Yhdenkertainen kirjanpito:Kuka saa käyttää, miten se tehdään, tilikausi ja tarvitaanko tilinpäätös

Osa opasta: Toiminimen opas 2026

Yhdenkertainen kirjanpito, jota haetaan myös nimellä yksinkertainen kirjanpito, on toiminimen kevein laillinen kirjanpitotapa. Tulot ja menot kirjataan kerran, aikajärjestyksessä ja maksuhetkellä, numeroitujen tositteiden perusteella. Sitä saa pitää ammatin- tai liikkeenharjoittaja, kunnes kaksi rajoista ylittyy jommallakummalla kahdesta viimeisimmästä tilikaudesta: tase 100 000 euroa, liikevaihto 200 000 euroa tai keskimäärin 3 työntekijää. Tilinpäätöstä siitä ei yleensä tarvita, eikä osakeyhtiö saa käyttää sitä. Jos kirjanpito käsitteenä on vielä uusi, aloita perusteista.

Mitä yhdenkertainen kirjanpito tarkoittaa?

Jokainen liiketapahtuma kirjataan kerran: rahaa tuli tai rahaa meni. Kirjaus tehdään, kun maksu tapahtuu, eli kirjanpito on maksuperusteinen. Tulot ja menot jaetaan lajeihin, kuten myynti, tarvikkeet, puhelin ja matkat. Vuoden lopussa lajien summista lasketaan tulos veroilmoitusta varten. Tasetta ei rakenneta, eikä erillistä tilinpäätöstä yleensä tarvita.

Arkikielessä puhutaan usein yksinkertaisesta kirjanpidosta, ja hakuihin kirjoitetaan molempia. Virallinen termi on yhdenkertainen. Sen vastakohta on kahdenkertainen kirjanpito, jossa jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille (debet ja kredit). Lyhyt määritelmä löytyy myös sanastosta.

Mitkä ovat yhdenkertaisen kirjanpidon keskeiset piirteet?

1. Yksi kirjaus: jokainen tulo ja meno kirjataan kerran ilman vastakirjausta eli ilman debet- ja kredit-puolta.
2. Maksuperusteisuus: tulot ja menot kirjataan, kun raha liikkuu tilille tai tililtä.
3. Ei tasetta: varoja, velkoja ja omaa pääomaa ei kirjata tileille. Liikkeenharjoittaja selvittää silti verotusta varten saamiset, velat ja varaston vuodenvaihteessa.
4. Kalenterivuosi: tilikausi on aina kalenterivuosi.
5. Säilytys: tositteet säilytetään vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi, ja kirjanpidot 10 vuotta tilikauden päättymisestä (KPL 2:10).

Kuka saa pitää yhdenkertaista kirjanpitoa vuonna 2026?

Kirjanpitolain pääsääntö on kahdenkertainen kirjanpito. Poikkeus koskee vain luonnollista henkilöä, joka harjoittaa liike- tai ammattitoimintaa, eli toiminimeä. Osakeyhtiö, avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö pitävät aina kahdenkertaista kirjanpitoa.

Kirjanpitolain 1 luvun 1 a § sallii yhdenkertaisen kirjanpidon, jos sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella on ylittynyt enintään yksi kolmesta rajasta. Ensimmäinen on taseen loppusumma yli 100 000 euroa, eli kalusto, varasto, saamiset ja pankkitilin rahat yhteensä. Toinen on liikevaihto yli 200 000 euroa, eli vuoden myynti ilman ALV:tä. Kolmas on henkilöstö keskimäärin yli 3, eli palkatut työntekijät vuoden keskiarvona.

Ammatinharjoittaja vai liikkeenharjoittaja?

Vanhoissa oppaissa lukee yhä, että vain ammatinharjoittaja saa pitää yhdenkertaista kirjanpitoa. Laki muuttui vuonna 2016, ja nykyään raja koskee molempia. Ero näkyy verotuksessa.

Ammatinharjoittaja tekee työtä omalla osaamisellaan ilman isoa pääomaa tai palkattuja työntekijöitä. Hän voi olla konsultti, graafikko, hieroja, valokuvaaja tai lääkärikeskuksessa toimiva lääkäri. Hänen tuloksensa saa verottaa maksuperusteisesti (EVL 27 a §). Liikkeenharjoittaja myy tavaraa, pitää varastoa tai työllistää muita. Hänen pitää Verohallinnon ohjeen mukaan oikaista maksuperusteinen kirjanpito verotuksessa suoriteperusteiseksi.

Mikä on tilikausi yhdenkertaisessa kirjanpidossa?

