Kahdenkertainen kirjanpito: debet ja kredit arkikielellä, esimerkkiviennit ja miksi toiminimenkin kannattaa usein valita se
Kahdenkertainen kirjanpito, jota monet hakevat myös nimellä kaksinkertainen kirjanpito, kuulostaa vaikeammalta kuin se on. Jokainen tapahtuma kirjataan kahteen paikkaan: mistä raha tuli ja mihin se meni. Tässä debet ja kredit ilman kirjanpitäjän sanastoa, tavalliset viennit taulukkona, tilikartan rakenne, kuka kahdenkertaista kirjanpitoa on velvollinen pitämään ja miksi toiminiminkin kannattaa usein valita se, vaikka laki sallisi kevyemmän tavan.
Lyhyesti
- Kahdenkertaisessa kirjanpidossa jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille: toiselle debet, toiselle kredit, ja summat ovat aina yhtä suuret. Siksi virheet näkyvät heti.
- Muistisääntö: debet on se, mihin raha tai arvo menee (pankkiin tuleva raha, kulu, saaminen), kredit on se, mistä se tulee (myynti, velka, pankista lähtevä raha).
- Osakeyhtiö pitää aina kahdenkertaista kirjanpitoa. Toiminimen on pakko siirtyä siihen, kun kaksi rajaa ylittyy: tase 100 000 €, liikevaihto 200 000 €, keskimäärin 3 työntekijää.
- Ohjelmassa tai tilitoimistossa kahdenkertainen ei ole yrittäjälle yhtään työläämpi, mutta antaa taseen, kuukausittaisen tuloksen ja valmiin pohjan osakeyhtiölle.
Mitä kahdenkertainen kirjanpito tarkoittaa?
Kahdenkertainen kirjanpito perustuu yhteen ajatukseen: raha ei synny tyhjästä eikä katoa. Kun asiakas maksaa laskun, pankkitilin saldo kasvaa ja myyntisaaminen pienenee. Kun ostat tietokoneen, kalusto kasvaa ja pankkitili pienenee. Jokainen tapahtuma kirjataan siksi kahdelle tilille, ja kirjauksen molemmat puolet ovat euroissa yhtä suuret.
Arkikielessä puhutaan usein kaksinkertaisesta kirjanpidosta, mutta virallinen termi on kahdenkertainen. Vastakohta on yhdenkertainen kirjanpito, jossa kirjataan vain rahan liike tuloksi tai menoksi. Kahdenkertaisesta kirjanpidosta syntyy kaksi raporttia: tuloslaskelma kertoo, paljonko teit voittoa, ja tase kertoo, mitä yrityksellä on ja kenelle se on velkaa.
Debet ja kredit arkikielellä
Sanat debet ja kredit ovat latinaa, ja ne tarkoittavat käytännössä tilin vasenta ja oikeaa puolta. Kirjanpitäjät oppivat säännöt ulkoa, mutta yrittäjälle riittää yksi muistisääntö: debet on se, mihin arvo menee, kredit on se, mistä arvo tulee.
| Tilin tyyppi | Kasvaa | Pienenee | Esimerkki |
|---|---|---|---|
| Rahat ja saamiset (vastaavaa) | Debet | Kredit | Pankkitili, myyntisaamiset, kalusto |
| Velat ja oma pääoma (vastattavaa) | Kredit | Debet | Ostovelat, ALV-velka, laina |
| Tulot | Kredit | Debet | Myynti, korkotuotot |
| Kulut | Debet | Kredit | Vuokra, puhelin, ohjelmistot |
Miksi tulot ovat kreditissä? Koska myynti kasvattaa yrittäjän omaa pääomaa, ja oma pääoma on vastattavaa. Tätä ei tarvitse ajatella joka kerta: riittää, että tiedät, että jokaisessa viennissä on sekä debet että kredit ja niiden summa on sama.
Esimerkkiviennit: miltä kahdenkertainen kirjanpito näyttää?
