Kirjaus

Kun asiakas maksaa laskusi, syntyy kirjaus: raha tulee pankkitilille ja myyntisaaminen pienenee. Kun maksat vuokran, raha lähtee pankista ja vuokrakulu kasvaa. Nykyisissä ohjelmissa kirjaus syntyy usein puoliautomaattisesti pankkiaineistosta, mutta joku päättää silti, mille tilille ja millä verokannalla se menee. Siinä päätöksessä tulevat useimmat virheet.

Kirjanpitolaki antaa aikaa: käteismaksut kirjataan päivittäin, muut tapahtumat saa kirjata kuukausittain viimeistään neljän kuukauden kuluessa kuukauden päättymisestä. Käytännössä arvonlisäverokausi pakottaa tahdin, koska ALV-ilmoitus lasketaan kirjauksista.

Yleinen väärinkäsitys on, että kirjaus on sama kuin tosite. Tosite on todiste, kirjaus on merkintä kirjanpitoon. Yhdestä tositteesta voi syntyä monta kirjausriviä: yksi ruokakauppakuitti voi sisältää 13,5 ja 25,5 prosentin tuotteita, jolloin ne kirjataan eri riveille. Toinen yleinen virhe on kirjata yksityinen ostos yrityksen kuluksi ja jättää se korjaamatta.

Jokaisessa kirjauksessa pitää näkyä vähintään päivämäärä, tositenumero, summa, tili ja lyhyt selite. Selite kannattaa kirjoittaa niin, että sen ymmärtää vuoden päästä joku muu: "Näyttö toimistolle, Verkkokauppa" kertoo enemmän kuin "osto". Jos ostoksessa on yksityistä osuutta, kuten puhelinliittymä, jota käytetään myös vapaa-ajalla, kirjaa yrityksen osuus kuluksi ja loput yksityisotoksi. Näin vähennys kestää tarkastuksen.

Virheellistä kirjausta ei pyyhitä pois. Se korjataan uudella kirjauksella, jotta kirjausketju säilyy. Näin tilintarkastaja tai verotarkastaja pystyy seuraamaan, mitä tapahtui ja milloin.