palkanlaskennan kokonaan pois omalta pöydältäsi, lue ensin palkanlaskennan ulkoistaminen. Mitä palkanlaskentaan ylipäätään kuuluu bruttopalkasta tilitykseen, on käyty läpi artikkelissa palkanlaskenta.

Mitä palkanlaskentaohjelman pitää osata?

Palkanlaskentaohjelman pitää vähintään laskea ennakonpidätys ja työntekijän maksut verokortin ja vuoden prosenttien mukaan, tehdä palkkatietoilmoitus tulorekisteriin ja viedä palkkakirjaukset kirjanpitoon. Laki ei aseta ohjelmalle muita vaatimuksia kuin oikean lopputuloksen, mutta käytännössä seuraavat asiat ratkaisevat, kuinka paljon käsityötä sinulle jää.

• Tulorekisteri-ilmoitus suoraan ohjelmasta. Palkkatietoilmoitus pitää antaa 5 kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä ja työnantajan erillisilmoitus kuukausittain. Myöhästyminen maksaa 3 euroa päivässä, enintään 135 euroa kuukaudessa.
• Vuoden parametrit päivittyvät itse. TyEL, työttömyysvakuutusmaksu ja sairausvakuutusmaksu muuttuvat vuosittain. Vuonna 2026 työntekijän TyEL on 7,30 % ja työttömyysvakuutusmaksu 0,89 %.
• Lomakertymät ja lomapalkkavelka. Ohjelman pitää laskea lomapäivät, lomapalkka ja lomaraha sekä tilinpäätöksen lomapalkkavelka.
• Työehtosopimuksen lisät. Ilta-, yö- ja ylityölisät, sairausajan palkka ja muut TES:n ehdot. Jos alallasi on monimutkainen TES, tämä rajaa vaihtoehtoja eniten.
• Kirjanpitoliittymä. Palkkakirjaukset siirtyvät kirjanpitoon ilman käsin tallentamista. Sama ohjelma kuin kirjanpidossa on helpoin.
• Palkanmaksu ja verkkopalkka. Maksu pankkiin ja palkkalaskelma työntekijän verkkopankkiin, ei paperia postissa.
• Matka- ja kululaskut. Kilometrikorvaukset ja päivärahat palkan yhteydessä ilman erillistä Excel-taulukkoa.
• Käyttöoikeudet ja tietosuoja. Palkkatiedot ovat henkilötietoja. Kirjanpitäjän, yrittäjän ja hyväksyjän oikeudet pitää voida rajata.

Palkanlaskentaohjelmat: neljä vaihtoehtoa rinnakkain

Ohjelmat jakautuvat neljään ryhmään. Ryhmän valinta ratkaisee enemmän kuin yksittäinen merkki, koska se määrää, kuka palkat laskee ja missä palkkakirjaukset päätyvät kirjanpitoon. Jos et halua ohjelmaa lainkaan, vertaa sitä palkanlaskentapalveluun, jossa palkat lasketaan puolestasi.

Palkka.fi: maksuton mutta rajattu

Palkka.fi on Verohallinnon, työeläkeyhtiöiden ja Työllisyysrahaston maksuton palkanlaskentapalvelu. Se laskee palkan ja tekee tulorekisteri-ilmoitukset. Kokonaisuus on kuvattu artikkelissa sähköinen palkanlaskenta. Rajoituksia on: työntekijällä pitää olla suomalainen henkilötunnus, poissaolotietoja ei voi ilmoittaa tulorekisteriin, eikä palvelu pidä kirjanpitoa. Palkkakirjaukset pitää siis viedä kirjanpitoon käsin. Palvelun laskurin prosentit on käyty läpi artikkelissa palkka.fi laskuri.

Kirjanpito-ohjelman palkkamoduuli: yleensä paras pienelle

Kun kirjanpito on jo Netvisorissa, Procountorissa tai Fennoassa, palkat kannattaa laskea samassa ohjelmassa. Palkkakirjaukset, lomapalkkavelka ja tulorekisteri-ilmoitukset syntyvät samasta paikasta, eikä mitään siirretä käsin. Netvisorin Palkat-paketti maksaa vuonna 2026 12 euroa kuukaudessa kaikissa liikevaihtoluokissa, ja Procountorin Kevyt-pakettiin sisältyy yksi palkansaaja. Ohjelmien kokonaishinnat ovat artikkeleissa Netvisor hinnasto 2026, Procountor hinnasto 2026 ja Fennoa hinnasto.

Erillinen palkkaohjelma: kun palkkoja on paljon

Erillisiä palkkaohjelmia on yleisohjelmia, jotka sopivat mille tahansa alalle, ja toimialaohjelmia, joihin on rakennettu tietyn alan työehtosopimus. Ne ovat vahvimmillaan, kun yrityksessä on oma palkanlaskija ja kymmeniä työntekijöitä. Pienelle yritykselle erillinen ohjelma tarkoittaa usein kahta järjestelmää ja palkkakirjausten siirtoa kirjanpitoon tiedostona. Lomat, poissaolot ja työsopimukset voi hallita myös erillisessä HR-järjestelmässä, josta tiedot siirtyvät palkanlaskentaan.

Ohjelma itse vai tilitoimisto: laskettu esimerkki

Palkanlaskentaohjelma on halpa, mutta palkanlaskijan aika ei ole. Kun vertaat, laske ohjelman hinnan lisäksi oma aikasi ja virheiden hinta. Alla on esimerkki yrityksestä, jolla on kaksi kuukausipalkkaista työntekijää.

Ensimmäisen vuoden aikana ero on usein suurempi, koska työsopimukseen, verokortteihin, TyEL-vakuutukseen ja tulorekisterin valtuutuksiin kuluu aikaa. Muistilista on artikkelissa ensimmäinen työntekijä, ja työnantajan maksut eriteltyinä artikkelissa palkan sivukulut.

Mitä palkanlaskennassa voi automatisoida?

Nykyaikaisessa palkkaohjelmassa työntekijä kirjaa tunnit itse, esihenkilö hyväksyy ne, ja ohjelma laskee palkan, lisät ja lomakertymät suoraan kirjauksista. Palkanlaskijalle jää poikkeamien tarkistus. Automaatio ei kuitenkaan poista tarvetta ymmärtää, mitä ohjelma laskee.

Palkanlaskentaohjelman vaihtaminen: milloin ja miten?

Palkanlaskentaohjelman voi vaihtaa kesken vuoden, koska tulorekisteriin ilmoitetaan jokainen palkanmaksu erikseen eikä vuosi-ilmoitusta enää tehdä samalla tavalla kuin ennen. Helpointa vaihto on silti vuoden tai lomanmääräytymisvuoden vaihteessa, jolloin siirrettäviä kertymiä on vähiten.

Tarvitseeko yrittäjä palkkaohjelmaa omaan palkkaansa?

Toiminimiyrittäjä ei maksa itselleen palkkaa, vaan tekee yksityisottoja, joten palkkaohjelmaa ei tarvita omaan rahaan. Osakeyhtiön osakas, joka nostaa palkkaa yhtiöstä, tarvitsee palkanlaskennan samalla tavalla kuin työntekijä: ennakonpidätys, sairausvakuutusmaksu ja tulorekisteri-ilmoitus. Omistajalta ei kuitenkaan peritä TyEL-maksua, jos hän on YEL-vakuutettu. Ks. palkka omasta osakeyhtiöstä ja osinko vai palkka.