Alla ALV-rekisterissä olevan konsultin tavallinen kuukausi. Tilinumerot ovat esimerkkejä, ja ne vaihtelevat ohjelmittain.
| Tapahtuma | Debet | Kredit | Summa € |
|---|---|---|---|
| Myyntilasku asiakkaalle, 1 000 € + ALV 25,5 % | 1700 Myyntisaamiset 1 255 | 3000 Myynti 1 000 ja 2939 ALV-velka 255 | 1 255,00 |
| Asiakas maksaa laskun | 1910 Pankkitili | 1700 Myyntisaamiset | 1 255,00 |
| Ohjelmistolisenssi 50 € + ALV | 7680 Ohjelmistot 50 ja 1763 ALV-saaminen 12,75 | 1910 Pankkitili 62,75 | 62,75 |
| Yksityisotto omalle tilille | 2090 Yksityisotot | 1910 Pankkitili | 800,00 |
| Kuukauden ALV maksetaan verotilille | 2939 ALV-velka | 1910 Pankkitili | 242,25 |
Tilikartta: mille tileille viennit menevät?
Tilikartta on luettelo yrityksen kirjanpitotileistä. Kirjanpitolaki vaatii, että jokaisella tilillä on sama sisältö koko tilikauden ja että tileistä on luettelo, joka selittää niiden sisällön. Suomessa useimmat ohjelmat käyttävät samaa perusjakoa, jossa tilin ensimmäinen numero kertoo, mihin ryhmään tili kuuluu.
| Tilit | Ryhmä | Esimerkkejä |
|---|---|---|
| 1000 ja 1999 välillä | Vastaavaa | Kalusto, myyntisaamiset, ALV-saaminen, pankkitili |
| 2000 ja 2999 välillä | Vastattavaa | Oma pääoma, yksityisotot, lainat, ostovelat, ALV-velka |
| 3000 ja 3999 välillä | Liikevaihto | Myynti eri verokannoilla, EU-myynti |
| 4000 ja 4999 välillä | Materiaalit ja palvelut | Tavaraostot, alihankinta |
| 5000 ja 6999 välillä | Henkilöstökulut ja poistot | Palkat, sivukulut, poistot |
| 7000 ja 8999 välillä | Liiketoiminnan muut kulut | Vuokra, puhelin, matkat, markkinointi |
| 9000 ja 9999 välillä | Rahoitus ja verot | Korot, pankkikulut, tuloverot |
Pienelle yritykselle riittää yleensä 40 tai 60 käytössä olevaa tiliä. Tilejä ei kannata perustaa jokaiselle kulutyypille erikseen, koska liian tarkka jako tekee raporteista vaikealukuisia. Tilikartan rakennetta käsitellään tarkemmin artikkelissa tilikartta.
Kuka on velvollinen pitämään kahdenkertaista kirjanpitoa?
Kirjanpitolain pääsääntö on, että kirjanpitovelvollinen pitää kahdenkertaista kirjanpitoa. Osakeyhtiö, avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö, osuuskunta, yhdistys ja säätiö pitävät sitä aina. Toiminimi saa pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, kunnes kaksi seuraavista rajoista ylittyy kahtena peräkkäisenä vuonna: taseen loppusumma yli 100 000 euroa, liikevaihto yli 200 000 euroa tai keskimäärin yli kolme työntekijää. Lisäksi toiminimen on pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa, jos se haluaa tilikauden, joka ei ole kalenterivuosi.
Kahdenkertaisesta kirjanpidosta laaditaan tilikauden päätteeksi tilinpäätös: tuloslaskelma, tase ja liitetiedot. Kirjanpitolain mukaan se on tehtävä neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Mikroyritykselle, jolla enintään yksi rajoista ylittyy (tase 450 000 euroa, liikevaihto 900 000 euroa, keskimäärin 10 työntekijää), riittää kevennetty tilinpäätös pien- ja mikroyrityssäännöstön mukaan. Useimmat pienyrittäjät kuuluvat tähän joukkoon.
