Kirjanpito Excel:Ilmainen pohja, ohjeet kuukauden kirjaukseen ja milloin ohjelma on parempi (2026)

Osa opasta: Toiminimen opas 2026

Kirjanpidon saa tehdä Excelillä, koska kirjanpitolaki ei määrää välinettä. Excel-kirjanpidon pitää kuitenkin täyttää samat vaatimukset kuin ohjelman: numeroidut tositteet, kirjaukset aika- ja asiajärjestyksessä, kirjausketju ja säilytys 10 ja 6 vuotta. Käytännössä Excel sopii pienen toiminimen yhdenkertaiseen kirjanpitoon mutta ei osakeyhtiön kahdenkertaiseen.

Saako kirjanpidon tehdä Excelillä?

Saa. Kirjanpitolaki ei mainitse ohjelmia ollenkaan. Se vaatii, että kirjaus perustuu päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tositteeseen, että kirjauksia voi tarkastella aikajärjestyksessä ja asiajärjestyksessä ja että liiketapahtuman, tositteen ja kirjauksen yhteys on helppo todeta. Kirjanpitolautakunnan yleisohje kirjanpidon menetelmistä on samalla linjalla: menetelmä saa olla mikä tahansa, kunhan lopputulos täyttää vaatimukset.

Excel, Google Sheets tai Numbers käy siis siinä missä ohjelmakin. Raja tulee vastaan kirjanpidon tyypissä. Yhdenkertainen kirjanpito, jossa tulot ja menot kirjataan rahan liikkeen mukaan, sopii taulukkoon hyvin. Kahdenkertainen kirjanpito, jossa jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille ja tase täsmäytetään, onnistuu taulukossa mutta on raskas. Osakeyhtiön kannattaa käyttää ohjelmaa alusta asti.

Mitä Excel-kirjanpidossa pitää huomioida?

• Tositenumerointi: jokainen kuitti ja lasku saa juoksevan numeron (esimerkiksi 2026-001). Sama numero kirjoitetaan taulukon riville ja tositteen tiedostonimeen.
• Kirjausketju: riviltä pitää löytyä tosite ja tositteesta rivi. Tiliotteen jokaiselle tapahtumalle pitää löytyä vastine taulukosta.
• Aika- ja asiajärjestys: rivit päivämäärän mukaan, ja lajisarakkeesta suodattamalla tai pivot-taulukolla summat lajeittain.
• ALV omaan sarakkeeseensa: veroton summa ja vero erikseen, jotta ALV-ilmoitus syntyy suoraan.
• Avoimet laskut: oma välilehti myyntisaamisille ja ostoveloille. Laki vaatii, että ne voi selvittää milloin tahansa.
• Muuttamattomuus: kun kuukausi on valmis, lukitse se tai tallenna PDF. Myöhempi korjaus tehdään uutena oikaisurivinä, ei vanhaa riviä muokkaamalla.
• Luettelo kirjanpidoista: lyhyt kuvaus siitä, mitä tiedostoja on, missä tositteet ovat ja miten ne liittyvät toisiinsa.
• Arkistointi: kirjanpito ja luettelot 10 vuotta tilikauden päättymisestä, tositteet 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.

Miten tositteet arkistoidaan Excel-kirjanpidon rinnalla?

Taulukko on vain puolet kirjanpidosta. Toinen puoli ovat tositteet, ja ne pitää löytää vielä kuuden vuoden päästä. Toimivin tapa on kansio vuodelle, alikansio kuukaudelle ja tositenumero tiedoston nimen alussa. Paperikuitin voi skannata tai kuvata, kunhan kuva on luettava ja sisältö säilyy muuttumattomana koko säilytysajan. Kirjanpitolaki sallii aineiston muodon muuttamisen, kun sisältö ja kirjausketju säilyvät. Pidä varmuuskopio eri paikassa kuin alkuperäinen, esimerkiksi pilvessä ja ulkoisella levyllä. Jos tietokone hajoaa ja ainoa kopio katoaa, sinulla ei ole kirjanpitoa. Pelkkä viivalista ilman tositteita ei sekään ole kirjanpitoa, kuten artikkelissa tukkimiehen kirjanpito kerrotaan.

Yhdenkertainen kirjanpito Excel-pohja: mitä siinä pitää olla?

Hyvä pohja on yksinkertainen. Mitä enemmän kaavoja ja värejä, sitä helpommin jokin menee rikki huomaamatta. Yhdenkertaisen kirjanpidon perusrakenne on tämä, ja valmis versio kaavoineen on ladattavissa sivulta kirjanpito Excel -pohja:

• Päiväkirja: päivä, tositenumero, selite, laji, tulo, meno, ALV % ja ALV €. Kaikki tapahtumat aikajärjestyksessä.
• Lajit: summat kululajeittain kuukausittain. Tästä tulevat asiajärjestys ja veroilmoituksen luvut.
• ALV: myynnin vero, ostojen vero ja maksettava vero kausittain. ALV-ilmoitusta ja verotilin täsmäytystä varten.
• Avoimet: maksamattomat myynti- ja ostolaskut, jotta saamiset ja velat voi selvittää.
• Poistot: yli 1 200 euron pitkäikäiset hankinnat ja vuosipoistot käyttöomaisuuden seurantaan.
• Pankki: kuukauden loppusaldo taulukossa ja tiliotteella. Täsmäytyksessä virheet löytyvät heti.