Yhdenkertaista kirjanpitoa pitävän toiminimen tilikausi on aina kalenterivuosi, 1.1.–31.12. Ensimmäinen tilikausi alkaa toiminnan aloituspäivästä ja päättyy saman vuoden 31.12., joten se on enintään 12 kuukautta. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa ensimmäinen tilikausi voi venyä 18 kuukauteen, yhdenkertaisessa ei. Tilikausi on myös verovuosi, ja koko vuoden tulos ilmoitetaan yhdellä elinkeinotoiminnan veroilmoituksella.

Jos aloitat 1.3.2026, ensimmäinen tilikausi on 1.3.–31.12.2026 eli 10 kk. Jos aloitat 1.10.2026, se on 1.10.–31.12.2026 eli 3 kk. Aloituspäivällä 2.1.2026 tilikausi on 2.1.–31.12.2026 eli noin 12 kk. Kaikissa seuraava tilikausi on 1.1.–31.12.2027. Tilikautta ei voi pidentää yli vuodenvaihteen. Jos haluat esimerkiksi 1.10.–30.9. tilikauden, tarvitset kahdenkertaisen kirjanpidon (Verohallinto: Kirjanpito, tilikausi, verokausi).

Tilikausi ja ALV:n verokausi ovat eri asioita. Verokausi on jakso, jolta ALV ilmoitetaan ja maksetaan: kuukausi, neljännesvuosi tai pienellä liikevaihdolla kalenterivuosi. Tilikauden pituudesta, sen muuttamisesta ja osakeyhtiön tilikaudesta lisää artikkelissa tilikausi.

Miten yhdenkertainen kirjanpito tehdään käytännössä?

Kirjanpitolaki vaatii, että kirjauksia voi tarkastella sekä aikajärjestyksessä että asiajärjestyksessä ja että tapahtuman, tositteen ja kirjauksen yhteys löytyy vaivatta molempiin suuntiin. Sinun pitää myös pystyä selvittämään milloin tahansa, paljonko sinulla on myyntisaamisia ja ostovelkoja. Tämän voi hoitaa taulukolla: valmis rakenne on kirjanpito Excel -pohjassa, jossa on välilehdet tuloille, menoille, ALV:lle ja avoimille laskuille. Mitä Excel-kirjanpidon pitää sisältää, miten taulukko lukitaan vuoden päätyttyä ja milloin ohjelma on parempi, kerrotaan artikkelissa kirjanpito Excelillä.

Mitä yhdenkertaisen kirjanpidon pitää sisältää?

Kirjaaminen on kevyempää, mutta kirjanpitolain luvun 2 perusvaatimukset koskevat yhdenkertaista samoin kuin kahdenkertaista: päivätyt ja numeroidut tositteet, kirjausketju, tililuettelo ja säilytys. Ohjelmavaihtoehdot vuosihintoineen ovat artikkelissa kirjanpito-ohjelma toiminimelle. Tällä listalla näet, täyttääkö oma vihkosi, taulukkosi tai ohjelmasi vaatimukset.

• Jokaisella kirjauksella on tosite, joka on päivätty ja numeroitu järjestelmällisesti. Menotositteesta näkyy, mitä ostettiin, ja tulotositteesta, mitä myytiin.
• Kadonneen kuitin tilalle laaditaan oma selvitys, joka varmennetaan, esimerkiksi tiliotteen rivi ja kuvaus ostosta allekirjoitettuna.
• Käteismaksut kirjataan päivittäin ja viipymättä. Muut kirjaukset voi tehdä kuukausittain, kunhan ALV-ilmoitus voidaan tehdä ajantasaisesta kirjanpidosta.
• Kirjaukset löytyvät aikajärjestyksessä (päivä ja tositenumero) ja asiajärjestyksessä (kululajeittain). Taulukossa tämä hoituu suodattamalla lajin mukaan.
• Tililuettelo eli lajien lista pysyy vuoden ajan samana. Älä vaihda lajin sisältöä kesken tilikauden.
• Myyntisaamiset ja ostovelat pitää saada selville milloin tahansa, vaikka kirjaus tehdään maksuhetkellä.
• Kirjanpitoa ei muuteta sen jälkeen, kun kauden veroilmoitus on annettu. Virhe korjataan uudella korjauskirjauksella ja tositteella.
• Luettelo kirjanpidoista ja aineistoista: lyhyt kuvaus siitä, mitä taulukoita ja tositelajeja on ja missä ne säilytetään. Aineisto pitää voida tarkastaa Suomesta käsin.

