Kirjanpitovelvollisuus
Englanniksi: obligation to keep accounts, bookkeeping obligation
Kirjanpitovelvollisuus on kirjanpitolain 1 luvussa säädetty velvollisuus pitää kirjanpitoa. Se koskee kaikkia elinkeinon- ja ammatinharjoittajia sekä yhtiöitä, osuuskuntia, yhdistyksiä ja säätiöitä, myös toiminimeä ja sivutoimista yrittäjää.
Kirjanpitovelvollisuus alkaa, kun aloitat liiketoiminnan, ei vasta kun saat ensimmäisen laskun maksettua. Ennen perustamista tehdyt hankinnat, kuten tietokone tai verkkosivut, kannattaa kirjata ensimmäiselle tilikaudelle, kunhan kuitit ovat tallessa.
Velvollisuus ei riipu koosta. Myös sivutoiminen toiminimi, joka laskuttaa muutaman tuhannen euron vuodessa, on kirjanpitovelvollinen. Kevytyrittäjä, joka laskuttaa laskutuspalvelun kautta, ei ole, koska hänellä ei ole omaa yritystä. Yhdistyksellä on kirjanpitovelvollisuus, vaikka se ei harjoittaisi liiketoimintaa lainkaan.
Milloin pitää tehdä kahdenkertainen kirjanpito? Velvollisuuden laajuus vaihtelee. Osakeyhtiö, avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö ja osuuskunta pitävät aina kahdenkertaista kirjanpitoa. Toiminimi saa pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, kunnes kaksi näistä rajoista ylittyy jommallakummalla kahdesta viimeisimmästä tilikaudesta: tase 100 000 euroa, liikevaihto 200 000 euroa tai keskimäärin kolme työntekijää. Toiminimen on laadittava tilinpäätös vasta, kun kaksi mikroyrityksen rajaa ylittyy. Kirjanpitovelvollinen vastaa kirjanpidosta itse, vaikka tekisi sen tilitoimistossa: vastuu ei siirry palvelun mukana.
Milloin yritys on pienyritys? Kirjanpitolain kokorajat ratkaisevat, mitä tilinpäätöksessä pitää kertoa. Mikroyrityksessä enintään yksi seuraavista ylittyy: tase 450 000 euroa, liikevaihto 900 000 euroa ja henkilöstö 10. Pienyrityksen rajat ovat 7,5 miljoonaa euroa, 15 miljoonaa euroa ja 50 henkeä. Raja katsotaan ylittyneeksi, kun kaksi kolmesta ylittyy sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella. Rajat ovat voimassa 1.1.2025 alkaneista tilikausista.
Pitääkö toimintakertomus laatia? Kirjanpitolain mukaan toimintakertomus ei ole pakollinen mikro- eikä pienyritykselle. Jos sen tietoja tarvitaan oikean kuvan antamiseksi, ne esitetään tilinpäätöksen liitetiedoissa. Pienen yrityksen tilinpäätös koostuu siis käytännössä tuloslaskelmasta, taseesta ja liitetiedoista.
Kirjanpitovelvollisuus jatkuu myös silloin, kun toiminta hiljenee. Jos toiminimi on rekisterissä mutta ei laskuta vuoteen, veroilmoitus annetaan silti ja kirjanpidossa näkyvät ainakin pankkikulut ja mahdolliset kiinteät maksut. Kun toiminta loppuu, yritys kannattaa lopettaa virallisesti, jotta velvollisuudet eivät jatku turhaan. Kirjanpitoaineisto on säilytettävä lopettamisen jälkeenkin koko säilytysajan. Osakeyhtiössä velvollisuus päättyy vasta, kun yhtiö on purettu tai poistettu rekisteristä. Siihen asti jokaisesta tilikaudesta tehdään tilinpäätös, vaikka toimintaa ei olisi.
Mitä seuraa kirjanpitolain rikkomisesta? Lievimmillään kyse on kirjanpitolain kirjanpitorikkomuksesta (8 luvun 4 §), josta tuomitaan sakkoon esimerkiksi silloin, kun tilinpäätös jää laatimatta ajallaan. Rikoslain 30 luvun 9 §:n kirjanpitorikoksesta voi seurata sakkoa tai enintään kaksi vuotta vankeutta, ja törkeästä kirjanpitorikoksesta vankeutta neljästä kuukaudesta neljään vuoteen. Verotuksessa puutteellinen kirjanpito johtaa arvioverotukseen, jossa verottaja arvioi tulon itse. Arvio ei yleensä ole yrittäjän eduksi. Koko laki on avattu artikkelissa kirjanpitolaki.
Esimerkki
Laskennallinen esimerkki: palkkatyön ohessa toiminimellä valokuvaava yrittäjä laskuttaa vuodessa 6 500 € ja ostaa objektiivin 1 100 eurolla. Hän on kirjanpitovelvollinen, ja kun objektiivin kuitti on kirjattu, verotettava tulo pienenee 1 100 eurolla.
Usein kysytyt
Milloin on kirjanpitovelvollinen?+
Heti kun aloitat liike- tai ammattitoiminnan. Velvollisuus koskee myös sivutoimista toiminimeä, eikä sille ole liikevaihdon alarajaa. Osakeyhtiö, avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö, osuuskunta ja yhdistys ovat aina kirjanpitovelvollisia.
Onko toiminimi kirjanpitovelvollinen?+
On. Toiminimi saa kuitenkin pitää kevyempää yhdenkertaista kirjanpitoa, kunnes kaksi rajaa (tase 100 000 €, liikevaihto 200 000 €, 3 työntekijää) ylittyy jommallakummalla kahdesta viimeisimmästä tilikaudesta. Käytännön ohjeet ovat artikkelissa toiminimen kirjanpito.
Milloin pitää tehdä kahdenkertainen kirjanpito?+
Osakeyhtiö ja henkilöyhtiöt pitävät aina kahdenkertaista kirjanpitoa. Toiminimi siirtyy siihen, kun kaksi yhdenkertaisen kirjanpidon rajaa ylittyy jommallakummalla kahdesta viimeisimmästä tilikaudesta. Lisää artikkelissa kahdenkertainen kirjanpito.
Milloin yritys on pienyritys?+
Kun enintään yksi pienyrityksen rajoista ylittyy: tase 7,5 milj. €, liikevaihto 15 milj. € ja 50 henkeä. Mikroyrityksen rajat ovat 450 000 €, 900 000 € ja 10 henkeä. Raja katsotaan ylittyneeksi, kun kaksi kolmesta ylittyy kahtena peräkkäisenä tilikautena.
Pitääkö pienen yrityksen laatia toimintakertomus?+
Ei. Kirjanpitolain mukaan toimintakertomus ei ole pakollinen mikro- eikä pienyritykselle. Tarvittavat tiedot annetaan tilinpäätöksen liitetiedoissa.
Mitä seuraa kirjanpitolain rikkomisesta?+
Kirjanpitorikkomuksesta seuraa sakko, kirjanpitorikoksesta sakko tai enintään kaksi vuotta vankeutta ja törkeästä kirjanpitorikoksesta 4 kuukaudesta 4 vuoteen vankeutta. Verotuksessa puutteellinen kirjanpito voi johtaa arvioverotukseen.