Jos tarvitset vain kulujen erittelyn esimerkiksi veroilmoitusta tai hankkeen raportointia varten, kevyempi vaihtoehto on kululaskelma-pohja. Se ei korvaa kirjanpitoa, mutta näyttää, mihin raha menee. Tulevien kuukausien rahatilannetta varten on budjetti ja kassavirta -pohja. Kululaskelmasta on hyötyä myös ennen yrityksen perustamista, kun arvioit toiminnan kuukausikulut ja tuntihinnan, jolla kulut ja oma palkka katetaan.

Miten kirjaat kuukauden Excel-kirjanpitoon?

Vuoden lopussa lajien summat siirretään elinkeinotoiminnan veroilmoitukselle. Ennen sitä lisätään poistot, kilometrikorvaukset ja päivärahat, ja liikkeenharjoittajalla myös avoimet myyntilaskut ja ostovelat, jotta verotettava tulos on suoriteperusteinen. Jos olet kirjannut kuukausittain, vuoden päätös vie muutaman tunnin. Jos teet kaiken kerralla maaliskuussa, varaa viikonloppu ja varaudu siihen, että osa kuiteista on haalistunut. Kuvaa siksi kuitti heti, vaikka kirjaisit sen myöhemmin.

ALV:n laskeminen taulukossa on helppoa. Verollisesta hinnasta saat verottoman osan jakamalla sen luvulla 1,255 (yleinen 25,5 %), 1,135 (13,5 %) tai 1,10 (10 %). Vero on verollisen ja verottoman erotus. Verokausi on kuukausi, neljännesvuosi tai pienellä yrityksellä kalenterivuosi, ja se määrää, kuinka usein ALV-välilehti summataan.

Kulujen edelleenveloitus kirjanpidossa: näin kirjaat sen Excel-pohjaan

Kulujen edelleenveloitus eli edelleenlaskutus kirjataan kahtena rivinä: ostettu kulu menoksi ja asiakkaalta laskutettu summa myynniksi. Verohallinnon mukaan edelleenlaskutus on yleensä verollista myyntiä samalla verokannalla kuin alkuperäinen kulu. Vain asiakkaan nimissä ja lukuun maksettu läpikulkuerä, kuten viranomaismaksu, jätetään myynnin ja ALV:n ulkopuolelle.

Tarvikkeiden ostosta vähennät 25,50 euron ALV:n, ja edelleenlaskutuksesta tilität 29,33 euroa. Läpikulkuerä ei näy tuloslaskelmassa, koska se on asiakkaan rahaa, joka vain kulkee kauttasi. Pidä läpikulkuerille oma laji, jotta ne eivät sekoitu kuluihin, ja varmista, että ne nollaantuvat, kun asiakas on maksanut. Verokannat ja laskutuslisä: läpilaskutus ja arvonlisävero.

Miten tehdä kahdenkertainen kirjanpito Excelillä?

Kahdenkertaisessa kirjanpidossa jokainen tapahtuma kirjataan vähintään kahdelle tilille, debet- ja kredit-puolelle, ja niiden summien pitää olla yhtä suuret. Taulukossa jokaisella tositteella on siis vähintään kaksi riviä, ja tarkistussarake näyttää nollaa, kun debet ja kredit täsmäävät. Tilit tulevat tilikartasta.

Tästä rakenteesta saa pivot-taulukolla pääkirjan, tuloslaskelman ja taseen, mutta työ on raskasta: jaksotukset, poistot, avoimet laskut ja taseen täsmäytys tehdään käsin. Siksi osakeyhtiön ja muun kahdenkertaista kirjanpitoa pitävän yrityksen kannattaa käyttää ohjelmaa. Perusteet ovat artikkelissa kahdenkertainen kirjanpito, ja ohjelman valinta artikkelissa kirjanpito-ohjelma osakeyhtiölle.

Yhdistyksen kirjanpito Excelillä

Pienen yhdistyksen kirjanpito onnistuu Excelillä hyvin, jos yhdistys saa käyttää kevennettyä tilinpitoa. Mikroyhdistys, jonka tulot ovat enintään 30 000 euroa kahtena tilikautena, voi kirjata tapahtumat tiliotteen perusteella kassaperusteisesti ja pitää luetteloa varoista ja veloista. Perussäännöt ovat samat: numeroidut tositteet, täsmäytys pankkiin ja säilytysajat.

