Mikä on kirjanpito? Yrityksen kirjanpito aloittelijalle: mitä se sisältää, kuka sen tekee ja paljonko se vie aikaa ja rahaa

Mikä on kirjanpito yksinkertaisesti sanottuna?

Kirjanpito on yrityksen rahatapahtumien järjestelmällinen kirjaaminen. Joka kerta kun yritys myy, ostaa, maksaa palkkaa tai ottaa lainaa, tapahtumasta tehdään merkintä, ja merkinnän tueksi säilytetään tosite: kuitti, lasku tai tiliote. Kun merkinnät lajitellaan ja lasketaan yhteen, niistä nähdään, paljonko yritys on myynyt, mitä sillä on ollut kuluja ja jäikö voittoa.

Ajattele kirjanpitoa yrityksen muistina. Sinä muistat ehkä, että ostit keväällä tulostimen, mutta et muista sen hintaa, ALV:tä tai sitä, maksoitko sen yrityksen vai oman tilin kautta. Kirjanpito muistaa, ja se muistaa niin, että kuka tahansa ulkopuolinen voi tarkistaa sen. Siksi puhutaan myös yrityksen kirjanpidosta erotuksena kotitalouden budjetista: yrityksen kirjanpidolla on laissa määrätty muoto.

Miksi yrityksen kirjanpito pitää tehdä?

• Laki vaatii sen. Kirjanpitolain mukaan jokainen yhtiö ja jokainen toiminimi on kirjanpitovelvollinen. Laiminlyönnistä voi seurata sakko ja pahimmillaan rangaistus kirjanpitorikoksesta.
• Verot lasketaan siitä. Tulovero, ALV ja ennakkoverot perustuvat kirjanpidon lukuihin. Ilman kirjanpitoa Verohallinto voi arvioida tulosi, eikä arvio ole koskaan edullinen.
• Näet, kannattaako yrityksesi. Pankkitilin saldo ei kerro, paljonko siitä on ALV:tä, verovarausta tai jo myytyä mutta toimittamatonta. Kirjanpito kertoo.
• Rahoittaja kysyy sitä. Pankki, leasingyhtiö ja joskus isompi asiakas haluavat nähdä tuloslaskelman ja taseen.

Näistä neljästä syystä kolmas on se, jonka yrittäjät yleensä unohtavat. Kirjanpito tehdään helposti vain verottajaa varten ja kerran vuodessa. Silloin menetät sen hyödyn, jonka vuoksi se kannattaisi tehdä joka tapauksessa: tiedon siitä, kuinka paljon voit nostaa rahaa itsellesi, paljonko veroja on tulossa ja mitkä asiakkaat tai tuotteet oikeasti tuottavat. Kuukausittain päivittyvä kirjanpito vastaa näihin kysymyksiin ajoissa, ennen kuin päätökset on jo tehty.

Mitä yrityksen kirjanpito sisältää?

Pienen yrityksen kirjanpito koostuu muutamasta osasta. Kaikkia ei tarvita jokaisessa yrityksessä: toiminimellä ilman työntekijöitä ei ole palkanlaskentaa, ja yhdenkertaisesta kirjanpidosta ei yleensä laadita tilinpäätöstä.

Jokaisen osan yksityiskohdat on koottu artikkeliin mitä kirjanpito sisältää. Aloittelijan kannattaa ymmärtää ensin kaksi perustyyppiä: yhdenkertainen kirjanpito, jossa kirjataan rahan liike tuloksi tai menoksi, ja kahdenkertainen kirjanpito, jossa jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille ja syntyy myös tase.

Miten kirjanpito toimii: kuitista tilinpäätökseen

Kirjanpidon peruskäsitteet aloittelijalle

Kirjanpidon sanasto on se, mikä pelottaa aloittelijaa eniten. Useimmat termit ovat kuitenkin arkisia asioita virallisella nimellä. Nämä kuusi riittävät alkuun, ja jokaisesta on lyhyt selitys sanastossamme.

