Kirjanpito Excelillä: saako kirjanpidon tehdä taulukkoon, mitä sen pitää sisältää ja milloin kannattaa siirtyä ohjelmaan

Osa opasta: Toiminimen opas 2026

Saako kirjanpidon tehdä Excelillä?

Saa. Kirjanpitolaki ei mainitse ohjelmia lainkaan. Se vaatii, että kirjaus perustuu päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tositteeseen, että kirjauksia voi tarkastella aikajärjestyksessä ja asiajärjestyksessä ja että yhteys liiketapahtumasta tositteeseen ja kirjaukseen on vaivatta todettavissa. Kirjanpitolautakunnan yleisohje kirjanpidon menetelmistä noudattaa samaa linjaa: menetelmä saa olla mikä tahansa, kunhan lopputulos täyttää vaatimukset.

Excel, Google Sheets tai Numbers käy siis siinä missä ohjelmakin. Käytännön raja tulee vastaan kirjanpidon tyypissä. Yhdenkertainen kirjanpito, jossa tulot ja menot kirjataan rahan liikkeen mukaan, sopii taulukkoon hyvin. Kahdenkertainen kirjanpito, jossa jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille ja tase pitää täsmäyttää, on taulukossa mahdollinen mutta raskas. Osakeyhtiön kannattaa käyttää ohjelmaa alusta asti.

Mitä Excel-kirjanpidossa pitää huomioida?

• Tositenumerointi: jokainen kuitti ja lasku saa juoksevan numeron (esimerkiksi 2026-001). Sama numero kirjoitetaan taulukon riville ja tositteen tiedostonimeen.
• Kirjausketju: riviltä pitää löytää tosite ja tositteesta rivi. Tiliotteen tapahtumalle pitää löytyä vastine taulukosta.
• Aika- ja asiajärjestys: rivit päivämäärän mukaan, ja lajisarakkeesta suodattamalla tai pivot-taulukolla summat lajeittain.
• ALV omaan sarakkeeseensa: veroton summa ja vero erikseen, jotta ALV-ilmoitus syntyy suoraan.
• Avoimet laskut: oma välilehti myyntisaamisille ja ostoveloille. Laki vaatii, että ne voi selvittää milloin tahansa.
• Muuttamattomuus: kun kuukausi on valmis, lukitse se tai tallenna PDF. Jälkikäteinen korjaus tehdään uutena oikaisurivinä, ei vanhaa riviä muokkaamalla.
• Luettelo kirjanpidoista: lyhyt kuvaus siitä, mitä tiedostoja on, missä tositteet ovat ja miten ne liittyvät toisiinsa.
• Arkistointi: kirjanpito ja luettelot 10 vuotta tilikauden päättymisestä, tositteet 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.

Miten tositteet arkistoidaan Excel-kirjanpidon rinnalla?

Taulukko on vain puolet kirjanpidosta. Toinen puoli on tositteet, ja ne pitää löytää vielä kuuden vuoden päästä. Toimivin tapa on kansio vuodelle ja alikansio kuukaudelle, ja tiedoston nimen alussa tositenumero. Paperikuitin voi skannata tai kuvata, kunhan kuva on luettava ja sisältö säilyy muuttumattomana koko säilytysajan. Kirjanpitolaki sallii aineiston muodon muuttamisen, kun sisältö ja kirjausketju säilyvät. Pidä varmuuskopio toisessa paikassa kuin alkuperäinen, esimerkiksi pilvessä ja ulkoisella levyllä. Jos tietokone hajoaa ja ainoa kopio kirjanpidosta katoaa, sinulla ei ole kirjanpitoa.

Miltä hyvä kirjanpito Excel -pohja näyttää?

Hyvä pohja on yksinkertainen. Mitä enemmän kaavoja ja värejä, sitä helpommin jokin menee rikki huomaamatta. Pohjan runko on alla. Valmis versio, jossa kaavat ja välilehdet ovat valmiina, on ladattavissa sivulta kirjanpito Excel -pohja.