Lisää yhdistyksen taulukkoon sarakkeet toiminnoille, kuten jäsenmaksuille, avustuksille ja tapahtumille, koska avustusten myöntäjät ja toiminnantarkastaja haluavat nähdä luvut niiden mukaan. Kevennetyn ja kahdenkertaisen kirjanpidon erot ovat artikkelissa yhdistysten kirjanpito.

Tilinpäätös Excel-pohjalla: tarvitaanko sitä?

Yhdenkertaista kirjanpitoa pitävä toiminimi ei yleensä laadi tilinpäätöstä. Kirjanpitolain mukaan se on pakollinen vasta, kun kaksi mikroyrityksen rajaa ylittyy (tase 450 000 €, liikevaihto 900 000 €, 10 henkeä). Vuoden luvut ilmoitetaan sen sijaan elinkeinotoiminnan veroilmoituksella, ja Excel-pohjan verotuksen apulaskelma kokoaa ne.

Osakeyhtiö, avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö ja yhdistys laativat tilinpäätöksen: tuloslaskelman, taseen ja liitetiedot. Tee taulukkopohja PMA-asetuksen kaavojen mukaan. Esimerkki rivi riviltä on artikkelissa tilinpäätös esimerkki ja pohja.

Ilmainen kirjanpito-ohjelma vai Excel-pohja: kumpi yhdenkertaiseen kirjanpitoon?

Yhdenkertaiseen kirjanpitoon on myös ohjelmia, jotka hakevat pankkitapahtumat automaattisesti ja tekevät ALV-laskelman. Ilmaisista vaihtoehdoista Kitsas on maksuton, kun kirjanpito tallennetaan omalle koneelle, ja maksulliset kevyet ohjelmat maksavat noin 10–20 euroa kuussa. Ohjelma kannattaa, kun pankkitapahtumien kopioiminen taulukkoon vie enemmän aikaa kuin ohjelma maksaa. Vaihtoehdot vuosihintoineen ovat artikkelissa kirjanpito-ohjelma toiminimelle.

Vertailut: ilmainen kirjanpito-ohjelma ja kirjanpito-ohjelmat vertailussa. Excel-pohjista kerrotaan myös artikkeleissa Isolta kirjanpito ja kassavirtalaskelma Excel.

Mitkä ovat Excel-kirjanpidon yleisimmät virheet?

Yleisin yksittäinen virhe on ALV:n kirjaaminen osaksi tuloa tai menoa. Silloin tulos näyttää todellista paremmalta, ja maksettavan ALV:n laskeminen jälkikäteen vaatii jokaisen rivin läpikäynnin. Toinen tavallinen virhe on kirjata yksityisotot ja omat sijoitukset tuloiksi ja menoiksi. Ne eivät ole kumpaakaan, mutta ne pitää kirjata, jotta taulukon pankkisaldo täsmää tiliotteeseen.

Milloin kannattaa siirtyä ohjelmaan tai tilitoimistoon?

• Tapahtumia on yli 30–40 kuukaudessa. Käsin kopioiminen vie enemmän aikaa kuin ohjelman kuukausimaksu maksaa.
• Yrityksesi on osakeyhtiö. Kahdenkertainen kirjanpito ja tilinpäätös taulukossa on työläs ja riskialtis.
• Myyt EU:hun tai ostat ulkomailta. Käännetty ALV ja EU-myynnin yhteenvetoilmoitus tuovat lisää sarakkeita ja virheitä.
• Palkkaat työntekijän. Palkat ilmoitetaan tulorekisteriin, eikä sitä tehdä taulukosta.
• Et ehdi kirjata kuukausittain. Jos kirjanpito kasautuu vuoden loppuun, tositteet katoavat ja virheet kasvavat.

Excelistä on helpointa siirtyä ohjelmaan tilikauden vaihteessa, mutta se onnistuu myös kesken vuoden, kun alkusaldot ja avoimet laskut siirretään. Ohjelmien erot on koottu kirjanpito-ohjelmien vertailuun. Moni Visma eAccountingin käyttäjä harkitsee nyt taulukkoa, koska ohjelma lopetettiin Suomessa kesäkuun lopussa 2026. Ennen kuin palaat Exceliin, laske, paljonko aikasi maksaa. Tarjolla on myös ilmaisia kirjanpito-ohjelmia, joista osa tuo pankkitapahtumat automaattisesti.

Kun siirryt tilitoimistoon, varmista, ettei se vain kirjaa tiliotteen rivejä kuukausien viiveellä. Taukossa sinulla on oma kirjanpitäjä, hinta on kiinteä ja neuvonta kuuluu siihen. Tilinpäätös ja veroilmoitus laskutetaan erikseen. Näet hinnan ennen sopimusta laskurista. Jos punnitset, jatkatko itse, laske oman aikasi hinta artikkelin osakeyhtiön kirjanpito itse vai tilitoimisto avulla.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.