Miksi toiminimen kannattaa usein pitää kahdenkertaista kirjanpitoa?
Laki sallii yhdenkertaisen kirjanpidon suurimmalle osalle toiminimistä. Silti suosittelemme kahdenkertaista useimmille, jotka käyttävät kirjanpito-ohjelmaa tai tilitoimistoa. Syyt ovat käytännöllisiä.
- Tulos on oikein joka kuukausi. Myyntisaamiset, ostovelat ja jaksotukset ovat mukana, joten näet todellisen tuloksen etkä vain pankkitilin liikettä.
- Verotuksen oikaisut ovat valmiina. Liikkeenharjoittajan ei tarvitse korjata maksuperusteista tulosta suoriteperusteiseksi vuodenvaihteessa.
- Virheet löytyvät. Kun debet ja kredit eivät täsmää tai pankkitilin saldo poikkeaa tiliotteesta, vika näkyy heti eikä vasta verotarkastuksessa.
- Siirtyminen osakeyhtiöön on helpompi. Avaava tase on valmiina, kun toiminimi muutetaan osakeyhtiöksi.
- Pankki ja rahoittajat ymmärtävät sen. Lainaa hakiessa tase ja tuloslaskelma ovat tavallinen vaatimus.
- Tase ja tuloslaskelma syntyvät automaattisesti
- Oikea tulos kuukausittain, parempi verosuunnittelu
- Virheet näkyvät täsmäytyksessä
- Vapaa tilikausi
- Käsin tehtynä opettelua vaativa
- Tarvitsee käytännössä ohjelman tai tilitoimiston
- Vuoden lopussa tase pitää täsmäyttää
Mitkä ovat yleisimmät virheet kahdenkertaisessa kirjanpidossa?
Kun otamme vastaan uuden asiakkaan, joka on tehnyt kirjanpitonsa itse, virheet ovat yleensä samoja. Ne eivät johdu huolimattomuudesta vaan siitä, että ohjelma hyväksyy viennin, vaikka tili olisi väärä. Debet ja kredit täsmäävät, mutta summa on väärässä paikassa.
- Pankkitilin saldo ei täsmää tiliotteeseen. Jokin maksu on kirjattu kahdesti tai jäänyt kirjaamatta. Täsmäytä saldo joka kuukauden lopussa.
- Myyntisaaminen jää auki, vaikka asiakas maksoi. Maksu on kirjattu suoraan myyntiin, jolloin myynti tulee kahteen kertaan ja ALV maksetaan kahdesti.
- Yksityisotto on kirjattu kuluksi. Tulos pienenee ja verot jäävät liian pieniksi, kunnes virhe löytyy.
- ALV-velka ei nollaudu. Verotilille maksettu ALV on kirjattu kuluksi eikä velan vähennykseksi.
- Iso laitehankinta on kirjattu kerralla kuluksi. Yli 1 200 euron kone tai laite on käyttöomaisuutta, ja se poistetaan useamman vuoden aikana.
Miten kahdenkertaisen kirjanpidon saa hoidettua ilman omaa opettelua?
Harva yrittäjä haluaa oppia vientisääntöjä, eikä sen tarvitse. Nykyaikaisessa ohjelmassa pankkitapahtuma yhdistyy laskuun ja kuitti tunnistetaan kuvasta, jolloin viennin molemmat puolet syntyvät automaattisesti. Kirjanpitäjän työ on tarkistaa, että ne menivät oikein, ja kertoa, mitä luvut tarkoittavat.
Tässä kohdassa moni tilitoimisto jättää yrittäjän yksin. Kirjanpito tehdään, mutta raportit tulevat kuukausien viiveellä, eikä kukaan kerro, mitä tase kertoo tai miksi tulos poikkeaa pankkitilin saldosta. Taukossa oma kirjanpitäjäsi näkee saman näkymän kuin sinä, vastaa viesteihin alle tunnissa arkisin ja ottaa itse yhteyttä, jos esimerkiksi ennakkovero ei vastaa tulosta. Raporttien lukemiseen auttavat myös artikkelit taseen lukeminen ja tuloslaskelman lukeminen. Hinnan näet laskurista.