Jos tarvitset vain kulujen erittelyn esimerkiksi veroilmoitusta tai hankkeen raportointia varten, kevyempi vaihtoehto on kululaskelma-pohja. Se ei korvaa kirjanpitoa, mutta auttaa hahmottamaan, mihin raha menee. Kululaskelma on hyödyllinen myös ennen yrityksen perustamista, kun arvioit, paljonko toiminta maksaa kuukaudessa ja mikä tuntihinnan pitää vähintään olla, jotta kulut ja omat palkat tulevat katetuiksi.

Miten kirjaat kuukauden Excel-kirjanpitoon?

Vuoden lopussa lajien summat siirretään elinkeinotoiminnan veroilmoitukselle. Ennen sitä lisätään poistot, kilometrikorvaukset ja päivärahat sekä liikkeenharjoittajalla avoimet myyntilaskut ja ostovelat, jotta verotettava tulos on suoriteperusteinen. Jos kirjanpito on tehty kuukausittain, vuoden päätös on muutaman tunnin työ. Jos kaikki tehdään kerralla maaliskuussa, varaa viikonloppu ja varaudu siihen, että osa kuiteista on haalistunut. Siksi kuitti kannattaa kuvata heti, vaikka kirjaus tehtäisiin myöhemmin.

Mitkä ovat Excel-kirjanpidon yleisimmät virheet?

Yleisin yksittäinen virhe, jonka näemme, on ALV:n kirjaaminen osaksi tuloa tai menoa. Silloin tulos näyttää todellista paremmalta, ja maksettavan ALV:n laskeminen jälkikäteen vaatii jokaisen rivin läpikäynnin. Toinen on se, että yksityisotot ja omat sijoitukset kirjataan tuloiksi ja menoiksi. Ne eivät ole kumpaakaan, mutta ne pitää kirjata, jotta taulukon pankkisaldo täsmää tiliotteeseen.

Milloin kannattaa siirtyä ohjelmaan tai tilitoimistoon?

• Tapahtumia on yli 30 tai 40 kuukaudessa. Käsin kopioiminen vie enemmän aikaa kuin ohjelman kuukausimaksu maksaa.
• Yrityksesi on osakeyhtiö. Kahdenkertainen kirjanpito ja tilinpäätös taulukossa on työläs ja riskialtis.
• Myyt EU:hun tai ostat ulkomailta. Käännetty ALV ja EU-myynnin yhteenvetoilmoitus lisäävät sarakkeita ja virheitä.
• Palkkaat työntekijän. Palkat ilmoitetaan tulorekisteriin, eikä sitä tehdä taulukosta.
• Et ehdi kirjata kuukausittain. Jos kirjanpito kasautuu vuoden loppuun, tositteet katoavat ja virheet kasvavat.

Siirto Excelistä ohjelmaan on helpointa tilikauden vaihteessa, mutta onnistuu myös kesken vuoden, kun alkusaldot ja avoimet laskut siirretään. Ohjelmien eroista on koottu kirjanpito-ohjelmien vertailu. Moni Visma eAccountingin käyttäjä harkitsee nyt taulukkoa, koska ohjelma lopetettiin Suomessa kesäkuun lopussa 2026. Ennen kuin palaat Exceliin, laske, paljonko aikasi maksaa. Myös ilmaisia kirjanpito-ohjelmia on, ja osa niistä tuo pankkitapahtumat automaattisesti.

Tilitoimistoon siirtyessä kannattaa varmistaa, ettei se vain kirjaa tiliotteen rivejä kuukausien viiveellä. Taukossa sinulla on oma nimetty kirjanpitäjä, joka näkee saman näkymän kuin sinä ja ottaa yhteyttä, ennen kuin asia on ongelma. Hinta näkyy ennen sopimusta laskurissa.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.