Reklamaatio ja kuitti: tarvitaanko kuittia, mikä muu käy todisteeksi ja miten hyvitys kirjataan yrityksessä

Reklamaatio tarkoittaa ilmoitusta myyjälle siitä, että tavarassa tai palvelussa on virhe. Kuitti on reklamaatiossa hyödyllinen, koska se kertoo, mistä ja milloin tuote on ostettu, mutta laki ei vaadi sitä. Ratkaisevaa on, että osto pystytään osoittamaan jollakin tavalla ja että virheestä ilmoitetaan ajoissa.

Tämä sivu katsoo asiaa sekä kuluttajan että yrittäjän kannalta. Jos kuitti on kadonnut yrityksen kirjanpidosta, kulun vähentäminen ilman kuittia on käyty läpi artikkelissa kadonnut kuitti.

Tarvitseeko reklamaatioon kuittia?

Ei tarvitse. Kilpailu- ja kuluttajaviraston mukaan virheestä voi reklamoida ilman kuittia, koska kuitti ei ratkaise, onko tuotteessa virhe. Myyjä vastaa virheestä kuluttajansuojalain perusteella riippumatta siitä, onko ostajalla kuittia tallessa. Kuitti tai muu todiste tarvitaan vain osoittamaan, että tuote on ostettu juuri tältä myyjältä ja milloin.

Takuu on eri asia kuin virhevastuu. Takuu on myyjän tai valmistajan lupaus, ja sen ehdoissa voidaan vaatia ostotodiste takuuajan alkamisen osoittamiseksi. Virhevastuu on lakisääteinen, eikä se pääty takuuajan päättymiseen. Siksi tuotteen virheestä voi reklamoida joskus vielä takuun jälkeenkin.

Mikä on kohtuullinen aika reklamoida?

Virheestä pitää ilmoittaa myyjälle kohtuullisessa ajassa siitä, kun ostaja huomasi virheen tai hänen olisi pitänyt huomata se. Kuluttajansuojalain mukaan kahden kuukauden kuluessa havaitsemisesta tehty ilmoitus on aina ajoissa. Yritysten välisessä kaupassa kauppalaki vaatii ilmoituksen kohtuullisessa ajassa ja viimeistään kahden vuoden kuluessa tavaran vastaanottamisesta, ellei takuusta tai sopimuksesta muuta johdu. Yritysten välisen tavarakaupan säännöt ovat kauppalaissa.

Laissa ei ole määräaikaa sille, missä ajassa myyjän pitää vastata reklamaatioon. Hyvä käytäntö on kuitata reklamaatio vastaanotetuksi heti ja kertoa, milloin ratkaisu tulee. Jos myyjä ei vastaa tai erimielisyys jatkuu, kuluttaja voi kääntyä kuluttajaneuvonnan puoleen.

Yrittäjä myyjänä: miten toimit, kun asiakas reklamoi ilman kuittia?

Ota reklamaatio vastaan ja tarkista osto omista järjestelmistäsi. Kassajärjestelmästä, maksupäätteen raportista, verkkokaupan tilauksista tai pankkitililtä löytyy yleensä myynti, kun asiakas kertoo päivän ja summan. Kuitin puuttuminen ei ole peruste hylätä aiheellista reklamaatiota kuluttajakaupassa.

Miten reklamaation hyvitys kirjataan kirjanpitoon?

Hyvitys kirjataan alkuperäisen myynnin oikaisuna: myynti ja ALV-velka pienenevät, ja raha lähtee pankkitililtä tai kassasta. Tositteeksi tarvitaan hyvityslasku tai hyvityskuitti, jossa viitataan alkuperäiseen myyntiin ja eritellään hyvitetty vero. Pelkkä tiliotteen rivi ei riitä, koska siitä ei näe, mitä hyvitettiin.

Ostajana yrittäjä toimii päinvastoin: kun saat toimittajalta hyvityslaskun, kirjaat kulun ja ALV-saamisen pienennyksen. Hyvityslaskun pakolliset tiedot ovat artikkelissa hyvityslasku, ja valmis pohja on hyvityslaskupohjassa.

Yrittäjä ostajana: reklamaatio toiselle yritykselle

Kun yritys ostaa yritykseltä, kuluttajansuojalaki ei suojaa ostajaa. Reklamaation ehdot tulevat sopimuksesta, toimitusehdoista ja kauppalaista. Ostotosite on käytännössä aina tallessa, koska lasku on kirjanpidon tosite, joka säilytetään kuusi vuotta. Liitä reklamaatioon laskun numero, toimituspäivä, kuvaus virheestä ja kuvat.

• Tarkasta tavara heti vastaanoton jälkeen. Yritysostajalta odotetaan tarkastusta, ja näkyvä virhe pitää ilmoittaa nopeasti.
• Tee reklamaatio kirjallisesti, esimerkiksi sähköpostilla, ja pyydä vastaanottokuittaus.
• Yksilöi lasku, tuote ja virhe. Jos riitautat laskun, älä jätä koko laskua maksamatta, vaan pidätä riitainen osa.
• Sovi hyvityksestä hyvityslaskulla, ei pelkällä sähköpostilla, jotta ALV-saaminen oikaistaan oikein.

Onko lasku sama kuin kuitti?

Ei ole. Lasku on myyjän vaatimus maksaa, kuitti todiste siitä, että maksu on tehty. Reklamaatiossa kumpikin kelpaa osoittamaan oston, ja yrityksen kirjanpidossa kumpikin voi olla tosite. Kun ostat yritykseen ja maksat heti, kuitti riittää. Kun saat laskun, maksun todisteeksi kirjanpitoon tulee tiliote.

Verkkokaupan tilausvahvistuksen asema on selitetty artikkelissa onko tilausvahvistus kuitti.

Miten kirjoitat kuitin itse, ja voiko sen kirjoittaa käsin?

Kuitin voi kirjoittaa käsin tai tehdä millä tahansa ohjelmalla, kunhan siinä ovat myyjän nimi ja yhteystiedot, päivämäärä, myyty tavara tai palvelu, hinta ja arvonlisävero. ALV-velvollinen yrittäjä merkitsee lisäksi Y-tunnuksen ja veron määrän tai verokannan. Käsin kirjoitettu kuitti kelpaa sekä reklamaatioon että kirjanpitoon, kunhan se on luettava ja tiedot ovat oikein.

Valmis kuittimalli ja ohje ovat artikkelissa kuitti pohja. Kuitin pakolliset tiedot ja kuitinantovelvollisuus on koottu artikkeliin kuitti.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.