Usein kysytyt
Mikä on kahdenkertaisen kirjanpidon idea?+
Jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille, toiselle debet ja toiselle kredit, samalla summalla. Näin kirjanpito näyttää sekä sen, mistä raha tuli, että sen, mihin se meni. Tuloksena syntyvät tuloslaskelma ja tase.
Onko kaksinkertainen ja kahdenkertainen kirjanpito sama asia?+
On. Virallinen termi on kahdenkertainen kirjanpito, mutta arkikielessä ja hauissa käytetään usein muotoa kaksinkertainen kirjanpito.
Kumpi on debet ja kumpi kredit?+
Debet on tilin vasen puoli ja kredit oikea. Rahat, saamiset ja kulut kasvavat debetissä. Tulot, velat ja oma pääoma kasvavat kreditissä.
Pitääkö toiminimen pitää kahdenkertaista kirjanpitoa?+
Vain, jos kaksi kolmesta rajasta ylittyy kahtena vuonna peräkkäin tai jos tilikausi ei ole kalenterivuosi. Rajat ovat tase 100 000 euroa, liikevaihto 200 000 euroa ja keskimäärin kolme työntekijää. Moni toiminimi valitsee kahdenkertaisen silti, koska se antaa oikean tuloksen ja helpottaa siirtymistä osakeyhtiöön.
Voiko kahdenkertaista kirjanpitoa tehdä Excelillä?+
Teknisesti voi, mutta se on työlästä ja virhealtista, koska jokaisen viennin molemmat puolet ja taseen täsmäytys pitää hoitaa käsin. Kahdenkertaiseen kirjanpitoon kannattaa käyttää kirjanpito-ohjelmaa tai tilitoimistoa.
Mitä kahdenkertaisesta kirjanpidosta saa, mitä yhdenkertaisesta ei?+
Taseen, suoriteperusteisen tuloksen kuukausittain ja valmiit verotuksen jaksotukset. Lisäksi virheet näkyvät täsmäytyksessä, ja avaava tase on valmiina, jos toiminimi muutetaan osakeyhtiöksi.
Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.
Lue seuraavaksi
Toiminimen kirjanpito: mitä laki vaatii, mitä se maksaa ja mitä kannattaa tehdä itse
Toiminimen kirjanpito on kevyempi kuin osakeyhtiön, mutta ei olematon. Tässä selkeästi: yhdenkertainen vai kahdenkertainen, ALV-raja 20 000 euroa, veroilmoitus, mitä kirjanpito maksaa ja miten toiminimiyrittäjä säästää eniten veroja.
Kirjanpitoaineiston säilytys: kuinka kauan tositteet ja tilinpäätökset pitää säilyttää ja miten se hoidetaan sähköisesti
Kirjanpitolaki määrää, kuinka kauan tositteet, kirjanpidot ja tilinpäätökset on säilytettävä ja millä tavalla. Käytännössä ongelmat syntyvät harvoin kuiteista vaan tilanteista, joissa aineisto on tilitoimiston tai ohjelmiston hallussa ja yhteistyö päättyy. Tässä säilytysajat, sähköisen arkistoinnin säännöt ja tarkistuslista tilanteisiin, joissa tilitoimisto vaihtuu, ohjelma lopetetaan tai yritys lopettaa toimintansa.
Toiminimestä osakeyhtiöksi: milloin, miten ja mitä muutos maksaa (ilman veroseuraamuksia)
Toiminimen voi muuttaa osakeyhtiöksi ilman veroseuraamuksia toimintamuodon muutoksella. Tässä milloin se kannattaa, miten muutos tehdään vaihe vaiheelta, mitä tapahtuu Y-tunnukselle, tilikaudelle, YEL:lle ja sopimuksille, mitä se maksaa ja mitkä virheet tekevät muutoksesta veronalaisen.