Kuka yrityksen kirjanpidon tekee?

Vaihtoehtoja on kolme: teet kirjanpidon itse taulukossa, teet sen itse kirjanpito-ohjelmalla tai ulkoistat sen tilitoimistolle. Osa yrittäjistä tekee ensimmäisen vuoden itse oppiakseen, osa ulkoistaa ensimmäisestä päivästä. Kumpikaan ei ole väärin. Olennaista on, että sinä vastaat kirjanpidosta joka tapauksessa. Tilitoimisto tekee työn, mutta lain edessä vastuu on yrittäjällä tai yhtiön hallituksella.

Jos harkitset omaa kirjanpitoa, lue kirjanpito itse. Siinä käydään läpi, mitä pitää osata ja missä kohtaa oma tekeminen tulee kalliiksi.

Paljonko kirjanpito vie aikaa ja rahaa?

Aika riippuu tapahtumien määrästä ja siitä, kuinka hyvin tositteet ovat järjestyksessä. Palveluja myyvä toiminimi, jolla on muutamia kymmeniä pankkitapahtumia kuukaudessa, selviää itse tehtynä yleensä tunnista pariin tuntiin kuukaudessa, kun kirjaus tehdään säännöllisesti. Vuoden lopun veroilmoitus vie lisäksi päivän tai kaksi. Osakeyhtiössä, jossa on tilinpäätös, palkat ja osingot, työtä on selvästi enemmän.

Tilitoimiston hinta määräytyy yleensä yhtiömuodon, tapahtumien määrän ja palvelun laajuuden mukaan. Hintatasoja ja sitä, mitä kuukausimaksuun pitäisi sisältyä, käsitellään artikkelissa kirjanpidon hinta. Vertaa aina vuoden kokonaishintaa: kuukausimaksu, tilinpäätös, veroilmoitus, ohjelmisto ja kysymykset.

Mitä kirjanpito kertoo sinulle yrittäjänä?

Hyvin tehty kirjanpito ei ole vain velvollisuus vaan ohjauspaneeli. Tuloslaskelmasta näet, mitkä kulut kasvavat ja mikä myynti kannattaa. Taseesta näet, paljonko rahaa on oikeasti käytettävissä, kun ALV-velka ja verovaraus on otettu huomioon. Kuukausittain ajan tasalla oleva kirjanpito kertoo myös, riittävätkö ennakkoverot, jotta keväällä ei tule jäännösveroa.

Tässä kohdassa moni tilitoimisto jättää yrittäjän ilman. Raportit tulevat kuukausien viiveellä, ja niiden lukemiseen ei ole aikaa, koska jokaisesta kysymyksestä laskutetaan erikseen. Taukossa kirjanpitäjäsi näkee saman näkymän kuin sinä ja ottaa yhteyttä ennen kuin asia on ongelma, esimerkiksi kun ennakkovero ei vastaa kertyvää tulosta.

Aloittavan yrittäjän yleisimmät kirjanpitovirheet

• Omat ja yrityksen rahat sekaisin. Avaa yritykselle oma tili ensimmäisenä päivänä. Lue omat ja yrityksen rahat.
• Kuitit taskussa. Paperikuitti haalistuu kuukausissa. Kuvaa se heti.
• ALV tuloksi. Myynnin ALV ei ole sinun rahaasi, vaan se tilitetään valtiolle.
• Kaikki kerralla keväällä. Kuukausittainen kirjaus vie vähemmän aikaa kuin vuoden urakka.
• Ennakkovero ennallaan. Jos tulos kasvaa, korota ennakkoveroa kesken vuoden.

Ensimmäisen vuoden kirjanpidosta kerrotaan tarkemmin artikkelissa aloittavan yrittäjän kirjanpito. Jos haluat, että joku hoitaa tämän puolestasi alusta asti, näet Taukon hinnan laskurista ennen kuin sitoudut mihinkään.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.