Valmis rakenne näille on kirjanpito Excel -pohjassa. Vaatimukset pykälineen on koottu artikkeliin kirjanpitolaki.

Kalusto ja poistot yhdenkertaisessa kirjanpidossa

Maksuperuste ei tarkoita, että kaikki ostot vähennetään heti. Kone tai laite, jonka hankintameno on yli 1 200 euroa, on käyttöomaisuutta. Se vähennetään poistoina, verotuksessa enintään 25 % jäljellä olevasta arvosta vuodessa. Kirjanpitolautakunta edellyttää, että yhdenkertaisessakin kirjanpidossa pidetään poistolaskelmaa, josta näkyy jokaisen hyödykkeen hankintameno ja vuosittaiset muutokset. Pienemmät hankinnat voi vähentää kerralla, kunhan niitä on vuodessa yhteensä enintään 3 600 euroa. Lisää poistoista ja pienhankinnoista.

Esimerkkikirjaukset: miltä yhdenkertainen kirjanpito näyttää?

Alla on graafikon toiminimen maaliskuu. Yritys on ALV-rekisterissä, joten myynnin ja ostojen vero kirjataan omaan sarakkeeseensa. Tuloihin ja menoihin menee veroton osa, koska ALV ei ole yrityksen tuloa eikä kulua.

Maksuperusteen ja suoriteperusteen eroa käydään tarkemmin läpi artikkelissa maksuperusteinen vai suoriteperusteinen kirjanpito.

Tarvitaanko yhdenkertaisesta kirjanpidosta tilinpäätös?

Yleensä ei. Kirjanpitolain mukaan toiminimen pitää laatia tilinpäätös vasta, kun kaksi mikroyrityksen rajoista ylittyy: tase 450 000 euroa, liikevaihto 900 000 euroa tai 10 työntekijää. Yhdenkertaisen kirjanpidon rajat ovat paljon pienemmät, joten sitä pitävän toiminimen ei käytännössä tarvitse tehdä tilinpäätöstä. Vuosi päätetään elinkeinotoiminnan veroilmoituksella 5.

• Tilinpäätös: yhdenkertaisessa ei yleensä tarvita. Kahdenkertaisessa toiminimi tekee sen vasta mikroyrityksen rajojen ylittyessä, osakeyhtiö aina.
• Veroilmoitus: yhdenkertaisessa lomake 5 kirjanpidon luvuista. Kahdenkertaisessa lomake 5 tai osakeyhtiön 6B.
• Avoimet laskut ja varasto: yhdenkertaisessa ne selvitetään, ja liikkeenharjoittaja oikaisee verotuksessa. Kahdenkertaisessa ne kirjataan taseeseen.
• Poistot: yhdenkertaisessa erillinen poistolaskelma, kahdenkertaisessa ne kirjataan kirjanpitoon.
• Säilytys: tositteet 6 vuotta ja kirjanpidot 10 vuotta. Kahdenkertaisessa sama, ja tilinpäätös säilytetään myös 10 vuotta.

Lähde: kirjanpitolaki 1:1 a § ja kokorajat 1:4 a §, tilikausista 1.1.2025 alkaen. Toiminimellä kirjanpito ja tilinpäätös kulkevat siis eri tahtia: kirjanpito pidetään aina, tilinpäätös vasta isommassa mittakaavassa. Mitä vuoden päättäminen käytännössä sisältää, miltä toiminimen tuloslaskelma ja tase näyttävät ja mitä tilitoimisto siitä veloittaa, kerrotaan artikkelissa toiminimen tilinpäätös. Osakeyhtiö laatii tilinpäätöksen aina, ja siitä kerrotaan artikkelissa tilinpäätös.

Riittävätkö verotuksen muistiinpanot vai tarvitaanko kirjanpito?

Moni aloittava toiminimiyrittäjä sekoittaa nämä. Verotuksen muistiinpanot ovat kevyempi velvollisuus niille, jotka eivät ole kirjanpitovelvollisia, kuten kevytyrittäjille, vuokranantajille ja harrastustoiminnasta tuloa saaville. Toiminimi on kirjanpitolain mukaan aina kirjanpitovelvollinen. Yhdenkertainen kirjanpito on siis kevein vaihtoehtosi, ei vapaaehtoinen lisä.

Kirjanpidossa jokaisella tositteella on numero ja paikka kirjausketjussa, ja siitä pitää saada selville saamiset ja velat. Aineisto säilytetään kirjanpitolain ajat: tositteet 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi, ja kirjanpidot sekä mahdollinen tilinpäätös 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Samat ajat koskevat osakeyhtiötä. Esimerkit siitä, minkä vuoden aineiston saa hävittää ja miten sähköinen säilytys tehdään, ovat artikkelissa kirjanpitoaineiston säilytys. Kenkälaatikollinen kuitteja ja tiliote eivät täytä näitä vaatimuksia, vaikka niistä saisikin laskettua veroilmoituksen luvut.

Yhdenkertainen vai kahdenkertainen kirjanpito toiminimelle?

Vertailun viimeinen rivi on tärkein. Yhdenkertaisen kirjanpidon etu on, että sen jaksaa tehdä itse vihkoon, taulukkoon tai ilmaiseen kirjanpito-ohjelmaan. Kun ohjelma kirjaa pankkitapahtumat ja kuitit automaattisesti, kahdenkertainen syntyy samalla vaivalla. Saat silloin myös taseen, oikean tuloksen joka kuukausi ja valmiit verotuksen oikaisut.

Milloin kannattaa siirtyä kahdenkertaiseen kirjanpitoon?

• Sinulla on varastoa, esimerkiksi verkkokaupassa tai käsityöyrityksessä. Varaston muutos pitää laskea verotusta varten joka tapauksessa.
• Laskuja jää auki vuodenvaihteessa säännöllisesti. Liikkeenharjoittajana oikaiset ne joka vuosi käsin.
• Palkkaat ensimmäisen työntekijän tai otat yrityslainan tai leasingin.
• Harkitset osakeyhtiötä kahden vuoden sisällä. Kahdenkertaisesta kirjanpidosta avaava tase on valmis.
• Haluat nähdä tuloksen kuukausittain etkä vasta keväällä veroilmoitusta tehdessä.
• Rajat lähestyvät: liikevaihto kasvaa kohti 200 000 euroa tai tase kohti 100 000 euroa.

Siirto tehdään tilikauden vaihteessa. Avaava tase kootaan edellisen vuoden lopun tiedoista: pankkitilin saldo, myyntisaamiset, ostovelat, kalusto poistamattomine arvoineen ja varasto. Loput on omaa pääomaa. Jos yhdenkertainen kirjanpito on pidetty hyvin, työ vie puoli päivää, ja jos ei, selvittelyyn voi mennä viikko. Toiminimen kirjanpidon kokonaisuudesta kerrotaan artikkelissa toiminimen kirjanpito.

Onko yhdenkertainen kirjanpito vaikeaa tehdä itse?

Ei, jos tositteita on vähän ja kirjaat ne kuukausittain. Pieni palveluyrittäjä selviää taulukolla tai ohjelmalla muutamassa tunnissa kuukaudessa. Vaikeimpia ovat ALV:n erottelu, liikkeenharjoittajan vuodenvaihteen oikaisut ja poistot. Jos niissä on epävarmuutta, kirjanpitäjä maksaa itsensä usein takaisin, ja toiminimen kirjanpito alkaa Taukossa 69 eurosta kuussa (alv 0 %). Itse tekemisen vaihtoehdot on käyty läpi artikkelissa kirjanpito itse.

Missä yhdenkertainen kirjanpito tyypillisesti menee pieleen?

Tyypillisesti kirjanpito on tehty tiliotteen pohjalta, mutta tositteita puuttuu, ALV on kirjattu tuloksi, yksityisotot on vähennetty kuluina ja liikkeenharjoittajan joulukuun myyntilaskut ovat jääneet oikaisematta. Jos edellinen tilitoimisto on vain kirjannut tilitykset eikä kukaan ole katsonut kokonaisuutta ennen veroilmoitusta, virheet löytyvät vasta verotarkastuksessa tai jäännösverona. Jos tunnistat tilanteen, voit kilpailuttaa nykyisen tilitoimiston ja verrata, mitä samalla hinnalla saisi.

Taukossa sinulla on kirjanpitäjä, jolta voit kysyä ennen kuin asiasta tulee ongelma, esimerkiksi kun epäilet, ettei ennakkovero vastaa kertyvää tulosta. Neuvonta kuuluu kiinteään kuukausihintaan, joten kysyminen ei maksa erikseen. Jos haluat jatkaa itse, lue ensin kirjanpito itse. Jos haluat vertailla vaihtoehtoja, hinta näkyy täältä.

Kirjoittaja

Matti Keränen

Kirjanpitäjä, Tauko kirjanpito

Tekee pienyritysten kirjanpitoa Taukossa ja kirjoittaa asioista, joita yrittäjät kysyvät meiltä useimmin. Pyrkii vastaamaan niin, ettei lukijan tarvitse tuntea yhtään kirjanpitotermiä.